实施会计电子档案的可行性探讨

　　新世纪到来之后，网络信息技术给我们的生产、生活带来了极大的便利，社会生活的方方面面都发生了巨大的变化，大量的行业开始引入电子化的管理方式，大量的数据信息系统产生，因此，会计“绿色档案”也应运而生。所谓会计“绿色档案”，即在会计档案的打印、整理、传递、存储、保管等过程全面实行电子化管理，摈弃纸质会计档案，实现“绿色、低碳发展理念”，充分节约社会资源。

　　一、纸质会计档案存在的缺陷

　　自造纸术发明以来，纸张作为信息载体一直受到使用者的青睐。但是，新世纪到来之后，随着会计电算化的迅猛发展，纸质会计档案的缺陷也就一一显现了出来。

　　（一）带来了大量的资源浪费

　　首先，造成人力资源的消耗。使用纸质会计档案时，需要大量的会计人员进行整理、装订、保管等工作。例如，会计凭证、账簿封面封底的填制，会计资料的调整次序、摆放整齐、装订成册，各种资料加盖印章、登记入册等，这些工作都需要专门的会计人员进行处理。纸质会计档案所带来的大量的工作，一方面，消耗了会计人员的宝贵时间和精力，人为地造成了人力资源的浪费；另一方面，占用了会计人员认真分析和研究日常工作中问题的时间，无形中增加了会计风险。

　　其次，造成大量纸张消耗。会计处理过程需要用到的纸张非常多，从原始凭证开始，到记账凭证、各种账簿、各种报表等各个环节，每个环节都需要至少三四张，甚至更多的纸张，这样算下来，每个工作日所涉及的会计处理事项，就需成百上千张纸，这显然不符合“节约资源”、“低碳环保”的基本要求。以一个中型企业为例，会计档案所使用的纸张成本，每年估计超过十万元，如果将这些费用节省下来，每年能建设一所希望小学。

　　再次，造成设备损耗严重。打印机、复印机、装订机等办公设备，都是易耗品，长期大量的使用，以致磨损严重，更换频繁。

　　（二）不方便进行查询和调阅

　　纸质档案存储时，需要编制相应的目录，记录清楚各项档案的位置和基本内容，因此，调阅纸质档案需要专人对照目录查找翻阅。即使一切存储正常，查阅档案也需要耗费大量的人力和时间，造成一定的资源浪费。

　　如果发生意外，存在归档不及时、不完整、不清楚、不方便等情况，查阅会计档案将会更加耗时耗力。而且，目前部分公司由于办公场所限制，一些要求保管年限较长的会计档案都已委托档案管理公司进行专业管理，这样使得查询调阅工作不能当场完成，更加影响了工作的及时性。另外，对于保管期限届满的纸质会计档案，按照财经法规的要求，在销毁时，需要多级部门派人共同监销，并且建造多种销毁名册，由此可见，清理和销毁流程非常繁琐、复杂，一旦哪些人员时间上不能够配合的话，就将影响到销毁工作的及时性，增加了档案保管的风险。

　　（三）存在一定的风险隐患

　　现行大部分会计档案的保管期限都要求时间比较长，因此对档案保管地点的要求比较高，不但要有足够的空间，还必须要防盗、防火、防灾、防潮、防尘、防日光、防有害生物等。同时，对于打印机的要求也比较高，像激光打印机所出的会计资料大多墨粉稳定性较差，因此，不利于长期保管。此外，纸质会计档案在交接的过程中，要求必须多人监督、签字、盖章，所有的环节，都有可能存在丢失、篡改、毁损等现象，并且要想真正区分相关人员的责任是非常难的。因此，纸质会计档案在保管地点、存储、交接等环节都存在着较大的风险隐患。

　　二、实施会计“绿色档案”的可行性探讨

　　随着各行业信息系统的不断应用，全社会已基本进入到了计算机处理阶段，为会计档案的电子化管理提供了可能性。

　　（一）优化外部凭证，使其适应会计“绿色档案”的发展需要

　　会计档案的电子化，要求涉及社会生产运行的各个环节的信息电子化。为了建立会计“绿色档案”管理的长效机制，应以电子化为契机，全面推进网络发票、银行回单等凭证的电子化发展，从而更大程度地实现全社会生产运行的电子化发展，使得资源节约在全社会范围开展起来。

