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月度物资采购资金控制管理的内涵和主要做法

来源:学术堂 作者:姚老师
发布于:2014-06-17 共3097字
论文摘要

  一、月度物资采购资金控制管理的实施背景

  渤海钻井总公司下设四个钻井公司、三个专业化辅助生产单位、两个运输公司以及两个后勤保障单位,施工区域主要分布在胜利东部市场、新疆市场、东北以及海南市场,同时还在埃及、蒙古、科威特、土耳其等国际市场占有份额,钻井勘探开发施工进尺 190 万米,收入高达 40 多亿元,具有投资风险大、施工区域分散,资金管理难度大的特点,尤其是材料消耗资金占用比例高达 43%,年占用资金材料 17 亿元以上,搞好月度物资采购资金的控制与管理非常必要。

  (一)、重视物资材料管理,缺乏资金管理。公司物资采购材料管理的模式侧重于事中控制和事后考核,重点主要还是体现在成本管理方面,缺乏在资金消耗方面的管控;侧重于各单位月度计划实物量管理,忽视资金价值量,存在资金管理上漏洞。

  (二)、重视年度资金预算,缺乏月度资金管理。针对材料累计消耗进行整体制约,缺乏对月度材料消耗的预算的过程控制,容易出现效益漏失点;在各月工作量不均衡的情况下,材料消耗占用资金不均衡,缺乏弹性预算管理。

  (三)、重视井队资金管理,缺乏后勤单位资金管理。对井队的材料领用,非常重视,不对钻前、运输单位的用料进行控制,缺乏后勤单位的领用材料管理。

  (四)、重视内部管理,缺乏外部物资资金管理。外部市场点多面广,面临的情况比较复杂,在物资采购管理上存在一定的困难,月度之间的采购资金变动幅度较大,影响了公司资金的使用分配计划。在内部市场探井、无投资井增多,关联交易资金结算难度大的情况下,需要转变观念,加大外部市场的物资采购资金管理力度,减少资金占用。

  二、月度物资采购资金控制管理的内涵

  月度物资采购资金控制管理主要是指以内部材料消耗定额为依据,在对物资采购资金进行年度预算控制的基础上,首先由三级单位根据月度生产计划和实际生产经营情况,制定月度物资采购资金需求计划,上报总公司财务;总公司财务汇总后,结合整体资金情况,统筹安排全公司内外部市场和井队后勤单位用料资金,进行平衡调整后,由公司下发文件进行落实,物资供应部门依据该文件修正各单位月度用料计划,并在月度完成后,进行考核管理的制度。

  三、月度物资采购资金控制管理的主要做法

  (一)细化市场项目管理,制定各个市场、各个区块单位材料消耗内部价值定额,实现公司材料消耗定额合理化

  物资部门原来主要根据各单位上报的实物量,按照物资供应处的计划价格进行采购,在目前生产经营压力大,流动资金相对有限的情况下,单纯按照计划价格做出的采购预算往往超过企业资金承受能力。为优化采购资金,规范公司的材料消耗定额,满足不同条件下施工资金需求,公司制定统一的单位材料消耗价值定额。

  对于钻井施工直接相关的工程用料(主要指与口井直接相关、进尺直接相关、与周期直接相关的,可以量化的材料消耗),由财务部门牵头,定额、技术、机动、供应、生产以及经营等多部门配合,以单井核算系统为基础,以上一年度实际单位材料消耗定额为基数,结合下一年度市场情况、区块情况、井别、井型,以及物资材料价格调整因素,对各个市场、各个区块的不同井型、不同井别、不同井深、不同钻机类型的单位材料消耗定额进行测算,形成当年度的材料消耗定额数据库。

  加强后勤单位的材料管理,对于机关后勤用料,在上年单位消耗基础上,按照有保有压,平衡预算的原则,制定内部单位消耗标准。

  (二)大力推行月度预算例会制度,合理制定工作量月度预算和月度物资采购预算

  公司每月召集各业务科室负责人召开月度预算例会,集体决策月度工作量运行安排,合理分配各市场、各区块、各种井型、井别的工作量预计情况。财务经营部门根据工作量预计情况,结合单位材料消耗价值定额,合理测算各单位、各部门下一月度物资采购资金计划。同时,根据钻井生产施工的特点,在施工淡季和旺季,钻井业务量出现一定的差异,月度预算充分考虑当月钻井业务量的特点,结合生成经营实际,弹性管理,在与实际出现偏差时,合理调整月度预算,但同时也综合考虑年度预算目标的实现。使得月度物资采购预算更加的贴近实际,更加的有针对性,更有利于预算的控制,做到以月保季、以季保年。

