浅谈民营企业档案整理与保管的改革——以莺脰湖集团为例

　　内容摘要：民营企业档案是由民营企业在各项活动中直接生成并由此保存备案的信息资料，它对于企业的建设发展及维护企业的真实历史面貌都有着重要的参考价值。但是由于民营企业逐利性的特点，企业档案机构普遍遭受冷遇，民营企业档案整理与保管的现状不容乐观，因而对此展开分析和研究具有重要的现实意义。以苏州莺脰湖集团档案整理与保管工作为例，通过调查分析，探讨民企档案整理与保管工作的现状、分析现存问题及其原因，并据此提出改革策略，为优化民营企业档案管理工作提供参考。通过对民营企业档案的内涵、特点及民企档案的管理模式予以阐述；并以现实问题切入，探讨民企档案整理与保管工作存在的问题，并对其进行原因分析；其中外部环境对民企档案工作的发展有一定影响，但不是决定因素，真正制约着民企的瓶颈还是其内部原因；最后针对问题提出了民营企业档案整理与保管的改革策略。

　　关键词：民营企业 档案整理 档案保管 改革

On the reform of file arrangement and storage in private enterprises——take Yingxiu lake group as an example

　　Abstract: Private enterprises files are generated directly by the private enterprises in theactivities and keep the record of information, it to the construction of enterprise development andmaintain the enterprise's real history has important reference value. But because of thecharacteristic of the profit-driven private enterprises, enterprise archives institutions generallyshort shrift, private enterprises archives sorting and filing of the current situation is not optimistic,thus to analysis and research has important practical significance. Lake in suzhou warbler Dougroup file sorting and filing work, for example, through the investigation and analysis, this paperdiscusses the current situation of corporation archives sorting and filing work, analysis theexisting problems and their causes, and accordingly put forward reform strategy, provide areference for optimizing the private enterprise file management. This paper expounds theconnotation, characteristics and management mode of private enterprise archives. In this paper,the author discusses the problems existing in the archives arrangement and custody of privateenterprises, and analyzes the reasons for them. The external environment has some influence onthe development of civil enterprise archive work, but it is not the decisive factor, which reallyrestricts the bottleneck of the private enterprise and its internal causes. Finally, the paper putsforward the reform strategy of archives arrangement and custody of private enterprises. Theconclusion part summarizes the research content.

　　Key words:Private enterprise; Filing File; keeping Reform measures

　　一、引言

　　档案作为生产生活的参考资料，对提高单位工作质量和效率具参考作用。做好档案整理与保管工作，根据档案的实时记录，有利于实时、周全的掌握单位的全盘情况,适时调整企业发展战略；也有利于维护企业真实的历史面容，由此分析企业生产销售情况等，从而为企业选择发展道路奠定一定的基础。而民营企业档案是由民营企业在各项活动中直接生成并由此保存备案的信息资料，具有不可再生性。本课题以民营企业档案作为研究对象，探讨民企在档案工作建设发展过程中的问题，以现实问题为切入点，为档案管理与企业发展融合交叉奠定基础，且希望能够参与加深档案管理工作创新与改革的进程。

　　进行档案整理与保管工作有利于更好地实现档案管理体制，但结合目前企业档案工作实际情况，多数民企仍旧使用传统手工制作档案，不仅效率低、质量差而且浪费大量人力物力。此外，在民营企业中，档案工作普遍遭受冷遇，档案机构被精简。所以加强民营企业档案整理与保管的改革工作创新以及档案意识宣传势必成为企业工作重中之重。

　　由各大学术库检索可得，当下国内学者研究民营企业、档案整理、档案保管以及档案管理模式的单项研究十分多，但是对于民营企业档案工作以及民营企业档案管理的综合性研究文献数量相对较少。有关民营企业与档案工作（整理与保管方面）之间关系研究的文献数量有 73 篇，有关民营企业与档案管理相关方面的文献研究数量只有 99 篇，而且多数学者的研究只涉及民营企业的档案管理的某一方面，缺乏全面的研究和深入的分析。所以在理论指导这一块来说，企业想要针对性的改善内部档案管理情况比较困难。

　　从实践意义上来说，通过研究民营企业档案工作的进程来发现企业档案工作现状以及问题，结合实例来探讨保证档案工作更好进行的措施，以及在档案信息化建设方面能够具备更完善、更规范的机构制度。使企业优化档案业务工作流程，提升档案事务管理工作，增强发掘档案增值信息的能力，创造社会、经济双重效益。本课题目标旨在对民营企业档案工作查漏补缺，提出新建设设想，使得接下来档案工作有可参谋的范本。

