企业档案个性化管理相关知识概述

　　第一章 相关知识概述

　　档案具有原始记录性，是人们生产生活等实践活动的最真实记录。社会在进步、科技在发展，档案管理方面要适应经济建设和改革开放的步伐，就必须牢固树立大服务、大进步、大飞跃、大发展的思想观念，努力开拓档案个性化管理的思路，增强服务观念，扩大服务内容，转变服务机制，提高服务手段，尽最大力量满足各项工作利用档案的需要。

　　第一节 企业档案管理概述

　　档案管理需要个性化，但管理不是盲目的、没有目的性的管理，而是运用一系列手段和方法，通过各种渠道进行创新。档案个性化管理主要体现在观念、内容、机制、手段等方面，从而实现更好的为大众服务的目标。

　　一、企业档案的特点及作用

　　企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。①它是企业资产的重要组成部分，是保障权益、日常业务工作的考察、决策研究、编史修志、经验进行总结的重要根据与原始凭证。

　　同时也是企业对各项工作的历史见证以及真实的记录。

　　（一）企业档案的特点

　　1.综合性。企业档案为社会提供服务和产品活动的记录，是对各种经济要素的综合运用，并且也是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。如果从纵向的角度来看，它是企业的成长历程，也能够预测企业的未来发展，为企业的领导者和企业的合作对象提供关于企业产品、发展、技术、经济等是可靠信息；通过横向观察，它能够反映出全面的企业经营管理的信息，是企业在进行各项活动比如基建、生产、经营、财务、设备等形成的书面材料。

　　2.现实性。企业档案是与企业共同发展和生存的信息资源，是通过企业的产品生产、技术开发、市场拓展、经营管理等中逐渐形成的，它在企业的运营中发挥着持续性作用的特征，把企业的活动轨迹详细真实的记录下来，这同时离不开企业在社会经济中的紧密活动。企业档案在一方面有很重要的使用意义，表现出企业的现实利益，比如企业档案市场经济活动中的重要武器是营销档案，并且技术档案也是企业在进行物质生产时的必备因素。在另一方面，企业档案在企业产品的研究开发、生产销售中有着密切的联系，具有相当久远的使用价值和重要作用，如果脱离企业档案，企业的生产则无法正常的运行，企业档案为企业营造更好的运行模式并且创造出更多的价值，在企业的各方面包括生产经营、技术提高、维护权益等都具有重要的意义。

　　3.知识性。企业档案具有丰富的内容，能够反映出企业的经营者对客观事物现象的认知度，并且它把企业的实践活动都记录下来，企业档案是创建者智慧和行为的总结。企业的现状能够反映出企业的历史进程，企业的未来决定着企业以后的发展，所以企业无论是在进行生产、经营、管理、开发等各项经济活动时，都需要企业对自身的条件有着精确的掌控，企业档案蕴含企业所需的资料，企业需要通过对历史总结获得经验，学习和利用有利条件，并且使企业的经营者拥有有效的条件，从而帮助企业不断发展壮大。

　　4.经济属性。企业通过企业档案的产生、引进、形成、开发伴随着企业一系列的生产、经营、销售、预算等经济活动的过程，所展现出的特殊属性则是企业的经济属性。企业的经济属性决定了企业档案的利用价值、经济价值以及保存价值，使得在企业的蓬勃发展中显现出应有的价值。其经济属性还表现在企业档案和企业的经济利益越来越密切和直接、企业档案是企业的特殊资产两个方面。企业档案和企业的经济利益不断的直接和密切能够使得企业产生潜在的生产力，而企业档案属于企业的特殊资产，它是以有形实物真实存在的，是企业物质财富的重要组成部分，企业档案的良好运用，能够为企业的发展提供动力，为企业的壮大提供源泉，帮助企业经营者拓宽经营领域。

　　（二）企业档案的作用

　　1.企业档案可以维护企业知识产权。企业档案能够良好的把企业的产品研发、功能介绍、上市经营以及知识产权等内容记录下来，也能够把企业的研究过程完整备份，提供重要的依据。企业通过对经济活动的完整记录，通过完整有效的档案信息，能够在企业产生关于商标权、着作权、专利权等所有权纠纷时提供重要依据，使得企业能够良好的应对这类难题，具有优势地位，将这些证据提供给法律仲裁机构避免造成无谓的经济损失。

