公共档案馆建设过程中的公关策略

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　　【题目】公共档案馆建设问题探究
　　【第一章】公共档案馆发展的公共关系学分析绪论
　　【第二章】公共档案馆与公共关系相关理论
　　【第三章】公共档案馆开展公共关系活动现状及问题分析
　　【第四章】公共档案馆建设过程中的公关策略
　　【结语/参考文献】公共档案馆公共形象构建研究结语与参考文献
　　
   
　　第 4 章 公共档案馆建设过程中的公关策略

　　一个组织开展公共关系活动，需要更加专业化的公关机构和人员共同商讨策划、开展公关活动，以此来保证公关活动的质量，确保取得预期的效果。因此，公共档案馆在建设时期有必要考虑成立履行公共关系职能的部门或小组，培养或者引进具备专业公关技能的人才，针对档案馆内部和外部建设上调查并采取不同的公关策略。

　　作为一门应用性的学科，开展公共关系活动时涉及领域众多，内容十分复杂，这就对从业人员的综合素养提出了更高的要求。除了具备必要的专业知识技能以外，良好的心理素质，过硬的信息素养也都应该作为参考标准。尤其是在现在信息技术飞速发展的大环境下，信息传播的形式和内容都呈现出多样化的特点，用户的需求也在逐渐呈现多样化，顺应时代发展所出现的电子文件、数字档案馆等新事物的出现，要求从业人员必须具备深层次、跨领域的知识技能和更高的综合素质。同时，这些变化也为公共档案馆的建设提出了新的条件，公共档案馆必须要创新服务内容和形式，而这不是单一的某个部门就能完成的，需要多个部门甚至不同专业领域之间相互合作、配合才能达到良好的效果。公共关系正是协调各部门关系的这样一种过程，通过公关活动的开展协调各部门和工作人员的关系，发挥各自的优势，维持整体合作，以确保与其他部门实现良好沟通，保证工作信息在整个档案馆内流通顺畅；在对外方面，通过开展公关活动，可以进一步调节与档案利用者、新闻媒体单位、领导机关、社区单位和公众的关系，进一步加强与外部公众的支持与合作，为公共档案馆事业的发展提供舒适的外部环境。因此，笔者认为，公共档案馆的建设应当符合时代发展规律，适应高层次高质量的要求，组件一支具备公关职能的部门或小组，引进或培养公关人才，建立一套科学的、完整的、长远的公共关系系统，然后再根据内部和外部实际制定并开展公关策略。

　　4.1 开展内部公关的实践策略

　　公共档案馆的建设与发展，主要依靠的还是馆内系统的运行。而在档案馆运行的过程中，档案馆部门领导、档案馆工作人员都是不可忽视的群体。公共关系虽然强调的社会性、公共性，但只有将馆内的内部环境协调好，保证公共档案馆内部系统科学运行，才能为社会公众提供更加优质的服务，才能为进一步拓展公共档案馆的影响力做好铺垫。

　　4.1.1 档案馆内部协调策略

　　公共档案馆要想健康的、科学的发展，这就需要发挥全体工作人员的工作积极性。档案事业的发展需要良好的内部环境作为保障。因此，加强档案馆自身建设，协调档案馆内部之间的各种关系，发挥各部门的职能优势，营造良好的合作氛围，就显得十分必要。

　　（1）协调好馆内上下级之间关系做好局馆领导与基层工作人员的协调工作，是公共档案馆内部调节的首要目标。上下级之间有效的沟通能够为档案馆创造出一种良好的团队精神，振奋员工的精神，提高工作积极性和工作效率。档案馆工作人员是档案馆发挥职能、实现价值的执行者，要逐步培养员工的工作目标与档案馆发展目标的一致性，为实现公共档案馆事业目标尽心尽力，让工作人员树立一种主人翁意识，自己就是档案馆的主人。只有这样才能更好的发挥他们的主动性、创造性，才能更好的便于管理和工作。