　　二、民营企业档案的基本认知

　　（一）民企档案的内涵

　　民营企业档案属于企业档案的一部分，按照 1987 年国家档案局会同国家经委、国家计委联合发行的《国营企业档案管理暂行规定》中对“企业档案”的定义，简单来说，民营企业档案是反映民营企业活动、保存各种形式历史记录的总称，即民营企业档案是民企在生产经营活动的历程中形成的全部档案记载的总和。我国档案学者覃兆刿教授从档案信息价值层面提出：“民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理活动中直接形成的真实信息价值的记录的保存”，这在一定程度上有利于凸显民营企业档案所包含的信息价值，为研究民营企业档案工作价值的学者们分享了有力注解。

　　在外表来看，民营企业档案材料具有传统纸质文件和视听载体材料，其内容都是民营企业在发展过程中形成的真实历史记录，组成民营企业在促进效益、发展规模上的重要部分，也是国家在经济效益增长、建设发展中不可分割的部分。

　　笔者对民营企业档案定义如下表述：首先，必须是民营企业发展进程中的项目或活动；其次是民营企业从活动的开展到总结过程中所形成的全部具有保存价值的真实信息；最后是必须经过科学和标准化的分类所构成的归档文件组合体。

　　（二）民企档案特点

　　民营企业作为国家非主流经济，政府没有太多参与干涉其管理，因此民营企业管理更具自主性与灵活性。民企的管理权集中在企业创建者手中，管理者的素质决定企业发展走向，但正因如此，民营企业的缺乏长远战略性，只能关注短期利益。与此相对应，在档案工作方面民营企业也有鲜明特征。

　　1．综合性

　　民营企业档案是综合生产、经营等活动，是生产、经营、销售、设备、财务、人事等活动中产生的文件材料的总和，也反应了民企经营管理的全貌。它蕴含民营企业的文化底蕴，也隐藏着民营企业未来发展走向，为民企发展建设提供了坚厚的支柱。

　　2．现实性

　　民营企业档案是伴随着企业各项活动而产生的真实信息材料，与企业共存、共发展。

　　它真实地记录着企业从创建到扩大的发展动态，对企业发展与壮大具有持续性作用，这是由于民营企业与现实社会经济活动的密切交织所导致的 2。民营企业档案具有现实功效，蕴含着民企的切实利益，能为民企创造更高价值和维护民企合法权益。并且档案为生产经营提供了现行指导，具有现行使用价值。

　　3．知识性

　　民营企业档案记载着民营企业的各项实践运动，是民营企业创办者对客观事物和现象认知度的反映，蕴含了雄厚的信息知识，可以说是企业创办者知识和智慧的成功。民企的历史文化积淀由档案信息知识而来，档案凝聚着企业文化，企业要发展必须通过档案渠道实现，从档案中汲取前人之经验，筛选有用之信息。

　　4．经济属性

　　民营企业档案除少数文书档案外，自企业开展项目与档案文件的产生开始，就伴随着生产、销售、资金、等企业经营的一系列环节，这是档案与生俱来的经济属性。民营企业档案的经济属性使民营企业档案具备保存价值，是企业的有形资产，对民营企业塑造历史文化和提高经济效益都有巨大参考作用。

　　（三）民企档案管理模式

　　1．重视型

　　政府很少参与、干涉民营企业的管理工作，所以民企在档案工作中也具有更大程度的自主性。发展较好的企业已经意识到档案的价值，根据自身情况设置档案管理模式，并将档案工作纳入了企业管理范畴。此类企业在单位内设立档案机构，配专业管理人员和设备参与完善档案建设工作，拥有先进的档案管理制度，有的甚至达到了国家档案管理标准。或者将档案材料托付第三方管理，由专业档案公司托管档案，使得公司档案归档及时，管理科学。

　　2．精简型

　　民营企业经营的最终目标是追求最高利益，这就促使民营企业在选择设置部门岗位和员工上以“实现效益”为主题，从而减少不必要支出。对于不能给企业带来直接效益的档案部门，自然面临着精简结构或与其他机构合并运作。档案部门在这类企业中的作用仅仅是为了保管企业历史和储存资料，只需维持基本运作就可，而且部门规模普遍较小。

　　3．随意零散型

　　企业由于管理的自主性催生了对档案管理的随意，把档案作为企业活动的衍生物，可随意变动档案管理人员岗位。在企业效益较好时扩充资金投入，效益降低时则缩减经费甚至取消档案部门。这类型企业一般在档案整理上比较随意，档案多零散分布在各个部门，由办公室某一员工兼职保管，对档案材料的筛选分类也是模糊不清。此类企业档案工作的状态基本有三个特点：“无机构”、“无制度”、“无体系”。

