电子档案无缝管理模式的构建

　　第 4 章 原生数字档案无缝隙管理模式构建

　　调查研究表明，我国政府原生数字档案的管理状况无法满足电子政务发展的要求。在政府内部的档案文件管理的模式和体制不够规范，部门之间的协作程度较低，原生数字档案并未纳入电子政务的建设中；在面向公众的档案信息服务方面，并不能为其提供一站式的政府服务，用户的满意程度有待提高；从总体来看，目前的管理模式阻碍的原生数字档案价值的实现和政府行政效率的提高。面对这样的困境，必须做出新的尝试。原生数字档案的无缝管理模式是一种有效的方式，通过政府部门之间的无缝隙组织和协作，为公民任意的时间和地点提供完整的政府档案服务。在无缝隙理论的支持下，通过电子政务网络将政府内部机构及政府与公众有效联系起来，实现政府档案管理流程与档案信息服务的无缝化。

　　4.1 无缝管理模式的构建目标。

　　电子政务系统中原生数字档案无缝管理模式构建的根本目标为实现政府档案信息资源的最高效的管理和利用，为公众提供一站式的政府档案信息服务，力求在文档管理方面为实现更好的政府行政服务模式做贡献。模式构建的具体目标包括在理念、管理流程和无缝体系三方面的无缝化。

　　4.1.1 实现政府与公民在理念上的无缝对接。

　　自从 20 世纪 90 年代开始，人类社会整体慢慢的经历着变革，由之前的生产者社会转变为顾客社会，即以顾客为中心而进行产品与服务的提供，公民也改变了之前被动的接受产品与服务的态度，有了以自身需求为主导的想法。在此环境下，政务原生数字档案的无缝管理模式的建设目标为形成公民的参与度高，满意度高的政府公共服务状态，公民的参与意识能够很好地为政府提供方向，同时依靠公民反馈出的结果更好地改善政府服务的方式与质量。

　　而在政府方面，长久以来的―官本位‖思想以及腐朽陈旧的官僚主义观念需要彻底改变，单位部门之间的竞争力将作为导向和推动力，力求为公民提供更便利和有效的产品与服务。在日常的工作服务中，―以人为本‖的理念需深入人心，政府与公民的关系迎来了新的时代：以公民需求为中心的时代，个性化的时代.

　　政府通过了解公民的需求来提供相应的信息与服务，重视公民的需求与利益，而不是单纯地考虑自身的利益，对公民形成一定凝聚力，由此达成政府与公民在理念上的无缝对接，实现政府与公民之间的双赢。

　　4.1.2 实现政府档案管理流程的无缝化。

　　往往大多数组织的变革不是因为仅有一点细枝末节的烦恼或不适而进行大刀阔斧的改革，而是承受着巨大的痛苦和压力才进行的革新。政府档案管理放弃以前熟知的一切，进入未知的领域，这不仅仅只是组织机构工作任务的改革，而是整个流程的再造和优化。管理流程无缝化的目标为政府不再花过多的时间在流程的处理上，以结果为导向，为公民提供实实在在的服务，围绕结果而不是过程进行组织。同时政府部门打破之间各自为政的观念，消除隔阂与信息孤岛，整合一切公共的原生数字档案资源，实现部门之间的无缝对接，实现政府组织机构内部的结构和职能由不连续到连续的转变。政府原生数字档案管理的模式由分割化转向整体化，通过清除内部障碍、组建职能交叉的团队，部门以及业务流程重组与整合，促进跨部门的合作，简化审批流程，节省中间环节，节约成本，提高效率。

　　4.1.3 实现档案信息服务体系的无缝化。

　　档案信息服务体系的无缝化最主要的特征为―一站式‖的原生数字档案信息服务中心，通过建设完整的档案信息技术共享平台来减轻民众负担，允许公众通过提出具体化的档案信息需求后能够获得完整、满意的服务。在服务方式方面力求实行全程办事代理制，解决各个部门职能交叉、权责不分、审批过多的问题，让公民感到组织是高效、透明的，促进社会公平与公正，并且合理利用信息和资源.通过互联网进行共享和整理，加快信息与数据的交换速度，解决浪费、信息分布不均等问题，不断地适应环境，满足公民个性化要求。同时，实现网上档案信息服务与实际办公时效的统一。

　　4.2 无缝管理模式的构建原则。

　　（1）遵循法制指导，讲求实事求是的原则。

　　原生数字档案无缝管理模式的构建应该在相关的法律法规指导下进行，可以明确各方责任义务、社会资源管理征用范围、以法律手段处理突发紧急状况等，建立统一科学的决策指挥制度和协同工作方式，为实现无缝化的目标服务。数字技术对统一的法制管理提出了极高的要求，由于数字化背景下，网络工作统一管理的内容将更为丰富，没有统一的操作系统、统一的格式规范、统一的网络协议，电子档案的形成和管理利用不可想象。同时，管理模式的构建要以我国电子政务建设的基本情况、多年档案管理实践为工作基础，考虑目前的实际条件，切忌盲目照搬国外技术理论或者其他行业的管理模式，以国情出发实事求是，避免脱离我国实际，制定的体系形同虚设。

　　（2）运用成熟技术，保持相对稳定的原则。

　　成熟的技术是提供可靠体系建设的重要安全保证，对于缺乏应用和考验的新型技术，不可马上用于原生数字档案的管理实践。因为档案信息资源价值重大，若对不稳定技术广泛应用，必会埋下安全隐患，风险大增。坚持运用成熟技术的原则，也是保障了体系建设的稳定性。另外，原生数字档案无缝管理模式建设既要基于现实需要、又要考虑长远发展，它是一项长期持久的系统工程，因此要保证政策实施的持续性，技术应用的可靠性，避免频繁出现更换人员、技术革新、资源改造和政策转变的现象。

