完善存货保管制度

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【题目】水泥企业存货管理问题探析 
【第一章】水泥生产商存货控制研究绪论 
【第二章】存货管理的发展阶段与现代模式 
【第三章】S公司存货管理存在的问题 
【第四章】S公司存货管理困境的原因分析 
【5.1】优化S公司存货管理机制 
【5.2  5.3】完善存货保管制度 
【结论/参考文献】水泥厂家存货管理模式改进研究结论与参考文献

　　5.2 搭建信息协调平台

　　5.2.1 建立信息化管理系统

　　1保障，公司还需继续在各方面进行存货改善支持，主要体现为两个方面：一是提高公司库存管理改善评估活动频率。公司原来是每一个季度开展一次改善评估活动，现在可以改为每个月举办一次，并且由公司领导者亲自与会，听取相关报告。

　　二是加强对信息技术支持系统的资金投入。为了有效创建后期所需发展做好充分准备，公司决定加强对信息技术支持系统的资金投入，目前正与有关信息技术公司合作，拟开发一套新型库存管理系统。

　　现代企业信息系统设计必须从实现企业的物流、资金、信息流进行一体化管理的过程入手。在设计与存货核算业务相关的程序时，尤其要注意外购入库、自制成本、销售收入的核算，存货的估价入账和成本结转，记账凭证和计划成本的管理，期末结账等功能，要着重突出这些功能的设计。在进行存货的收发存业务设计时，要根据所发生的事务类型来进行会计核算凭证定义，再来进行核算处理。

　　要按照成本项目及其对象来进行业务归集和成本分配，同时，要按照采购、销售以及整体仓库业务流程来进行存货核算业务处理。可以利用系统中的原凭证管理模块来进行发票、单据勾稽和对关系设置，并选择相关单据来进行核算业务的灵活处理，从而实现财务资产结构的盈利化。通过开发并使用存货核算系统，可有效提升财务对业务的监控能力，也有利于推动企业两大核算体系的工作效率，提高核算精确度。

　　目前公司所使用的财务软件仅限于财务部门使用，应用范围比较狭窄，在本文的方案中，建议采用一个新型管理系统，实现财务和业务一体化，在新型系统中，财务数据和业务数据按照一定规则严格保持高度的一致性和时效性，能够在最大范围内降低人为错误的发生概率，这就保障了财务部门拥有更多时间和更多精力能够投入到对业务部门的监控，有利于实现财务部门对业务部门的监控职责。

　　在新系统中，能够实现资金流、信息流以及物流的高度统一，这就为企业提供了有力的契机来解决一系列问题，例如成本偏高、库存量过多以及资金周转较慢等，从而提高企业的经济效益。进行整体规划是企业要实施信息化系统最为根本的举措，也是其持续开展信息化系统的前提，在进行科学的整体规划之后，要脚踏实地的爬楼梯，按照规划一步一个脚印来分步实施，避免出现撑杆跳等现象，要想实现企业的整体化信息建设，循序渐进是根本保障。

　　对于拥有一定信息化建设基础的 S 公司而言，仍需要从基础做起，只有夯实了根基，才能够建设起信息化的高楼。因此，应当先实现基本信息化的数字化，将其固化在计算机内，这是一个信息规范化的过程，只有做好了企业信息化建设过程中最重要的这一步，才能够进一步利用信息系统优化计划来实现资源优化，在这些基础上，企业间的电子商务才能最终实现[38].

　　针对 S 公司的实际情况，本文拟从企业信息化建设的角度来构建一个 2015年到 2017 年的四年规划，具体内容如下：2015 年主要是要逐步推进企业基本资源的数字化，实现基本信息的规范化，为企业信息化建设工作夯实基础。由于 S公司的信息化工作开展的比较早，相关工作完成得比较顺利，但是依然存在一部分基础数据需要进行进一步整理，将会在下一阶段进行进一步开展和实现。

　　2016 年的工作目标主要是要通过采购、销售、仓库、存货核算、应收应付、计划、成本管理、设备管理、人力资源等子系统的建设来实现财务和业务的高度一体，推进企业业务的集成处理，降低企业的管理成本，大幅度提升企业各系统的运营效率。

　　2017 年的目标主要是为了实现外部扩张，重点考虑怎样更好利用各项外部资源来完成客户关系管理和供应链管理，有效整合企业原有业务体系、供应商以及客户资源，实现企业业务效率的最大化。

　　2018 年的目标则是希望实现企业业务体系的外开放，通过电子商务这一平台来建立良好的合作关系，加强企业商业活动的协作，最大限度实现企业利益的增值。

　　5.2.2 改善与供应商的关系

　　因为与供应商关系的改善必须建立在合作双方相互信任的基础上，否则一切工作则很难开展，难以实现双方合作成功。无论是供应商的发货还是其管理，客户要充分信任供应商，不要轻易表示不信任的态度，而供应商也应当通过自身的努力，用实际行动来证明自己的实力，管理好双方的存货，向客户证明其能力，与客户建立其良好的合作关系。

　　只有在相互信任的基础上，合作双方才能够进行有效的沟通与交流，进而解决一系列可能存在的矛盾。客户管理高层也应当提高对供应商的信任程度，转变传统的思想观念，将占据主导地位的上帝身份的思想观念转变为合作双方是平等均衡的思想[39].