　　三、民营企业档案整理与保管的现状

　　（一）苏州莺脰湖集团档案整理与保管现状

　　本文以苏州莺脰湖集团档案整理与保管为例展开分析，所列数据均为真实情况，且获得该集团允许运用于论文论述中。

　　1．苏州莺脰湖集团简介

　　苏州莺脰湖集团于 2015 年成立，坐落在吴越大地一望皆平的水乡，公司经营范围包括物流、酱料、纺织、教育等。旗下设有苏州黑蚂蚁物资有限公司、苏州平望调料酱品有限公司、苏州莺脰湖教育管理公司、张家港鸿丰纺织科贸有限公司、吴江蜂巢纺织品有限公司。

　　本课题研究所用数据侧重于苏州莺脰湖教育管理公司与苏州平望调料酱品有限公司。

　　2．苏州莺脰湖集团档案整理与保管现状调查与分析

　　（1）调查目的

　　为了更加清晰了解民营企业在档案整理与保管工作现状，笔者以苏州莺脰湖集团作为研究对象，采用定量法分析，通过观察、访问、问卷三种形式对苏州莺脰湖集团旗下5 家公司展开调查研究，直观感受苏州莺脰湖集团的档案整理与保管情况。

　　（2）调查方式和对象

　　实地参观苏州莺脰湖集团下 5 家公司的档案室、档案柜、文件存放处等地，并采访2 家公司档案管理负责人具体了解公司档案整理与保管现状；此外设计调查问卷，采取随机问卷调查，发放的问卷是在苏州莺脰湖集团当场填写并当场回收的形式。共下发 50 份，回收 50 份。调查主要涉及集团 5 家子公司下办公室人员、各部门助理（秘书）、档案工作人员等，覆盖公司主要管理人员，数据真实可靠。

　　（3）调查时间：2018 年 3 月

　　（4）调查内容

　　此次调查问卷共设计 15 项，问卷内容主要针对公司档案整理与保管工作现状，档案整理情况；档案的保管方式，保管时间；档案建设程度的调查。

　　（5）问卷形式（见附录 1）

　　（6）调查结果

　　苏州莺脰湖集团下子公司档案整理与保管工作 86%由办公室保管，8%专门档案室，6%由人事部门代为存放。但在办公室保管的档案大多没有经过整理，只是简单存放。

　　5 家公司档案人员 58%为兼职档案工作，30%为专职，剩下 12%公司并未聘请档案工作人员。

　　专职于档案工作或身兼其职的人员具备 88.8%为大专及以上学历，11.2%招聘大学本科生。其中档案学专业大专学历占 90%，档案学本科学历占 10%。

　　负责档案整理与保管工作人参加过专业培训的仅有 21.4%，参加过类似档案工作培训的是 53.6%，从未参加过培训的占 25%。在参加过系统培训的人员还包括 10%档案专业毕业生。

　　各部门档案整理情况 67.9%按领导要求整理，32.1 按相关制度，未整理，简单存放的为 0%.

　　公司对纸质档案整理流程按照相关章程筛选的为 64.3%；64.3%有划分类别和级别；32.2%对档案确定保管期限；有 32.2% 对文件内容修缮完全； 对文件进行编号占53.6%；75%对档案 装盒并编制检索目录 。

　　对档案的信息化工作建设的开展中，13.8%还未开展信息化工作；24.1 已纳入单位信息化建设中，并已经实现了数字化、网络化管理；55.2%已接收部分电子文档归档；37.9%已纳入单位信息化建设规划中，但还未实现；27.6%已制成文件级目录，并能够实现网络查阅 ；20.7% 仅实现单机检索；34.5%已经建立档案管理数据库 。

　　各单位都未设置单位档案保管年限表，也未曾对档案作保管期限设置。

　　5 家公司中酱料公司、教育管理公司、物流公司均设置档案室，且配置档案柜存放档案，两家纺织公司并未设置档案室，只有文件架和书架放置公司各类档案。并且，酱料公司档案部分存储于当地县档案馆中提供查阅。

　　最后对员工调查认为公司在档案整理与保管方面面临的挑战与困难是什么时，41.4%认为是由于转与技术人员的欠缺；37.9%的员工认为是公司在机构、管理体制的缺陷；13.8%认为公司在对档案工作方面投入资金过少，不能支持工作需要；还有 6.8%持其他意见，工作过于繁重，使得兼职人员无法兼顾档案整理与保管。

