建立和完善医院电子档案管理的对策分析

　　第 4 章 建立和完善医院电子档案管理的对策分析

　　4.1 建立健全医院电子档案管理机制的指导原则。

　　医院的电子档案是医院发展历程的忠实记录者，也是医院无形资产中最珍贵的部分。不断加快信息化建设的脚步，做好医院的电子档案工作，是医院势在必行的道路。要建立健全的医院电子档案管理机制，必须有着科学的指导原则，首先，要做好电子档案管理工作必须对电子档案的作用有着清楚的认识，只有对电子档案的本质有着清楚的了解，才能把实际工作做好。其次，必须使用利用科学的办法不断加大对电子档案建设工作的投入，要清醒的认识到电子档案的建设不是一味的金钱的投入，加强对医院电子档案信息资源的开发利用，对于提高医院的管理水平是有着重要意义的。第三，要由风险意识和全局观念，数字化是医院发展的必经之路，不快速进入数字化发展的快车道，就有可能被市场淘汰，所以必须有数字化改革的魄力与风险意识。第四，必要的知识储备和人才培养是医院信息化发展的技术基础，信息化建设必须依赖高水平的新型技术人才，必须为这些技术人才提供用武之地，用他们的才华来不断提高医院信息化建设的水平。第五加快基础化设施的建设，电子档案工作的发展离不开硬件设备的不断投入和建设，电子档案工作是一项长期的任务，所以，在电子档案建设的起始阶段，必须加快基础化设施的建设。

　　4.2 建立健全医院电子档案管理体系的若干对策。

　　4.2.1 提高电子档案管理工作者的业务素质。

　　建立健全的电子档案管理机制，快速发展医院的电子档案管理工作首先要做到以人为本，不断提高医院电子档案工作者的业务水平，提升医院电子档案的服务水准平。电子档案管理者是医院电子档案工作的主力军，必须不断提高管理者的主题意识、服务意识、业务水平、文化技术水平和实际操作能力。医院的电子档案工作者是医院档案工作成败的决定因素，电子档案工作人员业务水平的高低往往决定了医院在电子档案工作上的水平和质量。档案技术随着时间的发展不断的变化，这些新技术新设备的出现，对电子档案的工作人员也提出了新的要求。

　　第一，医院的电子档案工作者必须具有高度的爱岗敬业的品质和优秀的医德医风。医院的电子档案工作归根结底来说还是一项服务性质很强的工作，随着时代的发展，电子档案取代过去普通的纸质档案成为医院档案的主力军，这些电子档案必须能够很好的为医院医疗工作提供良好的技术支持与服务，在现代化的医疗体系中，一份电子档案往往涉及到医院众多的临床医技科室以及行政管理科室，者就要求医院的电子档案工作者必须具备高度的爱岗敬业精神，能够积极准确及时有效的服务于医院的众多部门，同时为这些部门工作的顺利开展提供良好的服务。医院的电子档案工作者在日常工作中要尽力的保证电子档案的全面性、原始性和准确性。同时应该具备一些医学、法律和行政管理的知识，这样才能够在档案的管理工作中可以确保文件来源的真实性和可靠性，从而为电子档案的使用者提供有力的理论保障。

　　第二，医院的电子档案工作者需要具备发展的眼光和开放的思维，顺应时代的发展，要突破原有的档案管理模式，在新形势下不断的创新发展。一名档案工作者的创新精神是他工作不断发展的原始动力，通过创新不断解决医院电子档案在新形势下遇见的困难，提高电子档案的准确性、及时性和安全性。第三，增强医院电子档案工作者的服务意识，不断为使用者提供良好的使用体验。要变被动为主动，不断改进服务理念，拓展服务的思路和领域，增加服务领域。及时收集信息反馈，进而不断改进电子档案工作。第四，在提高业务水平的同时也要不断的增强法律意识，特别是作为临床一线的电子档案工作者，会涉及到很多跟法律有关的电子档案文件，这就需要档案工作者具备过硬的法律知识，保证电子档案的使用合理合法。第四，作为一名医院的电子档案工作者还需要具备良好的科学文化技术水平。电子档案工作中接触最多的就是文字类的电子档案，如果没有良好的文字功底的话，很难对大量的电子档案进行有效合理的归档工作。另外，还有大量的声音、图片、影像类的电子档案，这些档案的格式更加的纷繁复杂，所以科学文化知识的储备在电子档案的工作中有着非常重要的作用。第五，电子档案管理者应该具备一定的医疗知识。医疗工作是医院的中心任务，电子档案的内容大部分都离不开医疗，如果没有一定量的医疗知识储备，在日常的档案工作中会有非常多的因为内容理解错误导致的归档错误。第六，在熟练使用数字化设备的同时还要具备扎实的传统档案管理业务的功底。在数字化的新形势下，一方面要大力发展电子档案建设工作，另一方面也要把传统档案管理工作中好的经验使用到电子档案管理工作中，同时根据电子档案的特点不断探索技术上的突破。第七，电子档案管理工作者应该具备良好的人与人沟通的能力。在日常的电子档案工作中少不了和电子档案提供者和使用者之间的沟通，行之有效的沟通方式可以使电子档案的归档和管理工作变得非常的顺畅，同时也可以从电子档案使用者那里及时了解到用户的反馈，为电子档案管理工作的发展提供灵感。第八，电子档案工作者应该具有自我提升的能力，因为电子档案工作随着信息技术的发展自身也在不断的发展，电子档案工作者要适应这种技术的发展步伐，具备自我提升的能力，不断的学习新技术新知识。

