试论中小型民营企业电子档案管理的问题及对策

　　内容摘要：在全球信息化的时代背景下，档案信息化已成为档案工作的热点问题，大型企业集团已具备相完善的电子档案管理系统。至于中小型民营企业，一般采用集中备份的电子档案管理原则，然而，在实行“双套制”的管理策略时，企业更注重的是纸质档案的管理，使得电子档案工作发展缓慢，制度体系等还不成熟。以实习经验为前提，结合相关理论知识，对中小型民营企业电子档案管理的现存问题进行探析，企业管理层滞后的思维模式、操作层缺乏专业素质以及电子档案的特殊性是三大主要原因。由此，中小型民营企业电子档案管理工作所存问题的关键要点和解决方案是：企业需要转变管理理念，加强技术、人才的投入，健全电子档案管理制度，保证电子档案的鉴定、保管、查询利用工作能够紧跟发展前沿。

　　关键词：中小型民营企业 电子档案管理 现状问题 解决对策

Research on The Problems and Counter-measures of Electronic Archives Management in Small And Medium-sized Private Enterprises

　　Abstract: Under the background of global informatization, archival informa- ization hasbeen becoming a hot issue in archival work, and large enterprises have already had matureelectronic archives management system. As for small and medium-sized private enterprises, theprinciple of centralized backup of electronic archives management is generally adopted.However, in the implementation of "dual-filing" management strategy, enterprises pay moreattention to the management of paper files, which makes the development of electronic archivesmanagement slow and the system is immature. Based on the experience of internship and therelevant theoretical knowledge, I analyzed the problems of electronic archives management inthe small and medium-sized private enterprises. At last,I found the conservative mindset ofenterprise management, the operation lacking professional qualities and the particularities ofelectronic archives are three main reasons. This paper aims to put forward the key points andsolutions for the electronic archives management of small and medium-sized private enterprises.Enterprises need to change the mindset of management, strengthen the input of technology andtalents as well as improve the electronic archives management system to ensure that theidentification, custody, inquiry and utilization of electronic archives can keep up with thedevelopment front.

　　Key words:Small and medium-sized private enterprises;Electronic archives management;Problems;Countermeasures

　　一、引言

　　论文索引用的示例数据及陆续观点等均获得苏州政鑫和企业管理有限公司的许可。笔者于 2017 年 6 月在苏州政鑫和企业管理有限公司实习有关档案管理的职务，工作期间，对电子档案管理这一领域尤为关注，通过查阅相关资料资料，该企业存在一些其他中小型民营企业也具有的典型的、普遍性的问题。随着信息科技的迅猛发展，中小型民企的电子档案的一体化的管理程度以及资源的管理强度是民企档案管理的重要发展趋势，也是实现企业信息化的必由之路。但由于中小型民营企业电子档案管理的很多技术以及理论不够成熟，其路程任重而道远。

　　苏州政鑫和企业管理有限公司是一家中小型的人力资源民营企业，其内部的电子档案包括：企业基本信息档案，包含企业名称、法人姓名、经营地址和经营范围等；人事档案，包含劳动合同、人员调动等；会计档案，包含税务信息、会计凭证、核算等；客户档案，包含客户信息、合同签订等。该企业同客户业务往来繁多，人员调动较为频繁，往往会产生较多电子文件，形成各类电子档案，如何有效的管理电子档案，为企业服务，实现企业信息化，是政鑫和，也是所有中小型民营公司所需考虑的。

　　加拿大档案学者曾说：“档案是在建构未来想要知道的过去”，而在信息化浪潮席卷全球的当今时代，电子档案管理在中小型民营企业档案工作的发展中有着重要作用。

　　通过调查资料发现，有关电子档案的范畴界定比较模糊，并且，针对中小型民营企业的电子档案的研究寥寥无几，大多从企业的档案管理模式切入，或是针对电子档案管理系统进行设计，中小型民营企业的档案管理模式、管理水平、管理系统和管理原则等仍较为落后，无论是企业内部，或者外界档案研究管理人员，对于中小型民营企业的电子档案工作都缺乏重视。

　　虽然该类企业电子档案管理的发展并不能一蹴而就，但本课题旨在将理论知识同实习所见相结合，研究电子档案管理各个过程中所呈现的现状及问题，并对此分析探讨，希望中小型民营企业电子档案工作能受到管理部门和学术界越来越多的关注，推动其发展进程。从决策意义来说，有助于中小型民营企业电子档案管理工作的展开，提高秘书档案工作的效率；从应用意义上来说，理论结合实际，分析其现状，并在此基础上有针对性地提供政策建议，以帮助解决或减少类似问题等；从社会意义来说，为中小型民营企业档案管理这一领域的建设和实践尽一份绵薄之力。