　　由上述调查问卷结果可得知苏州莺脰湖集团旗下五家公司对档案的整理和保管情况各有差别（除去无效问卷），档案工作大多是各自部门保管且聘专职人员管理档案材料。但是半数档案管理人没有接受过系统培训，不具备对档案整理的专业知识素养，档案材料多是初步整理后放置在文件柜中，不能有效的筛选分类、编目后归档。对后期查阅非常不便，且难以开发其现行价值实现二次利用。

　　3．苏州莺脰湖集团档案整理与保管概况

　　在调查的其中一家公司（苏州莺脰湖教育管理有限公司）有较为完整的文档整理与保管规章制度，对公司内形成的文件材料按照相关章程整理后归档。教育管理公司下设有多家培训机构，分布在苏州下级个县镇。培训机构的档案材料除人事、财会档案外，大多是在教学培训过程中的形成教学计划、学生档案等。文件材料的形式以纸质文件、电子文档为主，但由于部分培训教师对教学档案认识度不够，只收集交接教学计划、学生资料，相反更有储存价值的过程材料多为忽视。而作为机构内档案负责人对教学档案仅仅是形式上的搜集，对教学过程材料累积的意识也不够。在走访的多家培训机构虽有公司专门聘请的档案管理员工定期收集档案材料，但由于没有深入了解教育培训这个行业，收集的材料较片面化，往往机构内工作人员递交什么材料就收集什么，始终处于被动地位，缺少主动性。

　　两家纺织公司则对档案的管理较忽视，公司内档案材料不全，档案都归置在老板办公室，档案不曾筛选分类，很难达到二次利用。单位内不设置档案机构，人事、财会机构也单由各纺织公司老板家属兼职，所以公司档案残缺不全，或者重复收集。

　　而苏州平望调料酱品有限公司作为市“中华老字号”，除近年人事档案外，其余档案由县、镇档案馆存放。酱料公司前身是“平望达顺酱园”有百年传承历史，在发展过程中由于历史原因关闭，直至 1998 年改为股份制企业后档案材料逐渐完善。

　　（二）民企档案整理与保管整体现状

　　1．存在的主要问题

　　（1）认识不足

　　在民营企业中，普遍对档案管理工作认识不够，在工作进程中只重视工作进度而忽略文件收集工作。在项目进程的前中期忽视档案工作，缺乏责任意识，最后导致档案的缺失以及断层；而在项目的后期工作，凭空“造档”和“编档”。再者，负责档案工作的对档案工作责任意识欠缺，不能够及时跟进和对档案生成的全程监管，不仅如此，档案保管人员大多不具备专业知识，对档案的整理与保管缺乏条例意识。

　　在企业项目进程中，每一步文件的生成及下达都应有关口把控，从项目成立到结束的过程中监管不到位，由于项目期和档案工作时间错位，使得文件交接有遗漏、缺失。

　　其二是档案工作人员对档案收集、筛选不足，有什么收什么，收集的档案材料质量良莠不齐。

　　（2）编写质量差

　　企业档案建设未按照规范操作，文件编制质量堪忧，在归档时的纸张、用笔材质等都存由问题。材料纸质尺寸不一、质量也有参差，使用圆珠笔、铅笔等不易存放的材质来书写，且书写笔迹也有潦草不堪的。更有公司抬头、印章模糊不清，结尾时间与实际不符等。正如苏州莺脰湖集团旗下的 2 家纺织公司，由于公司自身特性，员工文化程度普遍不高，对档案重视不够，文件书写签字多是手头有什么用什么材质写，笔记不清晰也有涂改现象。

　　（3）档案整理不科学

　　一是由于对档案分类不明确，没有分区归置档案，有时出现随意堆放情况。二是案卷题目名称不精准、布局杂乱，常把件内文件名与案卷名相混。三是案卷内文件排列不当，参差无序，没有设立案卷目录或者设置不完全，在后期查找档案信息时常常需要花费大量时间。四是对单位内档案归档范围不明确，由于各单位业务往来，把不是针对本企业的文件也都归置在一起，造成大量重复归档。苏州莺脰湖集团即出现此种问题，在查阅档案时时发现多份文件材料有重复或缺漏，公司档案工作负责人表示由于各部门文件重复递交、遗失，且工作人员不细致使得材料重复收档。