　　4.2.2 增强电子档案工作者的服务意识，提升服务质量。

　　医院的电子档案工作者必须树立服务意识，一切的电子档案工作都是为了更好的服务于医院的临床工作，服务于患者。电子档案不能只是简单把之前的纸质档案数字化，而是要利用数字化的优势，通过临床的实际工作，包括诊断、检查、手术等等各种途径获得患者病症的第一手资料，在患者信息共享的基础上，积累大量的电子档案数据，从而在医院内部科室，医院于医院之间，医疗机构与医疗机构之间建立起一种信息共享的平台。电子档案工作者要时刻牢记高质量的电子档案是共享平台的数据基础，这一切的数据采集和积累都是为了提高医疗的效率和效果。

　　增强服务意识，提高服务质量就要在日常的电子档案工作中不断的发现需要改进的地方，为电子档案的建立者提供更快捷的提交途径，更高质量的进行档案归档工作，为电子档案的调阅者提供更加全面、快速的检索途径。

　　由于医疗行业的特点，医院的数据平台也很多，在不同的数据平台之间共享电子档案，最大程度的使患者就医便捷，为一线工作的临床医护人员提供高效快捷的服务，为医务管理人员提供监控及质量分析的数据基础。充分发挥新形势下信息技术的优势，提高医院的科技核心竞争力。

　　提升服务质量就必须不断的优化电子档案的工作流程，在电子档案信息的采集、传输、使用的各个途径中最大限度的提供资源共享，以方便使用者提高工作效率。

　　通过对现有流程的不断改进，秦皇岛市第一医院于 2014 年底开始实行门诊分时段预约挂号，患者可以通过互联网、手机应用程序和电话三种途径进行就诊前的预约挂号，同时利用微信平台对医院的科室、专家、新技术新项目进行介绍。在实际就诊中，使用社会劳动保障卡和居民健康卡这两种介质卡的市民，在医院收费窗口充值后，就可以在检查检验、药房等科室直接刷卡付费，从而省去了反复排队缴费的麻烦，大大节约了患者盲目等待的时间。只要持有社保卡或居民健康卡就可以在全市的任何一家医疗机构看病，再也不需要反复办理就诊卡。最终达到智慧医疗的目标：

　　一人一卡，一生享用，联网医院，一卡通用。目前市第一医院已经在抽血处、检查科室（X 光、CT、核磁等）、药房的工作站、口腔科、皮肤、眼科等门诊科室增设了划卡和扣费的窗口，只要卡上的余额足够，就不用到缴费窗口重复排队缴费了。为了给患者提供更省时、更方便、快捷的就医环境。从根本上改变了过去起早甚至是提前一天就开始排队挂号的现象，极大的方便了患者就医，减少了患者就诊的时间，提高了工作效率。在提高患者就诊体验的同时也使得医院有了更快的运行效率，在有限的资源的前提下，医院也可以获得更多的利润，使有限的资源发挥出更大的效力。这些工作效率的提升离不开医院的信息化建设，同时也依赖于医院的电子档案建设，每日大量的电子数据需要进行汇总。这些数据的保存对医院进行门诊工作的分析也起着重要的作用。