　　二、中小型民营企业电子档案管理的现状与问题

　　随着计算机技术领域的发展，电子档案逐渐普及于各类中小型民营企业的档案管理工作之中，提高了企业各项工作的效率。中小型民营企业大多采用集中式与双套制相结合的模式，由各部门安排专门人员将原始完整的电子文件传送给档案部门，签名认证，再由档案工作人员经过归档鉴定，存放于企业电子档案系统中，同时将其对应的纸质档案及部分脱机备份的载体统一归档，分别保管。然而，在笔者实习期间，发现中小型民营企业档案管理部门在电子档案管理领域仍存在诸多问题。

　　（一）电子档案的概念模糊

　　“电子档案是指具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。”这是目前《企业档案工作规范》所指出的较为明确细化的界定，对电子档案的价值及其应具有的特性进行规范。然而，在电子档案的鉴定工作中，仍存在对“电子档案”与“电子文件”认知不清等问题。

　　苏州政鑫和企业管理有限公司的电子档案管理的基本工作与大多企业类似，一般是对于档案进行鉴定、保存、查询、利用。鉴定电子档案包括内容和技术两方面，技术鉴定是由检测电子档案的可读性、完整性、有无病毒等手段予以判断，以防在电子文件交接过程中可能会出现的遗漏等问题，这要求档案人员工作认真尽责、小心谨慎且有耐心；内容鉴定的制度方法则同纸质档案的大致相同，主要是对其电子文件进行鉴定，但在鉴定的过程中，有关电子档案与电子文件的概念界定并不清晰。有的档案管理人员把所有相关电子文件，不经筛选，全部归档，将电子档案管理理解为电子文件的“仓库”，比如，管理电子合同档案的人员认为，与该合同有关的所有电子文件，都应该保存下来，不管有无价值，是否支持其档案的保存意义，形成档案，有的档案管理人员将纸质文件的归档范围和保管期限套用于电子文件的鉴定……档案人员按照惯例鉴定电子档案，鉴定时，随意使用、混淆电子档案的专业术语，如在日常管理过程中，残留了一些难以纳入归档范围、亦或是已超出保管期限的“微观文件”，进而使档案人员在鉴定时衍生出“资料”、“文档”等概念，使企业电子档案管理工作变得更为繁杂。

　　关于电子档案的鉴定要求，在大部分中小型民营企业内部，并没有规范的概念理论，通常是约定俗成的。因此，“电子档案”内涵的明晰势在必行，这是中小型民营企业档案管理工作的先决条件，也是划分档案部门的工作范围及管理权限的重要条件。

　　（二）杂乱无序的电子档案保管方式

　　在电子档案的保管方面，笔者认为，企业的管理方法应分别保障电子档案的实体，即元数据、信息内容和载体这三部分的安全，但中小型民营企业所实施的措施并不完善，实行力度亟待加强。

　　1.随意堆置的电子档案载体

　　就电子档案载体的保存而言，是安全管理的重要前提，不同的载体适用于不同的保管方式。民营企业的档案工作者多数熟识各类保护举措，了解如何调整外部环境因素，同时定期检查与备份档案载体，将其存放于一个温度与湿度皆适宜的室内。如以光盘为载体的电子档案，需置于湿度为百分之四十到六十五、温度为十四至二十四摄氏度的环境内，且避免阳光直射、与物体碰撞摩擦等，每五年转存一次。然档案人员忙碌时，对于电子档案载体的保存却是随意的，在政鑫和企业内部，一些相对而言并不重要的磁盘、光盘等杂乱无章地堆积在档案室内，甚至是档案人员的办公桌上，闲暇时间整理时，载体有些许沾染归尘，或有些微的磨损。光盘、磁盘等载体的电子档案较少，中小型民营企业大多数电子档案只存于电脑硬盘，用纸质档案进行备份，重要机密的、或是一些影像资料等以载体备份，因此在档案室内，有关电子档案载体的类别亦没有细分，只是粗略地按照载体的不同与时间的顺序进行放置。这种电子档案转化为纸质档案，纸质档案转化为电子档案的管理方式，容易导致资源浪费，在转化过程中，对档案信息的原始性和完整度造成损失。

