第三章 民营企业档案管理模式
对民营企业档案管理问卷调查和实地调查获得的数据信息进行详细分析，再结合其他文献相关内容的研究，对民营企业档案管理工作所表现出的行为模式进行分类，按照不同的行为要素和分类角度划分有多种情况，本文从以下几个方面进行讨论。
第一节 民营企业档案管理参与主体
民营企业档案管理参与主体的主体是指以企业为单位的法人，因此按照参与主体的不同，可以将民营企业档案管理分为自主管理式、外包管理式和合作管理式。
一、自主管理式
实行自主管理式的民营企业参考自身的特点与发展现状，对本企业形成的档案进行独立的管理活动。民营企业自主经营、自负盈亏的行业特点使民营企业的档案管理有较深的自主管理理念，既不依赖国家档案行政管理部门的监督与指导，也不依赖社会各界的档案管理技术支持。自主管理式的特点是在整个档案管理过程中不借助外力，在民营企业自身所拥有的人力、财力的基础上做好档案工作。
企业档案自主管理式的优点是可以在管理的过程中既积累了丰富的档案管理经验，为民营企业的档案工作达到省级标准乃至国家级标准奠定结实的基础，同时又完整有序地整理了本企业的所有档案，便于日后的查考使用。不过自主管理式的运用需要一定的条件，这种模式常见于大型民营企业，通常这类大型民营企业已经具备了良好的档案工作基础，有健全的档案管理机构、完善的档案硬件设施、专业的档案管理人才、规范的档案管理制度，完全有实力对本企业的档案进行自主管理。至于本文后面所讨论的各种民营企业档案管理模式，都是以自主管理式为基准。自主管理是其他模式的基础，其他模式都是自主管理式的表现形式。
我国着名的食品饮料生产企业杭州娃哈哈集团始终重视档案的重要性，自主管理，加强档案的整理保管与开发利用。娃哈哈集团目前有自己专门的档案管理部门，配备专职的档案管理人员，以及众多的档案兼职人员，形成了专业的档案管理网络，并且企业内部制定了一系列方法制度来规范管理企业档案。近年来娃哈哈集团档案管理更是朝着电子化方向迈进，档案目录和内容均已实现电子化，同时加强档案的登记备份。企业档案管理的严谨与规范给娃哈哈集团带来了巨大的经济效益，同时也帮助娃哈哈集团成功的在“达娃之争”的经济纠纷中提供真实有利的凭证，维护了自身的合法权益。
二、外包管理式
外包管理式是与自主管理式相对存在的。这种管理模式是在市场经济时代背景下衍生的产物，主要是指将本企业生产经营过程中所产生的所有档案承包给社会化档案机构来管理。我国的民营企业的发展历史较短，目前大部分的民营企业规模小，内部机构不健全，也缺乏足够的资金，在这种不成熟的条件下，很难像那些大型民营企业一样实施自主管理式。对企业档案管理的迫切渴求就需要借助现在已有的档案机构来实现，目前常见的此类机构有企业档案托管机构、档案事务所等。这些中间组织给民营企业的档案管理提供“一站式”的服务，从档案业务办理到档案实体的保管、整理、编目、档案信息的数字化等，也为有其他要求的民营企业提供更多的业务。
企业档案托管机构，也被叫做寄存中心、托管中心。这类机构的设立一方面来源于国家综合档案馆的创建，另一方面是以民营企业的形式出现，从资金筹备到发展核算都是独立进行，如武汉市硚口区档案寄存中心。企业档案托管机构的工作人员都受过专业的档案教育或培训，可以为各类企事业单位提供专业的档案管理服务。民营企业将本企业的文书档案工作交给档案托管中心来处理的行为，本质上讲就是将档案管理工作从档案所属企业完全的交给外包机构来完成。企业档案托管机构提供的是有偿服务，它根据委托企业的档案的数量及管理工作的难易程度收取费用，为企业提供最大程度的档案服务，创造最多可能的档案价值。
在有委托工作的时候，企业档案托管机构要与民营企业共同遵守自愿原则，签署托管合同。合同内容涉及到双方的义务与权利，例如保密协议及违约责任。外包给托管机构的档案民营企业对其保有永久的所有权，托管机构要对委托方的档案进行管理工作，并确保档案实体及内容的安全。将档案管理工作委托给企业档案托管机构的民营企业，可以不再操心档案管理的工作，也不用解决企业内部专门档案机构和档案人员的问题，为企业节省了一定的人力财力和物力。