　　首先，要时刻将馆内外的发展情况以及工作现状，及时向上级领导部门汇报，同时要在工作人员之间做好宣传工作，积极宣传相关方针和政策，及时传达上级领导的意见。

　　这在某种程度上也体现出领导对工作人员和档案工作的关心与支持，对培养工作人员的主人翁意识起到良好的促进作用。其次，在制定有关档案馆的决策过程中，领导有必要提取工作人员对此项决策的意见或建议，这样不仅能够保证决策的科学性、完整性，同时还能体现出领导对工作人员的重视和肯定，从而营造一种“大家庭”的温暖氛围，对今后工作人员能够积极主动向领导靠拢，提出自己的真实意见和看法。最后，档案馆内领导在档案馆运行过程中一直发挥着表率作用。档案馆领导作为带头人，其言行举止在某种程度上就是一种无声的命令，对工作人员的工作积极性具有很好的监督作用。因此，协调好上下级之间的关系，既有利于内部管理决策，还能促进档案馆目标的实现。

　　（2）职能部门之间的关系协调档案馆系统的运行需要的是各个职能部门共同协作、共同支持。在日常工作中他们承担着不同的责任，比如档案征集部门、保管利用部门、编研室等。尽管各部门有着不同的分工，但相互之间却紧密相连。因此，做好公共档案馆内部各职能部门之间的协调工作，能够更好的实现公共档案馆的目标。协调档案馆内部各职能部门之间的关系，目的就是要实现档案馆工作的一体化、和谐化的管理目标。每个部门都有自己的工作目标，在各部门实现自己工作目标的同时，也能够促进整体目标的实现，保持整体工作的一致性。因此，做好档案馆内各部门之间协调工作，建立良好的信息沟通渠道，了解各部门目前工作进度现状，可以确保各部门之间相互合作与支持，促进各部门能够形成一个整体，提高档案馆工作效率，促进公共档案馆目标的实现。

　　（3）工作人员之间的协调如果将档案馆比作一个整体，那么档案馆工作人员就是这个整体最基本的元素。在公共档案馆建设过程中，无论是内部协调还是外部发展，他们都是绝对的中坚力量。档案馆内的各项工作的落实都需要依靠工作人员的日常工作去支持并落实到实处，否则一切都是空中楼阁。除此之外，档案工作人员是档案馆在于社会公众交流过程中最直接的表现形式，他们的言行举止时时刻刻都体现着档案馆的形象。任何公众都不想看到服务人员衣衫不整、状态低沉、人心涣散的服务状态。因此，协调好馆内工作人员之间的关系，增强档案馆内部凝聚力，是档案馆健康发展的动力所在，意义非凡。

　　任何组织在运行过程中都存在着内部矛盾，档案馆也不例外。因此，公共档案馆在建设的过程中就应当采取必要的措施，最大化的缩小内部工作人员之间的隔阂，处理好工作人员之间的关系。在处理过程中，可以采用以下措施：一是协调空间的等距离性。

　　这是要求领导在日常工作过程中保持公平、公正，与每一位员工保持一定的联系，了解目前的工作状况，掌握员工的工作状况；二是要兼顾利益的均衡性。在保证档案馆的整体利益，保证档案馆目标可以如期实现的前提下，同样需要兼顾到各部门的局部利益和工作人员的个人利益；三是协调心理的可接受性。保证每位员工能够实现自身价值，体会到自己在档案馆内部的存在感，保持心理平衡。

　　4.1.2 公共档案馆组织文化的建设策略

　　组织文化概念源自于企业管理领域，最初被理解成企业文化。企业文化作为一种无形资产，是企业经营理念、价值观的体现。良好的企业文化对于增强内部员工的凝聚力和向心力，调动员工的积极性具有明显的促进作用。目前档案界关于档案馆组织文化的研究，也取得一定的进展。培育良好的档案馆文化，对于团结档案馆内部力量，增强员工凝聚力，树立档案馆形象起着关键性的作用。同时，组织文化的实现离不开制度的支持与监管。通过制定相应的规章管理制度，可以更好的规范档案馆内群体的行为，同时对于协调档案馆内部工作人员之间的关系、档案馆与社会公众的关系也有显着成效。通过出台相应的制度，对馆内行为形成一种明确而又科学的约束与规范。例如，建立一套完整的人事制度、考勤考核制度、设备维护与使用制度等，对于档案馆工作人员、社会公众都是很好的规范。从而避免了传统工作环境中的臃肿懒散的工作状态，避免了积极性不高的工作风气。