　　但是，外部凭证的优化，不是一朝一夕，或者一纸命令就可以实现的。在这一点上，可以采用渐进式的处理方式，先拟定相应的策略，在部分凭证和部分企业中进行试点。例如，可以选择电子发票或者电子商务企业进行试点。电子发票替代纸质发票在国际上已不鲜见，它可以在网络上实现领购、开具、传递等功能，不但杜绝了纸质发票的资源浪费，还能够节约相应的时间。另外，电子商务企业本身做着电子化的发展业务，以他们为试点，进行外部凭证的电子化有着天然的优势。当试点企业取得相当的成效之后，整个社会就可以全面进行推广了，但是推广时，还是要考虑到个别企业的特殊性，进行有区分的推广。

　　（二）结合实际，开发切实可行的会计档案电子化管理系统

　　目前，我国实行的会计信息系统，并不是完全意义上的会计档案电子化管理系统。因为现行的系统尚不能完全囊括会计处理过程中包含的所有的档案信息，尤其是尚未包含大量使用的外部凭证档案，因此，专家学者们正在积极探讨如何改进现有的会计信息系统，使其适应会计“绿色档案”的发展需要。

　　（三）实施会计“绿色档案”必须做到安全至上

　　如何在安全问题上保证会计“绿色档案”策略的顺利实施呢？这就要求设计一个能够使会计电子档案的数据从产生开始，到深度加工和利用等过程都安全的系统，该系统要求一方面能够保证所有电子数据的输入输出以及修改都经过严格的程序，另一方面对所有数据都设置保密等级，并要求与企业的安全管理体系联系在一起。具体来说，企业可以从会计档案的使用安全和计算机系统安全这两个方面来进行保障。

　　1.会计档案的安全性
　　
　　首先，对所有会计档案建立保密等级，并设置相应的权限。企业可以为会计电子化档案建立三到五级的保密等级，规定相关人员只能使用与自己身份相符的等级权限。例如，当接收到新的会计档案之后，必须先由具备档案管理员权限的用户进行整理，然后“交接”（系统自动转移）给具备档案查询、修改权限的用户进行编辑，然后再“交接”给具备档案检查与核对权限的用户进行编辑，一直按照这样的顺序往下“交接”，每一次“交接”都需要有不同权限的用户进行。另外，在进行权限设置时，如果想控制用户修改权限（防止篡改），可以在用户打开查阅时，系统自动将各类会计档案电子文件转换成 SWF 文件，这样的设置可以使用户只能浏览而不能修改会计档案电子文件。另外，对于源文件来说，必须设置防篡改校验，并且要定期检查和更改校验码，以保证源文件的安全性。

　　其次，从源头保证归档数据的真实性。为保障会计电子档案数据的真实性，企业可以利用影像电子化技术，针对外部取得的相关凭证扫描和验证，并进行多层管理复核，在源头上保证归档的会计电子档案的真实性。另外，还要从源头上杜绝人为干预的可能性。例如，实现会计电子档案管理平台的直接对接，使得相关系统从外部直接输入到内部的管理平台上，这样个人就难以对系统进行影响，一定程度上保证了会计电子档案管理系统的电子数据与源系统数据的一致性。

　　再次，保证会计电子档案的长期有效性。会计电子档案要想长期存储，必须开发和利用相应的计算机语言、程序和存储介质。例如企业可以利用 XML 数据格式解决外部源系统数据转换和会计电子档案数据的永久存储、检索等问题，使用 PDF 或图片作为档案信息载体统一存储在磁盘阵列。另外，为防止发生意外，企业还应建立异地灾备机制，从数据格式、存储保管、数据灾备等方面保证会计电子档案数据的长期有效性。

　　2.计算机系统的安全性
　　
　　首先，保证计算机硬件和备份管理方面的安全性。在计算机系统安全方面，企业应考虑将会计电子档案系统与整个企业的 ERP 系统进行统一用户与认证管理，并重点解决所有数据资料的备份和恢复等各种技术。例如，可以采用目前比较流行的双热设备、负载均衡、安全控制列表、冗余存储、组合数据备份等计算机系统安全保障技术来保证系统的安全性。

