国企档案管理工作创新的实践及模式分析

　　摘    要：　大数据时代的来临，加速了云计算、云存储及电子政务、网络信息化等的崛起，档案工作者面临的压力越来越大，档案管理工作的创新已迫在眉睫。本文重点探讨了国有企业档案管理模式，以期推进国有企业档案管理工作的发展。

　　关键词：　档案工作; 国有企业; 档案管理创新;

　　社会主义市场经济的高速发展，使得国有企业在社会经济发展中的作用愈加明显，国有企业在经济发展及管理期间势必会形成大量的信息资料数据，成为构成国有企业档案的重要部分，这些档案不仅见证了国有企业的发展，也对国有企业的未来发展具有较强的指导作用。国有企业必须高度重视档案管理工作，与时俱进，做好国有企业档案管理的创新工作，以促进国有企业的经济长足发展。

　　一、档案工作创新的必要性

　　当前，北京、深圳等一线城市的数字政府已经普及，并逐渐向全国辐射普及;传统的纸质公文流转方式逐渐显现出不合时宜的趋势，越来越多的文件开始通过扫描件上传网络进行流转，电子公文流转渐渐显现出优势，并且电子商务发展迅速势不可挡;大数据时代已经来临，网络信息化、云计算及云存储等发展迅猛，档案工作者处于这一特殊转型期更应抓住机遇，尽快摆脱旧的、传统落后的管理模式，兼顾档案基础性工作和档案创新工作，只有在同时做好两者的基础上，与时俱进，创新档案管理工作，向现代化方向迈进，才能真正实现服务创新。

　　二、档案工作创新与档案基础性工作的辩证关系

　　档案基础性工作是档案工作创新的前提和重要支撑，只有做好前者，后者才有机会实现。本文探讨的创新管理模式就建立在扎实的基础性工作上，若非如此，档案创新便成了无本之木、无源之水，甚至档案创新的提出也失去了现实意义。面对真正形势，档案管理部门的首要任务不是推陈布新，而且将自身的基础性工作做扎实，只有在该前提下创新思维与时俱进，档案创新才有意义，同时做好档案创新工作，也会反向助推档案基础性工作做的更扎实。

　　三、档案管理工作创新的实践及模式分析

　　(一)档案收集管理机制的创新

　　档案收集是档案管理工作的首要环节，其重要作用不言而喻。传统的档案收集方式主要是发通知等较为被动的方式，网络及现代科技的发展和进步，为档案收集管理手段提供了帮助和支持，应在传统模式的基础上，辅以各种创新手段，形成一种新模式。笔者结合自身实践经验，认为档案收集管理工作的创新点可归结为以下几点:

　　一是创新采取填空式收集方式。相关部门应在建设项目的前期介入，要求本公司项目部对项目发展的相应节点及阶段的档案进行及时归档;由于客观因素造成的暂时未办理完毕的档案，项目部应及时向档案相关管理部门报备相关情况，档案相关管理部门定期发布该项目的目录;查漏补缺，未能及时归档的档案，相关部门应安排填空补齐。
 

　　二是本单位档案收集工作具有分散广、难度大的特点，究其原因主要是下属子公司众多，基于此，应建立专门的档案管理树形图和档案管理VISIO组织框架体系图，全方位无死角准确监管，确保档案收集的全面性及整体性。

　　(二)档案管理手段的创新

　　在信息爆炸的当前时代背景下，传统的档案管理工作已经落伍，档案工作必须推陈出新，创新自身的管理手段，笔者结合自身实践经验，积极探索档案管理新模式，具体来说包括以下措施:

　　一是完善相关档案管理机制。所谓“没有规矩不成方圆”，档案管理手段的创新首要环节便是从组织体系上完善，组建档案工作领导小组，组长由各部门领导等担任，组员为各部门的兼职档案管理员，形成一个较为完善的管理体系，各司其职，工作效率及质量可得到有效保障。

　　二是设立奖励制度。奖励制度的评分由两部分组成，档案室管理人员分值占70%，民主评议分值占30%。奖励表现优异的兼职档案管理员，树立标杆，并对表现相对优秀的部门或者子公司给予一定的物质奖励和精神奖励。

　　(三)档案利用方面及信息共享的创新

　　一是创新档案服务理念及利用方式。用户满意程度是检验档案管理相关人员工作效率和质量的重要指标，而要想提高用户满意程度，首先应了解和掌握档案用户的实际需求，然后有的放矢的针对服务活动及内容。国有企业档案部门必须创新服务意识，坚持“以用户需求为导向+以用户满意为目标”的新服务理念。此外，国有企业档案中含有丰富的科技及经济价值，可对其进行二次开发，提升档案的利用价值，同时满足人员的工作需求。

　　二是创新档案信息资源共享机制。作为国有企业，共享档案信息资料具有重要意义，可促进各子公司互通有无、经验互鉴。档案信息资源共享有两种方式:一是建立集团内部共享文件夹;二是公司档案内网，以上方式均可在线查询相关信息。

　　(四)档案库房管理的创新

　　对于档案工作创新而言，除了服务等软实力的创新更新之外，硬件的更新创新也至关重要，尤其是档案库房管理创新方面，在档案库房日常管理中可加入无线条码扫描器技术，加快库房管理工作效率，提升库房管理质量。具体来说:无线条码扫描器扫描到的数据，可利用无线条码扫描器的二次开发接口直接导入到档案系统中，功能包括查询、修改、删除、增加等。为便于管理和录入，每盒档案都有唯一的条码，且在模块中自动生成。盘点时，只要是系统中有记录的数据，即可实现条码数据接入。通过无线条码扫描器实时盘库，实现移动巡检、移动盘点、移动查询等;盘点结束后，该扫码器中的数据会与数据库中的数据自动进行核对，并对异常数据做出处理，生成盘盈盘亏明细表、盘点汇总表。

　　四、结语

　　大数据时代的来临，档案工作也进入了新阶段，面对云计算、云存储及电子政务、网络信息化等的崛起，档案管理工作的创新已迫在眉睫。创新档案管理工作，不仅提高了国有企业档案工作的工作效率和质量，也对国有企业的未来发展具有较强的指导作用。

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