档案数字化建设的必要性与发展方向

　　引言

　　档案是我们日常生活中最基本的信息资源，记录我们人生中重要的生产生活时间，是国家信息资源重要的组成部分，现阶段，伴随着人们生产生活水平的日益提高和社会计算机技术、网络信息技术水平的不断提高，档案的种类、内容、形式也越来越多，在这栋情况下，传统的档案管理模式已经不能满足日趋多样的档案管理需求，亟需探索出一条适合知识经济不断发展的形势的档案管理模式，以期实现档案数据的完整和共享。且我国是人口大国，具有档案数量大、种类繁多、形式多样的特点，因此，档案数字化建设刻不容缓。几年来，在档案数字化建设上，我国已经取得了相应的成效，相继建立了一些档案系统等，使我国档案的数字化建设取得了一些进步。但是，我们应该清醒地认识到，我国档案数字化建设仍处于初始阶段，未来要面临的路很长，相关工作人员应该积极应对挑战，积极参与到档案数字化建设中去。

　　1 对档案数字化与档案数字化建设的理解

　　1.1 档案数字化的含义

　　数字化技术是伴随着计算机网络技术和网络信息通讯技术发展起来的，目前数字化技术广泛应用于各行各业，将数字化技术应用于档案管理中，就是档案数字化。在档案管理中，将档案的信息内容以数字化的形式储存在计算机系统程序中，将传统的档案中的文字、图片、声音等形式的数据以数字化的形式储存于计算机信息系统中，节省了的能干储存的实体空间，查找更加便捷、简单、直观，而且实现了档案的共享性，更加利于档案的调取，实现了信息资源的合理配置。

　　1.2 档案数字化建设的主要内容

　　在档案数字化的应用对象上来看，档案数字化的具体对象主要包括两个方面：（1）纸质档案，我国原有的档案管理模式主要是以纸质形式体现的，存放于专门的档案管理处，档案数字化要求将原有的纸质档案进行数字化处理，上传到网络系统中。（2）目前我国许多高校。企事业单位都建立了相应的网络档案管理系统，档案数字化要求档案数据的真实、准确、及时性，保障档案信息数据的完整。

　　从档案数字化的应用程度上来看，档案数字化建设的主要内容主要包括以下连个方面：（1） 建立一个档案管理部门的目录索引数据库，方便档案管理工作人员查找档案，更加便捷化。（2）建立档案管理部门所管理的大男的全部内容的数据库，包括目录索引，使档案数据库的内容更加全面。

　　从档案数字化的应用过程上来看，档案数字化建设应该包括档案的收集、整理、上传、存储、查阅等方面，这些方面的工作需要经过网络计算机技术的辅助，才能够完成，在存储工具上，可以选择磁盘、硬盘、光盘等便于保存的存储工具。

　　2 档案数字化建设的必要性及意义

　　档案在我国的日常生产与生活中具有重要的地位，于个人而言，档案是学习生活的记录，对学习工作具有重大意义。于社会而言，档案是重要的社会信息资源，为日常的生产生活提供基本保障。

　　档案的数字化建设对我国数字信息时代的发展和知识经济时代的发展具有重要的意义，档案数字化建设工作已经成为我国档案管理工作的重中之重，是当下档案建设管理工作的首要问题。

　　2.1 档案数字化建设是信息时代发展的迫切要求

　　伴随着科技的进步与发展，我国的计算机网络技术水平和通信技术水平都有了迅猛的发展，我国社会也在其促进下进入了信息时代，人们的生活方式和工作方式也受到了影响，信息化技术被广泛应用于生产生活中的各个领域，在这种背景下，档案管理工作也必须向信息化靠拢，才能够满足人们日益提高的对档案方面的需求。

　　因此，档案数字化建设是必然的，与传统的档案管理模式相比较，数字化档案管理具有更加便捷、清晰、先进等特点，更易于档案信息资源的分享与利用，更符合时代的发展需求。

　　2.2 档案数字化建设是社会发展的实际需要

　　档案是我们学习、工作生活中最直接的表现，包含了我们学习生活中的一些具体数据、资料，以文字、图片等形式表现在档案记录中，这些数据对我们的生活具有重要的作用，与此同时，这些数据也是重要的社会信息资源，的具有重要的社会价值。伴随着计算机网络技术和信息技术的不断发展，人们对档案的准确性、时效性、查阅的便捷性等有了更高的要求，在这种情况下，档案数字化建设刻不容缓。档案数字化有利于档案的查取，不会损坏档案，在进行档案数据录入时，准确、快速，增加了时效性，而且档案的数字化管理有利于档案的共享，方便有关部门及个人及时查阅更新的档案数据信息，利于档案管理工作。

　　2.3 档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势

　　我国传统的档案管理储存工作都是以纸质形式体现的，往往储存的信息量大、内容多，导致储存不便、时效性不高，由于年限问题，纸质档案的保存时间短、易受损，受损后不易恢复，在使用纸质档案时，查找、翻阅工作十分不便，浪费时间，与之相比，数字化档案具有更多的优点：（1）储存空间大。（2）数字化档案可以进行数据备份，在档案丢失后，易于恢复，不会造成损失。（3）数字化档案在查找、翻阅时十分方便，利用计算机即可，没有过多的繁琐工作。

　　2.4 档案数字化建设是开发和利用档案信息资源的基础

　　档案信息管理工作在我国具有重要的意义，做好档案管理工作，有利于档案信息资源的共享，为我国信息资源的建设提供可靠的保障。档案资源的信息化建设可以更好的开发现有的档案数据资源，为我国的生产生活工作服务。因为档案数字化建设岁计算机网络技术的应用，促进了我国的档案资源的时效性与便捷性，进行档案资源数字化建设可有效促进档案资源的利用率，为我国档案信息资源建设提供基本保障。

　　3 我国档案数字化建设的现状与发展方向

　　3.1 我国档案数字化建设的现状

　　我国最早开始档案数字化建设的地区是北京、天津、的、青岛等地区，作为试点地区，这些城市在档案数字化建设上的先进性领先于我国其他地区，在目前这些地区已经基本上实现了档案数字化的建设，且标准化、准确性、及时性、便捷性程度高。虽然我国的一些经济发达地区已经实现了档案的数字化建设，且水平较高，但仍应清楚地认识到，我国数字化档案建设的总体水平不高，许多地区仍处在探索阶段。

　　3.2 我国档案数字化建设的发展方向与趋势

　　在目前知识经济不断发展的前提下，我国人们对经济、社会的发展中的各种信息资源的需求越来越大，而且，数字化技术的不断发展，也相应的推动了我国档案建设的进程，对档案进行数字化建设，有利于我国档案管理工作的数字化发展，有利于保障档案管理工作的质量以及准确性。档案数字化建设已经成为我国档案建设工作的必然发展方向。目前档案数字化建设可以选择一些有经验的计算机行业公司来进行外包作业，通过这些专业的部门进行数字化档案系统的建设，这样既节约人力，又能够保障质量，档案数字化建设的外包已经成为我国档案数字化建设的主要发展趋势。

　　参考文献

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