档案事务所是一种直接针对不同企业或个人，配备档案相关业务咨询服务和档案整理工作的档案中介组织机构。档案事务所向社会各界提供服务，包括民营企业。不同民营企业的档案管理水平悬殊，档案事务所针对实际情况提供基础性业务指导，包括归档范围、如何立卷、分类标准、检索利用等，为民营企业档案工作传道授业解惑。档案的外包管理主要是针对不能自主管理档案的民营企业而言的。将这类民营企业从档案管理的困境中解救出来，弥补了某些小型民营企业或者创业初期的民营企业重视档案工作却无力进行档案管理的缺陷。但这种外包式档案管理模式也有着明显的漏洞，对于产品研发档案、企业机密档案较多的民营企业来说，外包管理具有一定的风险性，档案内容安全问题受到一定的威胁，需要与档案外包机构签订绝对的保密协议。
三、合作管理式
所谓合作管理式，就是从字面上理解的，通过多方合作，共同对民营企业产生的档案进行管理。许多民营企业因为各种原因在企业内部还没有健全档案管理机构，或者是民营企业每年产生的档案数量不多，不能够或者不适合对档案进行自主管理，也没有多余的资金承包给外包机构。在这种情况下，可以采取这样的档案管理手段，就是同时跟其他类似情况的民营企业共同筹措资金建立联合档案室，在此档案机构内对所有参与企业的档案进行保管，这类机构通常也叫档案服务中心。目前这种档案机构已经朝着社会化、专业化的方向发展，它的存在是为了帮助部分有档案管理困难的民营企业做好档案管理工作。这类机构既为民营企业完成档案任务，也为民营企业节省经费、节约库房，有效地实现了各类资源的优化配置，达到一举多得的成效。
除了联合档案室外，国内有些地区还存在这样一种与民营企业档案管理工作相关的民间组织形式--民营企业档案协会。这类档案协会是为促进民营企业档案工作者之间相互沟通交流而依法建立的，呈现出一定地域特征与行业特点。此类组织形式与档案学会有所不同，后者更偏向于档案理论研究，追求学术上的造诣，前者更强调的是企业间相互合作与交流档案业务和实践管理工作，以实现企业之间互惠互利、学习交流、共同进步的和谐局面，两者有着本质的区别。同时又因为民营企业档案协会是企业间自发形成的组织，与档案行政管理部门没有隶属关系，但并不妨碍两者之间的业务交流。民营企业档案协会的存在也给民营企业档案从事者提供了很好的广阔的相互交流管理技术和提高从业能力的平台。这类低成本、高回报的组织给部分民营企业带来了福音，在合作中完成本企业的档案管理工作。
第二节 民营企业档案管理集中统一程度
民营企业档案管理遵循集中管理原则，从民营企业档案管理的集中分散程度来看，主要有集中管理式和分布管理式两种类型，这两种管理模式一般都是建立在自主管理式基础上的。
一、集中管理式
民营企业的档案集中管理式是指企业内部设有档案机构，如档案处等，对本企业日常经营活动中所有部门和机构产生的一切档案进行完全集中统一的管理。
从理论上看，集中管理式适用于一切类型所有规模的民营企业，采用集中管理式已经成了民营企业档案管理的主流趋势。但是集中管理式在实施的过程中受到各方面因素的制约，尤其是民营企业本身的因素。曾经有位档案学专家提出的这样一个观点：“就民营企业而言，档案管理是上层建筑，企业的发展是经济基础，档案管理与企业发展两者相辅相成，相互制约。”①这个观点直接指出了选择哪种档案管理式一定要与本企业的企业规模、企业发展阶段、企业技术水平等相适应，不能盲目从众，适得其反。根据实际调研表明，档案集中管理式在实践生活中更加适用于企业内部设有档案机构、档案资料丰富、有专业档案管理人员、档案设施齐全的大型民营企业。