　　（4）传统档案模式难以支撑公司继续发展

　　信息化技术、大数字化模式冲击企业的档案工作。大多企业未曾设置电子档案，信息化建设仍处于初期阶段。部分企业在信息建设一块的资金投入过少，没有列出专门投入资金，苏州莺脰湖集团旗下酱料公司大部分资金投入在技术引进与设备更新上，自然减少了对档案建设的投入，使得信息化进程相比其他子公司较缓慢。其二是企业电子文档缺乏管理，电子文件的质量良莠不齐，并且电子文档的管理标准缺失，不能够长期利用。再者传统的存档模式仅仅适用于整理和保管，企业难以从档案资源中获利。

　　2．存在问题的原因分析

　　（1）档案法规实施不到位

　　《国家工商局私营企业档案管理暂行规定》中对档案的整理和保管都有明确规定，但是企业内部实施不到位，大多随意放置。并未设置专门场所和人员管理。以莺脰湖旗下纺织公司为例，在公司内配备了档案兼职人员，设置了档案归置处，也开展了一定的档案工作，但由于档案人员都未曾接受过专业档案知识培训工作或身兼数职，对文件材料的整理与保管只停留在形式上而非行动。档案材料多杂乱无章，堆叠在文件柜中，公司大多文件材料仍归置在各部门办公室，由部门某一员工整理，档案室形同虚设。档案工作未能全面有效的开展起来，档案材料无用武之地。

　　其一是缺乏理论上的指导，在各大学术库中搜索可得关于国内相关研究成果，笔者以“民营企业”、“档案整理”、“档案保管”、“档案管理模式”、“民营企业+档案”、“民营企业+档案整理”、“民营企业+档案保管”、“民营企业+档案管理模式”为关键词检索了 1979 年至 2017 年中国期刊网（CNKI）下的“中国学术期刊网络出版总库”“读秀学术搜索”以及“万方数据库”，检索日期为 2017 年 12 月 20 日，其中相关的检索结果如下表。

　　由上述检索结果可知，当下国内学者研究民营企业、档案整理、档案保管以及档案管理模式的单项研究很多，但是对于民营企业档案工作以及民营企业档案管理的综合性研究文献数量相对较少。从表中可以看出（删去重复和无关的）有民营企业与档案工作（整理与保管方面）之间关系研究的文献数量有 73 篇，有关民营企业与档案管理相关方面的文献研究数量只有 99 篇，而且多数学者的研究只涉及民营企业的档案管理的某一方面，缺乏深入研究和全面分析。所以在理论指导这一块来说，企业想要针对性的改善内部档案管理情况比较困难。

　　其二是缺乏行动上的督促。由于当代社会大背景的冲击下，民营企业档案机构大幅精简，内部人员流动性较快，岗位交接频繁，文件材料易丢失或者重复。在企业内缺少专业人员的指导，致使后期材料的收集整理随意性。在苏州莺脰湖集团下教育管理公司中部分技术岗位由外地人员担任，员工留职时间不长，在加上公司内部管理等客观原因，员工往往才熟悉工作流程即被调任其他岗位；甚至一些公司的档案室多年未经专业的整理，积压的文件无人整理，也没得到妥善归置，档案室名存实亡，单位员工可随意进出翻阅。此外，在其他国家大多有设立档案管理协会，能够给予企业档案部分提供管理规范、人员培训和定期的经验交流，甚至提供物力财力的支持。而在我国，基本没有档案管理协会的设立，这就导致我国企业档案建设发展过程中缺乏交流机会，消息也相对闭塞，不利于企业长久发展。

　　（2）企业档案机制不完善

　　企业设立专门运行机构、制度和评估手段都是促成档案整理与保管完善的重要步骤。

　　例如，2003 年在上海和浙江的一项调查结果指出：13％的民营企业档案无人管理；55．4％的民营企业没有建立档案机构，仅存员工兼管文件材料，而兼管也只是表面形式上，缺乏具体行动。2005 年在上海南汇区的一项调查结果指出：21％的民营企业没有设置档案岗位，42％的民营企业未曾设立安排档案库房，63％的民营企业缺失档案管理制度。而笔者在当地所走访的 15 家民营企业中，仅 3 家聘请专门人员管理档案，8 家只设有兼职人员，还有 4 家无人负责档案管理，文件随意堆放，自行借阅。

　　（3）档案管理人员素质不高

　　档案工作的成功取决于档案工作人员的专业素养。档案的整理与保管是一项严谨且细致的工作，需要档案工作人员极高的耐心及细心，也必须对档案收集、整理、编目、立档等工作环节熟悉。

