企业存货信息化管理的模式及问题

　　摘要：存货作为企业的流动资产，在资产组合中占有重要的地位。流动资产的特点就是周转速度快，变现能力强，但是存货往往具有时效性以及跌价的可能，存货管理水平的好与坏，直接影响到企业流动资产的质量。存货过高，会大量占用企业的资金，同时面临着过时、跌价的可能，最终给企业带来损失；存货过少，会增加企业临时订货的成本，同时面临着失去客户的可能。存货管理水平的高与低直接影响着企业的资金占用水平，企业通过存货的管理，降低平均资金占用水平，提高存货周转率，最终达到存货收益与存货成本的最佳平衡，以增加企业的效益，是存货管理存在的意义。

　　关键词：中小企业； 存货管理； 存货管理问题； 存货管理改进；

　　财务管理已成为企业营运需求上的重要环节，也是管理者极为关心的课题。财务管理的范畴较广，主要包括投资管理、融资管理、营运管理等，营运管理中的流动资产管理包括现金管理、应收账款管理及存货管理，其中以存货管理为目前企业最为重视。存货作为一项重要的流动资产，区别于速动资产的主要原因是变现能力差，但是存货在现金流管理中占有重要的地位。存货本身不会提高企业的变现能力，但是存货周转率的提高，会提高资金的使用效率。传统的存货管理已经不能满足企业的管理需要，企业存货管理正经历着从末端向前端的转移，公司管理层对过程数据的完整性、及时性提出了较高的要求。企业必须重视存货信息化管理和在此基础上的决策分析，配合有效的控制，最终提高企业的经济效益。

　　一、存货管理的意义

　　传统的存货管理关注的是存货的收和发，体现的是仓库的存储功能，依赖的是仓管人员的手工账，无法及时地提供库存信息，管理比较粗放。现代的存货管理关注的是存货的信息管理，完善的信息机制结合于科学的管理方式，从而进一步提高运作的效率，加快存货的周转，减少资金的占用。

　　二、存货管理模式

　　（一）ABC分类管理模式

　　由于企业资源有限，对所有库存品种给予相同程度的重视和管理是不可能的，因此将管理的重点放在重要的库存物资上，根据库存物资的重要程度不同进行分类管理和控制。ABC分类标准是物资的年消耗金额，A类物资年消耗金额在60%-80%之间，B类物资年消耗金额在15-40%之间，C类物资年消耗金额在5%~15%之间。对于A类物资进行重点管理和控制，旨在降低库存，提高库存周占率，但又能保证供给。C类物资的管理原则恰好和A类物资相反，不应投入过多的管理。B类物资处于A、C类之间，采用常规的管理方法。

　　（二）经济订货批量模式

　　通过平衡采购进货成本和保管仓储成本核算，以实现总库存成本最低的最佳订货量。影响库存控制的主要因素有物资年需求量、订货周期、订货成本、物资单价、缺货成本。这种方式是指当库存下降到预定的最低库存数量（订货点）点时，按规定数量（一般为经济批量EOQ为标准）进行订货补充的一种库存管理方式。但当需求发生波动，订货时间发生变化，订货点的确定方法就变得比较复杂，这时就需要设置安全库存，以减少短缺成本。

　　（三）及时生产制模式（JIT）

　　及时生产制是一种综合性的生产和存货控制方式，它的目的是通过减少乃至消除资源浪费，以进行精益生产，即按照需要量生产，而不是持有大量安全存货，通过需求来拉动生产。这样可以用更低的存货投入，较低的持有和处理存货的成本，更少的空间投入，及时交付产品。即使客户需求发生变化时，也可以对客户要求做出更快的反应，从而带来更大的收入。但是因为没有缓冲存货，如果生产过程中需要待料或者供应商原料短缺，那么就会造成生产的停滞。因为是需求拉动生产，所以公司对供应商的依赖比较大，供应商是否有足够的能力来维持足够的存货以满足难以预料的需求，这个具有高度的不确定性。

　　三、存货管理存在的问题

　　（一）缺乏合理的采购计划

　　中小企业中，各部门的请购需求比较分散且无计划性，采购部门接受请购需求后，因为交期、价格等因素，无法实现统一采购。临时采购计划的增加，导致采购成本和费用不断上升。采购人员采购的随意性，没有对供应商进行有效的筛查和管理，导致物资的质量难以得到保障。同时，采购人员在采购过程中也没有结合库存和生产情况，未能有效的区分轻重缓急，导致物资的呆滞和短缺[1].

　　（二）管理机制不够完善

　　一个完善的存货管理制度必须包含采购、入库、仓储、出库等流程，只有这样才能形成完整的收发流程。但是很多中小企业并不重视存货的收发流程，各部门之间相互独立，存货收发片面地认为是仓库单一部门的事情。仓库管理不严，员工可以随意进出仓库，导致物资经常出现短缺，造成账实不符。

　　（三）内控制度不健全

　　企业出入库手续不完善，未经过适当的审批，从采购、验收、仓储、出库环节未实现不相容岗位相分离。企业各部门之间沟通不畅，只有在出现短缺的情况下才急于解决问题，为了解决问题，员工往往会忽视内部控制，让内控制度流于形式。

　　（四）缺乏有效的信息化系统

　　对于大多数中小企业来讲，出于成本的考虑，未建立信息系统，或者简单依托ERP系统的库存模块，不能及时提供存货数量，导致采购计划的无序。生产管理人员和销售人员不能及时追踪存货的状况，也无法及时了解存货的加工进度，导致存货交期的严重失真。存货的形态多样性，贯穿于业务的各个环节，随着生产的不断加工产品也呈现出不同的状态，现有信息系统不能反映过程数据，静态的库存数据不能满足公司管理的需要[2].