　　众人皆知，制度的建立只是档案馆管理过程中外因，档案馆文化的组建只需要这些制度还远远不够，提高档案馆内工作人员的精神层面的素质才是档案馆文化形成的内因。通过采取一定的措施，对档案馆工作人员施以引导，培养档案馆工作人员的民主意识和主人翁意识，调动员工参与工作计划、管理制度、发展目标的制定与实施工作，这样才能充分集中档案馆工作人员的一员，发挥民主决策的作用，充分调动工作人员的积极性。

　　①档案馆组织文化作为一种信念，一种价值、一种道德，与日常档案馆中的管理工作存在明显差异，它在对档案馆内的群体进行着一定的约束和监督作用，同时将档案馆内部工作人员的工作状态汇聚在一起，形成具有档案馆特色的档案馆组织文化，这同样与档案馆内部公共关系的最终目标相一致。

　　4.2 开展外部公共关系实践策略

　　公共档案馆的建设，不单单要依靠馆内工作人员的努力。公共档案馆最终目标的实现，同样离不开外部环境的支持与合作。因此，公共档案馆除了在做好本职工作之外，还有必要开展一系列社会公共关系活动。我们可以将档案馆的外部环境概括为上级领导机关、新闻媒体和社区单元，处理好与这些单位的关系，对于公共档案馆的建立和运行将会创造优越的社会环境。

　　4.2.1 与上级领导机关的公关

　　与西方国家不同，我国对档案馆的管理工作实行的是局馆合一的管理体制，档案馆和档案局同处在一个办公场所，同时也要接受党政部门的领导。因此，公共档案馆开展公关活动的主要目标之一就是要面向上级主管机构和同级党政机关开展公共关系活动，增进相互之间的沟通和交流，获得他们的信任与支持。

　　第一，注重与上级领导机关的信息交流一方面，公共档案馆应该时刻注意到上级领导部门制定的相关政策或计划中与档案工作相关的内容，收集有关信息、方针、政策，随时注意这些信息的发展和变化，并且作为公共档案馆管理运行调整的依据。另一方面，档案馆应当采用口头、书面或者新闻媒介等多种方式，积极主动的汇报档案馆的发展运行情况，便于上级领导能够更加全面的了解档案馆的基本情况，取得的成绩，或者面临的困难等等。例如，江苏省徐州市档案馆意识到领导的重视对档案事业发展的关键作用，注重与上级领导的沟通，定期向领导机关汇报日常工作、随时汇报重大工作、遇到问题及时汇报，并且主动要求市级领导参与本单位的工作会议，检查工作。基于之前良好的工作特点，在徐州市档案馆新建、申报“市爱国主义教育基地”、争创省一级档案馆过程中，上级领导对其高度重视，并给予了大力支持，从 1995 到 2000 年五年的时间内，政府用于添加档案馆设备等方面已经累计投入达 300.76 万元，①.

　　第二，注重为上级领导机构的提供利用公共档案馆的主要职能包括为所在地区的党政机关提供档案信息服务，因此，档案馆要重视对上级领导机关提供档案利用服务，为上级领导制定决策提供科学性、整体性的、正确性的历史依据。这样既可以充分实现馆藏资源的价值，又能够让上级领导更加真实的体会到档案的价值，从而引起对档案工作的重视与投入。例如针对 1998 年出现的长江洪水灾难，湖北省档案馆在入汛初期就组织工作人员着手编写 50 万字的《湖北省 1954 年防汛抗洪档案选编》，并将其递交给省委、省政府，成为沿江地区各级领导开展防汛指挥工作，抗汛抢险的重要参考资料②.

