摘要：办公室作为高校的综合性服务机构,在高校教育教学工作的开展中发挥着重要的作用。办公室人员的工作效率影响着高校各项工作的政策开展。但目前部分高校办公室人员工作效率低下,本文通过分析这种情况的原因并且论述提升工作效率的策略,从而帮助高校办公室人员实现整体工作效率的提升,切实推动高校教育事业长久持续地发展。
关键词：高校管理,办公室人员,工作效率
一、高校办公室人员工作效率低下的原因
(一)办公室人员存有惰性心理,工作技能低下。
高校办公室人员在某一职位上工作时间长了之后,积累了一定的工作经验,对于日常所负责的工作都比较了解,认为自己随随便便就能够应对这些事务,因此就逐渐地产生了惰性心理,失去了工作的热情。但是,当今教育事业在飞速的发展,如果办公室人员不能随之进步,就会被淘汰。惰性心理会使得办公室人员对教育事业的革新无法准确地把握,对于新信息的判断不够精准,也就会影响平时的工作效率。另外,对于一些较为先进的办公技术未能进行积极的学习和锻炼,在操作办公新系统的时候不够熟悉,也会影响日常工作的正常开展。
(二)办公室人员对自己的定位不够明确。
高校办公室的工作一般都比较繁琐,工作任务也都比较重,除了一般日常需要负责的工作之外,还有可能会有临时需要处理的事务。另外,由于办公室中时常会有人出入,联系相关工作人员处理事情,那么办公室人员在按照自己日常工作节奏处理事务的时候,就有可能会随时被打断,也有可能需要临时增加工作量。办公室的工作无关大小,对于任何一项事务都应当认真、谨慎地对待。但有些办公室人员对自己的定位不够明确,无法做到利用零碎的时间抓紧处理自己手头的工作,也就导致了工作效率大幅度下降。
(三)其他外界因素的影响。
随着如今信息技术的不断进步,手机、电脑等已经成为人们生活、工作中不可或缺的电子设备,这些设备的应用在帮助办公室人员开展工作的同时,也传递着丰富的信息,而有些办公室人员容易被这些信息所吸引,会时不时地进行浏览,如微信朋友圈、网络购物等,这些行为会不知不觉地消耗大量的时间。如果办公室人员在进行工作的时候,没有足够的定力,无法用强大的约束力来约束自己,严格按照计划中的内容开展自己的工作,就会把大量宝贵的时间消耗在这些无意义的信息浏览上,最终导致正常的工作无法完成。
二、高校办公室人员工作效率提升策略
(一)转变高校办公室人员的意识。
1. 提高其学习意识。
时代在不断发展,技术在不断革新,如果不积极学习,就会落后于他人。高校办公室人员应当不断地学习国家新政策、教育新理论,才能保证政治思想活跃,才能对新的信息有着极强的敏感性和控制力,才能正确定位自己的角色。同时,还要不断地学习相关业务知识,不断地提升自己,才能胜任自己的工作。所谓的学习,并非一定要在固定的时间、固定的地点,办公室人员还应当积极地寻找平时的空闲时间,从书本资料、网络和周围的同事身上学习。树立终身学习的意识,才能有不断学习的动力,才能不断地提升工作能力,实现高效率的工作。
2. 提高其服务意识。
高校办公室是一个服务性的综合部门,是为高校领导以及全体师生提供服务的机构,同时也是高校的窗口,办公室工作中所涉及到的方面非常广,往往会与高校的各个部门产生联系,因此,办公室人员的服务态度就成为了高校形象的一种反应。不断地提升办公室人员的服务意识,从工作中的各个细节入手,通过工作细节来体现办公室人员的面貌,从而让高校领导和全体师生对其服务感到满意。服务工作做得好,才能被高校所认可,办公室的形象和地位也就得到相应的提升。
3. 提高其奉献意识。
和高校内的其他部门相比较,办公室在各类业绩和各种荣誉方面的评比性比较弱。正是由于办公室的这个特点,工作人员应当放下攀比心理,做到不追求荣誉、不嫉妒他人,拥有一颗淡泊名利的平常心,保持着为他人服务即为光荣的责任感。
4. 提高其协作意识。
高校办公室在高校教育工作开展过程中,发挥着重要的纽带作用,促进了高校各个部门之间的团结协作,要做到这一点,办公室内部的工作人员应当从自身做起,与办公室的其他同事进行良好的合作。当办公室工作中遇到岗位空缺、人手不够的情况时,办公室人员应当积极主动地站出来,承接一些力所能及的工作。在平时的工作中,要多与其他同事进行沟通交流,互帮互助,以强大的协作能力,攻克业务上的难关,实现工作效率的大幅提升。
(二)提升高校办公室人员工作能力。
1. 提升执行能力。
办公室工作的顺利开展,离不开工作人员强大的业务执行能力。第一,办公室人员要养成及时处理工作的好习惯,不能把工作推脱到以后再做。由于办公室工作比较繁杂,可能在工作繁忙时容易忘记或遗漏,工作人员可以通过自己的方式记录下来,并每日查看确认是否所有工作都已经完成。第二,要发挥工作人员的主观能动性。由于办公室的日常工作相似度比较高,有很强的规律性,工作人员应当擅长总结经验,在比较空闲的时候,把以后可能会需要做的工作提前准备,尽量把工作赶在前面。第三,要注重工作质量。办公室工作并非是做得多、工作时间长就可以,更重要的是工作质量。工作人员应当认真地对待每一项工作,并且运用以往的经验和自己的优势,保证工作质量,避免重复多次处理同一件事,对于提高工作效率有很大的帮助。
2. 提升服务能力。
切实提高服务能力,才能将服务意识落实到工作当中去。第一,办公室人员应当树立积极的工作作风,从高校领导和师生的反馈中虚心接受意见,并且不断反思自己在工作中还存在的问题,从而及时改正优化。第二,要拥有良好的工作态度,对办公室工作始终保持积极的心态和不变的热情。第三,要主动通过学习、锻炼,不断提升自己的业务能力,增强自己处理事务的实力,从而为高校领导和全体师生提供更好的服务。
3. 提升协调能力。
高校办公室是一个需要高度协调的部门。一方面,办公室要协调好高校其他部门之间的工作,要发挥上传下达和彼此联系的功能,这就要求办公室人员能够积极地与其他部门的人员进行沟通。另一方面,办公室内人员彼此之间也需要协调合作,通过提升办公室人员的协调能力,从而相互帮助,彼此协作,才能够共同处理好工作中的问题,共同提升办公室工作效率。
结语
综上所述,高校办公室人员工作效率对高校育人与日常管理工作的发展产生着不容忽视的影响,然而,在高校办公室人员工作过程中,无论是懈怠心理、专业素养不足还是办公室人员自身定位不清等问题,都制约着高校办公室人员工作效率的提升。针对这些问题,高校有必要引导办公室工作人员强化自身学习意识、服务意识、风险意识以及团队协作意识,并提升办公室工作人员的执行能力、服务能力以及协调能力,从而为高校办公室人员工作效率的提升提供良好保障。
参考文献
[1]葛若梅，陈晓艳，蒋辉．浅谈如何提高高等院校办公室人员工作效率[J]．办公室业务，2019,6:172
[2]胡敏．教育综合改革背景下提升高校办公室工作效率的思考[J]．课程教育研究，2018,50:15~16
