电子档案管理的意义与有效措施

　　当前来说，在档案管理工作当中，电子档案起着非常重要的作用，是时代的发展趋势，通过使用电子技术来进行档案的保存和使用、传递。当前电子档案数量随着信息化程度的加深而越来越多。随着信息技术的日新月异发展，档案管理电子技术也不短成熟，因为管理理念和方法、手段等的不同，所出现的问题也有差异性。我们必须要把档案管理工作落到实处，才能更好的把档案工作做到更好，让电子档案的优势得到发挥，提升档案的利用率，是当前档案部门的主要任务。此次笔者根据电子档案相关介绍来阐述利用途径和如何做好该项工作，希望能够给档案工作者提供些参考。

　　一、电子档案使用的主要途径。

　　电子档案方便快捷，和纸质档案比较起来，在查全率和查准率上要优秀很多，可是店子档案的建立是以信息技术为基础，要能够做好管理软件功能，才能将其优越性发挥出来。

　　1. 提供拷贝。

　　拷贝是电子档案使用最直接的途径，让用户能够获得档案的原始状态，具有权威性。档案部门在提供拷贝的时候，需要将其转换，变成通用的格式，使用者自己将其恢复。如果没有相关的软硬件平台，可以提供打印件共使用者使用。

　　2. 通信传输。

　　通信传输可以解决档案使用地域问题，为使用者节约时间和支出，电子档案的功劳不小。通信传输使用网络来进行电子档案传递，不同的档案馆都能够实践资源交流，还能够提供点对点的通信，查询固定档案资料。

　　3. 直接利用。

　　档案部门通过电脑检索可以检索本档案馆或者其他档案馆的档案，使用网络来进行查询，方便快捷，为利用者提供技术支持，可以同时使用多份档案，该方法和档案馆的可直接利用资源具有直接联系。

　　二、加强电子档案管理的重要意义。

　　电子档案对许多单位和部门都算是新鲜的内容，所以做好电子档案管理非常重要。档案工作人员应该要将传统的管理模式进行改变，引入现代管理，现在对电子档案管理进行相关的探讨。

　　1. 加强电子档案管理，有利于节省人力物力。

　　传统档案管理耗时耗力，跟不上当前对档案的利用需求速度，对一些零散破碎的档案资料进行管理的时候，需要较多的资源投入，保管也比较麻烦，还有很高的损坏风险。可是，计算机和网络技术出现后，这些工作被大量的简化，使用电子档案管理，人力物力都投入的比较少，而且速度快，最主要的就是对现代人的档案需求速度能够给予满足，只有满足了档案利用者的需求，档案才能够发挥最大价值。而且保存的安全性也比较高，工作人员的工作强度得到了缓解，能够有更多的精力用于档案的利用和开发。档案管理电子化能够极大的提升档案管理的效率，节约档案部门的支持和消耗。

　　2. 做好电子档案管理工作，提升服务质量。

　　档案管理也是为了能够给档案使用人员提供便利性，做好电子档案管理，实现档案资源电子化，有助于档案服务质量提升。电子档案是通过电子技术来将普通档案进行电子转化，将这些档案储存在电子介质中，通过互联网来进行利用，传递，让使用者能够进行方便的使用和查阅。电子档案管理工作完善后，档案使用人员能够获得他们需求的服务，为了满足他们的需求，档案人员要不断学习，提升自己的水平，掌握新技术，对现代档案管理技术有深入了解，熟练的操作，这样才能够真正的提供可靠的服务，促进社会和经济效益增长。

　　三、完善电子档案管理措施。

　　1. 建立制度，整合档案资源。

　　档案的审批、利用、查阅都需要通过档案主管的审批，在完善健全的档案利用制度管理下，档案管理才能有序，从网络上收集档案的时候，应该要注意档案的时效性，让档案处于最新状态，这样档案人员对档案的需求和利用价值也比较高，电子档案和纸质档案实现互相弥补，对档案资源进行整合。

　　2. 规范档案利用方式，避免不可挽回损失。

　　电子档案利用要有原则，根据档案利用人员的需求来进行调整，以电子档案内容秘密层级来进行管理。通常，非完全开放电子档案不能够提供拷贝的使用方式，且浏览这类档案，也必须要有监控。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

　　小结。

　　当今社会是信息化的社会，电子技术和计算机技术、网络技术在各行各业都有非常大的应用，其潜力无限，在档案事业中，使用电子档案是大势所趋，也是必然的结果，电子档案依托于网络技术来进行传播，其保存、归档、利用过程比纸质档案复杂多样。

　　这些工作的实现需要提升档案事业的科技水平，引入电子档案管理，实现电子档案改革，遵循本单位的实际情况，科学进行管理，保障电子档案满足档案利用者的需求，让电子档案能够发挥出更大的价值。

　　参考文献：

　　[1] 余慧玲 . 试论电子档案的归档、保管与利用 [J]. 韶关学院学报 ? 社会科学 ,2009,30（7）。

　　[2]江微。浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化，2010,（6）。

　　[3] 路玲 . 电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展 [J]. 河南科技 ,2009,（10 上 ）。