事业单位档案信息化建设中的问题及应对措施

　　在档案信息化建设进程中仍存在着不少无序现象，严重影响着信息化建设的快速健康发展。因此，针对信息化建设的必备要素进行最优化，最有效的组织管理是成功的关键，水平的高低直接影响人才培养的质量和高校的运行效率。当今社会的快速发展和改革面临着许多新情况、新问题，使传统的事业单位档案信息化管理模式面临着极大的挑战。

　　1 档案管理工作信息化建设的重要性

　　从档案管理角度来说，所谓档案信息化就是档案管理模式从以档案实体为重点，向以档案实体以数字化信息形式为社会提供服务为重心的转变过程。要实现档案信息化管理，首先要解放思想，转变观念，改变传统的被动服务方式，不断加强档案信息现代化管理意识。其次应加强学习，增强档案工作人员的工作能力以适应新时代的档案工作。随着科技的进步，档案管理手段也发生了变化，这些变化对档案工作人员的工作能力都提出了新的要求。要将档案管理的触角伸向前端，拓展档案收集的途径，提高档案收集的归档率和准确率，保证单位档案信息资源的完整性。同浅谈如何加强事业单位档案管理信息化建设工作时，在后端使档案信息资源的利用延伸到本单位的信息化过程中去，扩大档案的利用，提升档案和档案工作的价值。这种档案管理理念将令档案管理系统的功能得到充分的发挥。要将复杂工作简单化，将简单工作规范化，坚持从信息的源头上抓起，将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴，进行档案质量监控。要加快库藏档案目录数据库建设，以满足档案信息共享、快速检索利用的需要，档案管理信息化的信息处理快速、节约存储空间、调阅档案便捷以及利于保护档案原件等优势逐渐体现了出来。而它的优点也使得事业单位档案管理正在进入全面信息化时代。这也意味着事业单位档案管理正在朝着各环节自动化、管理方式网络化、决策智能化和档案信息利用电子化的方向发展。

　　2 档案信息化建设中存在的主要

　　问题任何行业的发展必须首先从自身所肩负的社会使命出发，通过有效履行自身的社会职责来换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展的动力。惟有如此认识自身与社会发展的关系，才能为行业发展找到合适的思想指导。社会信息化的影响与要求呈现明显的整体性，市场经济社会是比较讲理的。无论何种工作，只要为社会发展做出自身的贡献，其价值为社会所感知，社会就会以应有的方式给予回报。这正是市场经济社会注重贡献的具体体现。现阶段档案信息化建设中存在的主要问题主要表现如下：

　　2.1档案信息化建设缺乏针对性。很多事业单位推行“无纸化”办公，设立信息平台，把档案的基本信息放入这一平台，让员工们通过各自需求在这个平台上找寻自己所需要的档案信息资料。这样在充分利用资源的同时也节省了很多人工寻找文件材料的时间，看似大大提高了工作效率，但并非所有的软件都适合事业单位的档案管理，绝大部分的软件比较适用于文书档案的使用，而科技档案的使用性则较差，所以得不到全面充分的利用，其效果并不是非常理想。有的事业单位虽已使用局域网，电子文件可储存在“资料库”,全体员工根据各自权限读取文件。本来这是一个很好的沟通渠道，但由于管理不够完善，对电子文件存放的位置（路径）没有明确规定，甚至有部分员工把文件只存在本机，造成档案查找不便利。

　　2.3档案管理人员不适应事业单位档案信息化建设的发展。当代档案管理工作是一个专业性很强的系统工程，要求档案人员不仅需要掌握系统的档案管理的专业知识，还必须具有对本事业单位生产产品技术等方面的了解。这样，档案工作才能事半功倍。不仅如此，随着计算机的成熟化、普及化、数据标准化和各种系统软件的应用，对档案人员的业务素质也提出了更高的要求。然而，现在很多事业单位的档案人员以兼职居多，身兼数职的档案工作人员，无论是档案知识的学习，还是计算机技能的掌握都不够全面。而过去那种简单的仅仅将纸质文件归档且停留于文本操作的做法已经远远满足不了现在档案信息化管理的需求。如果维持现状而对档案人员没有必要的、相应的培训，势必给档案信息化管理的发展造成一定的阻碍。目前有部分事业单位尚未进行电子文档管理，缺少专门的磁介质档案存储设备，而数字档案对设备的依赖性较强，这样就给电子文档管理和平日工作中查阅资料带来了很多难以解决的问题，从而直接影响着事业单位信息化的进程。

　　3 加强档案信息化建设的主要应对措施

　　3.1 事业单位领导应充分重视档案信息化建设，在经费上予以支持，此外还应着重抓好事业单位“主体”档案的归档工作。事业单位领导应充分认识到加强档案信息化建设，可为事业单位未来的发展打下坚实的基础，为事业单位领导做出重大决策提供可靠的依据凭证。应树立事业单位信息化的理念，加大力度推广档案信息化建设将有利于提高事业单位领导的决策和管理水平。虽然档案信息化建设需要比较大的投入，从网络系统的开发建设到计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘等硬件设备等都需一一配备，但是从其所能够起到的对事业单位发展的积极作用来看，这些投入还是非常值得的。同时，还应抓住事业单位档案的“主体”核心，即要抓好事业单位科技档案、设备仪器档案、产品档案等重要档案的收集、整理和归档工作，因为这些档案的完整与否将对事业单位的生产、发展起到决定性的作用。

　　3.2 加强各类档案信息化设备的添置。档案工作是一个系统工程，所以它的收集、保管、利用都是同等重要的，每个环节都是紧紧相扣，缺一不可的。因此，档案装备要齐全，充足，符合规范要求，各门类、不同载体档案的存放需科学、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。要积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，有条件的事业单位档案部门应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化录入和管理，积极建设全文数字库和多媒体系统，尽快实现档案全文信息的电子化查询，不断提高服务效率和质量。

　　3.3 逐步实现档案信息资源数字化。档案信息资源数字化是档案信息化建设的前提和基础，是保护档案原件的重要方式之一，也是构建数字档案综合业务管理信息系统时首要考虑的重要功能之一。档案数字化是通过应用先进的信息技术手段，将档案部门各种传统的物质载体形式的档案等加工成数字化信息，建立档案目录数据库、档案全文数据库，在网上发布，提供服务。

　　3.4 完善电子文件的管理。确保档案信息的安全性和完整性是事业单位档案信息化建设的核心要素。首先，应制定电子文件的管理规范，要求全体员工严格执行，并且确保档案信息的安全，对于具有保存价值的电子文件，还必须保存相应的纸质文件以作备份。在进行归档时，必须将电子文件和相应的纸质文件一并归档。

　　事业单位档案信息化建设是事业单位档案事业发展的必然方向，是事业单位档案管理的重要课题，是提高事业单位档案管理服务水平的必经之路。事业单位档案信息化建设是一项长期、全面而又系统的工作。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，事业单位档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业紧密合作同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地为事业单位服务。

　　参考文献

　　[1]王娜，事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].办公室业务，2014（3）。

　　[2]李晓霞，对强化事业单位电子档案管理的粗浅认识[J].黑龙江档案，2013（3）。

　　[3]刘美红，事业单位档案管理信息化建设之我见[J].清江论坛，2014（1）。