　　四、如何改进存货管理中存在的问题

　　（一）建立合理的、科学的采购计划

　　1. 推进流程管理、细化采购管理流程

　　采购计划的准确性，取决于销售计划和生产计划的准确性。企业经营从原材料投入，经过生产加工，最终形成产成品，关联着采购、生产、仓库、销售多个部门。如何预估材料的需用数量，避免材料采购过多，积压资金，占用仓储空间。这需要一整套流程进行精细化管理，把从物资请购开始，经过采购计划、采购比价、采购合同、合同追踪，到最终的供应商管理、资金管理形成闭环管理。

　　2. 完善合格供应商准入制度

　　供应商既是公司的供方，也是公司长期合作伙伴。为了维护双方的利益，需要不断完善合格供应商准入制度，成立一个采购、质量、技术部门组成的供应商评选小组。综合评定供应商的质量水平、交货能力（包括交货及时性、扩大供货的弹性）、价格水平、技术水平等方面。在确保物资质量的前提下，降低存货的采购成本和交易成本[3].

　　（二）完善存货管理机制

　　仓库在存货管理中扮演着重要的角色，从功能上看，就是入库和出库以及储存，但实际上它是整个业务活动中必不可少的环节，它的目的是为了满足上下游的需求。通过仓储的合理化，可以有效地加快物资的流动，缩减资金的占用，提高周转的速度。在入库环节，企业需要重视物资的验收，设置待入库区域，凡是没有检验通过的物资一律不得入库；在储存环节，关注物资的储存环境、分类，分区、分客户进行保管，库存物资能够及时存取，库存数量能够及时传递给各个需求部门，避免物资的残损、丢失等情况。出库环节，重视物资的先进先出原则，未经授权的人员禁止接触到物资，所有的出库物资都必须履行相应的流程。公司只有科学、合理、精细的仓储，再配有有效的执行和控制才能最终实现企业的降本增效[4].

　　（三）健全企业内部控制

　　1. 采购环节的内部控制

　　采购人员必须凭着审批手续齐全的采购订单，与合格供应商进行谈判，待相关商务条款、技术条款明确后签订书面的采购合同，采购合同应当按照《合同法》的相关规定将各项条款（含技术条款）纳入到合同中。物资到公司后，采购人员、质量人员、仓库人员分别履行验收手续，只有验收合格后才能办理入库手续。采购人员应收集相应的合同、验收单、入库单、发票等资料，并进行审核。手续齐全后凭相应单据到财务部办理相关的付款手续。

　　2. 仓储环节的内部控制

　　注重不相容岗位相分离，存货的保管与相关会计记录必须分离。建立定期和不定期的盘点制度，定期盘点是对财产进行清查盘点，重点是账物核实，实现存货管理制度化、规范化。不定期盘点，会增加参与部门（比如公司财务部、审计部），重点是清查盘点的真实性，以及制度执行的有效性。同时，年终时公司会对所有物资进行全面盘点。所有出入库手续必须完整且有效，健全仓库内部转移的相关手续。

　　3. 出库环节的内部控制

　　企业生产领用必须办理相应的手续，仓库管理人员凭着审批后的领料单办理出库手续。销售出库管理人员凭着审批后的销售出库单办理出库手续。企业应关注销售退回的物资，当发生销售退回的物资，及时通知销售部门办理相应的手续，审批通过后办理入库手续。

　　（四）建立有效的信息化系统

　　传统的仓库管理模式，面临着物资库存量大、物资难以追踪、实际可用数量难以确定等问题，已不能适应新的仓储管理需求。现代仓储管理信息化系统，在于优化的仓储资源配置、精确的仓库作业控制，以及实时有效的仓储数据流的传递，强大的兼容性，让仓库管理系统不再是独立的系统，它应该可以和企业现有的生产管理（ERP）、EPR（SAP）、以及客户系统（WCS）等相关系统实现及时交互。

　　（五）建立存货管理绩效考核体系

　　为了实现存货管理的目标，企业需要建立存货管理绩效考核体系，绩效考核不单单是对结果的考核，它的本质是过程管理。通过信息化系统，公司可以及时了解存货的状况，结合绩效考核，不断寻找执行过程中的问题，让计划、执行、改正形成一种良好的循环。使得公司可以从短期、中期、长期等多种方式对存货进行管理，以达到公司存货管理的目标[5].

　　五、结语

　　存货管理逐渐演变成一种动态管理的方式，运用科学、合理的存货管理模式，以信息化平台为基础，可以让管理层及时了解存货的状况。存货质量的优劣，直接影响企业的经营效果，公司管理层在关注经营效果的同时，也需要关注经营效率；重视企业的存货管理，可以有效地加快存货周转效率，最终实现企业发展战略。

　　参考文献

　　[1] 董海静。民营中小企业存货管理存在的问题和对策研究[J].财经界，2019（6）。

　　[2] 美国管理会计师协会主编《财务报告、规划、绩效与控制》[M].北京：经济科学出版社，2018.

　　[3] 张木新，曹海洋。中小企业存货内控存在的问题及应对措施[J].中小企业管理与科技，2017（5）。

　　[4] 周志慧。中小企业存货管理存在的问题及对策研究[J].纳税，2019（6）。

　　[5] 李茜雅。中小企业存货管理问题及对策研究[J].中国管理信息化，2019（9）。