交通项目建设中电子文档有效性研究

　　当今社会处于高速发展的数字信息化时代，无论是政府单位还是企事业单位都在越来越广泛的使用计算机信息管理系统，而交通建设项目，特别是高速公路的建设，变更管理系统、质量管理系统、计量管理系统、安全管理系统等一系列的计算辅助管理系统的应用，大大减轻了高速公路管理的工作量，但由于人们对档案工作的不了解，甚至我们的行业管理者都有一个这样的看法：交通建设项目实施过程中产生电子文件是无效的，是不能作为档案保管，只能作为参考资料。致使后期档案工作者在对电子文件进行归档处理过程中，会出重复工作的情况，比如将经电子认证的电子文件重新打印签名，这就带来一个问题：电子文件的有效性问题。这个问题也是电子文件可否作为独立归档的一个关键性问题。

　　众所周知，文件中责任者签章采用何种形式是该份文件是否有法律效率的重要依据，拿高速公路施工原始记录为例，根据传统做法，人们在做判断时，手工签署是证明某份文件是否原始记录唯一途径，而经电子签章的电子文件是无效的、不能作为法律凭证，不是原件，但本人觉得这种想法有待探讨，笔者认为，只要符合法律规定条件下生成的电子文件不需纸质文件就可以归档，作为档案。

　　首先，要想电子文件作为有效文件归档作为档案进行管理，我们必须使其符合目前定义下的档案的属性，根据档案的定义，档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。其定义明确了其属性：档案是清晰、确定的原始记录信息。档案界重视档案的原始性，认为档案的原始性是档案区别于图书、资料的根本属性，一般来说，原始性包括了两层含义：一是指档案本身是原件，二是指档案所含的信息是真实、完整的，如保证了原件，其原始性也就自然而然得到保证。但是对电子文件而言，由于其自身信息与载体的可分离性、可更改性和易抵赖性较传统签章方式更难以确定和保障，人们也容易对其的“原件”产生质疑，因此，我国目前实施了第三方认证机制来保证信息（主要指电子签章）来源的确定性、信息化的完整性和不可更改、不可抵赖性。它的建立的运行紧密围绕着“原件”产生的各个环节并以其中的技术方案作为其运行的对象和基础。

　　其次，要了解传统签名和电子签名的概念。传统签名，一般是指一个人用手亲笔在一份文件上写下名字或留下印记、印章或其它特殊符号，以确定签名人的身份，并确定签名人对文件内容予以认可。传统的签名必须依附于某种有形的介质，而电子文件的形成过程中，文件是通过计算机应用系统产生的，其发送，交换、传输、储存的，没有有形介质作为依附，这就需要通过一种技术手段达到与手写签名相同功能的技术手段，一般就称为电子签名，其范围很广，如计算机口令、密钥加密（又称作对称密钥加密）、生物笔迹辨别法、眼虹膜网辨别法等等。随着科学技术的发展，具体方法还将层出不穷，从功能上看，传统的手写签名主要应用三项功能：一是能表明文件的来源，即识别签名人；二个表明签名人对文件内容的确定；三是能构成签名人对文件内容正确性和完整性负责的根据，目前计算机技术下的电子签名已具备上述功能，首先电子签名是依附在电子文件中的，是电子文件的一个组成部分，与电子文件存在逻辑关系，证明其与电子文件相联系，二是目前电子签名方式采用公开密钥加密（也叫数字签名）方法居多，这种方式理论上满足了对责任人的认定。但这种方式的缺点在于将密钥被冒用的责任风险全部推到持有人身上，不利于使用者的保护。

　　《中华人民共各国电子签名法》的颁布为某些形式下的电子文件可作为原件有着重要意义，其第五条规定：符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。从该条文可以看出，我国电子签名法对原件的界定：只要电子文件信息可以显示，而且信息内容真实、完整和未被修改，我们就可以将该电子文件认定为原件。

　　但由于传统思维，特别是档案系统的各种文件及规范，电子文件的归档时还采用“双轨制”的思维，严重的阻碍了交通系统档案工作关于电子文件管理工作：

　　所有电子文件都必须打印出纸质文件后签名，一份文件的组成由原来单一的手工填写及签署形成的原始记录，变成了打印后签名的纸质文件+原始记录本+电子文件才能作为一份完整的文件，不但增加了工作量，而且对日后的管理增加了难度。其实，早在2002年4月实施的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第二十二条： 调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当要求被调查人提供有关资料的原始载体。提供原始载体确有困难的，可以提供复制件。

　　提供复制件的，调查人员应当在调查笔录中说明其来源和制作经过；2002年1月实施的《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第十二条：根据行政诉讼法第三十一条第一款第（三）项的规定，当事人向人民法院提供计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当符合相关要求。这两个司法解释都规定了电子文件可列入举证范围。但由于司法解释的权威性不如国家正式颁布的法律法规，尽管高院的解释已出台多年了，但人们在对电子文件进行管理时却依然充满顾虑， 最终电子签名法的出台，以国家法律的形式明确确定了电子文件的证据资格，其第七条规定明确了电子文件可为证据使用：数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。

　　最后，根据我国电子签名法第三条规定：民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。前款规定不适用下列文书：（一）涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；（二）涉及土地、房屋等不动产权益转让的；（三）涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；（四）法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形的应用范围内。由于第四点灵活性较大，我查阅了相关文件，并没有任关条款明确对交通建设项目过程中产生的电子文件有约束，也就是说，交通建设项目过程产生的文件，特别原始施工过程中，只要采用符合我国电子签名法规定下产生的电子文件（原始施工记录）也是有效的，也是可以用于举证的。

　　所以，在交通建设项目中，只要使用了符合我国电子签名法中规定条件下的电子签名方式形成的电子文件就具备有效性，就可以作为档案进行归档，而无须打印出纸质文件再进行手工签署后一起归档。可以预见，随着网络与计算机信息技术的日益发展与普及，由计算机辅助管理交通建设项目，未来交通建设项目无纸化办公趋势将变得势不可挡，而由其生成的大量电子文件的管理，如何从变通的电子文件变成可查考利用的电子档案，如何适应历史发展潮流，都有待我们去进一步研究。