影响数字化人事档案信息安全的因素及应对策略

　　1 人事档案数字化管理的优越性
　　
　　1.1 有助于提高人事档案管理效率
　　人事档案记载了个人经历、社会关系、学习情况、业务能力、奖惩记录等信息，是企业领导和相关部门重要的备查原始资料。计算机技术的应用，实现了档案数字化管理，借助档案管理系统平台，管理人员可以迅速查阅到员工的各方面信息，提高了档案管理工作的效率。

　　1.2 有助于降低人事档案管理成本
　　人事档案管理是一项集长期性、经常性于一体的特殊工作，传统管理模式下，纸质档案不仅需要巨大的保存空间，设置专门人员对档案馆加以防卫，以保护档案信息安全；同时，多次翻阅还会加剧纸张磨损，影响档案信息呈现效果。借助数字化档案管理系统，各级各部门之间可以实现信息共享和在线传输，特别是近年来兴起的云存储，更是为档案信息保存提供了便捷、可靠的空间，节约了管理成本。

　　1.3 有助于丰富人事档案管理形式
　　传统人事档案信息主要以纸质形式存在，通过文件和照片来保存文字、图像等人事信息，形式较为单一；现代化档案信息的储存方式更加多样，通过档案信息的数字化，可以借助各种各样的格式对信息进行储存，随着计算机技术的发展，又能实现文字、图像、音频、视频等多种信息形式“混搭式”的储存管理。

　　2 影响数字化人事档案信息安全的因素及应对策略

　　2.1 影响数字化人事档案信息安全的因素
　　2.1.1 信息的生成
　　在数字人事档案信息生成与文件资料的数据备份过程中，因其处理通常由普通操作人员或者第三方完成，这些人对档案信息中的重要性和保密性往往缺乏了解，因此在哪些内容需要采取保护措施以及采取什么程度的保护措施上较为模糊，同时，这一过程也使档案信息面临着泄露的风险。

　　2.1.2 信息的传播
　　数字档案信息的传播方式主要有：在线传送、纸质打印、传真、刻录与拷贝等，在传播过程中，档案信息安全面临诸多风险。其中拷贝由于具有体积小、容量大、易携带的特点，使大量的、含有重要内容的电子档案能轻而易举地被传播出去，而且这些介质极易因内外网之间的交叉混用而遭受木马病毒的攻击，造成重要数据流失和泄密。

　　2.1.3 信息的存储
　　就其存储环境来讲，数字档案信息通常存储在光盘、磁盘等介质中，这些介质受自身缺陷影响，多比较脆弱，极易因为损坏导致数据丢失，加之这些介质多依靠计算机存在，其功能的发挥（如数据读取、显示、删减等）必须附属于计算机软硬件才能使用，具有较大的依赖性，因此，在存储环节，计算机木马病毒等因素也会对数字档案信息造成影响。

　　2.1.4 信息的管理
　　传统档案管理“看得见、摸得着”，而现代数字档案管理则更像“一只无形的手”。近年来，由于人为操作失范、恶意违规等行为造成档案信息遭受破坏的案例屡见报端，给企业管理和个人成长造成负面影响。究其原因，主要是档案信息管理不善造成的。管理员信息安全防范意识淡薄、操作错误、职业道德败坏、专业水平较低等因素，都会造成安全隐患。

　　2.2 加强数字化人事档案信息安全建设
　　2.2.1 建立健全制度保障体系
　　首先，完善相关法律法规建设，对数字人事档案建设作出明确规定，加强信息储存介质的规范与管理，使档案信息管理违规、违法行为有法可依。从实际出发，根据员工管理需要，制定严格的规章制度，对人事档案管理工作明确分工、责任到人，设置完整的保密制度和惩罚细则。只有建立形成完善的档案信息安全制度保障，有了相应的严格司法、严格执法的企业环境，有了广大档案管理人员对相关法律、制度及规范的遵守和履行，才能保障数字人事档案信息管理工作的稳定、有序进行。

　　2.2.2 加强信息安全保障技术改革
　　加强信息安全保障技术改革，结合档案信息管理实际，从数字档案信息生成、传播、存储与管理的各环节展开研究，突出技术保障的针对性、实用性，充分发挥科学技术对人事档案管理的支撑作用，不断更新管理设备，完善数字档案信息管理系统。

　　2.2.3 加强管理人员队伍建设
　　高素质的管理人员是保障档案信息安全的根本保证，加强管理人员队伍建设，不仅需要加强对相关人员的技术培训，将人事档案管理的发展动态与趋势、最新科研成果等纳入培训内容，努力提升其专业素养和业务水平，更重要的是加强其职业道德建设，重点突出其思想品质、行为规范等方面的训练，使之明确其肩上担负的责任。

　　[参考文献]
　　
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　　[2]董丽华,柴兆红.浅谈企业人事档案信息化管理[J].网友世界,2012,06:37-38.