公司实施文档一体化管理的优势与注意事项

　　“文档一体化管理”就是以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从现行文件直至档案管理的高效和优化，从而实现信息管理的连续性、一致性、经济性，减少人力与物力，避免重复劳动，提高办公效率的一个过程。

　　一、公司实施文档一体化管理的必然性

　　1. 实施文档一体化是文书和档案自然属性的要求。具有实效性的公文是文件。失去了实效性，但对以后的工作具有查考价值的公文就是档案。文件和档案是有着本质、必然联系的有机整体，他们共同构成了一个完整的公文信息系统，互相联系、互相影响，既有功能上联系又有共同的目标。文件的质量决定着档案的质量，而档案的质量又对未来文件的形成产生反作用，他们之间的这种关系决定了需要对之实行一体化管理。

　　2. 实施文档一体化是实现企业标准化管理的要求。企业标准化建设要求公文和档案管理互联互通、信息共享。文档一体化管理系统主要目的是实现由文件形成、收发、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等管理的全过程控制。一个功能完善的办公文档一体化管理信息系统可以改善和保证文件、档案质量，提高文件和档案管理工作的规范化和标准化水平，减少人力、物力、财力的重复使用，发挥各自和整体的最大效能，在两个模块无缝链接的基础上，从功能和架构上形成一个控制文件整个生命周期的文档管理信息系统。使之成为协同办公系统的重要组成部分，成为企业标准化管理的重要基础。

　　3. 实施文档一体化是建设国际一流现代化公司的需要。建设国际一流企业是国家电网公司的发展愿景，是公司的奋斗方向，是公司一切工作的目标和追求。一流的公司靠一流的管理。文书和档案作为管理政务和处理事务的一种手段更要走在创一流公司的各项工作的前列。我们要以勇于打破传统的管理理念，充分发挥文档行政指导作用、行为规范作用、传递信息作用、公务联系作用以及凭据记载作用为前提，寻求建立集中、统一、精益、高效的科学管理体系，保证其适应建立国际一流现代化公司的要求。

　　二、公司实施文档一体化管理的优势

　　1. 规范化的文档管理模式为文档一体化奠定了工作基础。目前，我们已经在公司系统制定并发布实施了一整套的关于公文起草（接收）、发布（登记）、运转、归档、保管等规章制度，并要求严格执行，因此虽然各单位（部门）职能、分工不同，形成的文件内容、档案类别也不尽相同，但公文格式统一、字体规范、排版标准、文件完整，这种一一对应的关系保证了电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑移交，规范化的文件运行程式和档案管理模式为文档一体化管理的实现做好了充分的准备。

　　2. 协同办公系统的应用为文档一体化搭建了业务平台。现代办公自动化为文档一体化管理方式提供了一个可行的方向，同时也为文档更紧密地结合提供了条件。目前，公司系统办公自动化和和信息化已经实现，并且现行的协同办公系统是经过文书、档案管理部门与信息技术部门一起深入调研、科学论证的，不管是公文运行模块还是档案管理模块在设计过程中都把建立科学规范、设计合理、操作方便、高效安全的业务平台，使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷作为切入点，其管理功能完全满足了标准化和智能化的要求，实现了文书、档案的“前端控制”、“全过程管理”和“集成化提供利用”的目标。

　　3. 合理的机构设置为文档一体化提供了组织保证。为实施文档一体化管理，公司有效地解决了“文”和“档”的管理体制问题———成立了文档处，将文件处理工作和档案工作统一由一个职能部门管理，两种职能在“大文件”的概念下自然、有效地结合起来，文件管理和档案管理有机地融为一体。

　　这符合文件生命周期理论中关于文件是连续不间断，前一阶段的文件质量将直接决定后一阶段档案的质量的论断。而且，这样的机构设置也符合把文件管理和档案管理看作是一个统一的系统工程的系统学观点，采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又互相连续、衔接的工作程序，从组织制度和具体工作程序上将二者统一起来。

　　三、文档一体化需要注意的几个问题

　　1.对文档一体化认识有待提高。文件形成于公司系统每一位员工，不同员工对用先进理念代替传统理念，对用先进的科学技术改变与管理不相适应的传统手段和方法的迫切性的认识将直接影响文档一体化的进度和质量。提高对行文规范化的理解和认识程度，注重造成了文件形成过程中的“后果”意识，改变档案部门事后监督指导的被动局面，使文档工作从制度到实践真正交融在一起，是我们必须解决的首要问题。

　　2.人员素质有待改善。文档一体化管理模式是集信息处理、业务流程、知识管理与服务于一体的知识管理模式，所以要求文书、档案管理人员必须既要熟知现代档案管理业务，又要了解文书处理基本知识和熟练掌握计算机技术及网络知识。我们的现状是从事单一专业的专门人员多，综合型的通才少，文档人员的知识和技能不能满足工作的需要，适应新的变化、运用新知识分析和解决工作中出现的各种新问题的能力有待提高，我们急需把在文档一体化方面能够掌握主动权的人才充实到文档工作的队伍中来，并且留住人才，用好人才。

　　3.信息安全意识有待加强。文档一体化的前提是利用网络对文件进行全息处理。文件和档案携带着大量的信息，有些信息关乎国家安全、企业战略，其知晓范围有一定的限制，对于这一部分文件从拟写到归档都要严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司保密管理有关规定执行，保证“涉密文件不上网，上网文件不涉密”。我们现有文档一体化的硬件，其保密措施和保密手段还不足以确保信息不被泄露或透露给某个非授权的实体，如何处理好、监督好、利用好涉密文档一直是我们在推进文档一体化过程需要注意的一个问题。

　　4.电子印鉴管理有待完善。加盖印鉴是公文生效的标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印鉴的公文应该视为无效，印鉴还是鉴定公文真伪的最重要的标志。电子公文印鉴它以信息技术为依托，是计算机精确处理后的结果，很少受主观因素的影响，具备客观性。同时，电子记录又是脆弱的。电子记录的生成需要计算机设备和人工的帮助，难免受到设备的设计功能、工作状态等外界干扰，电子记录的准确性又受到危险。加之，电子记录是一种数字信号，修改后不易被察觉，更增加了电子记录反映实情的脆弱性。

　　因此在我国电子印鉴一直没能得到广泛的承认和应用。现在我们正在试图技术层面解决了这个问题并且争取得到法律的支持，但是从制发到接收繁琐的加密程序以及对于打印严格的控制却影响了文档一体化对于简便、易操作的要求。寻求一条既能从而保证印鉴的效力又能简化工作程序的道路是需要我们不断探求的。

　　综上所述，文档一体化管理实际上是一场以技术革命为中心的管理改革，具有强烈的前瞻性和必要性，也显示出很大的可操作性。随着时代的发展，科学的进步，对信息化管理要求越来越高，文档一体化工作对所有从事文书、档案管理人员来说，任重而道远。