高校档案管理质量定性评价的三个维度

　　高等学校是规模相对较大的科研和学术组织，逐年累积了大量来源分散、种类及载体繁多的档案资料。这些档案是高校进行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录，加强档案管理质量建设是高校档案管理的重要组成部分。笔者认为，可以从以下三个维度对高校档案管理质量进行定性评价：档案形成充分和归档完整性、档案资源的序化强度、档案服务水平。

　　一、定性评价的三维度概述

　　1. 高校档案档案结构形成维度
　　档案结构形成维度包括档案形成是否充分和归档是否完整，是高校档案质量管理最基本的维度。高校档案管理工作从某种意义上说是对高校信息资源进行分类整理、归档和储存。作为科研机构之一，往往对新技术会进行最充分、最广泛的运用。虽然计算机早已应用于高校建设的许多领域，但在档案组成结构的应用上却显得相对滞后。一些高校的档案信息仍采用由档案管理人员手工录入的方式，这种极其落后的方式会导致档案建立、储存或是开放等方面的问题。

　　如何有效控制档案结构质量是保障高校档案管理质量的先决条件。它包括档案是否真实、收集过程是否充分及归档文件组成是否完整，这些评价指标体现了档案资源的信息和知识质量。一方面表现为档案资源覆盖高校各个部门工作内容的程度，体现了高校档案资源的质量水平（信息和知识资源强度）；另一方面表现为高校档案文件的必要信息量是否充分，档案结构维度直接影响着档案文件的使用价值，决定了档案文件的可借鉴程度。因此，评价档案采集的真实性、建立过程的充分性和归档文件的完整性三者构成了最基本的维度。

　　2. 高校档案资源序化维度
　　高校档案资源的序化程度是高校档案质量管理的主要维度之一。高校档案资源的基本功能要求档案必须做到有序分布。各部门收集、整理档案后，汇总到学校档案管理部门，形成制度上无缝对接，信息上相互沟通，服务上相互协调互通的结构与功能系统。该系统中资源、信息和服务相互依赖、彼此影响。由于资源信息流的质量直接影响着高校档案资源功能，高校档案资源的序化程度有着举足轻重的地位。该评价指标包括宏观上档案分类整理的分布秩序，微观上档案着录编目的优化程度，以及中观上的馆藏组织的合理程度。这些细分的指标有些取决于档案形成部门的具体责任行为，如有无错送、错放、错分或遗失档案等现象，有些则取决于档案管理人员的基本素质，表现在专业技能方面和他们知识涉猎的广泛程度。

　　3. 高校档案服务维度
　　高校档案服务水平是档案质量管理的核心维度。高等学校既是国家培养专业技术人才的摇篮，又是重要的科研基地。高校档案里记录了学校的管理、教学、科研和历史发展轨迹，是教职员工和学生集体智慧的结晶，对于人们正确地把握高校发展的基本历程和规律，有着极其重要的参考价值。档案服务与管理水平的提高，对高校的可持续性发展有着重要的作用。

　　服务与利用是档案资源的价值实现过程，也是档案管理的终极目标。当今社会各行各业的竞争日益白热化，信息和知识资源作为重要的社会生产力要素，在以研究和创新为标志的知识经济社会里，其地位无可替代。高校档案资源的主要特征有事实性、客观性及稀有性数据，其重要性不言而喻。由于档案资源对大学和社会的各种研究与创新发展能提供支持，高校档案管理工作应该改变过去那种只注重保管的意识，避免只对档案进行被动消极利用，而应更多注重资源的创新开发和服务内容的主动创新，提升服务水平。

