解决工程资料管理问题的措施

　　资料员论文第五篇：关于工程资料管理常见问题的讨论

　　摘要：本文讨论了工程资料管理中存在无法吻合，资料出现漏项、工程资料质量不高等常见问题，提出适用于工程资料整理、归档管理的要求和解决措施，达到提升工程资料管理水平的目的。

　　关键词：工程资料; 资料管理; 归档; 整理;

　　1 引言

　　近年来，随着各级审批和验收部门对工程资料形成、编制、整理、和组卷归档的管理更加规范，工程资料作为工程质量的重要体现，受到工程总包单位的重视。工程资料是整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。而工程资料的管理是一项十分复杂的工作，因为其中包含专业内容多、知识面广，需要规范化的管理。尤其是在工程总包下专业分包工程资料管理，往往还存在诸多问题，造成管理工作相对混乱。如：不同的施工单位对新规范以及相关工艺的理解也有所不同，这样就造成了施工项目资料存在较大的差异性影响。工序以及日期无法吻合，交叉施工处界面划分不清，导致不同专业交叉作业处，容易出现资料漏项，那么就会造成资料管理难度的提升。现场施工人员、技术人员以及其他人员对资料重视程度不够，所以无法保证资料质量。资料员技术水平层次不齐，产生资料质量不同、格式不统一等，资料归档的管理难度大。信息共享滞后，导致文件编码出现重号、漏号。分包资料员对总包资料检查有抵触心理，资料格式不按总包统一要求，资料质量较差。针对上述问题，本文提供相应的解决途径，为提升工程资料管理水平提供帮助。

　　2 解决工程资料管理问题的要求

　　2.1 角色分工，职责明确

　　按照工程筹建处，设置项目经理、文控负责，其中文控负责下设文控资料管理工程师、竣工资料管理工程师、分管工程负责人，形成自上而下的四级负责制（见图1）。

　　工程筹建作为总体把控；项目经理负责日常的监督及审核；文控负责主要针对具体文件的审核、报批和计划的初步审核；文控管理技术员负责公司编制资料整理、归档计划的编制，检查核定各部门的文档及后期的汇总、组卷工作；竣工负资料管理技术员专门负责竣工资料的整理和协调、归档工作；分管工负责人则是对分管工作范围内容的资料进行整理，归档、审核工作。

　　图1 工程资料管理职责分工图  

　　2.2 编制工程资料，制定归档整理计划

　　针对交叉施工处界面划分不清，导致不同专业交叉作业处，容易出现资料漏项和现场施工人员、技术人员以及其他人员对资料管理混乱问题。需制定总计划，编制相应的程序文件。例如根据工程总包合同的开工、竣工时间，由文控负责组织文控管理技术员编制项目资料整理、归档总计划及程序文件。计划及程序文件中需对以下内容进行规定：资料整理归档组织机构，整理、归档内容，执行标准，整理、归档工作完成时间，验收及移交程序等。

　　2.3 资料归档，设标准立规范

　　符合性要求——项目整理归档资料必须与实际相符，真实反映项目的实际情况，确保项目资料的原始性、真实性和准确性，做到资料齐全、物图相符、数据准确、字迹清楚、图形规整、签署手续完备；

　　及时性要求——项目经理应在与分包方签订分包合同时，在合同中明确分包工程的文件资料的移交套数、移交时间、质量要求及验收标准等，工程完工后，分包方应及时将有关工程资料按合同约定移交，确保工程资料的及时归档。

　　分管工程负责制要求——工程进行施工进行分包的，由各分包方负责各自分包工程交工技术文件的收集、整理和编制，并按照业主提供的验收标准进行资料的整理和归档，并提交文控负责审核、汇总。

　　类别要求——交付公司档案室的资料应按公司档案管理部门的要求内容进行整理归档。管理文件应按照工程开工过程及项目需要主要分为13个类别，详见图2工程资料图。其中对不需要归档入库的文件和资料在筹建项目结束之后，制定台账，并经项目经理批准，按照档案管理销毁规定进行处理。

　　图2 工程资料一览表   

　　格式要求，主要是规范统一工程资料文档的分类、编号与格式管理，实现工程文档管理的标准化。主要覆盖管理性文件、沟通类文件、合同及协议类文件、技术类文件、其他类文件。其中以管理文件为例，其又可以分为策划文件、管理规定、实施计划、控制程序、进度计划、方针、报告及对项目开展具有指导性的文件等。在项目策划阶段，文控负责就需要将文件编码要求纳入项目文档管理，并对项目筹建处全体人员进行宣贯，确保项目文件编号代码的统一性。通常采用较典型的文件编号代码，文控负责可根据本项目情况进行调整或自定义，文件代码可采取字母型或字母加数字型。

