当前学生档案管理在信息管理和工作制度上的创新

　　随着经济的发展和社会的进步， 新时期学生档案管理工作面临着新的挑战。 在新时期学生档案管理工作中，为了不断适应时代的变化，要改变过去的管理机制，坚持管理创新，提高学生档案管理工作的效率。

　　1坚持在信息管理上创新

　　目前， 部分单位的学生档案管理基本上还处于手工操作阶段，一些现代化的管理方法和手段没有很好地得到运用。 传统的手工管理方法使工作人员劳动强度大，工作效率低，没有足够的时间和精力开发案卷内在的信息价值， 人事档案动态管理效果甚微。 因此，要从信息资源的角度看待学生人事档案，用信息管理的方法创新学生档案工作， 加强对档案信息的综合分析研究和深度开发利用， 实现学生档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变，进一步提高学生档案工作的现代化水平。

　　1．1 加大硬件投入力度

　　改善档案工作的环境和基础设施是提高工作质量的基本保证。 《学生档案工作条例》对学生档案的保管提出了明确要求，对库房面积、设施及所需器材作了具体规定，这是保证档案安全和科学管理的必备条件。 要创造条件，实行档案库房、阅档室和档案工作人员办公室“三室”分开。 要配备必要设施，达到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光 ）要求 ，特别是要在档案室配备空调、去湿机使库房内保持符合要求的温度和湿度。 要配置统一的现代硬件设备，比如计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪、碎纸机等设备，只有硬件到位了，才能运用计算机进行学生档案日常管理，使硬件建设跃上新的台阶。

　　1．2 探索建立软件管理系统

　　逐步探索建立学生人事档案数据库系统， 充分发挥信息管理更易保存、查询、修改的优势。 建立学生人事档案管理系统，通过现代硬件设备进行相应的技术处理，把考察材料、任职文件、照片等转化成电子文件，上传至学生人事档案数据库系统，实现人事档案纸质与数据格式并存， 减少纸质案卷因长期使用而损坏所造成的影响；建立学生信息管理系统，将学生人事档案的一些基本信息通过专门的学生人事信息软件输入， 制作形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转；建立学生人事档案检索库和学生人事档案目录库， 将管理范围内的学生档案号和档案目录全部录入库内，有效地提高查（借）阅学生档案的工作效率；建立学生人事档案网络化管理体系，实施学生人事档案的分级管理；逐层逐级建立学生人事档案局域网， 实行学生档案的网络化管理，进一步提高学生档案工作效率和服务质量。

　　1．3 扩大信息采集范围

　　目前，学生档案信息采集大多停留在原有的基础上，远落后于时代的要求。 可尝试适当扩大信息收集范围，对管理权限内的学生的基本情况、学历、学习简历、奖惩情况、年度考核情况、家庭成员、学习中的表现等信息，分为业绩档案、能力档案、认可档案、考察档案、成果档案等类别，经过严格审查，最后全部录入系统。要认真细致地做好采集、制作、分类、存储等各个环节的工作，保证数据准确、真实、规范、统一。 对变动的学生信息及时进行更新维护，做到随变随改、随动随调，确保学生信息的准确性和实时性。

　　2坚持在工作制度上创新

　　学生人事档案工作头绪多、琐碎繁杂，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循。 应结合学生档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，在落实中把好关口，不断提高档案工作质量和服务水平。

　　2．1 坚持在健全完善制度上求“全”

　　要编印下发学生人事档案管理制度汇编， 收集有关制度及文件装订成册，使档案管理工作有章可循，逐步实现制度化。 要根据有关学生人事档案工作法规与有关工作条例， 结合本地实际，不断完善、修订、健全学生人事档案材料的档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等，做到制度上墙、账簿成册，为规范学生档案的管理提供政策依据。 要针对日常管理工作需要，建立完善《学生档案查（借）阅登记簿》、《接收学生档案登记簿》、《移交学生档案材料登记簿》等各种登记簿册，为学生人事档案走上制度化和规范化的轨道奠定坚实基础。

　　2．2 坚持在执行制度上求“严”

　　要注重档案材料归档的及时性， 各单位负责档案工作的人员要严格执行收集整理材料工作制度， 主动与档案管理部门联系，做到及时做好档案材料报送工作；档案管理部门要严格执行定期整理档案工作制度， 分批分次对学生人事档案材料进行归档、分类、整理、审核，做到不拖延、不积压、认真鉴别。 要注重档案材料的完整性，在对学生人事档案材料进行归档过程中，要本着完整、真实、条理、精练、实用的要求，对档案中缺少的材料一一登记在册并进行补齐补全，确保学生人事档案材料完备，与实际情况同步；要注重档案材料的真实性，抓好档案审核、转递、利用等关键环节，及时发现并纠正学生档案内容失真的问题，确保档案真实可靠，维护学生档案工作的严肃性。

　　3结 语

　　做好新时期学生档案管理创新， 必须建设一支高素质的档案管理队伍，这是实现档案达标任务、提升档案管理水平的根本和关键。 要通过培训工作， 提高档案管理人员的政治和业务素质，提高学生档案的管理水平。