　　随着社会与高等教育的不断发展，作为现代大学三大职能之一的“社会服务”越来越凸显其重要性，高校档案服务也变得至关重要，并在高校管理职能中担当起重要角色。伴随着现代信息技术发展，高校档案服务呈现多样化的发展趋势，主要表现以下三个方面：第一，形式趋向数字化。基于云计算通信技术的发展，众多高校为进一步方便服务，保护档案，在馆藏存量档案工作上初步实现了数字化，逐步完成了各学科档案的数字化建设工作，并在实践过程中取得了一定的成效。第二，内容趋于特色化。20 世纪末，在档案建设过程中部分高校逐步建立了较为齐全的档案门类，并对学校档案实行集中管理，奠定了很好的工作基础，甚至有些高校根据学生需求，增设了名人传记档案、优秀教师业绩档案、师生荣誉档案等类别，这些大大激发了师生及社会学者对馆藏的利用和需求。同时，部分高校充分利用信息技术，在校园网建设中增设了数字图书档案的功能，大大方便了师生搜集信息和查阅资料，进一步补充了纸质档案的不足，促进了馆藏资源的现代化。第三，服务手段多样化。随着高校的改革发展，逐渐改变了高校档案管理部门“重管理、轻应用、薄研究”的做法，形成了高校档案服务的特色和亮点。多样化逐步表现为服务人才日趋专业化、知识结构多元化、服务团队规范化。高校档案部门吸收并培养了一批高素质的档案管理人才，档案服务工作的专业性、学术性得到较大提升，科研水平也显着提高，整理了大批档案史料，涌现了一批研究专着，还创立了专门的学术期刊等。

　　在此，我们还应该对高校档案资源的服务深层价值进行探讨。首先，高校档案资源通过提供历史和现状中的重要事件和数据等方面的档案资料，有助于我们进行决策研究，最终提高决策的效率和有效性；同时，高校档案资源可以提供客观事实和数据资料，优化教学支持服务。其次，高校档案资源的深层开发与利用有利于减少部门间的摩擦，增强内部凝聚力，促进学校事业和谐发展。再者，我们越来越重视高校档案资源的社会共享。主要表现为高校档案资源能有效促进地方经济和社会的发展。不论是社会科学研究，还是自然科学或应用科技研究，都在为推进地方经济和社会发展发挥着巨大的作用。一般情况下，由于地方高校的许多科研项目都是针对地方经济和社会发展的特定问题而设立的，其研究成果可以促进这些问题早日得到解决。纵观世界各国的高校科研在社会发展中的作用，高校科研与科技成果的档案信息服务不但可以促使社会更加了解高校科研的内容、领域，还可以通过科研成果转化发挥这些研究成果的经济价值和社会价值。

　　二、高校档案管理质量提升的维度路径

　　1. 档案形成过程维度路径
　　档案形成环节是高校档案管理质量控制的首要环节。综合来看，需要做好以下几个方面的工作：

　　要建立起有效的档案监督机制。当今社会，电子文件不断增多，表现形式越来越多样化，档案形成环境越来越复杂。学校要控制好档案形成环节的质量，就必须不断探索新形势下的档案工作监督机制建设，通过有效的高校档案监督机制及时修补和完善档案制度，深化数字化管理，尤其是制度执行过程中要保证公平、公正，营造出人人自觉遵守制度的气氛，确保档案产生准确，档案形成完整，档案结构规范。

　　要强化归档管理人员的档案观念。对档案管理人员加强档案制度方面的宣传和教育，确保他们坚决按档案制度办事，不会因为领导授意或是碍于情面违规办事。

　　档案管理人员的行为要能自觉自愿受相关管理制度的约束，具备“慎独”的品性。档案管理人员在文件归档过程中要遵循档案的形成规律，把握归档文件内在信息与外在形式特征之间的联系，确保文件归档的基本质量。

　　要提高文件归档管理人员的专业辨析能力。学校应通过各项管理制度及具体实施细则，教育归档管理人员不仅认真做好规定范围内的文件归档工作，而且在办理具体业务时，能分辨并评估那些没有明确规定归档文件的档案价值，及时进行转档处理，以期进一步丰富高校档案资源。要达到这样的境界，需要档案管理人员爱岗敬业，不是把档案管理工作看成简单的工作，而是把它当成自我实现的一种途径。按照马斯洛的需求层次理论，自我实现是个人需求的最高层次，有了这样的心理体验，档案管理人员自然会发挥出最大的潜力。