集中管理式下的档案室负责对本企业的档案进行整理、保管、信息资源开发及利用工作，这种集中统一管理呈现出一定的特点和优势：一是档案管理权利集中。民营企业档案工作实施集中管理式有利于权利集中化管理，实现了档案的统一领导，更利于保护档案的完整与安全，也方便档案的查找与利用。二是档案管理流程优化。档案集中管理式的流程是在企业总档案室的指导下，渗透到档案工作的每一步。从收集、整理、分类、编目到保管、利用都一气呵成，使整个档案管理流程更加的系统化，为档案信息资源开发奠定了坚实的基础。三是档案管理制度规范。档案集中管理式下的档案室发挥自身的主观能动性，制定一系列与民营企业档案管理相关的具有科学性与先进性的管理制度和标准，完善档案责任体系，在制度严谨的档案管理工作中提高档案的规范化管理，提升民营企业的档案工作水平。
一部分档案专业学者指出对档案进行集中管理，是社会发展的必然结果。如今在社会各行各业中已经越来越重视对档案的集中管理，如我国大型的上市民营企业苏宁电器连锁集团股份有限公司在档案管理工作中采用的就是集中管理式。
苏宁家电于上个世纪九十年代在南京创立，主要从事电器行业。目前其销售网已经遍布中国三十个省，三百多个城市，在香港特区乃至海外等地区也有近千家连锁店，规模庞大，产业雄厚，已经成为中国最大的商业连锁企业。苏宁电器多年来的日益壮大与企业档案管理工作是密不可分的，苏宁电器的档案室设在南京总部，国内苏宁电器旗下的每家零售分公司的档案文件在当地的办公部门整理好之后，应及时的通过各种方式集中到苏宁电器南京总部的档案室进行统一整理和保管，形成统一的企业档案信息利用中心，为苏宁电器的壮大发展充分发挥档案的价值。
二、分布管理式
我国民营企业发展不平衡，不可能要求每一家民营企业的档案工作都选择集中管理式，对于企业产业链长，地域分布不集中的民营企业，其形成的档案比较-34-分散，所以适合实行分布管理式，该模式主要有以下两种表现形式：一种是档案分级管理，另一种是档案分散管理。
档案分级管理式在以下两种情况下发生，一是在由多家独立法人的子公司共同形成的民营企业内，以子公司为单位采用分级管理；二是单一法人但是具有分公司的民营企业中，为了管理的便利采用分级管理。采用分级管理的民营企业，其企业总部及下属公司均设有档案管理部门，企业总部的档案部门对全部下属公司的档案管理采取分级管理的方法，并给与专业的档案业务指导，下属公司按照企业总部档案部门的档案管理要求，独立自主的完成档案的归档与保管工作，实现档案的分级管理，企业下属公司管理的所有档案的所有权均归企业总部，下属公司只是代为保管。浙江省东阳市的横店集团就是一个典型的例子，横店集团诞生于 20 世纪七十年代，目前已成为我国特大型民营企业，以电子、影视等四大产业为主。横店集团档案馆成立于一九九三年，在短短四年之内就发展成为浙江省首家达到省级标准的企业档案馆。该横店集团总部设立档案馆，集团下属公司设立档案科，集团总部的档案馆在完成总部的档案工作之外，还长期对下属公司档案科的档案管理工作加以监督和指导。
所谓档案分散管理，就是在民营企业中不再单独设立档案室，而是由各部门独立自主保管本部门形成的所有档案，偶尔也会有企业将核心档案独立出来保管，其他部门档案归部门保管，比如说文书档案保存在办公室，会计档案保存在财务处，人事档案保存在人事处等。在统一领导下实行分散管理，更适宜中小型民营企业。这种分散管理的档案管理式在民营企业中占有一定的比例，主要有两种特点：一是管理灵活。这种灵活性体现在管理手段上和程序上，省去了众多繁琐过程，文件在办理完毕之后直接收集起来，统一放在一个地方。二是分工明确。档案保管的任务不再集中到某一个部门，而是分散到各个形成部门，分工、职责更加明确，各司其责。但是这种模式也有不足之处，档案处于分散管理的状态不利于民营企业档案的整体规划，对某些跨部门的交叉档案可能会出现保管上的空白，而且也不能促进档案信息资源的开发利用。
