公司市场化用工中人员档案管理特点难点及做法

　　一、基本情况

　　中国石油天然气管道第二工程公司（以下简称二公司）对市场化用工的人事档案管理起步较早，伴随着企业开始市场化用工而开始并循序渐进的逐步完善。国家先后于1995年和2008年颁布了《劳动法》和《劳动合同法》等两部法律文件，对企业市场化用工的相关政策已经比较健全。二公司现有市场化用工1450人，企业从市场化用工一出现就保留了资料开始建立人事档案的工作，目前市场化用工员工遍及公司各单位、各个项目工地。

　　目前，市场化用工已是二公司施工生产一线的主力军，一线机组市场化用工人数达到70%～80%，在工程施工中发挥着重要的骨干作用。一直以来，二公司对市场化用工十分重视，与之相关的人事管理、薪酬管理、劳动关系管理等各种管理制度逐步建立健全，企业始终加强对他们的管理及工作研究。二公司不仅为市场化用工办理了“五险”，而且还建立了企业年金、补充医疗保险和住房公积金，各项保险手续齐全完善，养老保险手册经地方社保机构颁发，养老保险手册记录与劳动部门个人养老保险账户一致。市场化用工人员都是自参加工作之日起就建立养老保险的，最早建立的时间是1990年8月。二公司积极筹划，在企业内部全民职工养老保险由石油行业统筹改为省级统筹时，也以转移接续方式通过管道局社保中心和徐州市社保经办机构解决了早期参加工作的市场化用工人员的养老保险问题，不留空档。

　　二公司非常重视市场化用工的人事档案建立健全工作，经常组织相关业务人员进行专题研讨，研究市场化用工人事档案的充实方案和完善标准，千方百计做到内容充实记录、准确管理规范。为了保证人事档案中资料充足，公司在设计工资待遇政策时就预先考虑到了实行工资等级和满一定年限经鉴定达到一定技能水平后填表入档晋升工资的制度。二公司极早开展了对市场化用工开展技能鉴定的工作，在人事档案也专门充实了这方面的内容。企业特别注意想方设法完善市场化用工人员的录用手续，经与当地政府劳动部门沟通协调，为1863名市场化用工补办了录用相关手续。

　　为使市场化用工人员的工作经历能够记录完整，二公司根据劳动合同数据库、员工基本信息数据库及保险信息数据库进行梳理，反复核查追溯历史，确认每个人参加工作的准确时间，在此基础上补办了《徐州市合同制职工录用登记表》。从而使每个市场化用工人员的档案资料做到了分类准确、项目齐全、资料无缺。

　　二公司对于市场化用工的管理及人事档案管理始终非常重视，本着对企业负责、对个人负责、对当事人负责、对历史负责的精神，努力做好这项工作。

　　二、特点与难点

　　二公司市场化用工人数占在职全员总人数的50%以上，与合同化用工人员相比，市场化用工人员具有流动性大、来源复杂、经历复杂、文化水平参差不齐等特点。这些特点决定了市场化用工人事档案管理存在一些难度。

　　1.流动性大

　　由于管道施工比较艰苦，再加上社会市场其他就业环境变化的诱惑，使二公司市场化员工人员的进出相对比较频繁，这给建档立卷带来了一些困难。当2000年一批职工有偿解除合同以后，适逢管道建设高峰到来，为及时补充一线生产技能人员的用工需求，企业多次招录各个工种的技能人员。有关部门需要根据人员录用情况进行档案管理相关工作，一方面为新增人员及时建档，另一方面当有市场化用工人员辞职时又必须及时将相关档案寄出。频繁的人员流动，增加了档案管理的难度。

　　2.经历复杂

　　二公司录用的技能人员多数来自各大专院校的应届毕业生，但早期为及时补充缺员在劳动力市场招收考核录用了一部分来自其他单位离职的技能人员，以及部分公司的子女及徐州市周边的部分社会青年。这些人员被录用之后，档案部门需要根据每个人的具体情况追索其原始档案材料，如大中专毕业生的学籍材料、离职人员原单位所建档案材料以及其他人员的最高学历学籍档案材料等。在索要档案材料过程中，有时会面临一些的困难，有的学籍材料由于某种原因没能及时转出的，学校可能将其转入户口所在地的人才市场了，有的则转入到了社区办事处；有的离职人员原单位对档案材料重视不够，造成档案材料缺失；有的人的原单位没有专职档案管理人员，追索档案材料需要向这些单位持续跟踪多次催要，甚至有时需派专人去索取，给完善档案材料带来较大的难度。