　　（3）整体均衡发展，不断动态改进的原则。

　　影响原生数字档案管理的因素众多，同时无缝隙的管理模式又涉及多部门、跨领域的协调合作，因此只有进行全面均衡的发展，才能提高档案安全保护的能力。管理学中―木桶原理‖说明，无缝隙模式的管理水平也是由体系建设中最薄弱的环节决定。因此均衡发展各影响因素，确保―所有木板长度均衡‖，是保障档案安全的有效方式。管理模式的建设不是一个一劳永逸的工作，而是一个长期不断进步完善的过程。随着技术和环境的改变，安全技术、安全目标和安全手段都应该不断调整，以跟随发展的进步潮流。在工作中，只有坚持动态发展，以与时俱进的态度和发展的眼光应对新问题，才能使得体系建设不断完善。

　　（4）用户需求至上，以服务为中心的原则。

　　顾客至上是无缝隙理论中的一项重要组成部分，在政府原生数字档案无缝管理模式的构建中，需要坚持以满足用户需求、为公众提供高效的档案信息服务为中心思想最终创建面向顾客、服务公众的创新型组织。因此需要政府部门放弃原有的、长期以来的官本位的官僚思想，加深作为服务部门的建设理念，坚持以人为本的思想，重视公民的利益。如此才能够与原生数字档案无缝管理模式构建的初衷相吻合。

　　4.3 无缝管理模式的构建。

　　4.3.1 无缝管理模式构建基础。

　　政府的档案管理如今面临着快速变化的信息环境，需要灵活的管理模式和快速应变的能力来使用这些新兴的需求和机会。无缝管理的模式以在等级化的政府中进行组织间合作和对于分散活动的高度控制，可以很好地应对这些变革和挑战。

　　原生数字档案的无缝管理模式以技术为支持手段来促进政府的协作和连接，以实现档案管理流程和服务体系的无缝化。这种协作存在于政府内部不同层次和功能的机构之间、公共部门和私有企业之间以及公众和整个行政体系之间。然而，对于这种将原本有单一的档案机构运作的管理和服务转变为由多个部门合作来完成时很困难的。因为即使除去电子政务环境变化带来的变革和挑战，在原来档案机构自主完成这些工作时，存在着现有的法律框架、财务安排、工作环境与文化、组织结构和技术安排；而在跨机构的背景下，需要将这些条件要素全面扩大，必然会产生相应的困难。由此可见设计、创建和发展档案的无缝管理模式很具有挑战性。

　　但是从另一层面来讲，虽然在政府中由于不同部门机构之间的目标与利益不同，无缝管理模式的实施会在政策形成方面受到一定程度的影响与限制；部门间越来越多的合作性质的实践却会加强对于无缝管理模式的接纳程度，例如向外部组织传递服务和履行政策目标，不同层次的部门一起提供整合的服务，以多种服务方式满足用户不断增加的需求，对于不断更新的信息技术的采用来实现网上办公等。在这些情况下，政府部门自身会认识到无缝管理模式的优点，即可以产生更高的行政效率、政策制定的创新以及由于合作导致的部门间的知识、经验与资源的有效整合。这些协作可以分为两种类型，即纵向协作和横向协作。其中纵向协作跨越了政府的内部等级，具体包括信息的寻求（如对于标准和规则的解释）以及调整的寻求（如政策的改变）。横向的合作为在相同等级之间的联系，包括政策的制定、资源的交换和共享以及合作进行的项目等。

　　由此可以，根据原生数字档案无缝管理模式构建的目标和管理活动的类型，无缝管理模式的设计从根本上依赖于：（1）档案管理活动所需要的组织间的伙伴构成关系；（2）为了服务和处理进程而形成的功能集成与资源共享；（3）为了优化结构、功能和资源而形成的整体的协调机制。

　　4.3.2 无缝管理模式的组成要素。

　　电子政务环境中原生数字档案的无缝管理模式框架的实施，从根本上讲是将档案管理的任务和流程与外部环境，即电子政务中各行政部门的工作相整合，形成无缝隙的管理模式。根据全程管理思想，原生数字档案文件在其生命周期中将经历创建、应用、采集、登记、整理着录、提供访问和销毁的步骤。同时，政务系统所提供的环境因素包括政府内部机构之间的相互影响因素和与政府外部环境的交互，其中内部的影响因素为结构、成分、功能和行为，外部的作用有市场用户、公众支持和社会影响。

　　本文在环境因素中重点分析其内部影响。其中结构因素定义了档案无缝管理模式的构成元素，如参与部门主体及之间的关系等；成分因素包括有形和无形的资源，如软件和硬件等的基础设施、人力资源、信息和知识等资源；功能因素为无缝管理模式能够运行的流程和方法；行为因素为促进和保障相关主体按照无缝管理模式工作的法律法规等方面的限制。

　　4.3.3 无缝管理的运行模式。

　　为了实现原生数字档案无缝管理的目标，在参与主体之间需要创建一种密切合作的关系，确定互操作的影响和各自承担的任务，使管理的全过程形成一个整体。这种主体间合作的关系和管理的一体化分别对应着结构和功能的因素的扩展。

　　首先，结构是管理过程实现的轮廓，而管理过程是被分配给参与主体的，因此进一步促进了管理目标的实现。其次，一体化一方面是成分因素层面的扩展，另一方面其产生的共享的资源又能够支持一体化的功能组合。此外，合作关系和一体化需要恰当的协调来建立和指引，同时合作的类型又影响着协调程度的形成；协调在另一方面又需要根据行为因素来建立。