第三节 民营企业档案管理内容
从民营企业档案管理的内容来分析，可以分为单独管理档案和图情档一体化管理，因此分为单一管理式和综合管理式两种，这两种管理模式一般是建立在自主管理式与集中管理式基础上展开的讨论。
一、单一管理式
民营企业档案单一管理式，同时也是民营企业在自主管理理念的引导下，对档案进行的集中统一的管理，是在某些民营企业中档案部门在遵循集中统一管理的原则下对本企业的档案进行管理。要特别强调的是，这种模式只单纯的整理保管档案，包括纸质档案与电子档案。这种管理模式大多出现在民营企业创业初期还无暇顾及信息开发阶段或者是对情报信息整合要求不是很高的民营企业中。单一管理式的适用范围比较普遍，大多数采用综合管理式的民营企业都是从采用单一管理式开始的，在单一管理的基础上慢慢朝着综合管理发展。
二、综合管理式
综合管理式是在前者模式的基础上更上一层楼的处理方式。在实现材料档案的整理与管理之后，更集中地致力于图书、情报等其他企业信息类目的优化配置，以实现图情档一体化为管理目标。这种一体化管理就是将相辅相成、互为渗透的多个事物或学科紧密地联系起来形成一个有机整体，通过现代化的高科技手段进行信息开发，为企业提供更准确更全面的战略信息资源，为企业提供更广泛更科学的信息决策支持。三个学科领域的集中化的模式加快了档案效益的高质量发挥，带动了企业对档案信息利用的认知度与积极性。
实施图情档一体化管理的模式也是民营企业在市场经济的体制下迅速做出积极响应的表现。要想综合管理式得到很好的效果，需要满足一定的条件：首先，企业内部需要建立企业信息中心，而不再是单一的档案室、情报室。其次，企业信息中心需要有领导能力的管理者和高素质人才队伍，在纷繁复杂、瞬息万变的市场信息中洞悉市场行情与走向，科学高效地处理各类信息，为企业带来专业的信息服务，谋求最大效益。
单一管理式只是完成的档案管理的“物理模式”,从形态、内容等方面都跟归档前没有太大出入，而与之相对的综合管理式则是完成了档案管理的“化学模式”,从图书、情报、档案一体化管理的角度实现了对档案资源的信息开发，丰富了档案管理的内容，提升了档案的价值空间，也为信息资源共享创造了条件。单一管理式相较综合管理式更能节省企业资金及其它用度。民营企业应根据不同的档案需求选择匹配的档案管理模式，而不用刻意追求哪种模式，适合的才是最好的。
第四节 民营企业档案管理类型层次
民营企业档案管理类型层次是指对企业档案的利用层次，主要可以分为三种类型，分别是实体管理、信息资源管理、知识管理。这三种档案管理模式从整体上看具有共存性，从层次上看具有渐进性，完成了历史性的飞跃，每一次递进都是档案管理史上的重大突破，有着深远的历史意义。这三种模式同样也是自主管理式与集中管理式的结合。
一、档案实体管理式
档案实体管理是档案管理工作中最基本的管理层次，属于档案初级管理。任何对档案信息深层次的加工都离不开档案实体的管理。档案实体管理的内容主要是遵循档案全宗原则，对档案原件进行收集、整理与保存，以备企业在日后的经营活动中查考使用。
档案实体管理式一般出现在民营企业发展初期，企业对档案的利用处于初步阶段，没有高级的档案利用需求。档案实体管理参照物本管理理念，内容与载体合而为一，并且通过手工管理来完成整个过程。在档案实体管理阶段档案主要表现的价值是史料价值与凭证价值。例如吉利控股集团就有完备的档案实体管理系统。浙江吉利控股集团有限公司在档案实体的管理上做的比较出色，吉利控股集团的档案库藏由各种门类与载体的档案、图纸、编研材料等组成，包括常见的文书档案、科技档案、会计档案等，在企业内部建立了一个高质量、齐门类、多数量、优结构的档案实体库藏，为企业提供优质的档案服务。
二、档案信息资源管理式