　　2.易被忽视的电子档案实体

　　就电子档案实体的保存而言，载体的安全保管，不意味着实体的安全，但企业往往会忽视电子档案实体的管理。电子档案的实体，即元数据，包含档案的编排结构、格式特点、字处理和图形工具软件等数据。中小型民营企业分布于各台电脑上的电子档案实体较多，在政鑫和企业，电子档案的编码格式、编排结构等偶尔会因人误操作而篡改档案的信息内容，也会因软件故障或人为删除而导致电子档案载体的丢失损毁。一些老式、使用年限过长的电脑最易出现问题，由于配置低端、运行缓慢，难以与电子档案的保存格式相兼容，甚至可能会对实体造成破坏。

　　3.缺乏防御的电子档案信息

　　就电子档案信息的保存而言，最主要的是保证信息的内容不被泄露。通过观察，笔者发现，最易被窃取的应该是存储于电脑上的档案信息内容。政鑫和企业设置的电子档案加密保护程序不完善，手段单一，电脑的防御系统也比较简单，使得大部分电子档案信息近乎是毫无防御行为地暴露在复杂混乱的网络环境之中，随时面临被病毒入侵和盗取的威胁。尽管档案人员及时将信息备份于其他载体上，保证其真实性，仍未曾考虑到，或者是有意忽略电子档案存在易被泄露的隐患。

　　总而言之，中小型民营企业的档案保管方式分散无序又杂乱无章。电子档案的实体、载体同信息这三个层面是相辅相成，缺一不可的，而企业对电子档案的保管，却是笼统的浮于表面的粗糙的管理，仅注重于电子档案载体的安全管理，而忽略了实体数据及信息内容的保护。

　　（三）不完善的查询利用系统与制度

　　电子档案最终的价值无疑是为今后企业的正常运行提供借鉴，在确保其真实安全的前提下，查询利用电子档案，以提高工作效率。

　　在共享电子档案前，政鑫和企业的档案人员会按规章制度，在相应的档案目录索引上标注电子档案的名称、保管期限、秘密等级、路径名称、盘带号等，再由企业内部员工通过局域网，查询所需信息。至于存入档案室的电子档案载体的借阅，同纸质档案查阅制度原则相似，借阅人、借还时间、负责人等都记录在册。关于电子档案的利用，是通过下载、复制拷贝档案，在保证原有档案原始真实的情况下，查看档案内容。在交接利用电子档案时，笔者发现以下问题：

　　第 1，电子档案的目录索引与相对应的纸质档案没有联系。中小型民营企业实行“双套制”的档案管理原则，在纸质档案和电子档案都需查找的情况下，两者之间毫无关联的查找方法，往往会浪费时间和劳动力。

　　第 2，查询系统的权限设置较为简单。进入电子档案管理系统前，需输入访问密码；进入后，对不同密级的信息分别设置了不同的密码，这些密码随时可能被窃取。单纯的使用密码进行防御，难以保障档案信息的安全。

　　第 3，电子档案的保存格式五花八门，有时难以同各台电脑兼容。电脑在遇到不兼容的档案格式时，可以借助转换程序，但转换过程并不是一直毫无差错的，档案信息可能会出现失真、丢失等情况。

　　第 4，利用完后，存于电脑的档案，企业未对其作出明确规定。对于已使用过的电子档案，有的员工仍将其存放于自己创建的文件夹中，有的员工直接将其删除……处理方式多种多样，容易引起泄密问题。

　　第 5，利用以光盘等为载体的电子档案时，有时因忙碌等原因，未及时归还，而造成不必要的损失。

　　企业的电子档案系统设置并不完善，对于档案存储格式和拷贝下载的档案的后续处理都没有作出明确的规范，在查询利用电子档案的过程中，可能会产生泄密、信息失真、病毒入侵等问题。

　　三、探析现存问题的成因

　　因必有果，电子档案管理过程中所呈现的各类现状，都应追溯其源头。类似于政鑫和等中小型民营企业电子档案管理的现存问题应从客观和主观两个层面探析，有两大主要原因：一是根据图1推理及引力分析得出的企业内部管理层、操作层等方面的因素；二是电子档案具有的特殊性质，相较于纸质档案，电子档案更新颖也更为复杂。