　　第三，加深领导对档案馆的认识在日常工作中，档案馆要注意借助档案馆内外举办各种活动的契机，抓住时机，在领导面前展示自己的工作成果，提高领导对档案馆的认识和印象。例如在具有纪念的日子里，邀请上级领导出席档案馆的馆庆纪念，新馆奠基或开放仪式等，或者邀请来访考察的领导机构到馆内了解本地特色的风俗文化，借此获得领导对档案馆工作的吸引力。

　　特别是电子文化的大量使用，使得档案馆工作更加具有挑战性和复杂性，加强与上级领导机构的交往，也是逐渐扩展档案工作的有效手段。例如大连市档案馆抓住第十三届人民代表大会召开的有利契机，组织工作人员认真编写了一本《大连市历次人民代表大会会议简介》，简介详细介绍了 1945 年到 2002 年期间大连市召开的人民代表大会会议情况，成为人民代表大会上一份特殊的“礼物”①.

　　4.2.2 面向新闻媒体的公关

　　新闻媒体作为传播社会新闻事件、传递有效信息的主要渠道，是公共档案馆在建立的过程中必须要做好的一项工作，对档案馆来说具有双重意义。一方面，新闻媒体作为一种传播媒介，具备覆盖面积广、传播范围大、传递速度快、社会影响大等特点。档案馆通过发挥新闻媒介的作用，与社会公众之间建立一种紧密的联系，树立档案馆形象，提升社会档案意识；另一方面，新闻媒体自身就是档案馆潜在的用户，需要档案馆的公关活动争取发展成为重要的利用群体，只有搞好这一关系，才能充分发挥新闻媒体的作用，实现档案价值最大化的目标。

　　第一，了解新闻媒体，与之建立良好关系档案馆的工作人员不仅要熟悉日常档案工作业务，同时也应当注重自身对新闻媒体业务知识的学习。这是处理好与新闻媒体关系的前提。了解各种传播媒介的性质、特点，了解媒体工作人员的工作方针、个人兴趣等特点，与其建立良好的工作关系，甚至个人关系。借助新闻媒体的力量，考虑社会公众的需求和兴趣，通过新闻媒体传播的影响力，宣传档案馆形象，扩大档案馆的影响力。

　　第二，开发档案资源，传递档案信息依托于新闻媒介的影响力，档案馆可以适时的将档案信息编辑成新闻材料，将档案信息传递到社会公众当中去。开发档案资源，传递档案信息本身就是档案宣传工作的重要组成部分，这对于增强社会对档案的认识，提高社会档案意识，具有极大的推动作用。在传递内容上要减少过去对档案馆职能、部门、法规的介绍，增加对社会民生、家庭族谱、个人信息等资源的开发利用，将会具有更加积极的作用。“通过研究国外的相关报道我们可以发现，国外媒体关于档案信息和活动的报道大多以解密档案或揭秘档案内荣为主，他们更加注重对档案本身的宣传，宣传档案的真实性和凭证性，通过真实的事情还原历史，印证历史。档案馆揭示与民生相关的档案信息不仅能够受到新闻媒体热衷，同时还能吸引百姓的眼球，以此促进档案宣传工作”①.在做好传统新闻媒体利用的同时，我们也要注重依托网络技术的发展，依托现有的档案馆网站，开发网络档案信息资源，传递档案信息。例如黑龙江省档案馆网站在开通之后，注重发挥网站优势，开发数字档案资源，与相关机构建立友情链接，方便世界各地的网民搜集相关信息，再一次更有效的宣传了档案工作。“不仅将网站建设成方便网上用户远程利用档案信息的有效窗口，同时也方便为进馆查档者更好的了解档案馆信息。②”所以，档案馆工作人员应当在日常工作中以现有馆藏资源为基础，利用多种途径和方法开发档案信息资源，传播档案内容。虽然目前有关于档案内容的新闻数量也不少，但笔者认为工作人员的新闻意识还不够，需要进一步提高，并且要懂得抓住利用一系列的新闻事件，联系档案工作，宣传档案内容。