　　4.2.3 大力加强对医院电子档案保护的安全措施。

　　信息技术飞速发展，电子档案存储的媒介也在不断的改进，硬盘、光盘以及现在流行的云存储。目前医疗系统的电子档案也基本储存于这几种媒介之中。虽然随着科学技术的不断进步。这些媒介的容量不断提升，存储的稳定性也得到很大的改进，但是作为物理的存储介质，其运行的长久性始终是存在风险的，单一存储介质的存储方式对于珍贵的电子档案资料来说风险还是很大的。目前秦皇岛市第一医院宣传科室的照片存储方案采用了四种存储方式，这种多方存储的做法在很大程度上规避了安全隐患，是珍贵的照片资料可以长久的保存下去。这四种存储方式分别为，第一，硬盘式的存储，照片在进行拍摄之后保存在相机的存储卡中，相机的存储格式一般设置为 RAW+JPEG 的方式，这种记录方法每次按下快门会产生两个图片文件，分别为 raw 和 jpeg 的格式，虽然这种记录方式会产生较大的数据量，但是避免了某些重要场合突然发生的事件无法及时完成高质量的拍摄的缺陷，RAW 格式的照片记录下了按下快门的一瞬间拍摄场景的大量信息，方便后期对照片进行无损的修改，同时 jpeg 格式的照片体积小，方便及时进行预览。这两种格式结合的照片拍摄格式为高质量的照片电子档案的建立提供了有力的技术保障。在照片拍摄完成后及时导入到电脑中，目前秦皇岛市第一医院的照片存储电脑使用的是苹果公司生产的IMAC 的台式电脑，这台电脑采用的是苹果的混合硬盘解决方案 Fusion Drive,这种硬盘既提高的数据的读写速度，又具有大容量的特点。照片在备份到电脑之后，有照片的电子档案管理员和拍摄者共同进行照片的筛选、删除、修改等工作，之后把符合要求的照片进行关键词的标注，包括参见活动的人物、照片中时间发生的时间、地点、以及发生的主要事件，之后存储在电脑硬盘之中。对于每日的照片存储工作完成之后，使用备份硬盘利用 mac os 系统的 timemachine 工具对这个电脑进行备份。

　　同时利用第二数据备份硬盘对数据中得照片部分进行备份。这些存储在硬盘中得照片可以说已经是三保险，很大程度上提高了照片电子档案的安全性。第二，光盘存储，每月一次集中的对已经存储在硬盘中得照片进行集中的备份，这些照片被分批的刻录到光盘中，光盘作为相对便宜的存储介质来说，具有长时间的保存价值。第三，网盘存储，对需要存档的照片上传至网盘中专门的账号中，这种存储方式不仅增加了安全性，同时还为不同地点不同电脑对照片的调取使用提供了很大的便捷，只要使用者持有账号和密码，在连接了互联网的电脑中就可以登录网盘，对照片进行调取。第四，每年一次的上交档案室的备份，一整年的照片集中交至院档案室中进行存储。以上者四中方式的存储方案有力的保证了医院照片电子档案的安全。这种存储模式同样也适用于文本类的电子档案文件和影像类的电子档案文件，当然，影像类的文件具有比照片文件大得多的存储空间要求，要做到多方面备份就需要更大容量的存储介质。

　　在保证电子档案存储长期有效的同时还要注意保证存储介质的长期使用，数字格式档案的格式具有跟高的便捷性的特点，但是其兼容性也是一个必须要解决的问题，目前稳妥存储的电子档案能否在几十年后继续可以使用，也是摆在人们面前的关于电子档案安全性德重大问题。比如一张刻录在光盘上的电子档案，10 年后它还保存的完好无损，但是有可能到时候已经无法找到读取光盘的机器了，因为随着数字技术的快速发展，光驱到时候已经被淘汰了，那么就要求我们为了保存一份可以长期有效的电子档案，必须当一种介质面临淘汰时，及时的将数据转移到新型的存储介质中，这种数据的迁移必然会具有很大的工作量，但是为了保证电子档案的安全，这也是必须要进行的一项工作。

　　大力加强防火墙访问安全防护方面的建设，防火墙作为医院内部网络与外部网络之前的安全屏障，其作用是不可小觑的，也是医院电子档案管理中最基本的网络安全设施。成熟的防火墙应该具有以下的安全特性，1、经得住时间的考验，有着良好的业绩表现。2、同时具备独立的硬件设施和程序软体；3、具备有全状态监测系统；4、在管理功能上得设计要方便快捷；5、具备方便的权限划分功能；6、具备大数量的连接数的功能，可以对用户进行分组管理。7、可以不断升级防火墙。8、对本地管理和远程操控都由很好的系统支持。9、实时告警功能等等。

