提升档案管理工作水平的具体措施

　　在社会经济发展过程中，对每一种活动的开展及相关过程的记录与管理，对文字、图片、音像等诸多材料的整理规范，建档立案，是对历史的负责，是对今后工作的指导。

　　档案管理工作是一项重要的基础工作，是开发管理工作的重要组成部分。随着农业综合项目任务和资金投入的逐年递增，以及项目规范化管理的需要，开发档案工作重要性越发显现，对档案管理的要求不断提高，认真及时做好档案工作，提升档案管理工作水平，并使项目档案更好的服务于各项工作显得尤为重要。

　　1 强化组织领导
　　
　　档案管理工作是一项重要的基础工作，它既是以往工作成败的真实反映，也是全面做好其它各项工作的前提条件，做好档案管理工作，必须按照统一领导、统一管理的原则，建立档案管理制度，明确专人，统一管理。

　　首先要正确认识档案在项目管理中的重要性，才能增强责任感，树立认真负责的工作态度。在平时的工作中要认真贯彻执行档案管理办法，使档案资料的收集、整理、编制工作有切实可行的依据，在项目实施过程中明确项目各参与单位在档案管理工作中的所负的责任。

　　为确保档案建立工作与建设同步进行，要求项目管理部门在工程建设前，对施工单位提出文件资料归档的要求，工程管理部门在检查工程质量、进度的同时，检查资料的收集情况，使档案管理自始至终贯穿整个项目实施过程中，把档案管理作为项目管理工作的重点，不断的增强档案意识，提高对档案工作的认识。

　　在档案工作中，针对不同地区、不同行业的档案管理有所不同，但其作用与管理措施是一样的。搞好档案管理对于顺利开展相关工作具有重大的现实意义，管理工作不能松解。

　　2 提高管理质量
　　
　　例如，项目管理部门在项目立项、审批、实施、竣工验收和移交管护活动中所形成的各种形式的文件资料应列入归档范围。因而，我们每一位档案工作者要明确自己肩负的职责，严格按要求及时收集文件资料，使每一个项目从立项前准备到确定立项、从申报审批到建设实施、从竣工验收到移交管护等各个环节，都有专兼职档案管理人员跟踪，及时收集整理资料，确保项目各类原始资料的完整性。对于各环节要及时保证档案资源的连续性和完整性，避免差错，以免今后工作的损失。

　　档案工作是一项专业性较强的工作，要求从事档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能，不仅要熟悉工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，要拓宽视野，了解产业发展的现状及发展动态，努力去多思考，多研究，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型的转变。

　　3 分类归档
　　
　　收集整理资料是档案管理工作的首要环节，在档案管理工作中处于基础地位，只有认真做好档案资料的收集整理工作，才能使档案资料齐全，内容丰富，满足各方面对档案信息的需求。在整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，按开发项目大类进行合理划分，并按长期和永久两大保管期限准确把握立卷归档的时效性。同时，在实际操作中，还要注意区分在内容、形式和作用等方面都有很多相似之处的文件资料，做到具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，有效提高档案的利用效率和效果。

　　3．1 在管理过程中及时收集、整理每个阶段形成的材料，严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实不规范的材料，根据档案建设的要求及时督促有关部门或人员在规定的时间内形成完整、规范的材料，杜绝后记、补记、伪造等现象的发生。

　　3．2 在年度项目竣工、自查自验后，及时进行材料的全面整理，拾遗补缺。在上级验收后，针对存在的问题和不足，认真整改，及时归档。

　　3．3 年度工作结束后，按相关要求，及时形成期总档案，做好迎接总检查验收的准备，并扎实做好归档、保管工作。

　　4 档案的利用与相关管理
　　
　　档案管理工作的目的，是要更好地为开发工作服务。在每期开发项目结束后，认真及时地建好每期项目的总档案十分重要。通过系统、全面地反映该期项目的全貌，能为今后开发工作提供完整的参考资料，随着项目档案管理规范化、标准化的不断推进，它在开发中的重要性也将越来越凸现。

　　档案的质量，与档案的规划设计密不可分，档案规划是档案建设的前提，在规划设计中应该做到：

　　一是明确相关文件的内容及其深度，在整理归档上要符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

　　二是确保文件的内容全面、真实、准确、及时，层级清晰，手续完备；做到项目档案图、文、表相符，并相互映证、完整统一；内业资料严格与工程实际相符合。

　　三是进入档案材料的材质要符合要求。要采用耐久性强的书写材料，确保字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，图纸采用国家行业标准图。

　　四是档案要制定进度表，档案随项目立项产生，随项目竣工移交结束，有其特定的进程，在各个环节要及时收集、建档，项目结束要及时验收和移交。

　　五是项目档案要分类明确保留期限。一般性的文件保留期较短 3～5 年即可，涉及项目批复、工程验收材料、资金决算等重要材料一般保留期较长，可达 30 年或永久保存级别。

　　六是确保项目档案的安全。档案的安全应该专人、专职、专个场所的保管，具体包括档案场所的防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施的建设，及档案柜与阅览、办公用房分开情况；归档文件材料的制成材料要耐久；要建立借阅制度；要采取有效措施保证档案实体和信息的安全等情况。

　　5 做好档案管理的要素
　　
　　一是“勤”。做为档案管理工作者，一定要勤劳扎实，对于日常档案资料勤于收集整理，同时要勤于学习，学习档案管理的经验，熟悉项目管理的各个环节。

　　二是“细”。档案是各项工作的全面体现，档案管理者心要深入细致，能认真鉴别资料的真假、优劣，确保资料不缺失、不破损、不遗漏。同时资料收集要注重细节，要从最能反映项目情况的细节入手，才能充分反映项目的真实面貌。

　　三是“全”。首先是档案资料要完整齐全，各个项目工作环节，所有能反映项目建设情况图、文、表、音像等资料要全面，并做到完整统一、前后呼应。其次是档案管理员知识技能要“全”，是一个多面手，能熟悉相关软件的操作，掌握电脑、数码相机、摄像机等设备的使用。

　　四是“及时”。项目档案特定的时效性，要求对不同的资料进行及时收集、分类、组卷、装订、编目，及时整理、移交保管。

　　五是“效用”。应该发挥档案的作用，档案不仅来源于项目建设，而且要利用档案来发现项目建设工作中的一些具体问题，服务指导项目建设。

　　档案管理的科学化、规范化，既可以其真实、详细、准确的信息，帮助决策者解决一些实际难题，避免决策失误，也可让人们见证开发工作光辉历史。因此，项目档案管理是全面做好工作一个必不可少的组成部分。在工作中的地位越来越凸现，作用将越来越不可替代。为各项工作的进一步发展和实际效果的实现必将起到极大的促进作用。