　　在企业内项目实施过程中，收集文件材料的人员不熟知文件编制和内容，而项目实施人则不懂档案整理的要求，上下沟通不及时往往导致档案工作效果不尽人意，也不符合标准。苏州莺脰湖集团配备的档案工作人员多数具备大专及以上学历，也聘有档案专业毕业生，但只是在教育管理公司和黑蚂蚁物流两家公司，其余 3 家公司的档案工作人员都未曾参加过专业档案工作培训。其二即使是具备档案专业素质，却对物流、教育管理的产业链、专业知识的生疏，对档案材料收集往往有缺陷。

　　（4）市场日益竞争促使档案工作行进艰难

　　在现代经济飞速发展的背景下，留给民营企业的发展版图日益缩减，企业寻找生存之法必须提高自身竞争力。所以大部分企业必然选择能够直面效益的业务环节，例如生产、开发、销售等环节，而对于档案这一不能够直接创造价值的部门则成为精简的第一关卡。苏州莺脰湖集团旗下酱料生产公司具有百年历史，是传统企业的代表，它更注重技术研发、销售的创新和传统文化的传扬，档案对于酱料公司的作用仅停留在“文化承载”这单一作用。由于其档案模式注重企业历史文化，不能为企业发展做出直观效益，反而需要企业为其投入人力、物力、财力等，所以公司认为不需要投入过多精力开发档案资源。

　　（5）民营企业自身档案意识薄弱

　　民营资本的特点和本质是利益化，凡任何活动均建立在企业增涨效益、促进盈利下进行的。但是企业档案的价值难以量化反应，对促进企业经济发展是潜移默化的。民营企业成立之初的目标是如何生存，只关心到民营企业的直接利益，无法认识到档案工作对企业的长久发展的潜在帮助。这就导致档案机构在多数民营企业中遭受冷遇，档案机构被精简，工作人员动力不足的情况。

　　再者，民营企业的档案工作与国有企业档案管理具有较大差别，民营企业档案的所有权归属鲜明，遵循企业老板的意志自主管理，而国有企业配备档案行政管理部门，对下层级具有监管力。例如在同一区的盛虹集团（国有企业），设置档案行政管理部门对旗下产业的档案工作监管，聘专业档案人员对企业档案整理与保管工作进行指导，严格按照规章制度收集、整理、存档。而苏州莺脰湖集团下公司档案材料大多由领导意志整理保管，具有随意自主性。

　　再者，由于外部竞争较激烈，企业的逐利性促使企业削减档案的重要性，我国在民营企业档案管理工作的相关立法工作也比较滞后，《档案法》及配套规定仍旧未将民营企业档案工作纳入国家档案立法工作的范畴，只出行企业档案管理的暂行规定。民营企业档案管理的立法不足也是导致民营企业档案工作的不均衡发展的重要原因之一。

　　四、民营企业档案整理与保管的改革策略

　　从国家的层面上需加强民企档案事务管理制度化建设，首先要配备完善的档案法规体系。但档案法规体系的建立不是短时间内可完善的。需要社会各界的一致努力，问题需要从源头上解决，制定关于民营企业档案管理的法规。在立法方面，构建档案行政管理部门，明确行政部门、项目部门等的责任，对企业开展活动的档案规定具体归属和走向，档案的收集、整理、保管、交接和销毁工作做出详细规定。尤其对企业活动的文件、视听素材等不确切、不完备的档案材料，列出专门挽救措施及解决方案，使民企档案管理真正由“人治”走向“法治”。

　　然而光从国家立法角度保证民企档案工作的改善远远不够，更重要的是企业自身意识到档案工作的重要性，从企业的角度做出改革有以下几点：

　　（一）知识管理替代传统管理模式

　　知识经济即集知识、信息技术来生产、分配的新兴经济模式，完全区别于农业、工业传统的经济形态，它由知识运用、创新促进经济效益的增长。知识是企业的战略资源，知识管理是为企业提高自身核心竞争力，而知识管理的技术支撑是信息技术。档案整理与保管的模式不能单靠传统手动整理，电子化文档材料日益增加，建设信息档案群势必成为发展重点。利用知识管理体系的目的是促使我们重新思考企业档案的价值：企业档案作为一种特殊的知识媒介，应该处于企业重要的战略资源地位，而不仅仅局限于是简单的“历史记录”、“资料”或“工具”作用；企业应当从档案材料中提取可利用之处，纠正往年错误，以增长企业项目效益。