　　第三，客观看待负面新闻新闻媒体是一种传播速度极快、覆盖范围极广的传播媒介，而且传播媒介种类也比较多，尤其是现如今在网络环境下，信息的传播速度更加迅速。对于新闻媒体中出现的有关档案馆负面新闻的报道，我们应当客观并认真的去考证事实，从思想上高度重视，在行动上认真反思并加以改正，寻求妥善的解决方法。而不能一味的指责媒体，这将会更加影响事件的严重性，对档案馆的形象塑造更加不利。如果经调查媒体报道的内容属实，那我们应当首先感谢媒体的监督，与此同时迅速采取应急措施，调查事情的真相，及时通报事情进展情况，改正并且反思自己的过错，总结经验教训，接受批评并请求得到社会公众的谅解。在处理事件的过程中，要始终与媒体保持联系，让事件更加透明化、公开化，让请公众看到档案馆的工作态度，避免事件的严重性。如经过调查发现新闻报道存在失真，那么档案馆应当及时与媒体取得联系，向其介绍并邀请其参观或调查事件真相，要求给予公正的报道，挽回自身形象。

　　4.2.3 面向社区的公共关系

　　所谓的社区就是指的是公共档案馆馆址所在地所覆盖服务范围内的外部环境，包括所在社区的政府、企事业单位、居民等的关系，这些因素对公共档案馆事业的发展都有重要的影响。一方面，档案馆事业的发展离不开所在社区提供基础保障，比如交通、电力、安全、卫生等日常服务；另一方面，档案馆的馆藏内容绝大多数是源自于所在社区的各个组织机构所形成的档案材料，而社区的每个单元又是这些档案资源的主要利用者。因此，档案馆应当重视搞好与社区内单位的关系，时刻关系社区内其他成员的利益和需求，支持社区内的活动，为自身树立一个良好的外部形象。比较常见的公关活动包括以下几个方面：

　　（1）对外开放档案馆。充分利用现有的馆藏资源，向社会公众开放参观，同时可以按照用户类型的不同，制定出不同的开放主题或参观路线，制定日常性的开放制度。同时，可以准备一些具有档案特点的纪念品赠与参观者，加深其对档案馆的印象，提升档案馆的影响力。

　　（2）举办专题展览。专题展览是我国也是世界上绝大多数国家比较常用的宣传方法，具有一定的安全性、社会性、文化性。例如美国国家档案馆作为一座标志性的建筑每年都吸引着近百万参观者参观。在展览活动中，可以结合实物、文字、图片等多种表现手段向参观者介绍档案馆的馆藏资源、档案服务和档案价值等信息。在公众参观的过程中，还可以采用有效的方式听取公众的意愿和要求
　　
　　（3）筹办比赛。借助某个具有纪念意义的日期或者时间，与有关合作单位共同筹划一场专题比赛，对于提升公众影响力，社会档案意识具有重要的推动作用。比赛的开展不仅对于档案馆内部的工作氛围，甚至档案界领域内都会受到不同的关注程度。而且还能够通过比赛让更多的社会公众了解档案馆工作，并愿意走进档案馆一探究竟。例如筹办知识竞赛、馆徽设计比赛、形象风采大赛等。这样不仅能够提高内部员工的工作技能，增强馆内凝聚力，提升员工的工作积极性，同时还能够提高社会公众的档案意识，吸引更多的公众走进档案馆，利用档案馆的馆藏资源，壮大利用群体队伍。2011 年 8月和 2013 年 8 月份，由《档案学通讯》杂志社、航星永志科技有限公司共同主办的“航星永志杯兰台风韵”风采大赛，全方位展示了我国档案、图书、博物馆以及秘书等领域中职业女性健康阳光、爱岗敬业的精神风貌和职业形象，提升了社会公众的文化素养和档案意识。
　　
　　（4）与学校建立良好的合作关系。档案馆存储着我国历年来珍贵的历史信息、社会信息、文化信息等，具有爱国主义教育基地的基本职能。与学校建立良好的合作关系，对档案馆和档案工作的开展都有重要意义。公共档案馆在建立的过程中应当考虑到当地学校这一重要的资源环境，通过参观档案股、印发专题文件等，向学校师生展现历史发展进程中的人文趣事、历史真相等信息。通过公共关系的开展，让学校了解到档案馆的真实价值，了解到档案馆在学习教育方面发挥的作用，进一步扩大档案馆的社会影响力。

