公共档案馆开展公共关系活动现状及问题分析

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　　【题目】公共档案馆建设问题探究
　　【第一章】公共档案馆发展的公共关系学分析绪论
　　【第二章】公共档案馆与公共关系相关理论
　　【第三章】公共档案馆开展公共关系活动现状及问题分析
　　【第四章】公共档案馆建设过程中的公关策略
　　【结语/参考文献】公共档案馆公共形象构建研究结语与参考文献
　　
   
　　第 3 章 公共档案馆开展公共关系活动现状及问题分析

　　3.1 我国公共档案馆中公共关系的发展现状

　　在我国，由于历史环境和管理方式的不同，现有档案馆并没有专门设立公关专员或部门，但档案馆中的宣传科（室）或人员一直都在承担并开展一系列具有公关性质的活动。这些活动的目的在于向社会传递档案工作，让更多的人了解并支持档案工作，提高社会公众的档案意识，扩大档案馆在社会上的影响力。

　　在我国档案馆的发展过程中，从中央到地方一直重视对档案的宣传工作。1951 年 5月 31 日，在以吴宝康为代表的档案学者的努力下，我国建国后第一个全国性的文书档案工作刊物正式发行，在对我国档案工作进行宣传，提高各地区档案工作水平等方面发挥了良好的促进作用。之后，在全国档案工作者的共同努力之下，出版了《档案学通讯》、《历史档案》等档案刊物，加强对档案工作方针、法律法规的宣传。同时，依托于现代信息技术的发展，公共档案馆借助于电视、广播、网络等媒体宣传档案工作，推广档案实践活动，在塑造档案馆形象，提升社会影响力方面发挥着重要作用。例如在 2009 年新中国成立 60 周年的特殊纪念时期，国家档案局制作的历史短片《共和国脚步》，记载了新中国发展过程中的方方面面，赢得广大社会群众的赞扬与肯定。这些活动都带有一定的公关性质，在不同程度上促进了公共档案馆的发展。

　　在改革开放浪潮的指引下，我国的市场经济取得显着成就，我国正处于一个关键的转型阶段，由封闭的社会形态向开放的社会形态转变。社会转型，必然引发其他各个领域的深度改革。档案馆作为承载保存国家历史珍贵文化资源的基地，也将面临新的挑战。

　　档案馆的发展理念也应当逐渐向公共档案馆的理念靠拢。2009 年 10 月，在上海召开的全国档案馆工作会议上，国家档案局局长杨冬权提出将档案馆打造成为“五位一体”的新型文化服务机构，即爱国主义教育基地、档案保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心，并将其作为今后一个时期内档案馆工作的重点。此后，2010 年还提出了档案部门要实现“两个转变”和“三个体系”,以此为基本准则，推动各级档案部门工作。公共档案馆的建设更加注重公共服务功能的拓展，由单一的保管、提供档案利用职能，向宣传教育、学术交流、文化休闲等功能不断转变。除此之外，公共档案馆也开展了不同于以往形式的公关活动，扩大公关对象，创新公关形式。例如在档案收集工作中更加注重民生档案工作的发展，例如家庭档案的收集工作，在一定程度上加强了档案馆与社会公众之间的沟通，对社会公众重新认识档案工作起到了良好的促进作用。

　　在我国一些经济发达地区，公共档案馆开展的公关活动的开展工作不断进行着完善和创新。例如，上海市档案馆顺应国内共筑“中国梦”的热潮，联手新闻媒体单位共同开展“上海梦想档案”主题活动，聚焦上海普通人的生活，讲述他们的梦想与希望，运用微信传递梦想者的声音和图片，为构建上海的城市记忆提供鲜活的素材。北京和天津市档案馆也分别注重对中小企业档案工作的推动，指导中小企业的档案工作。浙江省宁波市档案局也注重对民生档案的收集工作，更好的响应和落实十八大会议精神，满足人民群众需求，坚持档案为民、档案惠民的工作思想，推进民生档案信息资源共享工程。