　　其次，保证系统的业务安全性和应用安全性。在业务安全性方面，系统应设置完善的控制标准，每一项业务的流程都要进行仔细规划，在系统里面进行确认，对于一些不可以反向操作的地方，要进行严格的控制。例如，在单据的修改方面，系统就应该自动进行设置，要求单据在审批确认后不允许修改，或者确实需要进行修改时，必须先“反审批”（即将原有的审批程序撤销），然后再重新进行审批，但是“反审批”的操作记录必须要显示在系统中，方便相关人员进行后续的查询和调阅。另外，在应用安全性方面，企业可以参照 ERP系统的设计思路，将用户管理、认证管理等权限进行统一，并且在登录方面，也可以实现实时统一单点登录，更加保证授权用户的规范化操作。

　　再次，企业还应重视内网信息安全。在内网的管理方面，企业需要更加深入的研究和设计，因为内网可以为会计档案电子化工作奠定良好的信息安全基础，也可以在技术方面对其形成强有力的支持。

　　（四）修订完善现行会计档案管理制度

　　现行的会计档案管理制度，在电子化档案管理上，提到内容很少，即使有个别提到的地方，也难以适应全面实施会计“绿色档案”的要求。因此，相关部门应顺应形势，修改完善会计档案管理制度，一方面，应当针对会计档案电子化管理系统，制定相关的内部控制制度、系统的操作流程以及突发情况的应急预案等；另一方面，全社会也需要新的完善的会计档案管理制度来约束会计人员的相关工作，以确保会计“绿色档案”的顺利实施。

　　（五）大数据时代推进了会计“绿色档案”的实施

　　互联网技术的革新，总是以惊人的速度带给我们巨大的震撼。在我们还刚刚了解到移动互联网、物联网、云计算等信息技术之后，大数据时代竟然再一次颠覆了我们的想象，以前所未有的速度带我们迎来了信息量暴增的崭新时代。那到底什么是“大数据”呢？通俗地说，就是指巨量的资料，而这个资料规模的巨大，已经超出了我们的想象，我们通过获取、管理、处理这些资料，可以为整个社会的各项决策提供全面、系统的资讯。那么，如此巨大的信息量，会给我们的会计档案管理工作带来什么样的影响呢？

　　1.大数据时代，为会计“绿色档案”的信息资源管理带来了机遇大数据时代，会计档案将会以“字节”、“数据库”为单位进行管理和规范，大部分数据都是以“推送”的方式自动进行存储、整理和编辑，因此，档案管理人员的工作，将要逐步地转变为以监控电子档案的生成，以及保障电子档案的可读性和安全性为首要任务，实时保障电子档案的动态扩展。

　　2.大数据时代，为会计“绿色档案”的信息数据挖掘带来了机遇大数据时代，会计电子档案系统中产生了大量的结构化数据，数据间的联系更为紧密，因此，档案管理人员可以利用这种紧密的联系，建立各种数据模型，对海量数据进行分析、辨别、整理、归纳。一方面，可以增加这些档案的可利用价值，将这些“死档案”盘活；另一方面，可以利用这些信息，为决策提供服务，实现大数据的服务职能。

　　在整个社会大数据发展的推动下，会计“绿色档案”已经作为整个社会档案管理的一部分，逐渐地融入到整个数据体系中，为相关的决策提供服务、提供支持。

　　（六）会计人员应进行相关培训，以适应实施会计“绿色档案”的要求

　　目前，我国的会计专业人员大多对计算机基础知识有简单的了解，但是对其中的系统知识、安全性知识等方面，还只是一知半解。这就需要企业花费大量的精力对员工进行相关的培训，并且必须在保证会计人员能够确实通过考核之后，才能够让其担任相应的岗位。

　　三、结束语

　　推进会计“绿色档案”的实施，这是一件利国利民的大事，将会给企业乃至国家带来良好的经济效益和社会效益。一方面，企业会计全业务流程的电子化，提高了财务处理的效率，促进了财务信息化的深入改革，解放了大量的人力，节约了大量的社会资源；另一方面，实现会计档案电子化之后，为全社会的各行各业提供了模板，加快了全社会的信息系统处理进程，为全面进入大数据时代提供了契机。

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