　　2.企业档案可以促进企业文化建设。企业档案包含企业历史进程的一点一滴，详细记录企业所有的经济活动，企业档案对于企业文化建设中也有着促进的作用，具体表现在两个方面：一是通过对企业档案的整理能够删减没有意义的地方，这么做可以帮助企业建立健康有效的企业文化，也能够使得企业文化的历史进程突出体现；二是对企业档案的完整记录，能够有效的将企业的日常工作进行梳理，为企业的健康发展提供保障，为企业文化的发展提供方向。

　　3.企业档案可以提高人员分配管理工作效率。企业档案的管理在企业的人力资源管理系统中有着重要的作用，企业档案的管理内容很多，比如企业档案中的人事档案，它记录企业员工在上学时的信息，从中学开始，所有相关的表格和报告都能够在人事档案信息中体现，员工的证书复印件、评定表、考核表、出国记录、奖惩记录、涉团、涉党政审等相关材料也都在档案中得以体现，档案中包含的所有材料都是企业员工的个人经历、荣誉、个人能力的体现，为企业能够更好的了解员工提供依据，使得企业在对员工的利用上得以发挥到最好，通过员工的档案信息来对员工加以分配，使得员工发挥最大的才能，最终实现企业的良好发展。

　　二、企业档案管理的含义及内容

　　（一）企业档案管理的含义

　　国家经委、国家计委、国家档案局在 1987 年《国营档案管理暂行规定》，这个文件是我们国家第一次提出了有关“企业档案管理”相关概念的文件，《国营档案管理暂行规定》同时也是我们国家有关于企业档案工作颁布的第一个法规性的文件。在文件的第一章第三条中指出了“企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。”①该定义重点强调了企业档案工作对于整个企业的重要作用和意义，严格来说并不能真正诠释企业档案工作。国家档案局最新发布的《企业档案工作规范》中对企业档案工作的含义也有说明，“企业履行档案管理职责的行为和活动。”宗培岭在其主编的《现代企业制度下企业档案工作运行机制研究》中指出，“企业档案工作时国家档案工作的重要组成部分，是以完整保存、科学管理和有效利用企业档案的管理活动的总称。”②单纯从定义上来看，我们不能清晰地知晓到底什么是企业档案管理，要想具体地了解企业档案工作，还需从其内容入手。

　　（二）企业档案管理的内容

　　企业档案工作需要依靠企业的经营活动呈现出一定的客观规律，企业档案工作的形成、运用、记录、积累、利用、整理都能够反映出企业经营者的管理和决策所带来的影响，企业档案反映出企业的各个方面中的活动。企业档案管理内容包括以下几个内容：

　　1.企业档案形成和运转。企业进行的每一个经济活动都伴随着企业档案的记录，企业档案的形成有相应的原则、程序和方式方法，企业档案在编制的过程中，需要按照特定的规律，根据要求的程序客观的反应出企业的各项活动，通过在每一个部门的运转以及传递过程中，按照企业规定的程序，通过负责人进行的相应工作最终进行归档的过程。

　　2.企业档案的积累。企业档案包括档案从开始形成到最终销毁的每一步，企业档案的存在是在保存企业的日常活动，企业档案主要包括档案的登记和传递进行管理，对档案的签署、更改进行管理监控、对收发的档案集中有效的管理。

　　3.企业档案的整理。企业档案的整理是指企业按照一定的要求和方式方法对已经形成的档案进行鉴别、分类，对要进行保护的档案进行妥善保管。

　　4.企业档案的利用。通过对企业档案的有效利用，为企业提供需要，及时有效的被利用，满足企业的需要、帮助企业发展。

　　5.企业档案的归档或销毁。使用企业档案后，对其进行妥善的保管，在完成一系列的鉴定后，对于没有价值的、重复的档案根据企业的要求进行销毁，尚有利用价值的档案需要整理归档。

　　第二节 企业档案个性化管理概述

　　企业档案工作不同于其他的工作，它是企业管理中的重要组成部分，这就要求企业档案工作需要树立个性化的管理理念，建立完善的体制，合理化的管理模式以及适应现代化企业的发展历程。

　　一、个性化管理界定

　　企业档案的个性化指的是企业档案的特殊性，是企业档案区别于其他事物的本质特性。个性在哲学上与共性相对，属于辩证法的范畴。个性和共性是密切联系，不可分割的，是辩证统一的关系。一方面，共性和个性是相互的，个性能够表现出共性，没有个性也就没有了共性；另一个方面，个性不能够脱离共性而单独存在，这也是不现实的，个性化在管理学中指的是对于事物的个性特征的需求进行服务和管理的。