　　这些具有公关性质的活动都在一定程度上促进了我国公共档案馆的发展，在塑造档案馆形象，提升社会档案意识方面发挥了至关重要的作用。

　　我们在为我国公共档案馆发展取得优秀成绩感到欣喜的同时，也要认真思考工作中的不足。由于受到历史环境和管理模式的影响，“重保管，轻利用”;“重政治，轻民生”;“重保密，轻开放”的封闭思想依然存在与很多地区的档案馆工作中。社会对档案馆的认识还是倾向于政府保密机构，与社会公众仍然存在一定距离。档案馆的努力工作，不能被更广大的社会公众所熟知，这在很大程度上与档案馆缺乏公共关系意识有关，没有设计专门针对公众的公关活动，成为公共档案馆发展过程中需要解决的难题。

　　3.2 我国公共档案馆开展公关活动中遇到的问题

　　回顾过去我国公共档案馆的发展历程， 反思当今现状，我们必须要时刻保持冷静，既要认清公共档案馆建设所取得成就，也要深刻认识到过程中出现的问题和潜在的困境。公共档案馆的建设是一个复杂而又漫长的过程，在这个过程中我们将会接受种种考验。通过上文中介绍的在我国公共档案馆发展过程中开展的一系列具有公关性质的活动，在对提高公民档案意识，提高档案利用效率，扩大社会影响，塑造档案馆形象等方面发挥了一定的作用，但我们也应该清楚的认识到公共档案馆开展公共关系活动仍然存在一些不足和问题。主要表现在以下几个方面：

　　3.2.1 公关意识薄弱

　　现阶段，在国家档案馆向公共档案馆转型的过程中，与社会公众密切相关的公共关系活动将会发挥重要作用。而目前，我国档案馆开展的具有公关性质的活动还只是一些简单的活动，缺乏目的性和主动性；公共关系意识薄弱，没有树立正确的公共关系观念；没有明确成立具有公共关系职能的部门或专员，大都依靠宣传科（室）、办公室、业务指导处等部门实现，这在一定程度上限制了公共关系活动的开展。档案馆开展公共关系既要注重向社会公众传递档案和档案工作信息，又要加强馆内机构、馆内人员的协调机制，从而更好地实现向公共档案馆的转变。

　　档案馆的公共关系活动与一般的档案宣传工作在一些具体的工作方式和内容上，两者还存在交叉或相似的地方，例如运用新闻媒介传播档案信息、印发介绍档案馆的杂志、开展档案展览活动等。由此让人们形成一种误区，简单的把公共关系等同于宣传工作。但两者还存在着本质区别。

　　首先，档案馆开展公关活动和宣传在服务对象上有所不同。档案馆的宣传工作更多的是服务于政治工作或思想工作，而公共关系更多的是服务于档案馆的管理工作，既包括档案馆的行政管理和经营管理，也包括对档案馆中个人思想工作的管理，比如如何能够更好的调动员工的工作积极性、责任感等。

　　其次，在内容和表现形式上二者也有本质区别。档案公关活动的内容要比宣传活动广泛的多，它涉及到对社会公众需求的监察和观测，为领导部门提供决策支持、维护组织形象等内容。公关活动更加注重调查、预测、反馈和定量分析等技术手段，不同于注重写作技巧的宣传工作。

　　再次，在传播方式上二者也存在差异。宣传工作的传播方式是我宣传，你接受，自上而下的单向传播。而公共关系更加注重双向交流，增强档案馆与社会公众之间相互理解，是一种平等的信息交流关系。

　　3.2.2 缺少与社会力量的互动

　　第一，与新闻媒体合作偏少目前，我国主要媒体包括报纸、广播、电视、互联网、期刊杂志、手机等，他们在传承社会文明以及公民道德教育方面发挥着重要作用。新闻媒体是目前我国公民获取信息的主要途径。社会经济的发展，人民生活水平的提高，使得越来越多的公民对于精神层面的追求高于以往，人们对于信息的渴望程度也就更加明显。但出于种种原因，人们参加社会公共文化的机会往往有限，新闻媒体就成了人们获取信息的重要途径。因此在我国公共档案馆建设的过程中，新闻媒体仍然发挥着至关重要的作用。过去人们对档案馆的功能和作用都不太了解，不经意间就给档案馆蒙上一层神秘的面纱，这种误区也是导致了档案馆资源得不到有效的利用，档案馆工作无法达到预期的效果。因此，加强与媒体的合作，将更多的档案信息资源通过媒体传播也是一种很好的宣传途径，从而让更多的人认识和了解公共档案馆，为公共档案馆树立良好的社会形象。

