第三章 物资采购监督管理的策划阶段
物资采购的监督管理工作是一项系统工程，如果仅仅依靠监察审计部的 3名人员，面对庞大的物资采购工作从提出采购计划、网上采购、设备到货检验等各环节都进行监管，显然是不切实际的。只有发挥各职能部门作用，使各部门各负其责、守土有责，才能共同保障物资采购监管工作的顺利开展。因此，需要进行周密的顶层设计。
3.1 完善物资采购监管的主要步骤
长期以来，员工往往有这样错误的认识，即物资采购监管是监察审计部一个部门的事，与我无关。这种错误的认识必须打消，开展物资采购监督工作需要多个部门共同配合、协调推进。按照物资采购监督管理体系图的职责划分（见图 3-1），将物资采购监管分为物资采购计划监管、物资采购实施监管、物资采购验收监管、物资采购结算监管 4 个部分，开展监管工作的主要步骤如下。
1.系统梳理物资采购监管工作存在的问题。只有明确了问题才能有的放矢的开展工作，才能避免扩大化和盲目性，在保证监督质量和监督效果的前提下，有重点、有针对性的开展重点监控，使监管工作花最小的成本取得最大的效果，促进物资采购管理水平的提升。
2.为监管工作的顺利开展提供制度保障。没有规矩不成方圆，要推进物资采购管理，建章立制势在必行。要通过制度建设，既使物资采购监管人员明确流程、工作重点，让工作有据科循、有规可依，也使物资采购人员清楚的知道监管的导向性和目的性。
3.解决人员的问题。人力资源是企业发展的核心动力，是一切工作的基础。同样，要确保物资采购监管取得预期的效果，就必须从人员入手，加强人员培训，开展人员教育，提升人员素质，强化人员水平，确保各环节的监管工作能够按照计划有效落实。
3.2 构建物资采购监管评价系统
为了对物资采购工作进行有效监管、有效评价，有必要借助信息化手段，构建一个物资采购监管评价信息系统，以便于工作人员更加高效、直观、准确、及时的掌握物资采购工作的现状，从而实现有效监管。
3.2.1 设立系统各监控点的方法
1.物资采购人员自己找。物资采购管理的相关人员是最直接接触采购工作的，也是最熟悉、最了解此项工作的人。他们可以通过对照管理流程、工作标准、岗位职责、操作规范和廉洁从业的相关要求，依托工作实践和工作感悟，查找工作中存在的高危隐患，明确风险点。
2.员工共同找。发动广大员工的智慧，通过头脑风暴[36],共同查找物资采购监管工作中可能存在的风险点，提高监管指标的全面性、具体性和准确性。“不识庐山真面目，只缘身在此山中。”跳出物资采购监管这个工作范畴，从外界的视角观察采购管理工作，既有利于形成全体员工与物资采购监管工作的良性互动，也有利于防止因物资采购人员自身没有提及或不愿提及却影响物资采购水平的那些核心指标被遗漏。
3.专家进行筛选。对经过前两个步骤搜集的相关风险监控点，发挥专家的作用进行筛选，实际就是应用德尔菲法进行梳理[37].目前的物资采购监管领域的研究多为叙述性、方向性和感受性的思考，较少有数学模型的建立，而德尔菲法则恰恰适合于缺少理论数据、定量资料，而受政治、社会、文化、制度因素影响较多的课题。因此，通过专家的专业知识和流程管理优势，应用德尔菲法去除不适宜评价和实际效果不大的指标，可以迅速找到物资采购各环节的监控点[38].