　　知识管理的技术促进人们重新对企业档案整理与保管的技术方法认知，也是促进人们重新意识到档案的隐藏价值。在当代经济环境的发展下，企业档案管理必须在传统的手工操作方式的基础上，增加信息技术投入，双层保证文档材料的质量。此外企业开拓发展过程中，许多企业在面向境外业务时，会有国际贸易技术壁垒、知识产权保护等问题，因此档案部门的职能不仅是整理保管好档案材料，也需转向加强对企业外部信息的收集与保存，搜寻关联的市场信息，累积有关理论知识，也可在需要的情况下为其专门设置归档制度。从知识管理角度改善企业档案工作，不仅是为民营企业的档案工作能够尽快适应社会竞争，也是为发掘民企档案的深层价值奠定基础。现代企业制度的建立要适应市场竞争日益激烈必然通过知识管理这一途径，企业通过信息技术和数据库的创建从而走出当前困境，提高自身竞争力，促进企业效益增长。

　　（二）加强民企档案事务管理制度化建设

　　档案制度建设也属依法管档的范围，但民营企业档案工作涉及多层级的联系与沟通。

　　档案工作各项事务相互联系，相互交融，仅凭企业管理者意志单方面管理难以实现，必须通过以制度来管理档案业务，才能获得事半功倍的成果。

　　1.完善企业档案制度体系，规范档案整理

　　（1）档案工作基本规范。针对企业档案工作原则以及档案管理模式，对文件材料的收集、整理、编制、存档等作出具体要求，并制定后期档案收集、分类、编号、编目、保管、鉴定、统计、利用等详细规定。

　　（2）档案工作专项规定。包含档案文件的归档、保管、保密、鉴定、销毁、统计、移交、查阅利用等制度。

　　（3）档案业务工作制度。规定档案工作者在操作对文书、会计、声像、电子、实物等材料的分类和整理的各项工作流程，提出具体的操作要求。

　　档案整理要遵循档案的整理原则和整体性的特点，操作档案整理有四点基本要求：

　　一是明确归档的范围，只要是在企业活动中生成的具备保存、利用价值的文件材料，都纳入归档范围，并确定保存期限。二是分类科学性，将待办的文件分类管理，用不同的文件夹或文件篮放置，对具有保存价值的文件分为“归卷”和“暂存”类 6。三是准确鉴定，在整理过程中应对归档文件和素材进行区分，明确其范围和判断文件的准确性和真实性。四是规范整理，根据有关国家档案管理规定的要求，由文件形成单位进行初步整理，并按分类集中排序，类别中文件按照类目顺次排序、编数。

　　2.完善企业档案运作环节

　　在民营企业档案运作环节中推行档案工作与文件记录的对象“创建与管理”同步模式。在企业活动准备初期，档案工作人员随着项目起步而建设专门档案夹（文件篮），确定管理档案工作内容和形式；二是成立档案管理机构，配备专职档案工作员，增进搜集档案初期文件材料；三是负责档案工作的人员要熟悉活动情况和进度，大致了解所要收集的文件内容，真正将档案管理工作落到实处，保证档案质量和完整。在民营企业发展规划中、企业工作计划、规章制度都加入档案工作建设；对档案的整理与保管设置具体工作环节，列入员工职责范围内；将活动素材形成与文档归置同步验收总结。

　　（三）加大经费投入力度，灵活把握管理模式

　　有效发挥企业档案的经济效益是促进档案价值实现最大化的桥梁，民营企业大多在发展初期阶段对档案工作缺乏了解，投资较少。但随着企业逐年发展，日渐意识到档案工作的潜在价值，于是部分企业在档案建设上加大资金投入。但因为先天不足、发育不良，企业管理模式比较落后，档案工作员流动性大、专业素质相对较低等原因，势必不能出现立竿见影的效果，导致档案效益的较高预期与档案现实产出较低之间产生的矛盾，企业经营者不能接受这种不尽人意的效果。所以在档案建设投入一定经费后，民营企业应遵循“对症下药”、“因势利导”、“务实高效”的管理原则为企业制定档案建设适应自身情况的档案管理模式。

　　民营企业档案管理的独立选择体现社会责任和效益中心的双重管理模式上。这种模式的边界由社会责任体现，以企业“效益增长”为目标，促进企业平衡发展为度量，独立选择统一或分级的领导形式。以集中、分散、委托的实体保管模式，当然在企业发展过程中也需注意适当进行必要的调试。

　　（四）稳定人员，提高素质教育

　　在社会激烈的竞争机制下，如何控制重要员工流失率，保证骨干队伍的稳定也是改善档案建设工作的重点。保证公司工作连续性与工作质量是档案工作首要，过高的员工流失率不利于档案工作的开展，因此民企应适当满足员工基本需求，完善公司管理制度，明确规定。如苏州莺脰湖集团下教育管理公司，对员工进行全面绩效考核，对企业文化、价值有认同感的和对公司品牌有了解的员工进行重点培养，淘汰不合格者。这一点十分有利于稳定员工，增强员工的积极性和在岗危机感。

