办公智能化管理的优越性、特点及作用

办公室管理论文范文第五篇：办公智能化管理的优越性、特点及作用

　　摘要：为提高办公室工作效率和水平，须借助先进技术实施智能化管理。分析了传统办公室工作管理及发展，指出了办公智能化管理的优越性和特点，即管理手段现代化，职业要求更严格，办公方式灵活化。给出了办公智能化管理结构和重要作用：可提高效率，节约资源，使制度规范，信息有据可查，服务到人，合理公平。

　　关键词：办公室工作；智能化管理结构；作用；

　　Abstract:In order to improve the efficiency and level of the office work,and through borrowing advanced technology to implement intelligence management,the research analyzes the traditional office work management and development,and points out the advantages and characteristics of office intelligent management,i. e. modernization of management method,stricter requirement of the profession,and flexibility of office working way. Then the research proposes the intelligent management structure of office work and important function,i. e. to increase efficiency,save resource,standardize system,to make information well documented,serve for people rationally and equitably.

　　Keyword:Office work; Intelligent management structure; Function;

　　办公室作为企业上传下达的重要机构，其作用非常大，但受多方面因素的影响，办公室工作管理效率和水平始终不高。

　　1 传统办公室工作管理及发展

　　办公室是企业的宣传窗口，办公条件的好坏对企业的影响不容小觑。过去物质匮乏，企业财力资源有限，硬件设施投入不足，办公条件简单。表1为不同时代办公室管理工作的特点。

　　Tab.1 Characteristics of office management of different eras

　　表1 不同时代办公室管理工作特点

　　从表1可以看出，传统办公室管理工作特点主要体现在：文件以纸质档案方式保存，信息以电话、口头等方式传递，实际工作中存在信息输送失真、文件传达断链等问题，很容易造成领导决策失误。

　　2 办公智能化管理的优越性

　　随着发展，对办公室工作的规范性和高效性提出了更高的要求。办公室工作内容越来越复杂，若企业依然采用传统的管理模式，会出现信息传递效率低、信息准确性差、信息滞后等问题。办公智能化管理是大势所趋。表2为传统办公室工作和现代智能化管理办公方式的比较。

　　Tab.2 Comparison of traditional and modern intelligent management office mode

　　表2 传统办公室工作和现代智能化管理办公方式的比较

　　从表2可以看出，办公智能化管理具有优越性，主要体现在以下几方面：文件柜逐渐被伺服机取代，使信息储藏更安全。笔逐渐被键盘取代，信息制造更高效。电话逐渐被电子邮件取代，信息传输更快捷。档案馆、图书馆逐渐被数据库、网上图书馆取代，信息采集更准确。办公室逐渐被办公人员所在地取代，信息处理地点更多元。文字逐渐被0-1信号取代，使信息原始形式更保密。一份文件一人阅读或多人传阅逐渐被多人同时网上浏览取代，信息共享方式更便利。办公方式不断创新，不仅使领导能够实时掌握办公室工作的真实情况，还能减轻工作量，随时更新数据，简化行政程序，高效低成本处理日常事务。

　　3 办公智能化管理的特点

　　3.1 管理手段现代化

　　办公管理技术是带动企业发展的源动力，随着计算机的普及和计算机技术的不断发展，智能化技术改变着人们的社交和衣食住行。办公管理手段现代化为企业降低了运营成本，提高了办公室管理水平。转变思想观念、更新硬件设施、扩大工作地点、提高工作人员素质、升级软件等，都是办公管理手段现代化的表现。

　　3.2 职业要求更严格

　　要想实现办公智能化管理目标，必须依靠专业队伍。智能化设备自动化程度很高，因此，对工作人员的专业有着更高的要求。工作人员必须取得相关工种资格证书，充分掌握智能化设备基本构成和原理，有效掌握计算机基础知识，并具备一定的组织能力和高度的责任心。

　　3.3 办公方式灵活化

　　数字化时代改变了企业的组织架构，办公变得移动化，企业不需要工作人员在固定地点上班打卡，只需要员工能够在规定时间内完成工作即可，这种方式不仅提高了办公时间的灵活性，还提升了空间利用率和管理效率。

　　4 办公智能化管理结构

　　4.1 办公室内实现办公智能化管理

　　工作人员可根据实际需求随意选座，将电脑和随身物品搬到办公桌即可。繁忙时间，可借助聊天机器人作第一层客户沟通，减少客户等待时间，保证服务质量。还可以利用智能化设备，实现快捷文字和信息处理。

　　4.2 办公室外实现办公远程化管理

　　企业很多业务都可以在线上开展，借助互联网手段和在线办公系统，使各项工作有条不紊地进行。遇到紧急的办公任务，可使用视频会议功能开展远程会议，远程沟通讨论并解决具体问题。

　　5 办公智能化管理的重要作用

　　办公智能化管理使工作人员可以在更加便捷、舒适的环境中获取更多的信息，这种新兴的办公方式给企业带来了更大的经济利益。

　　5.1 提高效率，节约资源

　　以往在传递信息时，工作人员需要利用书面材料形式，将信息一层层传递，传递方式比较落后，不仅难以确保信息传递的准确性，还无法提高信息传递的效率。现在传递信息时，可以采用发布电子新闻、QQ、电子邮件等形式，保证信息及时准确地传递，大大提高了办公效率。

　　5.2 制度规范，有据可查

　　以往归档纸质文件时，需要耗费大量的时间和精力。存储文件时，需要按照顺序摆放在文件柜内，增加了工作量。保存的文件需要定期打理，以免出现文件丢失等问题。而如今，在线上就可以将文件妥善处理并有据可查，摆脱了繁复的纸质文件。

　　5.3 服务到人，合理公平

　　相较于传统的办公室管理，办公智能化管理借助计算机技术实现了信息的共享、实时传递，人们可以第一时间获取信息，使信息传递更加合理。信息平台的共享性和大容量，让所有人都可以随时随地获取、处理、整理信息，给工作人员带来了很大便利。

　　6 结语

　　深入分析办公室工作智能化管理结构至关重要，应提高办公室工作效率和办公水平，以促进各项工作高效、有序、健康运转，使企业办公室工作高质量高效运行。

　　参考文献

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