图1 民营企业档案管理工作动力机制模型图

　　（一）企业内部因素

　　中小型民营企业基本上属于家族式企业，“实行自我筹资、自主管理和自负盈亏”4，其管理手段、经济活动等相对自由，电子档案的管理方式的决定权几乎掌握在企业领导者一人手上。企业相较于管理，更注重的是经营问题，使得原本就发展不完善的电子档案管理工作更为落后。追究其根源，企业的内部因素主要在于管理和操作这两个层面。

　　1. 管理层的因素

　　企业档案的管理层包括管理人员、管理制度和管理手段。中小型民营企业在档案工作方面，拥有一定的自主权，管理人员的档案意识淡薄，对于虚拟的电子档案的不信任，是其管理手段不先进，管理体系不完善的根本原因。

　　领导者作为中小型民营企业的最高管理人员，一举一动都决定着企业各个领域的发展趋势，是企业电子档案管理过程中所呈现的问题的主要责任者。大部分企业最高管理者没有储备大量档案知识，关于电子档案管理工作，认知不足，产生抗拒、不信任的心理，只注重于核心机密信息的保护，比如，客户的来源和开发渠道等掌控着政鑫和企业经济命脉的电子档案，无论是电子档案还是纸质档案，一般都由企业领导者保管，不允许随意借阅；其余的电子档案的管理，则是以纸质档案管理原则为基础，使用固有的工作条例，再通过企业局域网设置系统，最终形成体系。此外，中小型民营企业多数采用双套制，政鑫和企业最初实行“双套制”的管理手段时，出现纸质档案为主、电子档案为辅的现象，类似什么类型的电子档案必须用载体保存等问题，这取决于中小型民营企业的发展所需，并没有明确、强制性的电子档案管理条例，但是随着企业长期稳定发展，领导者的档案意识薄弱，为节约成本，扩大企业经营规模，电子档案管理仍处于各项管理工作的最底端，支持工作开展的信息技术、硬软件设施等低端简陋，不能满足电子档案发展的需要，进而导致电子档案工作一成不变，毫无改善。

　　领导者在管理企业时，不可能面面俱到，需要具体的档案部门经理配合，完善电子档案制度体系。但是，部门高管事务繁忙，对电子档案管理这一新生事物未深入了解，接受度也不高，在电子档案实践工作中，无法向领导提供完善的建议，也不能给予员工全面的指导。

　　在封闭守旧的档案管理意识时的影响下，中小型民营企业的电子档案管理设备落后，相关的制度体系不完善，档案管理方式仍以纸质档案为主，管理层对数字化档案管理并不重视，与企业经营活动等现状相比，电子档案工作落后了许多，使企业规模难以扩大。

　　2. 操作层的因素

　　相较于管理层，电子档案的操作层理应更加熟悉自身的本职工作，协助管理层做好电子档案工作。但在电子档案鉴定、保管、利用时，仍会出现不少问题，究其原因，有以下几点。

　　一是从事电子档案工作的人专业素质欠缺，这是主要因素。首先，中小型民营企业内，多数档案管理人员不兼具计算机技术及档案学知识，政鑫和企业内部，电子档案的操作层共有 15 人，除 3 位实习生外，其中具备一定综合素质的只有 5 人，仅占十二分之五，未到一半。一些元老级工作者，对于电子档案的管理，了解得也不透彻，不能明确完善地引导新员工，做好电子档案工作，而新进员工由于对企业的不熟悉及缺乏实践经验，循规蹈矩，在最初难以条理清晰地开展各项电子档案工作，做到未雨绸缪。其次，企业档案工作者更加熟悉的是纸质档案工作，对与电子档案有关的法律和安全意识，十分欠缺，不仅造成在鉴定保管电子档案时随意无序地安置，还显现出在查询利用档案时无服务便捷意识的管理状况等。最后，企业电子档案工作者应当对电子档案的质量、安全性等方面负责，在电子档案保管期限内，工作者需对每一份档案都有高度的责任感，对自己的本职工作，不能马马虎虎、敷衍了事。

　　二是电子档案管理人员工作调动的交接问题。档案工作者出于自身或是管理层的原因，进行工作调动时，除了企业规定的相关调动手续外，还应对原来的工作的后续内容做好安排等。在工作繁重、时间紧迫等条件下，部门给予的适应期只有两三天，因此对接工作的两方所提供的经验、重点内容等十分重要。然而，中小型民营企业的档案工作者在交接过程中，有关电子档案的交接工作并不全面，平时工作任务繁忙又杂乱，有的记录比较模糊，如有关财会电子档案的保管期限等的鉴定以及其载体有哪些；还有的档案工作者将之前处理电子档案时遇到的格式等问题，遗留下来，直接办理手续，不能做到有始有终。