　　4.2.4 与兄弟馆和博物馆、图书馆等进行有效合作

　　社会的发展更加强调整体的重要性，任何组织或个人都无法独自在社会前进的浪潮中顺利前行。因此，公共档案馆在建立的过程中应当注重加强与兄弟馆、博物馆、图书馆等有关单位的合作，共同促进信息资源共享，实现信息资源价值，更好的为社会提供文化服务。这是一个双赢的过程。

　　（1）与兄弟馆之间的合作。在我国档案事业的发展过程中，各级各类档案馆在不同程度上都面临着共同的机遇和挑战。加强与兄弟馆之间的合作，共同开发馆藏档案资源，协同促进档案工作的社会化发展，提升档案工作的整体水平。因此，档案馆在开展公关活动中，应当与兄弟馆之间建立有效的信息沟通机制，加强彼此之间的交流与沟通，通过会议、书信、参观学习等不同的形式了解彼此的工作情况，取长补短，学习对方的先进管理经验、改善自身出现的问题，从而提升整体档案工作水平。同时，电子文件在现今社会的迅猛发展，针对电子文件的存储也是档案馆面临的一个重要问题。受到当地气候、基础设施、技术水平等条件的影响，建立有效的备份机制就显得十分必要。通过与兄弟馆之间的有效合作，实现档案信息资源的跨区域、跨馆的共享利用，全面提升档案信息资源的利用效果，提高档案界工作水平。

　　（2）与博物馆、图书馆的有效合作。原始记录性是档案馆区别于博物馆、图书馆的根本属性。档案馆储存的都是在历史的发展过程中直接形成的历史材料。但是，三馆也同样都具有收集、存储、提供信息利用的职能，为社会提供知识信息服务，三者之间相互交叉、相互渗透。档案馆、博物馆、图书馆三者作为社会文化事业机构，共同承担着社会信息资源共享的使命，了解用户群体的需求、为社会公众提供优质的信息服务是三者的共同的发展目标。因此，加强三馆和相关单位之间的合作，可以实现“1+1+1>3”的整体效益。
　　
　　4.2.5 构建公共档案馆的形象识别体系
　　
　　CIS（Corporate Identify System）企业形象识别设计系统是指将企业的经营和企业文化融为一体，统一设计企业形象，以促进企业的生产和产品销售。最先是由美国在上世纪 60 年代提出的，随后在日本得到广泛推广和应用，它的建立对于企业的发展与管理产生了重要的影响。一个优秀的形象识别系统对内可以实现员工对企业单位的统一认识，产生归属感和自豪感，增强企业竞争意识；对外借助一定的传播手段，可以更好的传递企业文化价值和经营理念，赢得社会认同。

　　长期以来，档案馆一直致力于为社会公众提供有效的信息资源服务。由于受到工作性质和环境的影响，档案工作人员兢兢业业、勤勤恳恳，在背后默默付出自己的勤劳。

　　市场经济的发展，也没有从根本上改变档案馆的整体形象与社会档案意识。因此，从传统档案馆向公共档案馆转型的过程中，我们应当抓住机遇，重视档案馆形象设计与识别，塑造公共档案馆的形象。

　　CIS 企业形象系统主要包含着理念识别（MI）、行为识别（BI）、和视觉识别（VI）三个方面，因此，公共档案馆形象识别设计系统也应当从这三方面进行建立。

　　（1）理念识别。公共档案馆的理念识别指的能够突出公共档案馆的内涵和特点，反映出公共档案馆的服务理念和价值，促进公共档案馆的科学发展，实现档案馆的最终目标而建立的。公共档案馆的理念识别系统的构建，应当既能体现出档案馆工作的整体状况，又能体现出档案馆工作人员对档案馆的价值、目标、前景的认识。笔者认为，公共档案馆的理念识别系统应当强调公共档案馆“以人为本”的服务宗旨，强调公共档案馆信息资源的共享性和服务的公益性，以开放的姿态为社会公众提供档案信息资源，加强与社会公众的交流与沟通，满足社会公众的需求。其次，还应当加强公共档案馆的作风建设，加强对档案馆内的管理，形成一种良好的工作氛围和精神面貌，能够体现出工作人员思想观念、工作作风、行为习惯等综合因素。在继承以往兢兢业业、勤勤恳恳的优良传统的同时，又能够树立顾大局、识大体、肯上进、愿奉献的优秀工作团队，在社会公众面前展现出不同于以往的精神风貌。