　　3.文化水平参差不齐

　　在档案管理过程中，所有的归档资料都要求必须内容真实准确、字迹清晰工整、不允许涂改。在市场化用工之中，大中专毕业生基本上能按要求填写，但一些学历低的人员存在着书写不规范，理解能力偏差，致使档案材料出现不合要求的问题，直接影响着档案的质量。

　　三、具体做法

　　1.建库立卷

　　市场化用工人员一经录用，二公司档案管理部门就及时为其建立相对应的数据库信息，内容包括姓名性别、出生年月、工作时间、文化水平、籍贯等，同时也为每一个人确定了档案编号，保证一人一卷一号，确保档案材料归档能够迅速准确。为做好市场化工人事档案管理，二公司专门制定下发了《关于职工劳动关系管理业务程序事宜的通知》等文件，对市场化用工人事档案管理做出了明确规定。严格规定市场化用工人事档案必须执行中组部一级标准，档案中必须具有市合同制职工录用登记表、职工履历表、身体检查表、签订劳动合同登记表和工资晋档、年度考核、奖惩及入党入团等材料，大中专毕业的必须有学籍及毕业生派谴证，有工作经历的人员必须有与原单位解除终止劳动关系的文件或证明及相应的原始档案材料。企业规定必须建立《劳动合同档案》，每人一袋，转移或退出工作岗位后并入人事档案。

　　2.内容完善

　　由于市场化用工人员的经历不同，所以档案材料的内容也不同，所有新员工除录用后要统一按规定填写一些材料（如履历表、招工表等），还应该有相应的其他专业材料。档案管理部门根据每个人的具体情况进行分门别类，与劳动力管理岗位人员沟通，及时催要相关档案材料，完善档案内容。对索要回来的档案材料认真进行检查、甄别和整理，及时归档，确保档案材料的完整性。

　　3.制度约束

　　多年来，二公司都是把市场化用工人事档案管理工作融入合同化用工档案管理之中，统一标准，统一规范。档案管理部门认真学习国家有关档案方面的政策、法规，在深刻领会上级有关文件精神的基础上，建立健全了有关档案的收集、保管、保密和查（借）阅等制度，建立了《人事档案材料归档登记簿》、《调出职工档案目录备案》等10多项台账，整理了历史资料并装订立卷（如调出职工档案转递存根、接收职工档案转递通知单等），夯实了档案管理基础工作。

　　在市场化用工人事档案管理过程中，他们将重点放在制度的落实上，严格执行人事档案工作8项制度。在档案对外提供利用时，如政审外调、聘干、核对出生年月和参加工作时间及其他事宜需查阅档案等，原则上都是由组织部门或人事部门负责查档；在档案材料移交、接收时，注重履行登记手续；党员的入党志愿书及有关材料归档都要求做到交接人在对方登记本上签字，及时将材料装入档案；除正常的归档材料外，对因历史原因造成的档案材料残缺问题，要尽量追根溯源，查找落实。为保证档案材料的真实准确，档案管理部门经常查实核对档案中的信息，确保档案材料能够真实反映每一个员工的实际情况。比如，当发现有的工资晋档资料存在前后不衔接、不完整的情况，就及时与基层单位劳资业务人员联系，核对工资卡片，纠正错误；有的履历表中员工姓名或出生年月等基本信息出现差错，就及时找到本人核对，落实清楚；对于书写不规范的档案材料，通过及时审核发现后将不合格材料返回基层单位由劳资业务人员指导本人重新填写，直至符合归档材料要求。

　　4.主动收集

　　在档案材料的收集中，二公司建立了人事档案收集网络，实施目标管理，确保档案材料该收的不漏。档案管理部门围绕达标升级工作系统学习《档案法》，构成以党委工作部、纪检审计监察部、劳动人事部、工会和质量安全环保部为主要责任部门，以各基层单位负责配合，形成了材料收集网络，改材料被动收集为主动收集，与形成材料部门建立了联系制度，及时收集了诸如出国政审表、入党团材料、工资标准变动表、学历材料、先进事迹材料、年度考核表等应存入人事档案的材料，做到该收不漏、立卷准确。