　　三是电子档案管理人员缺乏积极主动地沟通意识。一方面，企业电子档案工作者之间缺少交流技术经验的意识和时间，极少讨论管理电子档案时呈现的操作问题及解决措施；另一方面，电子档案工作者向上层汇报时，因上层事务缠身、措辞不当、切入点错误等行为，无法进行有效沟通。

　　中小型民营企业电子档案的操作层专业性人才稀缺，自身所需的职责意识薄弱，很难让电子档案为企业经营活动服务。

　　（二）电子档案的特殊性

　　自客观层面来谈，相较于纸质档案，电子档案是个新事物，且具有特殊性质，复杂多变，难以驾驭。在电子档案工作中，要保证电子档案的原始完整、真实可靠、安全准确与可长期利用，并不简单，一旦忽略隐藏于背后的威胁，便容易出现各种问题。

　　从电子档案自身特点的角度出发，它虽然灵活便捷、节约资源空间、更加智能，但也需要成熟完善的防御措施保驾护航。首先，档案的记录信息形式多样，除纸质档案也具备的数字和文字外，还包括音频、影像、图片等；其次，电子档案的内容格式等，容易被篡改、丢失；最后，电子档案易于复制、传输，其原件及拷贝件难以区分。

　　从电子档案存储环境的角度出发，极具特点，存在于网络环境之中，或是以载体保存，对相关电子设备的依赖性较强，是电子档案复杂脆弱、易受攻击、被破坏的重要原因。无论是存于软件系统下，还是保存在载体中，为了保证电子档案的原始完整、真实安全，对储存环境有很高的要求。一是软硬件设备的质量问题，完善的系统和保存适宜、质地良好的载体，能够保护电子档案不被轻易更改，是维护电子档案信息安全完整的重要保障；二是储存环境的定期检查更新，为适应电子档案的多变，需及时了解它与其生存环境的兼容性，以防无法长期利用；三是电子档案的实体数据及存储环境之间的联系不如纸质档案密切，容易被更改，且毫无痕迹。

　　从电子档案利用的特殊性的角度出发，阅读和利用电子档案都需要通过中媒介得以实现。比如存于系统、磁盘中的电子档案要通过复制等手段，在 Office、视频播放器等软件的条件下，才能读取信息，录音磁带需放置于录音机中，才能播放……电子档案不同于纸质档案的特性，对其日常工作提出了一些特殊要求：中小型民营企业的档案管理方式制度不能千篇一律，档案工作者需在掌握其特点及专门知识的基础上，有针对性地提供意见和方法。

　　四、加强中小型民营企业电子档案管理的对策

　　解决问题，需抓住其根源，再分步提出措施。通过上述分析探讨，笔者认为最主要的是企业管理层的不重视。根据图 1：民营企业档案管理工作动力机制模型图分析，自上而下的改革，中小型民营企业管理人员的改变，外界档案部门的激励以及同企业之间的竞争压力等，才能迫使改善电子档案管理的现状，逐步确立电子档案在档案工作中的核心地位，向“无纸化”档案管理——单轨制的趋势发展。

　　（一）转变企业管理层的思想观念

　　中小型民营企业档案管理层对电子档案的重要性的认识程度，是解决现存管理问题的重中之重，企业领导者是电子档案工作的推动者，而档案部门高管则是协助者和执行者，两者都应树立“电子档案为主，纸质档案为辅”，发展成熟后，逐渐脱离纸质档案管理的思想观念。

　　1.外界档案部门机构的激励

　　中小型民营企业的档案现处于自治不成熟状态，外界档案部门机构需凭借网络、电视、新闻等媒介着力向其宣传电子档案的重要性，积极主动地提供各项咨询服务和优惠政策，使领导者懂得在当今信息化时代背景下，电子档案已成为记录各类信息和发展历史的主要手段。例如，针对企业电子档案管理的现状，地方档案部门可召开电子档案交流大会、印发相关通知等，引起中小型民营企业的关注，阐明电子档案的价值体现，并提出加强电子档案管理的意见；还可以通过开辟为中小型企业电子档案管理提供技术咨询的网站，使电子档案管理的软件技术手段以较低成本为各个民营企业所用。