　　个性化是指成为有预期个性的过程和结果，个性化的具体表现在：第一，个性化对象具备了某种程度的个性特征；第二，有目的地发展个性化的对象，使之达到预期目标。

　　个性化管理是相对于一般化、教条化的管理，是基于被管理人的生理、心理以及其自身拥有的不同特性，从管理的开始、过程以及目标的实现都采取各种方式，比如从工作内容、工作手段、工作形式以及鼓励等各项措施入手，这些内容都会因被管理者的不同而不一样，从而给予被管理者独到的个性化档案管理服务。

　　从一定程度上讲，个性化管理服务就是一种因人、因时、因地、因才、因过程和结果从而进行的一种独特管理方式。个性化管理的目的就是使得管理人员和被管理人员有机的协调起来，以最大化实现档案的利用价值，进而保证企业目标能够有效的实现，最大限度的开发及发挥企业档案带来的经济效益，使企业自身优势发挥到极致，使得更富有积极性、主动性，为企社会或组织作出巨大的贡献，这种管理并不是传统上的管理，仅仅体现在形式上的控制，而是确立一定的目标系统，从而开发企业潜在的巨大能力。

　　二、企业档案个性化管理界定

　　企业档案管理中的个性需要做个性化的管理。企业档案管理个性化在本文中的确切含义是指，由于市场经济体制在我国的确立以及现代企业制度的建立，企业获得了充分的经营自主权，企业档案管理也打破了传统计划经济体制下千篇一律的模式和方法，而呈现出企业根据自身情况开展档案管理的个性化特征。企业档案个性化管理，根据用户提供出的有着针对性的信息内容，在进行跟踪、收集以及分析用户的档案信息之后，了解用户提出的各个要求，并且通过对用户的习惯和个性进行综合分析，从而能够主动的对用户提供所需要的服务，使得得到更好的客户反馈以及客户满意度。

　　企业档案管理在个性化服务中具体表现在以下两个方面：第一个方面是针对不同用户所需要的信息服务，相比于过去单一的服务方式，利用档案信息技术，能够自动查找目录，提升服务速度，化被动为主动，提升了档案利用效率，也改善了档案利用结果；第二个方面是指档案的利用者对档案的需求多样化，个体存在差异明显，这就要求档案的管理需要个性化，确保用户能够满意的获取及时有效完整的档案信息。根据现存技术，可以建立规模庞大、完整、稳定、有效、安全的档案数据库，确保档案工作有效快速进行，充分发挥档案工作的作用，满足用户的需要。

　　“企业档案的关了个性化服务是指对用户服务的针对性而言的， 是能够满足用户的个体信息需求的一种服务， 即根据用户提出的明确要求提供信息服务， 或通过对用户个性、习惯的分析而主动向用户提供其所需要的服务”.①根据李家清的观点可知，档案个性化管理服务主要包括两个方面的内容：一是根据不同的客户需要，使用相对应的方式方法，为客户提供满意的档案信息服务；二是用户对档案信息的要求有着不同的差异性。

　　本章小结

　　列宁早就说过：“没有革命的理论，就不会有革命的运动”.要想正确顺利的开展档案个性化管理服务，就一定要深入了解、剖析、掌握相关的理论知识。

　　本章首先界定了企业档案管理的相关概念，归纳了企业档案的含义、特点及作用，其次界定了企业档案个性化内容的相关知识。企业档案的理论和实践推动档案个性化管理的发展，体现在服务理论“以人为本”,服务观念得到转变，服务内容数字化、多样化，服务机制开放化、具体化，服务手段共享化、网络化，明确档案个性化管理的作用。因此，要想能够正确开展档案个性化管理服务，就一定要深刻懂得并熟练掌握其理论基础。企业档案不仅要求档案管理人员工作努力，同时也需要企业各个员工的积极配合，为完善企业档案工作提供帮助和支持，这样才能够做好企业档案工作。现今企业如果没有创新思想和创新模式的运营，是很难有长期持续发展的，企业档案工作也同于此，这就要求企业档案工作人员需要不断的创新思路，提高创新意识，完善创新行为，将创新体现在企业的各个方面，为企业的发展提供基础保障。