　　3 解决工程资料管理问题的措施

　　3.1 设置专管技术人员

　　做好资料的管理，必须具备一定的的专业知识，因为资料员的工作是一土建专业知识、化工等技术知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。熟悉档案工作法律、法规、政策、规定、标准；能看懂一般施工图，能正确填写各种施工记录及竣工技术资料表格等。因此，让专业的人干专业的事，事半功倍。

　　3.2 资料整理采取“三同时”

　　针对资料工序、日期不符合的问题，进行资料整理“三同时”——同时施工、同时收集、同时整理。参照安全工作“三同时”的要求，在工程推进过程中，要求工程资料和工程进度同步进行，工程资料必须按施工进度及时收集、整理。为此，资料员必须按时跟踪施工资料及施工日志，及时做好各种原始记录和台账，做到实事求是，符合实际。必要时，按照日节、周节、月节为节点，定期对资料进行整理总结和复查。这样才能避免资料工序、日期不符的问题。作为总包单位，要按照专人及时跟进资料进度，督促资料完成情况，做好登记，发现资料漏项及时反馈分包单位资料管理人员。

　　3.3 制定工程资料日常管理规定

　　工程总包下的专业分包，工程资料是工程质量的体现，要达到对工程资料形成、编制、整理、和组卷归档的管理规范化要求，就必须建立日常管理制度，把工程资料的工作作为系统性的工作，按照专业、内容、进度等进行类别化、标准化要求，同时围绕公司管理目标，项目管理责任制，明确各环节工程人员的分工和工作要点，严格划分单位工程，责任到人。然后，严格执行公司管理制度，制度化讨论会议，发扬团队精神，利用头脑风暴法，群策群力，讨论解决工程资料中有关技术问题，交流管理经验，避免单位工程出现重项、漏项、错项，从而避免资料因单位工程问题导致资料错误。

　　3.4 制定总包单位统一编码制度

　　组织分包单位技术人员及资料管理人员掌握编码规则。资料编码目录作为内部资料印制手册，人手一份，做好编号和分发工作，避免信息滞后导致文件编码重号、漏号。

　　3.5 统一学习口径，统一认识

　　针对沟通不畅，认识不一致的问题。由总包单位组织分包技术及管理人员、配合资料资料人员定期共同学习新技术、新规范，必要时增加学习频次。避免对新技术、新规范的理解不同，导致工程资料混乱，对组卷产生困难。采取协商原则，由总包单位牵头，建设单位、监理单位共同确定建筑新工艺工程分项、检验批的划分原则及资料填写格式。

　　3.6 制定计划，督办检查落实

　　根据施工进度，利用甘特图做好进度跟踪，同时制定督办督查表。由总包单位资料管理人员为督办人，对资料和施工进度做好整体掌握和协调，及时检查、审核分包单位资料。工程部资料员在工程施工过程中定期、不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。其中必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月。确保合格一批报送一批。分包单位按照分包任务和分项内容报验完成后整理、组卷归档，然后交付工程筹建全套资料。上述环节中，要求分包单位资料必须做到及时准确，工程筹建单位督促协助分包单位完成资料，按照绩效管理进行适当激励。在检查资料同时做好资料的保护，列好资料目录，避免资料传递时造成资料的丢失、破损，充分利用现代化技术手段，利用数字化管理平台，对资料进行实时检查/指导，避免资料频繁传递造成破损或丢失。工程筹建单位要在合同中增加资料方面的相关要求，作为后期资料员管理的依据，对资料员要有惩罚措施。同时要有奖励机制，避免资料员频繁更换，频繁更换资料员必然会导致资料的滞后，要有对资料员的约束机制，再没有资料移交完全之前尽量避免更换资料员。

　　4 结论

　　工程资料管理是一项复杂系统性工作。文件、资料的收集、整理、归档是项目管理收尾的重中之重，要按照合同约定在规定时间内组织有关人员作好项目全部文件、资料的整理归档工作，对工程中项目管理要求较高。工程资料的管理可根据项目合同要求和具体项目特征，对项目资料整理、归档管理工作要求及内容进行必要的剪裁处理，通过制度规范编码、检查、审核分包单位资料的标准、定期督导手段，提升工程资料管理准确性和及时性，为高质量工程的完成提供支撑。

　　参考文献

　　[1]孙刚.建筑工程资料的管理[A].2014年8月建筑科技与管理学术交流会论文集[C]

　　[2]石英杰.工程资料管理的一点体会[A].青年治淮论坛论文集[C].2005