　　2.企业内部档案工作者的谏言

　　档案工作者有义务和责任让领导者意识到企业电子档案的现存问题，以及在工作中电子档案出现普遍，将逐步取代纸质档案的趋势，并提出合理的建议。中小型民营企业以经济发展为主，管理层通常比较繁忙，因此在有限的谈话时间下，档案工作者应积累各方面的材料，准备充足，语言简洁明了，重点突出电子档案在企业经营融资过程中产生的作用，且已经成为科学管理档案的重要手段，以及其相较于纸质档案，更加节约成本、方便快捷、节省资源等优势，再将电子档案日常管理现状分条陈述。

　　3.企业管理者的自主意识

　　企业管理层也应当略微了解电子档案管理的知识，学习《档案法》，转变传统的电子档案管理理念。在企业稳步运营的情况下，领导者应将电子档案电子档案管理工作置于前端，加大人力、物力资源的投入，为电子档案管理提供一个科学合理、安全可靠的技术支持，从而建立一个以文件形成部门为核心的业务系统、以档案管理部门为重点的电子档案鉴定保管利用系统。档案管理高层则需随时了解电子档案工作的现状，指导档案工作者依法管理电子档案，为领导者的各项决策活动提供帮助与建议。

　　从外界档案部门的宣传到内部员工的建议再到管理层自身主动认知，逐步开拓管理层的视野，增强他们对电子档案的信任感，转变他们的思想观念，让他们意识到电子档案的特殊优势，企业档案信息化建设已成为近些年档案管理的热点问题，纸质档案将被电子档案替代。

　　（二）加强电子档案管理人员交流培训

　　电子档案管理人员的专业素质和责任意识的提高是解决现存问题的第二大要素，企业和电子档案管理人员自身都有必要采取措施，建设复合型电子档案管理强队。

　　1.企业管理者的推动策略

　　作为企业管理者，第一要引进电子档案管理人才，让他们引领其他档案人员，为企业电子档案的工作。中小型民营企业可以聘请或招收一两位熟知电子档案的专业人才，随时指导培训档案工作者。在企业招聘电子档案管理新成员时，应选择略通计算机技术且所读专业与档案学相关的实习生，改变档案部门知识结构单一化的现状，再安排十天左右的培训期。关于培训内容，除了电子档案的工作内容、规章制度和注意要点以外，还可以将企业概况，发展方向等先介绍说明，进而让实习生尽快熟悉各项电子档案工作，更能融入企业。反之，企业通过这段考察期，亦能有所收获，如分析各个实习生更适合什么类型的档案工作；岗位培训的不足之处。第二需加强档案工作者的交流训练，以继续教育培训、提升学历、交流会等形式提高档案工作者的专业素质，用规范全面的制度准则明确档案工作者的岗位责任。

　　2.电子档案工作者的责任素质

　　作为电子档案工作者，理当随时更新自己所掌握的知识，不被行业淘汰。首先，档案工作者应当查漏补缺，注意平时的积累，提升专业素质。在闲暇时刻，档案工作者通过关注电子档案的最新信息，学习最新技术，在理论知识准备充分的条件下，投身电子档案工作，因企制宜，从实践中发现问题，找寻最适合该企业电子档案工作的方式。

　　其次，电子档案管理本是一项发展还不稳定的新事物，为提高工作效率，使得电子档案能发挥其服务价值，档案工作者还应具备其他素质。如对细致入微的品格、条理清晰的习惯、安全保密的意识，此外，“任其职，尽其责”，遵守岗位责任制度也十分重要。

　　这些看似简单的工作原则，却在极大程度上决定了电子档案管理的水平，影响了企业趋向信息化的进程。电子档案的特殊性，要求档案工作者更加谨慎小心，做到自始至终电子档案的安全管理，尽可能地没有疏漏，即使在离开所处岗位时，也有必要确定后期电子档案工作能够正常运行。

　　最后，档案工作者需积极主动地交流沟通，这包括三个方面：一是档案工作者应加强与档案形成部门人员的沟通，将电子档案管理提前延伸到形成阶段，两个部门的人员相互对接交流，实现对形成电子档案的关键电子文件的直接管控，这是对电子档案进行前端控制，也是电子档案工作的重要环节。前端控制被称为“电子文件时代的新思维”，主张在电子文件生成之处采取行动，保证其质量，5具体操作是通过深入了解档案形成前，产生的电子文件类型内容等，形成部门将电子文件一一捕获，再在已划定的电子档案形成时，需检测的电子文件归档范围、元数据和背景信息的安全原始性等内容的基础下，进行档案鉴定工作，将电子档案的所属权从形成部门交给管理部门；二是档案工作者之间，相互交换工作经验，将日常管理的主要问题整合，并向上级反映，经验的积累和察言观色的能力不可缺少；三是与外界电子档案工作者的交流。企业往往会派遣有灵活应变能力的档案工作者，向专业电子档案管理人员求教，在交流过程中，保密意识和沟通能力尤其重要，虚心求教，提高企业电子档案工作。