　　在这种情况下，买卖双方企业可以通过事先双方企业签署协议的协约方式来相应的调整各自的采购价格和数量。基于在长期实施供应商管理库存过程中，采购的数量价格频繁变化导致价格和数量调整的频率不断加大这一现实，双方企业要有充分的共识，避免在签署协议时产生误会和矛盾。那么，买卖双方就必须通过事先签订双方协议，来达成对采购价格和数量方面的有效调整[40].但是，供应商管理库存的过程是一个长期的实施过程，原料采购、市场需求变化等诸多因素都有可能会引起经济的变动，采购价格和采购数量可能会进行高频率的调整，因此合作双方在签署协议时都应该做好充足的准备，以应对价格和数量的频繁变化情况，避免产生矛盾和不信任。供应商和用户签订商业合约之前，就应当对开始实施后可能存在的人力、物力以及财力的投入进行公开公正的评估。通过以往的一些实际案例可以发现，很多企业在实施存货管理前一段时间，合作双方的利润都会得到有效提高，但是双方所获利益的上升空间并不一致，呈现出不对等的状态。购买方作为供应链的上方企业，在整体中起到主要地位。从整体上看，双方企业在进行投资实施库存管理时，供应商付出了见多的工作时间，但是收到效益比付出少的多。为避免以后出现矛盾和争端，双方企业应该建立在对等的基础上进行分配，分配的方式可以考虑一下几种：第一，按照成本大小分配；第二，按照实际出资的比例分配；第三，按照投资的设备多少分配。

　　目前，供应商基本上是以满足公司每一时点的供货量为目的排产，每天采用小时送货方式，分时段向公司定时定量提供货物。在供应商这种生产思维和生产方式的影响下，公司最容易出现的状况就是供货很紧张，往往是马上要用到的材料或物品刚刚才送到。为了尽量避免损失，降低成本花费，供货商采用这样的生产和供货方式是无可厚非的，但是其停业若是想解决因供货紧张造成生产线停产等问题，就必须从运行模式方面着手，调整现有工作流程，提供给供应商更大的空间，确保其经济利益不受损害。

　　公司与供货商之间缓冲时间太短，这就导致公司的生产面临着一定风险。一旦供货商没有按时给公司供货，公司的生产线就无法正常运转，生产活动就会立刻停止，更为糟糕的是，公司生产的每种产品的组成成分并不是单一的，大都是由若干个物料组合构成，公司的生产极其容易面临叠加风险。

　　因此，在供货商的库存内建立起缓冲机制是非常有必要的，缓冲机制能够让供应商拥有更长时间为公司供给做物料准备，这样就为公司生产线的顺利运作提供了有效保障[41].同时，当生产发生类似于订单改变等类型的多种变更的时候，公司必须对缓冲库存中的产成品负责，要通过价格比率对这些产成品进行报废处理，与供货商一起承担损失，降低成本。这种情况下发生的损失，可以通过科学制定提前期来有效降低损失程度。

　　通过对 S 公司现状的分析，可以发现 S 公司在物流管理和公司供应链内部管理、内外部管理沟通衔接、公司与客户的协调合作、信息的回复传达以及共享等工作中存在大量问题。通过整合工作流程，能够有效改善以上问题。长期以来，S 公司的合作信誉度都比较高，因此公司与供应商的合作都经历了时间的磨练，长的合作期限已经高达十多年，即便是短期内的合作也已经有四五年了，合作双方对彼此的财务熟悉程度、合作信任度和诚意都非常了解。因此，在共同制定战略目标，实施供应商管理库存的基础上，进一步加强合作，不断提高库存管理水平，有利于改善合作双方流动资金利用率，也有利于提高销售量，保持和进一步提升客户服务质量和水平，实现双方的合作共赢。这也为 S 公司加强整合上游供应链夯实了基础。

　　5.3 完善存货保管制度

　　5.3.1 对存货场地及保管制度进行完善

　　原材料的保管要求：合理存放、科学保养。放置在制定棚内，保持干燥、清洁、有序。原材料保管方法：以合理存放、科学保养为前提。保证在合理摆放的条件下，材料的属性和质量不会因为自然环境的变化而变化，对于那些不符合入库存储要求的存货，坚决不能予以入库，应由当事人负责相关退货事宜，填写退货单并标注退货原因，确保存货入库的安全性。在存储仓库中，相关工作人员应当按规格和品种将各类存货整齐堆放，在不同类型存货上都应当挂有记录了存货详细信息的存货标签。

　　完善仓储保管制度，把好存货进出关。仓储部门要配备的专职仓库管理员，督促仓储保管员熟悉存货收发存数量、质量、规格、品种、用途、技术参数、存储条件，填制连续编号的入库单，经交接双方签字后建立存货明细账，分类存放、分区存放、分用途存放，做到帐物相符，手续完整没有经过授权的其他人员不得擅自进出仓库。仓库管理员要按照质检部门提供的验收单和报告单来开展工作，在进行清点存货使用部门按存货预算或定额领用存货时，填写领料单或出库单。完善仓储保管制度，把好存货管理关，要求仓库管理员定期对仓库的存货进行检查和清点，及时发现已经损坏或者变质的存货，并实时关注那些长期不流动的存货，对于这些类型的存货要及时予以记录，并填写相关的报告表，在经过仓库主管确认和签字之后，必须及时进行报批处理。完善仓储保管制度，把好存货预警关。

　　仓储保管的运行情况，是充分体现企业产品供需和生产能力的“晴雨表”.仓储保管员要按企业管理需要，为企业决策机构和决策人提供准确及时的信息，协助企业高层做出判断，决定是否建立最低库存报警系统，以保证采购需求能够及时传递。

　　5.3.2 使用更加精确的计量方式

　　盘点不仅仅是在年末进行，每月也可对重点物料进行盘点，看是否存在以次充好的情况，或者是否存在有些人员利用自身的便利，窃取原材料等存货。在盘点时，需将原材料堆砌码放整齐，方便测量，同时更新测量工具，使用电子测绘仪等高新技术，使得测量结果更为精确。这样对时刻了解真实的库存情况有一定的促进作用。