　　此外，学校要加强对档案形成部门的监督与档案指导，定期检查各部门的存档材料，以保障文件归档质量，并且有计划地对归档管理人员进行素质教育。发现问题必须及时补救，以防档案残缺遗漏，努力使档案资源覆盖高校发展和建设的各个方面。

　　2. 档案资源序化维度路径
　　提高档案管理人员的业务素质。其一，对档案管理人员进行专业培训，提高档案管理人员的整体职业素养。档案工作人员队伍的专业水平决定了档案管理水平的高低。因此，高校必须重视对在职档案管理人员的专业教育，加强档案人员专业水平及队伍整体素质的培养，形成多层次、复合型的专业人才队伍，切实增强其运用专业理论解决实际问题的能力。其二，培养档案管理人员创新及实践应用能力。高校档案的信息化管理，无论实际操作，还是信息安全方面，都需要从业人员具备良好的计算机、网络、信息等实践应用能力，能熟练运用现代化的技术手段，与时俱进，推动档案管理工作的创新。其三，提高档案管理人员的责任意识。高校各档案形成部门一般配有兼职甚至是临时的档案员。这些工作人员在管理上相对松散，学校制度对其约束力不强，管理难度相对较大。要通过强化上岗培训，使他们在主观上充分认识到档案的重要性，严格执行归档文件处理的工作流程，保管好工作中形成的各种档案，并按照档案管理要求将纸质、电子载体档案及实物档案交送给指定的专门档案管理机构，确保及时、准确和完整。档案纪律松散，容易使档案形成部门出现各种问题，这方面的问题与不足并非一朝一夕可以改变过来的，必须依靠整个档案管理队伍随时间不断积累、沉淀，才能达到比较高的水准。人造环境，环境育人，总之高校必须重视对档案形成部门工作人员责任意识的培育。

　　3. 档案管理服务水平维度路径
　　目前有些高校由于各种原因，其档案管理与服务水平低下，档案利用率不高，许多珍贵的档案资料并没有体现出应有的使用价值，特别是院校史料档案，被长期搁置，处于蒙尘状态。高校档案服务质量受制度因素、档案人员的素质因素以及服务模式选择等因素的制约。制度因素会影响到档案资源的开放度和服务范畴，同时也会制约到档案管理人员的服务行为；档案管理人员的素质则直接影响着档案资源开发和创新的进程及质量；而服务模式选择，则会影响到档案的服务能力和服务效果。因此，提高高校档案管理服务水平还要重视以下几个方面：

　　要实现档案管理手段网络化。档案工作人员要建立专门查询服务网站，开展馆藏资源网上利用服务。要将档案信息资源数据库数字化、信息化和网络化，特别是档案数据库建设，实现电子文件在网站上的综合利用和实时交互，实现档案资源数据库化。档案信息管理要规范化，实现电子文件的自动上传收集。当前由网络形成的电子文件通过下载和上传就可完成，迥异于传统的纸质档案收集方式。档案管理部门应改变传统工作方法，及时收集电子文件档案。

　　要提升档案资源的数量和质量。采取拓展接收渠道、定期征集档案、主动记录和及时汇总分类等手段，增加馆藏档案数量，优化馆藏结构，尤其要将照片档案、多媒体档案、实物档案的接收和管理作为档案管理工作的重点，建立以教学、科研档案为主体，兼顾其它类别档案的全覆盖档案资源结构体系，其中教学名师、毕业论文、学术带头人、科研档案、精品特色课程等构成高校档案的主要内容。

　　要建立电子文档数据控制中心。该中心负责集中控制网站内各单位归档的电子文件管理质量，并在网站上提供有限制的或非保密电子文件的查询和利用等综合性服务，让社会公众共享电子文件信息资源。

　　要开展在线咨询服务。高校档案部门可以在网页上通过汇编相应专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，使档案资源使用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上快速通讯，进行信息交流，开展档案真实性与保存价值咨询，及提供实时查询和相关的资信服务等。

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