中职学校学生档案信息化管理的措施

　　学生档案是记录学生成才成长过程全面而客观的重要信息，目前，我国大部分中职学校的学生档案管理基本上以纸质档案为主、手工收集档案及查阅档案的管理模式中。电子档案归档及档案信息化在中职学校几乎是空白。中职学校应适应现代社会对信息化的要求，完善档案信息化制度，加快学生档案信息化管理的建设，充分挖掘档案的利用价值，为学生服务。

　　学生档案信息化，就是在学生档案管理活动中全面应用现代信息技术，将纸质档案转换为电子档案，将档案查询由手工查询转换为计算机查询。换句话说，学生档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这个过程需要长期的时间才能完成，在这一过程中，要不断地运用信息技术来完善学校档案部门的信息化建设，同时要加强档案管理人员队伍的建设，这样才能提高档案管理和利用的信息化水平。

　　1 中职学校学生档案管理的现状

　　1.1 中职学校对档案信息化不重视，投入少

　　中职学校对学生档案的管理还停留在手工纸质模式，对信息化管理认识不够，对信息化管理硬件和软件都投入不够。学校在资金和技术上对学生档案管理支持力度小。

　　1.2 学生档案管理方式落后，信息化进程缓慢

　　目前很多中职学校对学生档案管理还是手工纸质操作管理模式，造成了档案管理手段落后、水平较低、查找时间长，难以适应现代化教育迅猛发展的需要。要想解决这些问题单靠增加档案管理人员是不现实的。必须借助信息化的电子工具管理学生档案，才能使学生档案管理规范、科学、系统、高效。

　　1.3 缺少专职档案管理人员，管档人员缺乏信息化管理技术

　　学生档案管理人员多为兼职，兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少，而且其他工作较繁杂，他们一般难以实现学生档案的信息化管理。档案管理只停留在简单的手工查找的阶段，这种传统的工作方式工作量大、时间花费长、工作效率低下、管理成本极高，不适应现代学生档案管理的要求。随着中职学生数量的增长，这就要求学生档案管理工作实现信息化。

　　2 中职学校学生档案信息化管理的措施

　　2.1 更新观念、转变思想

　　中职学校学生档案的信息化，主要是学校领导要更新观念，提高对档案信息化管理工作重要性的认识。中职学校要建立学生档案信息化的新理念 , 做好宣传工作，更新相关人员的思想认识。学校要加大投入，增配软、硬件设施，配置与档案信息化相适应的软、硬件。

　　2.2 学生档案信息化管理的建设

　　学生档案是学校档案的一部分，是学生的重要信息材料。 用人单位、学校、学生本人经常需要查询学生档案，而传统的查询方式不仅浪费时间，而且有时会发生档案查找不到的情况。为了解决这些问题，档案信息化建设势在必行。学校应用扫描仪、计算机和网络把学生档案以统一规范的数据格式录入计算机，以备查找，防止丢失。通过专用软件将学生档案中的录检表、学籍册、毕业生审核登记表、毕业生派遣花名册等分类编目、排序。在实行分类后，检索时可依据不同内容快速查找到相关材料信息。学校要配备电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。在此基础上，建立档案查询系统库，分析学生档案查找利用较多材料，有针对性的优先这些数据，提高档案的利用率。

　　2.3 档案管理人员的建设

　　档案信息化建设，首要的是管档人员的素质建设。档案信息化需要档案人员具有较高的计算机操作技能、网络技术知识。因此，档案人员必须提高业务知识，掌握计算机技术和网络技术，以适应中职学校学生档案信息化建设的要求。学校应安排一些系统的、专业性强的培训。举办专题培训或研讨，有针对性的提高信息化业务水平。有条件的学校要提供档案人员参与档案信息化软件的功能开发工程。只有档案人员参加才能设计出满足中职学校学生档案信息化实际需要的软件。档案人员要加强思想素质建设，这是做好学生档案工作的关键。档案人员要始终坚持和弘扬埋头苦干、无私奉献、艰苦拼搏的工作作风，树立终身学习的理念。同时，学校应关心档案人员的工作条件和工资待遇，提高档案人员的待遇，解除其后顾之忧。这样才能建立起一支业务技术过硬、思想素质过硬、长效发展的档案管理人员队伍。

　　面对日益庞大的中职学校学生档案，规范学生档案信息化管理与利用，实现档案资源数字化、档案管理信息化、利用服务网络化势在必行。随着信息技术的发展，纸质档案的主导地位必须让位于电子档案，才能更好的适应社会的发展，更好的为学生提供服务。

　　【参考文献】

　　[1] 张照余档案信息网络化建设研究中国档案出版社，2001
　　[2] 王伟高校学生档案管理现状及对策研究北京档案，2009