建筑施工企业对于工程项目资料管理的现状及完善建议

　　资料员论文第三篇：建筑工程项目资料管理法律实务问题探析

　　摘要：以律师实务的视角,探讨了建筑工程项目资料管理对社会发展和争议解决法律实务的重要性,研究了建筑施工企业的工程资料管理现状,针对建筑施工企业在对工程项目资料管理时不重视原件保留、不重视相关证明资料的收集及保存、不重视合同管理等常见问题,提出了改善工程项目资料管理的相关建议。

　　关键词：资料管理; 法律实务; 改善建议;

　　Legal practical problems of data management in architectural engineering

　　MEI Congbing SU Dongyun

　　0 引言

　　近年来,建筑施工企业在高速发展的同时面临一些问题,比如建筑工程项目资料管理问题。建筑工程资料贯穿建设工程的立项、审批、招投标、施工合同的签订、施工合同的履行及工程质量保修等全过程。由于工程项目周期长、人员分散、资料保管地点多等,在司法实践中出现颇多的是与项目资料管理有关的纷争,因此法律实务中亟待解决资料管理不到位带来的不利影响。

　　1 建筑工程项目资料管理的重要性

　　众所周知,工程质量监督机构对工程实体和施工过程中参建各方质量监督的重要依据是合格规范的工程资料;建设工程质量评价的主要依据是合格规范的工程资料;工程在使用过程中质量问题处理和维修管理的依据也是合格规范的工程资料。项目资料对于建设工程如此重要,因此必须重视项目资料的管理问题。

　　建筑工程项目资料管理的重要性主要表现在以下两个方面。

　　1.1 对社会发展的重要性

　　(1)在城市规划和建设中,建筑工程项目资料以文字、声像和施工图等形式构成了对国家和社会具有重要价值的文件资料。

　　建筑工程项目资料的记录,是对城市建筑在建设过程中每个环节的真实记录,是传承城市文明的有效载体,是一笔很宝贵的资源[1]。通过记录,可以很好地对城市建筑进行维护、管理、研究、开发利用,从而更加有效地推动城市的发展、更好地带动区域经济发展。

　　(2)在防范自然灾害和灾后重建工作方面,建筑工程项目资料具有非常重要的意义。

　　建筑工程项目资料是城市建筑建设过程中的原始记录,根据这些记录,人们可以了解建筑的特点,在灾难发生后设计更加合理的搜救方案,并且在后续的建设中设计更加适合当地特点的防灾减灾建筑。因此,完整规范的建筑工程项目资料在防范自然灾害和灾后重建中起着不可替代的作用[2]。

　　(3)建筑业科学研究的发展离不开完整规范的建筑工程项目资料。

　　这些资料有效保存了一个特定历史时期建筑特定的记录,具有历史研究价值。人们通过对资料的研究分析,可以得出特定时期的建筑水平及发展特点,对于建筑业的科学研究和发展具有积极的促进作用[3] 。

　　1.2 对争议解决法律实务的重要性

　　在与建筑工程相关的诉讼纠纷中,每一起纠纷原被告双方的诉讼请求能否得到裁判机构的支持,工程项目资料收集的完整合规与否在其中起到至关重要的作用。根据“谁主张、谁举证”的诉讼规则,凡涉及建筑工程项目所能举证的往往是施工过程中所形成的工程项目资料,因为其真实反映了整个建筑工程施工合同履行的全过程,是施工合同履行的前置载体和重要依据。例如:因工程质量问题引起的纠纷中分部分项验收记录、中间验收记录及单体工程验收记录等对完成初步的举证责任起着至关重要的作用;工程价款纠纷支付节点的确定、支付节点施工资料的收集整理对于是否达到付款条件及逾期支付利息计算等起着很大的证明作用;发包人原因使得工程未能竣工验收的,承包人提交竣工验收报告的相应交割手续将对确定竣工日期有重要的作用。

　　综上,工程项目资料的管理规范与否,既体现了施工单位的工程项目管理水平,同时也是维护施工单位权益的手段。

　　2 建筑施工企业对于工程项目资料管理的现状

　　由于建筑工程项目普遍存在施工周期长、人员调动频繁、资料管理人员分散、资料放置地点多变等问题[4],“干活没资料、资料找不到”等情况非常普遍,给承包人在竣工结算、工程质量认定、司法鉴定和争议解决等方面带来很多不利影响。