经过全面梳理物资采购计划、物资采购实施、物资采购验收和物资采购结算 4 个环节的主要工作，可以获得紧急采购率、购料报销单与结算金额一致率等 13 个监控指标，从而形成了物资采购监管评价系统监控点分布图（见图 3-2），使监管工作有的放矢、目标明确。
3.2.2 确定系统各监控点
1.物资采购计划环节的监控点
（1）非正常需用计划提出率
针对的问题：需用计划提报时间随意造成物资采购工作计划性不强。指标公式：非正常需用计划提出率=非正常需用计划数量/全部需用计划数量。
相关依据：大唐国际《物质网上采购管理办法》第三十九条、第四十条规定“月度物资需用计划，于每个月的 25 日前将本单位下一个月的物资需用计划报物资供应部”,“需用计划可以补报，但必须严格进行审批，时间为每月的 16号。”
监控目的：通过指标监控与分析，规范物资需用计划的提报，克服随意性，提高计划性，给采购人员充足的工作时间，从而提高物资采购工作质量。该指标主要监督物资采购工作的计划性。
（2）紧急采购率
针对的问题：紧急物资采购可以不通过物资采购网招标采购而实施供需双方的“一对一”采购，本身廉洁风险就比较大，同时在紧急物资采购中不符合“紧急采购物资定义”的物资也时有发生。
相关依据：盘山发电公司《物资采购管理标准》6.3.2“紧急物资或卖方市场物资采购除外，其它物资采购原则上都要在大唐国际物资网或互联网上竞价采购。”6.3.3“对于紧急采购物资（突发性的急需物资，没有采购计划但必须在三日内到货），物资供应部接到《紧急物资采购签批单》后立即采购。”
指标公式：紧急采购率=紧急采购计划数量/全部采购计划数量监控目的：通过指标监控与分析，规范紧急采购物资的提报，加强紧急采购物资提报的必要性审核，严格紧急采购物资审批环节的程序。该指标主要监督物资采购工作的计划性。
2.物资采购实施环节的监控点
（1）招标率
针对的问题：在物资采购过程中，相关人员可能不采用招标的方式进行物资采购，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：招标率=招标生成的订单/全部订单监控目的：通过指标监控与分析，要求物资采购人员要坚持以招标采购为基本采购方式的工作原则进行物资采购，从而不断提高公司物资采购工作透明度，实现阳光采购。该指标主要监督物资采购工作的公开性。
（2）公开招标率
针对的问题：在物资采购过程中，相关人员可能采用邀请招标的方式来缩小招标范围，限定投标人，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：公开招标率=公开招标生成的订单/招标生成的订单监控目的：通过指标监控与分析，要求物资采购人员，尽可能的选择公开招标的方式采购物资，公开招标能够更好的实现物资采购工作的阳光透明。与之相对应，邀请招标可能存在着采购人员在选择邀请对象时的个人倾向。该指标主要监督物资采购工作的公开性。
（3）价格协议率
针对的问题：在物资采购过程中，相关人员可能采用价格协议的方式来规避招标，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：价格协议率=通过价格协议生成的订单/全部订单监控目的：通过指标监控与分析，进一步规范价格协议采购方式的使用，明确什么情况下采用价格协议方式。该指标主要监督物资采购工作的公开性。
（4）公开招标发布时间不足率
针对的问题：在物资采购过程中，相关人员可能在采用公开招标方式的情况下，通过缩短招标信息的发布时间，来降低供应商知晓率，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
相关依据：大唐国际《物质网上采购管理办法》第五十四条规定“招标最短时限不能小于 48 小时”指标公式：公开招标发布时间不足率=公开招标发布时间不足生成的订单/公开招标生成的订单监控目的：通过指标监控与分析，要求物资采购人员，招标最短时限必须符合大唐国际要求，同时在条件允许的情况下，通过适当的延长招标时间，使供应商的数量得到增加，从而形成良性竞争。该指标主要监督物资采购工作的公开性。
（5）少于三家邀标率