　　现代社会正处于向知识经济体系转型期，而知识经济的载体是人才。现代知识型经济体要求不仅需要相关专业知识的完备，也需要信息技术全能型人才。但与知识经济所要求的相比，民企档案工作所具有的员工素质显然与这个标准差距很大。企业要实现档案信息化必须聘用具有双重掌握专业知识、信息技术的人才，这是档案信息化持续发展的基础。除了对外引进具有知识管理经验的专业档案管理人才以外，民营企业要改变当前缺乏专业人才的现状，必须注重内部培训，对现有档案人员定期素质培训，从而改善员工素质。对旗下员工定期系统性学习，激发员工创新思维，丰富扩展知识面以达到具备知识管理素质。

　　（五）树立新概念，加强对档案工作宣传

　　企业档案作为一种特殊的知识载体，其中不仅仅记载着企业的历史文化，也是隐藏着丰厚的信息资源。企业应当从只关注表面管理到开发深层信息、数据，提高民营企业对档案工作的认识及重视度，企业可以通过各种渠道加强档案宣传，促进档案部门与单位各层级的交流，不定期进行档案宣传专题报告会或经验交流等。

　　（六）大力加快信息化进程

　　档案信息化建设是档案工作必走之路。建立健全网络管理档案信息，通过网络利用开发档案价值，不必浪费人工大量翻阅记录，通过简单检索筛选即可得到所需档案，不仅缩短在检索档案和送还清点装盒的时间，也对企业馆藏档案的完整具有极大保护，防止档案丢失，在档案的使用寿命上大大延长了 8。企业配备计算机，使用专业软件，输入纸质档案材料，传输视听素材。当然在满足企业内部需求的同时，最好建立企业档案网页，适应公众网络所需，拓宽信息渠道，方便档案信息的查阅利用。

　　（七）档案托管，公司化运作模式

　　西方企业档案的保存除了在企业本身档案馆、国家档案馆之外，还有许多通过第三方托管机构代存，也有个人收藏和保管，也有大量存放在大学图书馆、档案馆等手段。

　　激烈的市场竞争对企业效益提出更高要求，民营企业无法兼顾效益增长与档案建设的情况下，选择由专业档案公司托管整理、保存档案材料也不失为一种新选择。在企业发展壮大的同时档案材料也日益增多，单靠公司内部档案库房与人力难以维持档案高效利用，而且单靠一家民营企业难以拥有专业设备、机构、人员运营，档案整理与保管工作不能为企业促进效益增长，反而成扔不下的包袱。所以在此情况下不妨多家公司联合出资开办专业档案公司代为处理公司档案材料。专业的档案公司不仅可以满足现代企业发展需要，也可减轻民企资金负担，有利于企业效益增长。

　　并且在我国档案托管已然出现，有档案寄存中心、商业化档案托管公司等，通过提供服务、收取费用来维护自身生存和发展。此类机构具有专业技术整理与保管档案材料，对档案的价值信息深层挖掘，充分发挥企业档案作用。在一定意义上，档案托管，公司化运营模式丰富了档案学理论，有助于档案教学与社会现实经济结合，获得适应市场需求型档案学人才。此外，我国法律日渐完善，档案托管机构合法运行明确规范档案托管双方的权利与义务。

　　五、结语

　　结合目前民营企业档案工作实际情况与档案文献研究现状来看，主要集中以民企管理模式、管理现状及对策分析、档案管理及问题对策等大方面的研究，而针对民营企业档案整理与保管工作小项研究工作较少，并且此类研究依旧停留在基本理论、政策，并未提出可行性挽救方案。此外，大多数文献研究缺少具体实例支撑，缺乏成熟的理论凭据与指导。总的来说，要促进民营企业档案整理与保管工作的成功改革，需要国家、民营企业、档案学学者以及社会各阶层人员的一致努力，来探索新道路。

　　本文通过实例调查分析对民营企业档案管理与保管工作的改革之路进行探索，罗列了民企在现阶段档案工作现状、问题，也参照了国内外学者的研究成果，站在前辈的肩膀上，从国家层面、企业自身以及档案学学者的角度提出相应改善措施与挽救方案。为加强民企对档案工作的重视与开发利用，也为民营企业实现经济价值、社会价值、文化价值等多重盈利提供大胆设想。

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