　　第二，兄弟馆及其他文化机构的交流有待加强国务院的政府工作报告将档案馆定义为社会文化机构，属于社会公共文化基础设施建设的一部分。然而，由于以往的不和谐发展，公共档案馆的社会影响力与兄弟行业及其他文化机构之间存在着明显差异，如博物馆、图书馆、纪念馆等。现如今社会经济文化取得突飞猛进的发展，人们的思想观念逐渐转变，公共档案馆依然不能像其他文化机构那也受到更多的关注。在国家投入上，博物馆、图书馆等其他文化机构确实要多于档案馆，这一方面也是出于他们拥有更加开放的环境、更加亲民的服务、更加固定的群体，俨然成为人们文化娱乐休闲的好去处。除了资金投入上的原因之外，与其他文化机构联系合作的机会不多，各司其职，没有从整体层面上树立一种大局观念，缺乏有效的合作机制。

　　第三，对社区环境的重视不够公共档案馆事业的发展，除了政府机关给予“自上而下”的引导，档案馆自身“由内而外”的推进之外，同样也离不开社会上下方方面面的支持，尤其是档案馆所在社区环境中各单位的支持。企业单位是我国目前存在最多的一种社会组织形式，能够与社区环境内企业单位取得有效的支持与协作对于推进我国公共档案馆事业的发展将会具有至关重要的作用。企业单位往往是创新的源泉，拥有更多的活力与激情，与企业单位合作能够学习和借鉴他们更多的先进经验，弥补自己的不足。而在目前，由于企业单位更加注重的是企业利益，而档案馆不能为他们创造更多的价值，因此两者之间的合作也少之又少。同时，公共档案馆自身也同样缺乏主动性，没有意识到企业能够为自身带来的活力与创新。这就是的公共档案馆与企业之间的合作更多的只是纯业务层面的来往，缺乏更加有效的合作机制。在社区环境中，对公共档案馆来说，个人也是一种非常宝贵的资源。每个人都是潜在的档案利用者，如何将潜在用户发展成为现实用户，也是档案馆应当思考的问题。另外，由于过去历史的原因，许多国家有价值的文件保藏流落到民间，在个人和家族之间代代相传，这也为公共档案馆收集馆藏资源，完善馆藏体系，突显特色文化提供了有效的环境基础。因此，社区环境是公共档案馆建设过程中不可忽略的重要因素。

　　3.2.3 公共档案馆公关内容和方式不平衡

　　公共档案馆开展公关活动目的不仅在于塑造良好的社会形象，提高社会影响力，而且也可以通过公关活动发现自身工作中的问题，不断改进，以此在实现公共档案馆功能的最大发挥。然而，我们通过以上的研究可以发现，公共档案馆在开展具有公关性质活动的时存在失衡的问题，主要表现在以下几个方面：

