摘要：办公室人员每天忙于工作, 经常处于“忙、盲、茫”状态, 有必要制定时间管理的策略, 有效利用资源, 提高工作效率。
关键词：办公室人员,时间管理,表现,原因,策略
办公室工作人员每天经常处于“忙、盲、茫”状态, 每天有开不完的会, 做不完的事, 穷于对付上级布置的任务;做的事情很盲目, 没有科学思考问题, 科学安排工作, 急什么做什么, 重复低效的工作;一天下来没有自己的时间, 不知道自己在忙什么, 一天做了哪些事?一天做了哪些有用的事?更谈不上静下心来反思一下一天的工作。办公室工作人员有必要反思, 是否科学安排了时间, 提高了工作效率。
一、办公室工作人员浪费时间的表现
(一) 效率很低的时间。
做一件事之前, 没有仔细想好应该怎样做, 先后次序, 开始前做哪些准备工作。有的人一接到任务马上就开始工作, 发现遇到了困难, 再停下来思考, 有时要返工, 边做边想边修改, 效率很低。
(二) 不珍惜“短的时间”。
有些人做事必须有比较长的“整块时间”, 需要较长时间才能进入工作状态, 认为短的时间没有用, 不会利用开会前、等人等短的时间做一些准备工作, 收集一些资料, 整理一下工作, 处理一些邮件等, 不会积少成多, 白白浪费许多时间。
(三) 情绪不佳的时间。
有的人带着情绪工作, 如在家里与家人争执, 早上上街买东西不如意。带着不好情绪工作, 许久不能静下心来进入工作状态, 效率很低。
(四) 不专心的时间。
有的人工作不认真, 不专心, 工作时还在想别的事, 思路不清晰, 反应比较慢, 容易出差错, 出了差错还不能及时发现, 效率太低。
(五) 随意出借时间。
有的人比较热情, 随意出借时间, 包揽应该由别人完成的工作, 导致他人偷懒, 不愿意完成自己应完成的任务。由于帮助别人, 自己工作时间紧迫, 有时勉强完成任务, 也容易出差错。
二、办公室工作人员浪费时间的原因分析
(一) 缺乏目标。
有心人办事情没有自己的明确目标, 抓不住当前工作重点、主要目标, 没有关注各项工作的关联性和逻辑性, 不清楚自己要做什么, 有时只注意一些细小的事, 专注细小的事而忽略了工作重点和时间节点。
(二) 关注错位。
平常工作中不是把工作重点放在要事上, 而是放在急事上, 穷于对付和完成急事, 没有想到“重要的紧急的事”都是在干“重要不紧急的事”时没有抓紧, 时间很快流失, “重要不紧急的事”变成了“重要的紧急的事”, 这时去完成, 时间紧, 应付了事, 质量差, 效果差。在工作中, 可控与不可控错位, 没有想到“改变可以改变的方面, 接受不能改变的方面”。有些方面上级机关已经定好了, 不能变的, 要努力做好, 而还想去改变, 是吃力不讨好;对自己可以改变、可以做好的方面, 没有发挥主观能动性, 懒于思考、懒于变动, 按部就班, 效率低。在工作中, 不懂得发挥优势, 克服劣势。不会利用优势去简化工作, 搞好工作, 提高效率;而花许多时间去弥补劣势, 用自己的劣势去面对工作, 处处感到困难和障碍。
(三) 不会调节情绪。
带着不好的情绪上班, 不会缓解坏情绪的时间, 任凭坏情绪延续并带到工作中。由于情绪不好弥散到工作中各方面, 且以消极面看问题, 容易与人发生争执, 工作效率低。
(四) 不会科学安排时间。
每天应付工作, 不多思考, 去总结经验和教训, 遇到什么做什么, 错了重新再来, 重复劳动, 不会将工作分类, 简化工作, 没有养成一步做对, 一步做到位的工作习惯。
三、时间管理的策略
面对浪费时间, 低效率的工作状态, 我们有必要采用时间管理的策略, 时间管理策略就是指“有效地应用资源, 包括时间, 已使我们有效地取得个人重要的目标”。
(一) 提高认识。
在工作中, 要忙在关键处。要集中精力完成最重要的事情和与之相关的问题, 多思考, 提出问题, 明确问题, 平时个人与组织的目标尽可能一致, 在解决问题时, 明确主要矛盾, 不要把问题复杂化, 要学会把复杂问题简单处理, 抓住关键点并予以解决。列个时间表, 集中时间解决最重要的问题而不是紧急的事, 不重要的事情少投入, 或用零碎的时间解决。学会解决问题的方法。掌握方法比学会知识更重要, 掌握方法能有效解决同一类事情, 还能够前移解决与之有关联的事情。
(二) 心情舒畅地工作。
一个人工作很忙, 但要忙的开心。在处理事情之前, 先处理心情, 不要让家里的不好情绪带到工作中, 同样也不要把工作中不好情绪带回家里, 从积极的方面看问题, 多看事物的积极面, 将快乐的钥匙掌握在自己手里。遇到一些不顺心的事, 不要冲动, 冲动不能解决问题, 也不利于自己想办法解决问题, 以积极心态面对工作, 不要给自己增加压力, 压力适时放下, 给不良情绪找个借口, 把它释放出去;减少工作难度, 缩小痛苦、放大快乐, 努力工作, 把工作看成展示自己能力和水平的机会, 多看到积极工作的社会意义, 我们不是为薪水而工作。
(三) 科学安排时间。
一个人要科学安排时间, 要忙出成效来。工作中, 多动脑, 多反思, 多总结经验和教训。做正确的事, 方向正确比具体操作更重要, 先确定正确方向, 做正确的事, 然后再把正确的事做对, 把正确的事按照科学规划予以完成;将工作分类, 重要的事情花主要精力去完成, 顺序在前的工作先完成, 将相近的工作放在一块完成, 提高效率。不要浪费短的时间, 在短时间里, 或回顾一下最近的工作, 反思一下工作中的得失, 经验与教训, 理一下思路, 在这些都做完以后, 也可以利用短的时间去完成一些细小的事情。养成一步做对、一步做到位的工作习惯, 刚开始不一定要快, 要急。明确正确方向, 然后把具体工作计划好, 避免反复摸索, 重复返工的现象发生。追求完美, 不要追求过分完美, 力争高水平高质量完成任务。不要为了一些不重要的事或细节投入太多精力。没有必要为一丁点改善浪费大量时间。克服“布里丹效应”, 在完成任务时, 不要犹豫不定, 看是追求完美, 实际上是贻误良机, 要当机立断, 迅速决策。如果犹豫不决, 则会效率很低, 两手空空。适时幽默。要取得好成绩, 要艰苦劳动, 适时幽默, 调整一下自己的情绪, 减少心理压力, 改善与同事的关系。把精力放在工作中, 要处理好事业与家庭的关系, 要科学安排家务事, 减少矛盾, 挤出时间陪小孩, 帮助小孩进步。
(四) 利用关系、利用委派。
善于利用关系, 在不违反纪律和法律的情况下, 利用“熟人好办事, 熟人先办事”提供的便利做好工作, 提高效率。工作中合作很重要, 利用合作互补, 发挥每个人的长处, 提高工作效率。要勇于说“不”, 对一些明确不属于自己的事, 理应由别人做的事不要揽过来, 因为不熟悉业务, 即使做, 效率低, 容易出差错。大家在一起工作, 利用委派, 合理分工, 各人承担自己工作, 努力把工作做好。
