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大中型企事业单位办公室人员管理研究

来源:人力资源 作者:任冀翔,赵兴华,韩志国
发布于:2020-12-31 共1931字
  摘要如果把一个具备完整管理层次的企事业单位比作人体,那么各级“办公室部门”可比作影响重大的神经系统。本文中“办公室部门”指负责行政助理、人事、财务、党群等经营业务管理机构,此类机构运行是否流畅高效,非常倚重办公室人员的能力水平。
  
  关键词:人员管理,能力提高,潜力开发


办公室人员技术职称论文

  
  如果把一个具备完整管理层次的企事业单位比作人体,那么高层领导班子可以比作大脑,基层产能队伍是四肢,而各级“办公室部门”就是神经系统。能否把大脑指令快速准确地传递到四肢,并协调整个机体灵活做出各种应急反应的重中之重,就要看神经系统是否健全高效。各个部门的运行是否流畅高效,除了要有健全完善的管理制度作为运行基础,更重要的就是看办公室人员的能力水平了。
  
  一、提高办公室人员的自身能力
  
  办公室人员的自身能力,包括业务能力和为人处世能力。
  
  (一)业务能力,一般体现在岗位分管业务的规章制度熟悉程度,办理相关事项的效率和严谨、妥当程度。这项能力的提高并不难,只要有一定的文化专业基础,正常人员都可以通过定期认真学习规章制度和文件、经常与业绩优秀的员工交流探讨技巧、多总结实际工作中的经验并及时应用等方式进行提高,是比较直观的、便于量化考核的能力。
  
  管理者要为全体部门员工树立“业务能力是办公室人员立足的基础”这一理念,对有进步潜力的骨干员工还要传递“基础牢固程度影响上层建筑高度”的理念,引导大家把业务能力视为重中之重。
  
  (二)为人处世能力,主要包括与各层级人员的沟通能力,承上启下、协调配合的组织能力,以及处理人情世故的能力。这类能力是古往今来公认的虽然笼统但很重要的一项能力,特别对办公室人员影响巨大。经过多年的观察总结,笔者认为要想具备评价较好的为人处世能力,需要各级部门负责人通过言传身教主要做到五个方面便可:同事交情要互相维系,待人接物要懂得礼数,关心帮扶要真诚到位,应人办事要量力守信,聊天闲谈莫要揭短戳痛。为人处世能力优秀的员工,可以积累大量优质人脉,不仅便于推进工作,对个人甚至整个部门提升都能起到重要作用。
  
  二、提升办公室人员的工作水平
  
  评判员工水平如何,是个泛泛的概念,有可以量化的部分,也有不少主观评价的部分。笔者认为比较主要的指标项,是大局观和处理疑难问题的妥善程度。
  
  (一)培养大局观,一般从参与多部门协同工作和提高责任心入手。多参与高级别、多部门联合推进的工作,有利于员工了解本岗位工作在整个单位的运行中发挥什么作用、影响哪些方面和程度,有利于员工从更高更全面的角度思考工作,并促进其提高工作效率和质量。而培养责任心,一是要让员工明白工作质量高低所带来的不同利害关系,二是要运用好思想工作手段,提高员工思想道德素质,通过在一定范围内表扬、突出先进待遇的方式,培养员工的荣誉感,进而可以较好地促进员工主动承担岗位工作、维护荣誉的积极性。
  
  特别建议利用思想工作等手段,要减少员工在工作时间的闲散精力,增加组织的凝聚力和引导力,避免“闲则生事”的情况出现。
  
  (二)处理疑难问题的妥善程度,是用来检验个人或部门综合实力的两点指标。提高这项水平,需要考虑问题全面,思路开阔创新,业务基本功扎实,工作果断高效,且能够把负面影响降到最低。可以按部就班地做好一般工作的人员是基本,可以妥善处理疑难问题的人员是拔尖骨干。
  
  三、强化团结协作和互帮互助的团队意识
  
  所谓“一个好汉三个帮”,再优秀的个人在企事业单位里,也不可能单枪匹马完成所有任务。不论是某项工作需要多岗位协同配合推进,还是个人临时有突发情况需要同事帮忙紧急处理,都需要稳固的团队关系才能顺畅实现。如果没有良好的互帮互助氛围,很多工作的完成难度将成倍放大,甚至无法完成。
  
  这个意识要及早灌输给每一位员工,让大家都理解帮助他人或者多站在他人角度考虑问题、推进工作,其实也是帮助自己拓展能力和人缘。有了团结协作互帮互助的意识,上下级之间、平级同事之间、友邻部门之间都会自觉注意维护团队关系,主动避免或者减少内部矛盾的产生,对单位的运行和队伍的管理都非常有利。
  
  四、常用辅助管理队伍的手段
  
  时下比较流行的“团建”活动,辅助开展办公室人员队伍的管理效果明显。在合规的前提下,可以和专业组织合作,开展针对性强的多样化团建项目,有利于短时间内增强彼此的熟悉和信任感;如果限制较多,也可采用个人集资的方式,组织本部门或友邻部门的员工,利用节假日集体郊游或者短途旅游,亦能达到劳逸结合、身心放松、同事感情增强的效果,进而提升员工之间、部门之间积极协作的意愿,也是提升单位凝聚力的有效手段。
  
  综上所述,企事业单位的经营业务要平稳高效运行,管理好办公室人员是非常重要的,有了健全敏锐的“神经系统”,整个“机体”才能具备最佳战斗力。望笔者的心得体会能为诸多管理人员提供点子和思路,帮助企事业单位高质量稳健发展。
作者单位:中国石油华北油田河北储气库分公司
原文出处:任冀翔,赵兴华,韩志国.浅谈大中型企事业单位办公室人员管理[J].人力资源,2020(04):50.
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