　　电子档案管理人员的素质和职业道德是关系到企业档案信息化建设成败的一个关键因素。企业档案工作者因素质欠缺，在电子档案鉴定、保管、利用环节产生各类问题，需要企业和档案工作者自身有针对性地加强培训，从而建设成一支高素质、高水平、高技能的电子档案管理队伍。

　　（三）建立明确规范的电子档案管理系统与制度

　　在企业管理层的经济支持下，在档案操作层的专业操作下，电子档案进行鉴定、保管、查询利用时，制度的保障和系统的建立是企业管理电子档案的重要举措。

　　1. 电子档案管理系统的建立

　　电子档案管理系统的主要功能是档案录入、权限设置、查询管理、销毁管理、系统维护备份 6，因此中小型民营企业根据现有的发展战略、经济实力等客观因素，没有必要自主开发或是高价购买各类专业管理软件，一般在电脑上建立一个电子档案系统，通过局域网实现共享。

　　第 1，中小型民营企业的电子档案鉴定录入环节都由档案工作者实施，关于档案的鉴定和分类原则，由形成部门和管理部门结合国家电子档案档案标准和企业需求实现。保证电子档案原始完整、格式正确后，以只读形式存放于系统的相位置，再在对应的目录索引上登记档案的详细信息，如档案全称、保管期限，还可以同时标明相对应的纸质档案、磁盘等载体的存放位置，以便后期查询利用，最后设置链接。具体操作如图 2。

图2 数据录入流程图

　　第 2，权限设置在管理系统的各个环节中都发挥着作用。最初登录系统的账号密码就先决定了使用者的权限，如录入档案的档案工作者与查询档案的其他部门人员的权限便大不相同。电子档案的录入、查询、修改、销毁，都需要权限的约束，通过密码访问、身份验证等多种方式进行设置，根据企业的不同部门的性质需求对各个阶级的员工进行统一的权限设置，若有特殊情况，也可以给某一个用户设置临时的权限。多重权限设置完成以后，专门保管档案的工作者还需定期对电子档案的利用归还等情况进行查询记录，确保档案数据、载体等不被泄露、破坏。具体操作如图 3。

图3 权限设置流程图

　　第 3，查询所建立的目录索引很重要。单一化的电子档案检索方式，速度缓慢、信息量较大，因此在设置一个详细、多角度检索的数据库索引很有必要。在用户权限范围内，使用者可以通过关键词、档案名称、档案编号等方式进行综合检索，使用者也能采用组合检索的方式查询，利用档案中的信息内容和档案编号等多角度进行组合，这样多重搜索的目录索引，更加方便快捷，能更高效地为企业服务。具体操作如图 4。

图4 查询检索流程图

　　第 4，电子档案的销毁也需要鉴定，按照保管期限，删除失效、陈旧的档案。电子档案定期销毁，减少内存，减轻电子档案管理系统的运行负担，但是，销毁档案需要三思而后行，不能出现纰漏。进行销毁鉴定时，档案管理人员需先交予领导签字，打印纸质记录，在确保万无一失的前提下，全面、无遗漏地删除系统内的电子档案。

　　第 5，系统的备份是一项重要任务，定期备份系统信息，以防因突发事件造成档案信息丢失等损失问题。系统的维则护是为了监控数据的安全性和兼容性，及时了解和反映系统情况，保障电子档案处于一个稳定安逸的环境。

　　电子档案系统的建立，需要考虑到每一个管理环节，在设定时，不仅要提高电子档案的服务效率，达到便捷高效的成果；还应注重安全防御管理，保证电子档案在各个环节不被轻易泄露。

　　2. 电子档案管理制度的改革

　　中小型民营企业在电子档案鉴定、保管、查询利用的管理过程中，缺乏完善全面的制度保障。管理制度的改革，需要基于企业目前发展的大背景下，结合电子档案管理方针政策，制定规范条例。