档案信息资源管理是在档案内容与档案实体分离的基础上，对信息进行直接深加工，最后将提炼到的信息资源投入使用的管理式。这种模式是基于档案实体管理的条件下，强化对档案信息的开发与利用，扩大与健全现代化管理系统设备，将前沿的计算机技术、网络技术等尖端手段运用到档案信息资源管理的过程中，优化了档案信息资源管理的呈现。
上个世纪末期，信息管理的概念进入我们国家，档案界的学者们抓住契机，将之与传统的档案管理发生思想上的碰撞，无论是在档案学术界的研究领域还是在社会上档案实践管理领域，都掀起了一股信息管理热潮，越来越多的企业及档案学者重视档案这一信息资源，并试图通过信息管理的思维与理念来看待档案管理。然后我国第九个五年计划提出“大力开发档案信息资源”,这一重要指示将档案界的主流意识变成档案信息资源观，也在很短的时间内将档案信息资源的思想抛向企业及社会大众，越来越多的民营企业认识到信息资源是企业经济发展的潜力股，也是企业综合实力的体现，要想企业避免被淹没与淘汰在激烈的市场经济竞争中，就必须有效地开发和利用信息资源，有实现资源共享的意识与行动。因此，这些民营企业开展企业信息化建设，采用档案信息资源管理的模式，扩大档案服务对象，提高档案利用效率，把民营企业的档案部门建成一个具有现代化规模的信息采集、处理加工、咨询服务的全方位的信息中心，成为市场经济环境下战略信息储备系统，更好的帮助民营企业参与信息市场的竞争。
三、档案知识管理式
通过创新意识的激发，对一切信息综合管理的运作，被称为档案知识管理。这里所涉及的信息既包括档案，也包括其他类型的信息形式。
新世纪，民营企业档案管理工作迎来新的发展环境，知识作为现代社会的重要生产力要素而存在，在社会生活和经济发展中都扮演了举足轻重的角色，在时代的召唤下，知识管理应用而生。而将知识管理的理念与方法投入到档案管理的工作中，是档案学者关注与研究的新的热点问题，安妮·布鲁金认为：在知识管理的范畴里，档案信息属于重心，并且获得了宽广的发展空间。①因此在民营企业中，企业档案可以发展为企业知识管理的一部分，档案工作人员在档案实体整理的基础上对档案知识进行重组并加以创新，存储并加以共享，将档案信息资源与人力资源、技术资源等各种因素优化组合起来，在全面分析的基础上进行信息深加工，构建成一个高端的以满足用户使用需求为宗旨的档案知识服务体系，最终使档案部门的生存能力更加顽强，企业在市场经济环境中更有竞争力。而且在档案知识管理中，档案工作内容有了重大变化，比如在档案收集阶段，强调“新来源观”,更加注重文件的前端控制和全程管理，在档案鉴定工作中，采用宏观鉴定理论。与档案实体管理和档案信息资源管理相比，档案知识管理完成了以物本思想为理念到以人本思想为理念的跨越，并完美地将信息技术与人本思想结合起来。
纵观我国档案管理工作，从实体管理到信息资源管理，最后到知识管理，整个演变过程实质上是丰富档案价值与拓宽知识内涵的过程。这三种模式之间有着无法断开的内在关系，档案实体管理是根基，为后两者的管理充实库存；档案信息资源管理是关键，是档案管理的积累阶段；档案知识管理是目标，是档案管理的终极阶段。三个阶段具有一定的连贯性，后者分别是在继承前者的基础上得到发展，更好的提升档案价值，实现信息与知识的共享平台。
本章小结
民营企业档案管理模式是企业档案管理的一种具体表现形式，综合研究实地调研和问卷调研的数据信息，将民营企业档案管理表现出的不同的行为模式抽象分类，从四个角度对档案管理模式进行分析，对民营企业档案管理工作概括性的陈述。事实上民营企业遵循自主管理的档案管理理念，又受到民营企业档案特性的影响，企业对档案管理的观念不同，以及民营企业的规模效益、管理体制等方面的不同，实际的民营企业运用的档案管理模式往往会呈现交叉状态，而且因为在民营企业在发展的不同阶段对企业档案管理的认识及需求水平的不同，也会使民营企业档案管理模式出现模糊不清或转变的现象，但不论怎样，民营企业表现出的民营企业档案管理模式都应当是符合企业发展水平和发展需求的。
