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当前学生档案管理在信息管理和工作制度上的创新

来源:学术堂 作者:周老师
发布于:2014-06-13 共2031字
论文摘要

  随着经济的发展和社会的进步, 新时期学生档案管理工作面临着新的挑战。 在新时期学生档案管理工作中,为了不断适应时代的变化,要改变过去的管理机制,坚持管理创新,提高学生档案管理工作的效率。

  1坚持在信息管理上创新

  目前, 部分单位的学生档案管理基本上还处于手工操作阶段,一些现代化的管理方法和手段没有很好地得到运用。 传统的手工管理方法使工作人员劳动强度大,工作效率低,没有足够的时间和精力开发案卷内在的信息价值, 人事档案动态管理效果甚微。 因此,要从信息资源的角度看待学生人事档案,用信息管理的方法创新学生档案工作, 加强对档案信息的综合分析研究和深度开发利用, 实现学生档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变,进一步提高学生档案工作的现代化水平。

  1.1 加大硬件投入力度

  改善档案工作的环境和基础设施是提高工作质量的基本保证。 《学生档案工作条例》对学生档案的保管提出了明确要求,对库房面积、设施及所需器材作了具体规定,这是保证档案安全和科学管理的必备条件。 要创造条件,实行档案库房、阅档室和档案工作人员办公室“三室”分开。 要配备必要设施,达到“六防”(防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光 )要求 ,特别是要在档案室配备空调、去湿机使库房内保持符合要求的温度和湿度。 要配置统一的现代硬件设备,比如计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪、碎纸机等设备,只有硬件到位了,才能运用计算机进行学生档案日常管理,使硬件建设跃上新的台阶。

  1.2 探索建立软件管理系统

  逐步探索建立学生人事档案数据库系统, 充分发挥信息管理更易保存、查询、修改的优势。 建立学生人事档案管理系统,通过现代硬件设备进行相应的技术处理,把考察材料、任职文件、照片等转化成电子文件,上传至学生人事档案数据库系统,实现人事档案纸质与数据格式并存, 减少纸质案卷因长期使用而损坏所造成的影响;建立学生信息管理系统,将学生人事档案的一些基本信息通过专门的学生人事信息软件输入, 制作形成电子档案,以便于人事信息的查阅流转;建立学生人事档案检索库和学生人事档案目录库, 将管理范围内的学生档案号和档案目录全部录入库内,有效地提高查(借)阅学生档案的工作效率;建立学生人事档案网络化管理体系,实施学生人事档案的分级管理;逐层逐级建立学生人事档案局域网, 实行学生档案的网络化管理,进一步提高学生档案工作效率和服务质量。

  1.3 扩大信息采集范围

  目前,学生档案信息采集大多停留在原有的基础上,远落后于时代的要求。 可尝试适当扩大信息收集范围,对管理权限内的学生的基本情况、学历、学习简历、奖惩情况、年度考核情况、家庭成员、学习中的表现等信息,分为业绩档案、能力档案、认可档案、考察档案、成果档案等类别,经过严格审查,最后全部录入系统。要认真细致地做好采集、制作、分类、存储等各个环节的工作,保证数据准确、真实、规范、统一。 对变动的学生信息及时进行更新维护,做到随变随改、随动随调,确保学生信息的准确性和实时性。

  2坚持在工作制度上创新

  学生人事档案工作头绪多、琐碎繁杂,如果没有一定的制度来制约,就会无章可循。 应结合学生档案管理工作的实际和社会现实需要,进一步完善各项档案管理制度,在落实中把好关口,不断提高档案工作质量和服务水平。

  2.1 坚持在健全完善制度上求“全”

  要编印下发学生人事档案管理制度汇编, 收集有关制度及文件装订成册,使档案管理工作有章可循,逐步实现制度化。 要根据有关学生人事档案工作法规与有关工作条例, 结合本地实际,不断完善、修订、健全学生人事档案材料的档案查(借)阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等,做到制度上墙、账簿成册,为规范学生档案的管理提供政策依据。 要针对日常管理工作需要,建立完善《学生档案查(借)阅登记簿》、《接收学生档案登记簿》、《移交学生档案材料登记簿》等各种登记簿册,为学生人事档案走上制度化和规范化的轨道奠定坚实基础。

  2.2 坚持在执行制度上求“严”

  要注重档案材料归档的及时性, 各单位负责档案工作的人员要严格执行收集整理材料工作制度, 主动与档案管理部门联系,做到及时做好档案材料报送工作;档案管理部门要严格执行定期整理档案工作制度, 分批分次对学生人事档案材料进行归档、分类、整理、审核,做到不拖延、不积压、认真鉴别。 要注重档案材料的完整性,在对学生人事档案材料进行归档过程中,要本着完整、真实、条理、精练、实用的要求,对档案中缺少的材料一一登记在册并进行补齐补全,确保学生人事档案材料完备,与实际情况同步;要注重档案材料的真实性,抓好档案审核、转递、利用等关键环节,及时发现并纠正学生档案内容失真的问题,确保档案真实可靠,维护学生档案工作的严肃性。

  3结 语

  做好新时期学生档案管理创新, 必须建设一支高素质的档案管理队伍,这是实现档案达标任务、提升档案管理水平的根本和关键。 要通过培训工作, 提高档案管理人员的政治和业务素质,提高学生档案的管理水平。
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