针对的问题：在物资采购过程中，相关人员可能在采用邀请招标方式的情况下，只邀请一家或者两家投标单位，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：少于三家邀标率=发标供应商少于三家邀请招标生成的订单/邀请招标生成的订单监控目的：通过指标监控与分析，查找少于三家邀标情况产生的原因，采取有针对性的措施扩大邀标范围，从而强化竞争性，提高招标效果。该指标主要监督物资采购工作的公开性。
（6）少于三家投标率
针对的问题：在物资采购过程中，相关人员可能采用不正当手段限制、排挤投标人投标，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：少于三家投标率=投标供应商少于三家招标生成的订单/招标生成的订单监控目的：通过指标监控与分析，查找少于三家投标情况产生的原因，认真分析供需双方的问题，采取有效措施激发潜在供应商投标积极性，从而使之形成有效充分竞争。该指标主要监督物资采购工作的公开性。
（7）最低价中标率
针对的问题：在物资采购过程中，是否最低价中标，相关工作人员有一定的灵活度，这就导致可能出现相关工作人员采用非最低价中标或最高价中标的方法达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：最低价中标率=最低价中标的订单/招标生成的订单监控目的：通过指标监控与分析，查找非最低价中标情况产生的原因，分析非最低价中标情况的合理性，供相关工作人员执行，从而降低工作人员自由裁量权。
3.物资采购验收环节的监控点
（1）到货及时率
针对的问题：在物资采购验收环节，物资采购人员可能利用权力，帮助未按期到货的供应商修改到货时间，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：到货及时率=按规定时间要求到货的订单/全部订单监控目的：通过指标监控与分析，使各类物资尽可能按照规定时限运抵公司，为机组的安全、稳定运行提供保障，同时也为今后的供应商评估工作提供数据支持。
（2）到货合格率
针对的问题：在物资采购验收环节，物资采购人员可能帮助一些品质不合格或不满足采购需求的物资以次充好、以优充劣，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：到货合格率=验收品质合格订单/全部订单监控目的：通过指标监控与分析，要求物资供应商提高供货品质，满足机组长周期运行的要求，同时也为今后的供应商评估工作提供数据支持。
4.物资采购结算环节的监控点
（1）物资网与 D7I 订单一致率
数量、单价等关键内容，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：物资网与 D7I 订单一致率=物资网与 D7I 内容一致的订单/ D7I中的全部订单监控目的：通过指标监控与分析，复核“不一致订单”是否合理，订单之间的差额是否在合理范围内。该指标主要监督相关工作人员是否修改招标主要内容。
（2）购料报销单与结算金额一致率
针对的问题：在物资采购结算环节，财务人员可能通过报销过程中的漏洞，支付给供应商与实际购买金额不相符的费用，从而达到个人目的或照顾特定利益关系人。
指标公式：购料报销单与结算金额一致率=结算金额与购料报销单相同的订单/全部订单监控目的：通过指标监控与分析，复核“不一致订单”产生的原因。该指标主要监督财务人员的物资采购报销工作是否按照要求进行。
3.2.3 监控点的数据来源
物资采购计划环节监控点的数据来源：此环节由于专业性较强，受知识范围、工作内容的制约，主要由所属专业、部门对点检员等基层人员提出的物资计划进行监管把关，实现关口前移、重心下沉。即非正常需用计划提出情况、紧急采购情况由采购计划提出部门的监管人员统计录入系统，由系统自动计算非正常需用计划提出率、紧急采购率。
物资采购实施环节监控点的数据来源：此环节监察审计人员可发挥自身在财务、纪检、审计工作中的优势，对物资采购人员在采购环节的重点指标进行针对性监控。即招标率、公开招标率、价格协议率、公开招标发布时间不足虑、少于三家邀标率、少于三家投标率、最低价中标率通过信息数据端口自动采集、计算录入系统。
物资采购检查环节监控点的数据来源：此环节需要专业技术人员发挥自身专业技术优势，对物资采购人员采购回的物资品质、数量、时间等要素是否满足要求进行专业评判监督。即到货及时情况、到货合格情况由物资验收的专业技术人员统计录入系统，由系统自动计算到货及时率、到货合格率。物资采购处理环节监控点的数据来源：此环节需要监察审计人员进行监督，物资网与 D7I 订单一致率、购料报销单与结算金额一致率通过信息数据端口自动采集、计算录入系统。