　　电子档案管理的三个环节，都应建立档案工作者奖惩考核制度，根据其职责范围，健全电子档案管理人员的岗位责任制度，比如采用电子签名的方式引起管理人员对自身职责重视。至于具体的工作规范，则需对电子档案管理的特殊要求一一制定。

　　在电子档案的鉴定环节，企业要根据形成部门和管理部门的需求及电子档案的理论特性，制定行之有效的检测方案。鉴定方案实施时，企业应制定规章制度，在相关部门积极配合下，各司其职，及时对电子档案进行校验修改，维护档案信息的准确度和原始性，为后续档案工作的展开做铺垫。在电子档案的保管环节， 保证电子档案管理系统良好运行的基础上，健全档案安全保障制度是维护企业电子档案的必要之举。电子档案的严格保管制度，必定要对以下几点作出规范：一是要明确规定电子档案以载体保存需具备的条件，如按照使用方便等要求划分；二是规范存储载体的保管条件，确保储存载体置于保护措施良好的状态；三是定期对电子档案检查备份，一旦发现信息或载体丢失损坏，就应及时上报，采取挽救措施。在电子档案的查询利用环节，应规定要以下载拷贝等形式利用电子档案，且载体档案应及时在规定期限内归还。在利用电子档案时，每个使用者都有义务和责任保证该档案信息不被泄露、毁坏，且利用完的，存于各台电子档案要及时销毁。

　　总之，电子档案的管理工作，需要以有效的规章制度对档案的真实性、原始性、安全性和完整性进行保障，且随着档案管理人员的实际工作需求，逐步改革，提高企业电子档案管理水平。

　　5、结语

　　作为企业信息化趋势下档案管理的重要对象，电子档案具有传统纸质档案无可比拟的优势，但也存在各种问题，特别是中小型民营企业的电子档案管理。为实现企业档案信息化，加快企业信息化进程，中小型民营企业的电子档案工作需要企业管理层引起重视，增强对电子档案的信任度，为电子档案提供技术、人才的支持和制度体系的保障。

　　档案管理人员是“精细管理的实践者”，也是“核心信息的守护者”，作为电子档案操作层，理应具备专业素质和良好的职业道德，在实际工作中不断汲取理论知识，发现并分析探讨电子档案管理的新问题，对电子档案管理工作负责，使电子档案能够为企业发展服务。

　　参考文献

　　[1]覃兆刿:《企业档案的价值与管理规范》，中国出版集团 2011 年版。
　　[2]刘越男、马林青：《2010-2015 电子文件管理发展与前沿报告》，中国工信出版集团：电子工业出版社 2016 年版。
　　[3]刘冰：《民营企业档案管理模式研究》，http://xueshu.baidu.com/s?wd=paperuri，2018 年 2 月 15 日 13 时。
　　[4]王霞：《勘察设计企业电子档案管理方案探讨》，http://kns.cnki.net/kcms/detail/Detail，2018 年 2 月 15 日 14 时。
　　[5]陈永生、杨茜茜、侯衡、苏焕宁：《电子政务系统中的档案管理：问题与思考》，《收藏与投资》，2016 年 6 期。
　　[6]宫晓东：《企业档案管理学》，高等教育出版社 1999 年版。
　　[7]刘越男：《电子文件的捕获：基于电子文件管理系统的分析》，《中国档案》，2013 年 7 期。
　　[8]罗军：《中国档案管理体制改革研究》，中国出版集团 2011 年版。
　　[9]冯惠玲：《电子文件管理 100 问》，中国人民大学出版社 2014 年版。
　　[10]冯惠玲、赵国俊：《中国电子文件管理：问题与对策》，中国人民大学出版社2009 年版。
　　[11]覃兆刿、张斌：《“自觉”、“自主”与“自我完善”--民营企业档案管理究竟应该选择怎样的模式?》，《档案管理》，2008 年 6 期。
　　[12]刘钦：《浅谈民营企业电子文件档案化管理》，《广东科技》，2008 年 8 期。
　　[13]王秋红：《应对挑战，加快民营企业档案数字化步伐》，《黑龙江档案》，2011年 2 期。
　　[14]刘艳辉：《中小型民营企业档案管理的现状与应对措施》，《档案时空》，2006年 4 期。
　　[15]宗培岭：《浅论新时期知识管理下的民营企业档案工作》，《浙江档案》，2005年 2 期。
　　[16]曹慧梅：《民营企业档案管理模式研究》，《办公室业务·档案学研究》，2011年 12 期。