　　防火墙除了要被使用在内网和外网之间，在内网的具备不同的安全等级的系统之间也应设置防火墙。

　　积极建设网络入侵检测防御系统，网络入侵检测防御系统需要被设置在电子档案管理里系统数据存储设备之前，当有网络入侵的情况发生时，不论共计的源头在哪里，都可以对电子档案数据提供强有力的保护措施。在医院电子档案管理系统的数据中心，为了保证日常访问业务的正常进行，网络入侵防御设备应该具备专门的硬件设施，以确保其高速的处理问题的性能。另外，网络入侵检测防御系统除了对于外来信息的检测防范之外，还要对自身保护的数据进行检测，以保证进入和出去的数据都具备安全性，做到双向保护。

　　建立网关病毒防御系统，以往我们对病毒的查杀方式基本都属于一种被动式的操作方式，即当病毒已经对系统造成感染之后，我们才开始进行查找处理病毒。这种方式对系统安全是一种极大的威胁，风险很大。并且当我们在对系统进行病毒查杀的时候会占用掉大量的系统资源。所以我们在建设医院的电子档案管理系统的时候要抓住病毒主要依赖互联网进行传输的特点，把病毒的防御阵地提前，建立网关病毒防御系统，对进出网络的数据同时进行检查，阻止病毒的传播。

　　不断加强电子档案管理工作人员的安全防范意识，要制定电子档案工作人员的安全守则，特别的防范由于工作人员安全意识薄弱造成的对电子档案的威胁。很多计算机病毒的传播都是由于人为的操作失误造成的，所以要做到电子档案的安全存储就要对人为的计算机操作做出安全事项的规定：

　　首先不能在电子档案专用电脑中安装规定以外的电脑程序，特别是互联网上下载的盗版软件很多都藏有病毒或者木马程序，这些程序很多隐藏的很深，不易发现，但是攻击性却很强，很容易造成系统的瘫痪和数据的破坏。其次应该避免使用电子档案专用电脑进行外部网络的访问。一旦连入外网进行访问就很有可能被网络黑客锁定，进而进行网络非法访问，造成电子档案数据的泄露或者丢失。第三切断病毒传播的途径，比如 U 盘和移动硬盘。第四对于自己不清楚不熟悉的文件不要轻易的打开，避免一些诱惑性欺骗性很强的病毒被误打开。
　　
　　4.2.4 以法律为基础建立电子档案的安全机制。

　　一套有效的电子档案的安全机制必须是建立在法律的基础之上的，所有的电子档案工作要遵守法律法规，杜绝一切有意或无意的对电子档案的破坏活动。同时对故意进行电子档案信息破坏的不法之徒产生震慑的作用。医疗机构每天会产生大量的和患者个人隐私有关的电子档案，这其中又有很多事具备法律用途的，所以安全机制的建设就显得尤为的重要了。电子档案的安全机制可以使电子档案工作做到有法可依，有理可循。另外，合理的电子档案安全机制还可以当问题和矛盾发生时作为约束来将其解决。医院的工作以患者的治愈为最大目标，在整个治疗过程中会产生大量的电子文档，医院一般只是保存和医疗相关的电子文档，其他衍生出来的很多信息文档则往往被忽视，不进行保存但也没有及时的销毁，这种做法业会对电子文档的安全性造成一定的影响。有了电子档案管理的安全机制就可以从根本上杜绝这种现象的发生，从而达到保存电子档案完整性的目的。由此可见，一套完整的电子档案安全机制在医院的电子档案日常工作中是非常有必要性的。

　　提高整个医疗行业的档案工作意识，加强档案管理工作的力度。有效的电子档案信息安全体系的建立需要所有医疗工作共同努力来实现。不断加大对电子档案安全机制法律法规的研究力度。

　　医院电子档案的工作关系到广大人民群众的切身利益，国家业应该制定专门电子档案方面的法律法规，来约束和保护电子档案工作。

　　电子档案系统安全稳定的运行既关系到电子档案数据的安全，同时业关系到需要调取这些数据的部门和个人正常工作的开展。因此关系到电子档案存储的设备都应该具备很高的安全性。例如电子档案管理使用的网络系统、电子档案存储硬盘、服务器以及软件部分等。

　　4.3 本章小结。

　　本章节主要探讨了医疗行业电子档案管理机制，一套科学的管理机制是医院电子档案管理工作顺利开展的有力保障。科学的管理机制的建立需要从人员素质，转变意识，加强安全观念和法律观念四个方面着手进行建设。相信科学的管理机制的建立将会对第三章发现问题的解决有着很大的帮助。