　　2.1 不重视原件资料的保留

　　从工程招投标开始,工程资料一般包括招标文件、投标文件、施工图、施工组织计划、施工方案、监理例会纪要、发包人指令、签证等。除了施工图外,发包人给予承包人的资料原件一般只有一份,原件保存在承包人手里就是有原件,反之就是没有原件。所以,承包人必须高度重视原件的收集、保存和归档工作。建立项目资料档案管理制度,日常使用应以复印件或电子版为准,必须使用原件的,办理借用人员与资料员之间要有交接的签字手续。人员离职或调换岗位时,应办理所有资料的归还手续。由于原件的重要性,所以汇编成册交付发包人的竣工结算资料应当以使用复印件为原则。司法实践中经常会出现承包人把结算原件交付发包人后,发包人由于人员更迭或保管不善等,把原件资料弄丢的情况,也有部分发包人在诉讼中坚决否认收到了结算书原件的,给承包人结算鉴定带来不利后果。

　　如果发包人坚持必须交付原件或根据合同约定应当提交原件结算资料的,则应当办理原件交接的签字手续,列清单写明哪些资料是原件、原件的名称和页数,并且一定要保留递交结算资料的复制品。

　　2.2 不重视指令及往来函件的授权签收

　　指令是变更合同价款和索赔的基础性资料。指令可以以指令单的方式出现,也可以以工作联系单、会议纪要,甚至微信、短信的方式出现。工程建设中的指令主要包括开工指令、进场指令、赶工指令、现场拆改指令、增加合同外工作量指令等。

　　往来函件的授权签收是证明承包人在什么时间发给发包人什么资料。凡是与时间有关系的变更、索赔都必须用到授权签收。否则一旦发生纠纷,则极有可能使索赔请求因缺少该部分的相应签收材料而得不到裁判机构的支持。

　　2.3 不重视发包人指定分包证明资料的收集

　　在法律实务中,往往会出现发包人指定分包的情形,而指定分包在计价方式、质量责任、进度责任等方面存在很大不同。承包人自行分包的所有责任,都应由承包人自行承担,发包人指定分包所产生的工期延误、质量责任等也均应由发包人自行承担。因此,承包人对于发包人指定分包的情形,应当在施工过程中主动获取指定分包的证明资料以对抗后期可能产生的工期延误、质量问题等纠纷。

　　2.4 不重视合同管理

　　合同管理包括方方面面,对于合同中约定的价款变更应当非常重视,价款变更包括签证、索赔等。施工合同中一般都约定了签证索赔的时效,如果没有在约定时效内提出签证索赔申请,则有可能权利不被认可,因此应由专人负责合同管理,有针对性地对合同中约定的签证索赔事项及时提出申请,这是维护施工单位合法权益的重中之重。

　　2.5 不重视授权委托

　　在建设工程施工合同履行过程中,合同中往往会对发承包双方及监理单位的相关人员进行授权,在发生往来函件的签字签收过程中或对相关事实的确认时,作为承包人往往会忽略相关签字人员是否有相应的授权。现实工作中,代签行为屡见不鲜,对此,如后期发生合同纠纷,相应形成的书面资料往往会被对方以相关签字人员无相应授权而否认,达不到相应的证明目的。

　　2.6 不重视缺陷责任期内维修证明资料的收集

　　工程自竣工验收合格之日起即进入缺陷责任期,在缺陷责任期内如发生工程质量问题,发包人会要求承包人进行维修,承包人维修后应及时取得发包人或物业公司出具的已经维修的证明,并将已经维修的事项发函告知发包人。否则一旦发生诉讼,发包人会以承包人没有履行维修义务进行抗辩或反诉,即使没有诉讼,发包人也会以此事为借口拖延竣工结算办理或扣除相应的工程价款[5]。

　　2.7 不重视工程接收手续及开业证明

　　最高院建设工程施工合同司法解释(一)第十三条规定“建设工程未经竣工验收,发包人擅自使用后,又以使用部分质量不符合约定为由主张权利的,不予支持;但是承包人应当在建设工程的合理使用寿命内对地基基础工程和主体结构质量承担民事责任。”[6]因此,工程接收手续及开业证明能够清晰地反映工程项目转移的时间,对于后期竣工日期的确定及质量责任的确定具有重要的证明作用。