　　（2）行为识别。在公共档案馆形象设计系统中，理念识别只是一种导向，其重点在于对人思想上的引导。而公共档案馆的行为识别的设计，则能够更加直观的被社会公众所感受。它是一种外在的表现，将公共档案馆的各种服务理念贯彻到实践当中去。档案馆工作人员作为与社会公众沟通交流的“窗口”,其言行举止直接影响着外界对公共档案馆的认识和评价，因此加强工作人员的行为设计也是档案馆行为识别的重要组成部分。在档案馆内部，通过建立有效的规章制度，如馆员绩效考核机制、工作守则、借阅利用制度等，约束和规范工作人员的言谈举止和馆内用户的行为。同时，还要加强多馆员业务能力的培训的工作，尤其是要实现当下信息社会的发展，学会并利用现代先进的设备和工具为更多的利用者服务。

　　（3）视觉识别。公共档案馆的视觉识别系统是指通过一系列的形象设计，融合公共档案馆的服务理念和行为规范等，对公众开展一种最直接、最有效的宣传方式。它包括着档案馆外在标志、档案馆建筑设计、档案馆环境设计等几个方面。①外在标志主要分为档案馆语言标志、图像标志和色彩标志三个方面。语言标志是公共档案馆精神和理念的体现；图像标志指的具有公共档案馆特征的馆徽（标）的设计等；色彩标志则是具有档案工作特点的，能够被社会公众所接收的色彩设计，便于在传播媒介上进行宣传。

　　档案馆建筑设计能够最直接、最直观向外界传递档案信息，是档案馆重塑形象的关键部分。因此，公共档案馆在建设或改造的过程中应当注重对档案馆建筑的设计，体现出公共档案馆亲民、为民、公益的特点，在选址或建造的过程中，充分考虑交通、环保、经济、文化等方面的多种因素，在有限的土地资源上最大限度的实现公共档案馆的整体价值。

　　档案股的空间设计是要考虑档案馆在建造过程中的合理布局，科学划分保管区域、利用区域、休闲区域等功能板块，同时还要注意馆内环境卫生，整洁干净，宽敞明亮，给人一种最直观的感受。

　　通过学习企业形象识别系统，设计档案馆的形象识别系统，目的就在于重新塑造公共档案馆形象，改变传统的档案馆形象，提升公共档案馆的知名度，适应社会的发展需求。

　　4.3 开展网络公关策略

　　计算机网络的普及使得各种资源都可以上传到网络上用于共享，任何信息都可以在网上发布。随着 Web 2.0 技术的成熟，更多新型的传播形式也开始应用到网络当中，博客、播客、微博得出现也使信息发布的形式更加多样，内容更加丰富。根据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的最新的《中国互联网络发展状况统计报告》分析指出，截止到 2013 年 12 月底，中国网民总人数已经达到惊人的 6.18 亿，已经惠及到更多的互联网人群。在网民总数中，手机网民总数与去年相比持续增长，规模已经达到 5 亿人。手机移动互联网的发展，加上运营商的科技研发，智能手机端中的应用软件快速发展，为人民的日常生活提供了更加快捷、方便的应用途径①.

　　随着因特网成为信息传播的主要手段，网络公关作为一种新的公关形式，为社会组织改善自身形象、提高自身知名度、创造更多的商机提供新的机遇。互动性是网络时代所特有的属性，它能够明显提升社会组织作为网络公关中的积极性和主动性。这里所讲的档案部门的网络公共关系包括两层含义，一是指档案部门如何利用网络这一传播媒介进行宣传，这里的网络与其他传播媒介一样，都是作为一种传播工具、手段；另一方面是如何在网络环境下开展公关活动，这里的网络不仅仅是传播工具、手段，还包括更深层次、更大范围的社会环境和公关平台。