3.2.4 系统的功能设计
系统在总体功能上应包括数据挖掘、报表分析两大功能体系。这两大功能体系在结构上实现数据着眼点由下至上，从具体到全面、从月度到年度，从详细到概括的数据分析模型。
数据挖掘能够对招投标信息、订单信息、采购计划、需用计划等进行查询，也可对历史上的某项采购信息进行回查，通过历史数据的对比，增加数据的说服性，进而查找出物资采购中的隐患问题，分析影响物资采购公开、公正、公平的因素，实现对采购工作的全方位立体化监督。
报表分析可进行月度指标分析统计、年度指标分析统计、供应商中标信息统计，监管人员可根据搜索条件进行统计，以便于对一系列问题指标进行分析比较和趋势性预测，方便监管人员在对比后得出结论，及时调整监管重点和下一步的工作方向。
以系统为载体，监察审计人员可以月度为单位，编制《物资采购工作监管报告》，报告在经济活动分析会上进行通报点评。对提出的问题，相关责任单位必须上交《澄清说明书》，对劣化的指标进行解释说明，对优化的指标不断总结经验。监察审计部视情况下达《监察建议书》，督促其按照要求进行整改，未按期完成整改的纳入经济责任制进行考核，实现工作的动态改进。
3.3 建立廉政教育制度
开展廉政教育加强物资采购廉洁风险管理水平的有效途径。监察审计部应牵头负责为物资采购工作涉及的相关管理人员落实廉政教育任务提供必要的服务，包括进行学习内容的筛选等。企业级的廉政教育由监察审计部负责，部门级的教育由各部门自行开展。
1.注重工作实效。物资采购工作涉及的相关管理人员所属各部门应完善教育计划，杜绝随意性的学习教育和“为了教育而教育”的应付态度，严格按计划落实，在学习内容的选择上，应主要贴近实际、贴近工作，最大限度提高学习内容的针对性[39],组织廉政教育后，及时上报廉政教育人员签到表、补课人员表、工作小结，确保相关管理人员参加率达到 100%.
2.加强工作督导。要通过普遍检查、抽查、员工评价、上报工作总结等方式对部门廉政教育工作开展情况进行检查，通过调查问卷、座谈、征集员工学习心得体会等载体，了解廉政教育效果，了解情况要做到范围上广、频率上多，采取会议通报、公示、下发文件等方式通报检查结果，并纳入经济责任制考核，进行奖励与考核，强化管理的刚性。
3.营造廉洁文化。通过文化的感染，使员工对是与非、善与恶、美与丑保持清醒；对崇尚什么、反对什么，提倡什么，抵制什么，坚持什么、摒弃什么旗帜鲜明。使员工自觉做到“八崇尚、八反对”,即崇尚清正廉洁，反对贪污腐败；崇尚行胜于言，反对光说不练；崇尚积极主动，反对推诿扯皮；崇尚实事求是，反对弄虚作假；崇尚令行禁止，反对我行我素；崇尚共生协作，反对自我本位；崇尚勤俭节约，反对铺张浪费；崇尚攻坚克难，反对拈轻怕重。
3.4 开展公开承诺
工作中，许多方针决策落实不力，是由于信息的不透明，不公开，公开承诺可以有效实现对工作的监督。具体到物资采购监督管理中，可以通过开展公开承诺主动接受职工群众对作风建设、权力履行等方面的监督，承诺的内容要包括：（1）工作效率的承诺。就是针对监管工作的目标和任务，在完善工作流程，切实提高物资采购管理水平和物资采购监管效率方面做出承诺。（2）廉洁从业的承诺。主动公开工作过程中可能存在的廉政风险，制定预防措施，对自觉、高效的防范廉政风险做出承诺。（3）责任追究的承诺。结合企业实际，公布监督投诉方式和渠道，对违反工作规定的行为进行责任追究进行承诺。
除了上述措施，还可以聘任公开承诺评议监督员，加强对物资采购监管的全过程监督。一是明确监督员权责。获得聘任的监督员有权参加公司采购工作重要环节的监管活动，有权对公司开展物资采购监管工作提出建议和意见；负责对践诺情况以及整改落实情况进行监督和评议，充分发挥“信息库”、“智囊团”、“监督网”的作用。二是注重监督员选择。既要保证覆盖面，又要有典型性，实现党内监督和群众监督并行，监督员由党员代表、群众代表、项目部代表组成，选择群众公认，在员工中具有一定威望和较高素质的代表组成监督员队伍，为提高监督质量奠定基础。三是发挥监督员作用。以监督员为纽带，进一步畅通上下、内外交流渠道，广泛集中员工智慧，全面加强对物资采购监管工作的全过程监督。