　　近5年,全国各级法院因工程接收手续产生的纠纷而审判的案件见图1。

　　从图1可看出,2018年前仅仅因为建筑施工企业不重视工程接收手续而引发的纠纷就有一千多件,因此企业一定要注意手续的完整完善,尽可能避免浪费司法资源。

　

　　图1 2015—2019年全国各级法院因工程接收手续产生的 纠纷审判案件数   

　　2.8 不重视过程计量的请款计量报告的完整性

　　计量资料,应当充分反映承包人所完成的所有工作内容,即使按照合同约定有的工作内容在计价方面有争议,或者根据合同约定施工过程中不产生付款,也要申报计量。因为计量的过程,不仅仅是计价,还包括施工过程的具体内容。所以,施工单位在按合同约定请款报量时,要将所完成的所有工程量进行申报,而不是只申报能够获取进度款的部分工程量,如此才能在后期工程量的确认中处于优势地位。

　　2.9 不重视保留电子数据信息

　　施工过程中产生的短信、微信、QQ聊天记录、照片、邮件等往来资料在民事诉法上属于电子数据,具有证据效力。电子数据的原件,一般以原始电子设备保存的为准。因此,切不可随意复制后即把原始载体删除,手机、电脑即使淘汰,也要保管好,以备不时之需。

　　2.10 不重视与发包人履行能力相关的信息资料

　　在工程实务中,垫资施工情形屡见不鲜,垫资款及工程款能否顺利收回,很大程度上取决于发包人的资产偿债能力。因此,为确保承包人在合同履行完毕后能够顺利地获得相应的工程款,在施工过程中需要重视收集与发包人资产相关的一切重要信息,如土地情况、预售情况、股权情况、抵押贷款情况、现金流情况、关联公司运营情况等。如此,一旦发生诉讼纠纷,可以在第一时间内对发包人的资产进行有效保全,为后期执行做好准备工作。

　　3 完善建筑工程项目资料管理的建议

　　(1)提高项目管理人员及资料员的管理意识、法律意识。

　　项目管理人员及资料员必须明确自己的工作职责,遵守行业的工作规程。一般来说,导致资料管理风险的主要原因是项目管理人员及资料员对自己的工作内容盲目自信,主观意识上没有充分认识到资料形成、收集管理的重要性,缺乏最基本的法律意识。因此,对项目管理人员及资料员一定要做好岗前培训及过程指导,对工程资料分门别类,细化工作规程操作指引,使工程项目资料管理规范化、有效化。

　　(2)健全资料管理问责制及考核机制。

　　在建筑工程项目资料的形成和管理过程中,建筑施工企业应该制定出详细的、可行的规章制度,提高项目管理人员的风险和责任意识,对相关人员进行定期考核,定期抽检相关资料,真正将项目资料的管理工作落到实处。健全建筑施工企业项目资料管理问责制,对于资料收集管理问题引起的损失,责任到人,充分提高资料形成人员及收集管理人员的责任意识。

　　(3)做好项目管理人员及资料管理人员的合同管理培训和法律技能培训。

　　要确保项目资料管理的合法化、规范化,必须提高项目管理人员及资料员的合同管理能力及法律技能。建筑施工企业应当定期开展合同管理培训及法律技能培训,从实质上提高项目管理人员的合同管理能力及法律技能。

　　4 结语

　　建筑工程项目资料是有关各方在建设管理、质量管控、以及技术措施的原始记录,是工程竣工验收的重要依据。建筑施工企业要充分认识工程资料与工程价款确定、工期顺延、质量认定、造价索赔之间的紧密关系,充分认识工程项目资料管理的重要性,做好工程项目资料管理工作,为企业健康发展以及解决可能发生的争议保留充分的证据。

　　参考文献

　　[1]江志萍.浅谈工程项目资料的管理[J].现代经济信息,2017(21):331.

　　[2] 宋亚莉.谈建筑工程资料管理[J].建筑工程技术与设计,2015(7):1561,1557.

　　[3]张宜梅.谈谈工程项目资料管理的重要性[J].科技与企业,2014(11):75.

　　[4]王巍,李智威,孙利平,等.新时期电力系统技改大修工程项目档案管理的策略研究[J].中国管理信息化,2019,22(3):125-126.

　　[5]赵秋红.浅析工程质量保修期与缺陷责任期的异同[J].经贸实践,2017(23):329.

　　[6]最高人民法院民事审判第一庭.最高人民法院建设工程施工合同司法解释的理解与适用[M].北京:人民法院出版社,2015.