　　第一，加快档案信息化工作进程。网络信息资源需要开发更多的数字档案信息，通过网络即时并迅速传播的特点，以最大限度的提高档案信息资源的传播速度和范围。国家档案局档案馆（室）业务指导司司长孙刚，提出了在 2020 年全面简称小康社会档案馆体系与措施，其中就包括到 2020年全国各级综合档案馆馆藏传统载体档案数字化率比 2010 年翻两番，即“十二五”末（2015 年）完成 40%,“十三五”末（2020 年）完成 80%.②
　　
　　第二，利用网络传媒开展公关活动。网络环境下的公共关系传播手段主要有以下几个方面：

　　（1）网站（Web）。目前国内主要的门户网站包括新浪、搜狐、腾讯等，这些门户网站的特点就是拥有极高的网民数量，网站点击率高，企业可以在这些门户网站发布新闻以引起公众的注意。另外，企业还可以在一些有关自己行业的网站，比如太平洋电脑网、站长之家等专业性网站发布自己的相关新闻，以获得同行业的关注。除此之外，企业还可以建立自己的网站，宣传企业文化，树立企业形象。但必须要做到信息内容的及时更新，方便公众了解相关情况。目前在档案领域中比较有影响力的网站包括中国国家档案局网、档案界、档案知网、中国档案在线、兰台世界、中华档案网、中国档案网等诸多网站。

　　（2）博客（Blog）。博客是网络环境下展示自我的一个很好的平台，个体根据自己的情况以日记的形式记录在博客网站上。网民根据自己的需要搜索出相关的博客信息，阅读博主的相关日志以获取自己所需的知识，同时还可以在博客上留言评论，说出自己对此篇日志的看法，及达到和博主进行沟通的目的。同样如果日志内容对自己有很重要的作用，或者方便其他用户使用，在经过博主同意的情况下可以进行转载，与其他用户共同分享。当然，博客的选择一般都要倾向于在专业领域内比较权威、有一定影响力作者。目前档案领域内比较有影响力的博主有 lantai、淡如水、落拓寒儒等。

　　（3）论坛（BBS）。随着计算机技术的发展，社区网络的出现为有着共同语言共同的话题的人们提供了一个平台进行畅谈。目前国内的主要论坛有天涯、猫扑、百度贴吧以及各个高校的 BBS 论坛，人们可以在论坛当中阐述自己的观点、兴趣爱好或者对某件事情的看法。企业组织可以创建一个属于自己的网络社区或论坛，发布有关企业的策略、产品、企业文化等相关内容。也可以在其他论坛当中发布内容贴，巧妙的利用论坛引导人们的舆论走向，为企业树立良好的企业形象，宣传自己的品牌。目前在档案学领域中，有关档案专业的论坛也呈现多样化趋势，比较有影响力的论坛包括“档案学通讯（又名档案知网）”、“档案界”.其中档案学通讯论坛里注册会员达到 5824 人，日常在线人数最高可达到 345 人。而“档案界”目前的累计访问量已经达到 8406246 人，这样的情形也让业界人士十分欣慰。

　　（4）微博（Micro-blog）。微博是以 140 字左右的字数为限制，实时更新和发布用户信息。公共档案馆利用这种新型的网络媒体，可以更好的促进档案馆宣传工作，进一步拓宽档案传播渠道，提升社会影响力。据中国档案报记载，2009 年美国国家档案馆在第一社交网站上创建了“推特（Twitter）”账户，仅仅一天的时间上传的第一个视频的点击量达到 1.5 万次，而他们上传的影片点击量已超过 10 万次。①由此可见，公共档案在建设过程中利用微博传播档案工作情况，对提升全民档案意识具有很好的推动作用。公共档案馆应当抓住这种特殊的大众化传播媒介，结合档案馆实际工作，宣传档案文化，塑造档案馆形象。

　　综上所述，公共档案馆在发展的过程当中，要懂得学会利用新型传播媒介，创新档案宣传方式，提倡多元化、多样化的宣传手段，以此来满足不同用户群体的不同需求，借助于媒介的力量，提升公共档案馆形象。