　　5.规范整理

　　在市场化用工人事档案的归类整理中，二公司严格按照中组部一级标准要求的十大类标准逐册装订，在准确分类的基础上，对一些参差不齐的材料接短剪长、包边补损，十大类的每一项内容都用微机打印目录。对市场化用工1450卷人事档案都按国家一级标准立卷，所有封皮、目录、分类角等都采用国家标准，做到立卷合理、分类清楚、目录清晰、装订整齐，保证档案内容与外观的完美结合、符合要求。

　　四、几点体会

　　通过多年的档案管理工作，笔者认为要做好市场化用工人事档案管理工作需要注意以下几点。

　　1.领导重视

　　企业上下都要强化档案意识。市场化用工人事档案管理工作单靠档案人员或某个部门是无法做好的，领导重视是关键和保证。各级领导要有档案意识，协调好各方面关系，督促检查指导，使每个部门直至每个工作人员都来关心和支持人事档案管理工作。在日常管理、完善工作中，必须在大家的共同努力之下，才有可能使人事档案系统建立、完善、规范并运转起来。不论是信息的更新还是材料的收集，都必须有全局观念，各部门之间要联起手来，互相支持、配合，从整体利益出发，为人事档案管理工作共同出力，信息资源大家共同分享。

　　2.要有超前意识

　　要扎实做好各项基础性工作。二公司劳动人事部在每年的劳资业务会上都要进行全员档案知识培训，强化档案观念，使之真正做到思想上重视、认识上到位、措施上得力，把档案管理作为一项基础性工作来抓，在人力、物力、财力上给予积极支持和关注，才使得各类用工人事档案管理水平得以整体推进。

　　3.档案管理人员要勤奋敬业

　　档案管理人员要有责任感和使命感。人事档案工作不是轰轰烈烈的事业，需要的是默默无闻的奉献精神，要克服畏难情绪，工作中做到“六勤”（即眼勤、耳勤、嘴勤、手勤、腿勤、脑勤）。所谓眼勤，即多看，多观察周围的事物，做生活的有心人；耳勤，即多听，善于发现线索；嘴勤，即多问，打破沙锅问到底；手勤，即笔勤，多记，多写；腿勤，即多跑，要多与各部门联系，及时收集应归档材料；脑勤，即开动脑子思考和分析问题，竭尽所能做好人事信息和人事档案工作。

　　4.大处着眼，细处入手

　　要注重平时档案材料的收集、积累。人事档案工作是一项金字塔式的工程，平时工作是塔基，达标升级工作是塔顶，没有广泛的长期积累，就不可能管理规范。二公司借助于升级达标工作的有力契机，全面推动做好市场化用工人事档案管理。对此，企业开展了一系列的工作，一是抓早、抓实，保证收集工作的顺利进行。每年年初业务会上，部室领导就对档案资料的收集工作提前进行部署，并落实到各单位劳资业务人员和各部门的兼职档案人员。在平时工作中，项目劳动从事部领导和人事档案员对所收集资料的情况进行督促、检查，形成了目标同向、工作同步的运行机制，从制度、组织和人员等方面保证了收集工作的顺利进行。二是在日常工作中注重归档资料的审核审查。每份归档资料由业务人员交上来时都实行三级审查制度，基层业务人员实施一级审核，劳动人事部各岗位人员实施二级审核，档案管理人员实施三级审核。对每一份归档资料级级审核、层层把关，杜绝不合格的归档资料产生。三是做好归档资料收集跟踪工作。

　　档案工作无小事，收集归档资料看似一件普通的日常工作，但却是一个关系归档资料收集质量的重要环节。在每一项归档资料的收集过程中，一定要跟严跟紧，做到张张不落、收齐收全。

　　5.人事档案管理人员要不断提高自我素质

　　人事档案在管理中会遇到的这样或那样的问题，作为档案管理人员要积极探索，要主动研究档案工作中出现的新情况、新问题，深入开展调研活动，对一时解决不了的问题，应及时向上级部门反馈或听取意见，积极进行整改，对好的经验作法要及时加以推广。