　　第一，注重外部公关，缺少内部公关公共档案馆开展公共关系活动的目的是要向社会公众传递档案和档案馆工作的信息，是借助于一定的传播手段，实现与社会公众进行沟通与交流的途径。但是，这仅仅体现出档案馆开展公共关系活动的一个方面。公共档案馆的公共关系应该从两个方面去分析和实践，即外部公关和内部公关。对外公关是其中的一项重要目标，要更好的实现这一目标，我们也必须要加强档案馆内部公关。档案馆的内部公共关系是基础，只有基础打的扎实，目标才能更好的实现。受制于传统的档案馆管理体制的制约，加上公共关系意识薄弱，在以往的开展具有公关性质的活动中，更多的是注重向社会公众传达档案工作的信息，缺少对增强馆内凝聚力方面的研究和重视，公关活动的功能没有得到有效发挥。信息传递的渠道更多的是自下而上纵向的单向传递，缺少由内而外的横向的沟通，导致员工缺少积极性、工作兴致不高等现象的出现。内部公关的缺失导致以下几种情况的出现：馆藏资源和馆藏结构不够完善。文书档案是我国目前档案馆资源中的主要组成部分，虽然有利于考证机关工作，但缺少了对公众的吸引力。同时反映地域特色的档案资源匮乏，公众的信息需求得不到满足；公共档案馆的开放程度不高。根据国家统计局 2012 年对国家档案馆的统计数据，全年开放档案 7957.40 万卷（件），不足总数的 20%,而发达国家的开放程度已经达到了 60%;公共档案馆人才缺乏。档案馆工作人员是我国公共档案馆事业前进的绝对主力，推动着我国公共档案馆事业不断前进。然而，缺少对档案馆内部公共关系活动和有效的绩效考核机制，导致了优秀人才的缺失，综合型人才的匮乏，在一定程度上影响了公共档案馆前进的脚步。
　　
　　第二，注重宣传型公共关系，缺少其他公关方式根据公关活动的内容和特点，我们可以将档案馆公共关系分为服务型公共关系、宣传型公共关系、交际型公共关系、征询型公共关系和社会型公共关系五个类型。上述类型的公共关系活动在开展过程中是相辅相成，相互交叉与渗透的。现阶段我国公共档案馆开展的公共关系活动大多倾向于宣传型公共关系，即通过传播媒介，主动的、有目的地向社会公众传播档案馆信息，逐渐转变社会公众对档案馆形象的认识。公共档案馆作为社会公共文化服务机构，如何更好的向社会提供更加优质的文化服务是今后发展的目标，仅仅依靠这种单向的宣传方式是很难达到公共服务效果的。因此，创新开展公共关系活动方式，将服务型、社会型、交际型、征询型和宣传型公共关系活动融为一体，既要抓住新闻媒体的媒介作用，又要注重公共档案馆与社会群体或个体之间的互动交流，创新公共关系形式，提高公共关系活动的效果。同时，档案馆目前开展的一些宣传活动，例如档案法规宣传、档案展览等，也不同于真正意义上的宣传型公共关系活动，这些活动形式单一，内容简单，对于树立公共档案馆形象起不到有效的帮助。

　　第三，档案馆开展公共关系活动区域不平衡笔者在从国家档案局网站地方工作板块调查中发现，档案馆开展公共关系活动呈现出地域不平衡的现象。在经济发达的东部地区，档案馆开展的公共关系活动类型多样，内容较为丰富；而在经济水平一般的中西部地区，公共关系活动普遍单一，学习先进事迹，宣传法律法规还是当地开展公关活动的主要形式。两者之间呈现出明显的差异。同时，在同一地区中，不同级别的档案馆之间开展的公共关系活动也存在一定的差距。例如省级档案馆和市级档案馆之间，各省级档案馆之间。档案馆开展公共关系活动表现出来的不平衡性说明各级档案馆一般都在各自独立开展自身的公关活动，缺少与其他档案馆之间的交流与沟通，在某种程度上不利于“档案强国”“文化大国”的实现。

　　3.2.4 公众的参与不足

　　目前，很多老百姓对档案馆的认知程度不高，甚至有很多人根本不知道档案馆在哪里。笔者对在保定生活 5 年以上的居民的做过一些访谈，69.5%的民众对档案馆都不太了解，没有到档案馆查阅过档案信息的人不在少数，对档案新闻的关注也微乎其微。这是一种大家对档案馆认识的误区，我国档外公开的档案的。由此可见，社会公众对档案馆的认识不高也是影响档案公关工作的重要因素。

　　（1）社会档案意识薄弱由于受到传统观念的影响，档案馆在以往更多的是为政府机关和特殊群体服务，这也导致了人们误以为档案馆中馆藏最多的是机关文书档案和人事档案。长久以来，人们对档案馆的认识也就形成了一种误区，缺少对档案馆和档案工作的认识。在我国，社会档案意识薄弱局面的形成，从更深层次分析主要是由于我们档案馆缺少必要的社会服务意识导致的。而在美国国家档案馆，他们工作人员一直奉行“公众需要什么，我们就做什么”,“想公众之所想，急公众之所急”的服务宗旨。工作人员为查档者提供一对一的服务，主动了解用户需求，提供针对性的服务。①笔者认为这样的工作和服务态度不会为没有用户为担忧的。

　　（2）公众参与档案活动有限分析目前我国公民参与档案活动有限的主要原因，我们可以归纳为有两个方面：一是社会受到公共档案馆开展活动的限制，档案馆缺少主动扩大宣传的意识，档案利用知识的普及不到位，导致公众对档案的认知程度较低，参与活动的可能性也就偏低；二是从公众自身角度分析，缺少主动利用档案信息的意识，对自己拥有信息使用权利不太了解，未能了解档案馆内信息的利用价值。