  (三)细化流程梳理,落实部门责任,实现月度物资采购预算精细化

  1、细化流程梳理,过程控制到节点

  用料单位上报计划———物资中心平衡汇总———会签———审批———总公司分管领导审批———财务资产部审批———供应处提取数据———刷卡提料———在一体化系统中做收料业务———根据领料计划发料到单井或后勤单位。

  2、强化层级职能,管理控制到部门

  对于专项采购资金,由总公司职能科室负责安排月度预算。

  (1)月度固定资产购置资金预算。每月 26 日前,设备管理科根据设备到货情况,编制《渤海非安装项目投资刷卡资金计划明细表》经相关部门和领导审批后报规划计划科,规划计划科结合设备和基建投资完成情况编制《月度长摊物资及固定资产采购资金申请表》,于每月 30 日前将次月固定资产购置预算报财务资产管理中心汇总。

  (2)野营房月度购置资金预算。每月 26 日前,各单位根据野营房制作验收情况,编制《长摊物资月度采购计划明细表》、《月度长摊物资及固定资产采购资金申请表》报规划计划科审核,规划计划科于每月 30 日前将次月野营房购置预算报财务资产管理中心汇总。

  (3)钻具、井控月度购置资金预算。每月 26 日前,管具公司根据生产需求,编制《长摊物资月度采购计划明细表》、《月度长摊物资及固定资产采购资金申请表》报技术科审核后,技术科于每月30日前将次月钻具、井控购置预算报财务资产管理中心汇总。

  (4)固控月度购置资金预算。每月 26 日前,各单位根据生产需求,编制《长摊物资月度采购计划明细表》、《月度长摊物资及固定资产采购资金申请表》报设备管理科审核,设备管理科于每月 30 日前将次月固控购置预算报财务资产管理中心汇总。

  物资配送中心依据《渤海钻井月度物资采购资金预算表》组织采购和刷卡结算。与材料消耗控制程序一致,各单位超出月度预算领用专项物资的,物资配送中心一律不予受理。因特殊情况需要追加月度预算的,严格执行预算追加程序。

  四、月度物资采购资金控制管理的实施效果

  通过建立单位材料消耗定额,大力推行月度物资采购资金预算,公司流动资金的使用和分配更加合理,材料单耗明显下降,成本费用管控水平得到了进一步加强,主要体现在以下几方面:

  (一)钻井队成本控制实现从事后算账向事前控制转变。在实行月度物资采购预算前,钻井队更关心的是口井的收入、成本以及盈利情况。实行月度物资采购资金预算后,结合单井预算管理体系,钻井单井成本预算以及资金预算在每口井开钻前就下达到钻井队,超过预算资金计划的领料计划将不被审批,使钻井队在每口井开钻前就能对单井成本做到心中有数,便于井队在施工过程中对照目标进行有效的过程控制。

  (二)强化了部门对材料消耗的费用控制。确立了“谁主管、谁预算、谁控制”的专项采购资金管控原则,突出公司各业务主管部门的管理职能。实现成本费用和专项采购资金的归口管理,体现部门责权利的一致性。实施部门预算管理后,预算管理的关口由财务部门前移至业务部门,预算管理体现了全部门共同参与、全员管控的原则,预算管理的精细化水平、可操作性有效的提升。

  (三)提高了流动资金使用效率,降低了材料库存指标,避免了盲目采购造成的成本浪费。通过对月度物资采购资金进行合理预算,各基层单位在上报物资采购计划时,不得不考虑资金的限制,促使各单位在保障正常生产的同时更加合理的预测物资使用计划,减少了不必要的材料成本,加快了供应部门的物资周转,降低了库存。

  参考文献:
  [1] 中国注册会计师协会.财务成本管理[M].中国财政经济出版社,2013.
  [2] 财政部会计资格评价中心.高级会计实务[M].经济科学出版社 2013.

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