CMU公司存货管理的内部控制改进措施

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　　【题目】圣戈班陶瓷公司存货管理优化探析
　　【第一章】圣戈班陶瓷存货的内部控制研究绪论
　　【第二章】CMU公司存货管理存在的问题
　　【第三章】CMU公司存货管理困境的原因分析
　　【第四章】CMU公司存货管理的内部控制改进措施
　　【结论/参考文献】法国圣戈班子公司存货控制探究结论与参考文献

　　第 4 章 CMU 公司存货管理的内部控制改进措施

　　4.1 完善内部监督制度

　　根据 COSO 报告对内控环境的描述，内控环境主要指企业核心人员以及这些人的个别属性和所处的工作环境，包括个人诚信正直、道德价值观与所具备的的组织承诺能力，管理层的经营理念与营运风格、组织结构、职责划分、和人力资源政策与程序。改善控制环境关键有以下几点：

　　1） 完善监督机制，定期检查

　　好的政策要由人来执行，对于仓储部分和生产部门对存货的管理，更需要有其他方式的有效监督。例如，月末盘点，动员全员参与，降低认为估计或账面盘点的状况。企业的内部审计人员进行不定期的不定样本量的抽查，以获得账实是否相符的有力证据。由"查错防弊"转到对公司管理的评价、分析和改进建议上。外部审计人员参与存货盘点，真实记录盘点结果。财务人员每月循环参与盘点，根据有限的人力物力进行重点监盘，确保盘点偏差在可控的范围内。

　　加强对存货的各个环节的监督，把握好内部控制关键点。一是，存货的订购、计量、运输、转移，二是，仓储、盘点、月末估值。这些都是存货内控的关键点。

　　完善监督机制，并要定期进行检查。一是定期检查存货业务的相关岗位和人员的设置情况。二是定期检查存货业务授权批准制度的执行情况。三是定期检查存货收发、保管制度的执行情况。四是定期检查存货处置制度的执行情况。

　　五是定期检查存货会计制度的执行情况。

　　2） 建立约束激励机制

　　对于存货管理的各个环节，应允许员工进行举报，允许员工提出合理的改进意见，予以采纳并奖励；对于日常工作兢兢业业，恪尽职守的员工应与奖励，发现玩忽职守或偷到公司财务的员工，重重惩罚。

　　越来越多的公司将存货库存水平纳入部门经理等相关人员的绩效考核，并制定相关的库存标准，定期进行考核，有效地控制了库存的水平。在实践管理中，也有的企业定期对存货进行库龄分析，即根据库存商品在库年限分析，及时发现库存商品中存在的问题。许多企业不惜重金建立 ERP 系统，这样可以随时掌握公司整个库存动态。

　　3） 职责分工的审查
　　
　　职责分工旨在防止、检测为掩盖挪用或盗窃资产而提供的不争取或由欺诈成分的数据或会计数据。如下列原则不适用，则须进行补偿性控制：控制存货往来（进出）的人员不得是处理库存货将存货记录系统的人员。批准非标准往来和库存调整的人员不能是处理库存和日常将交易记录系统的人员。实地库存盘点结果的批准人不得是计数人和库存经理；拥有库存管理访问权限的人员不得进入会计系统；公司应每年（通过检查作业和实际工作安排）对上述职责分工至少审查一次。管理层定期检查补充程序是否已到位以及与职责分工相关的争议是否已适当解决4） 审查用户个人资料和库存管理系统访问权限。

　　库存管理系统和会计系统的访问权限须符合上述控制 3.3 所述的职责分工规定。库存经理须每年至少一次地审查所有的用户个人资料和库存管理系统访问权限，并将任何必要变动（离职、调动等）通知 IT 部门。

　　5） 加强员工培训

　　对于仓库、质量检验、生产班组长等相关人员进行内控流程的培训，对于更换的新人则建立起培训机制，由特定部门联合培训或者有离任人员培训，确保新人岗位上能独立工作并能识别全部奉献理解全部注意事项，才算合格。管理层也应以年为单位定期组织经理层级进行流程的更新和优化的培训，并由经理层级逐级向下传递。

　　6） 充分发挥外部审计的作用

　　外部审计（outside audit; external audit）是指独立于政府机关和企事业单位以外的国家审计机构所进行的审计，以及独立执行业务会计师事务所接受委托进行的审计。

　　外部审计实际上是对企业内部虚假、欺骗行为的一个重要而系统的检查，因此起着鼓励诚实的作用：由于知道外部审计不可避免地要进行，企业就会努力避免做那些在审计时可能会被发现的不光彩的事。

　　CMU 公司聘请四大会计师事务所之一-毕马威会计师事务所进行每年的例行审计。审计人员会来到公司两次，一次是年底盘点时，审计人员全程监盘，并根据分析选取样本，监控盘点组织、实施、流程、过程、结果的可靠性。

　　4.2 建立风险预警机制

　　企业内部控制制度基本规范中第三十七条规定，企业应当建立重大分先预警机制和突发事件应急处理机制。

　　存货管理市场风险预警系统在对相关的市场风险进行分析、评价和预测后，依据风险程度的高低，系统会事先发出警报信号，提示企业决策者警惕市场风险，并采取相应的市场风险防范措施。企业根据自身的具体情况，建立相关存货风险管理模型和存货市场风险的指标体系，从定性与定量相结合的角度对存货市场风险进行量化，设立存货管理的市场风险预警警戒值，从而形成存货管理的市场风险报警机制，根据设立的市场风险警戒线可以对存货市场风险进行报警。

　　CMU 公司风险和控制矩阵，已经显示风险预警，每个季度 CMU 公司都将组织各个部门进行全方位的风险评估，涉及销售政策、销售纪律、采购流程、采购纪律、生产环节、财务分析、税务风险包括但不限于以上几点。

　　CMU 公司应制定存货警戒线。当存货达到警戒线的上下线时，应足以引起管理层的重视。根据经济形势，存货警戒线每年适当调整。在经济形势乐观时更多地执行警戒线上线，经济形势悲观时，执行警戒线的下线。

　　警戒线应分为原材料（重点是石油焦）采购上下限、在制品生产上下限、产成品上下线。总控制线的上下限。

　　对于原材料警戒线更多地考虑市场因素和供应商需求，原则是石油焦的采购存货在可控的风险警戒线以内。这样可以避免人为的主观决定，带来盲目采购。上下线的指标，要由各个部门共同商定，并执行。

　　在制品的生产量需要在可控的范围内。在制定这项指标时，需要综合考虑产品的出品率、影响生产的其他因素如水、电、机器设备完好率等因素。

　　产成品的上下线更多地进行外部环境的分析，考虑国际经济形势，出口过对光伏行业的支持情况，客户的需求，市场供应量等。

　　这是个倒影响的过程，产成品的数量影响在制品，在制品的需求影响原材料的采购。若 CMU 企业科学地制定了上述警戒线，就会避免经济形势下滑时工厂院内存有堆积如山的原材料和产成品，避免因此引起的资金流断裂。这时管理层更多地考虑如何实现产品转型、开拓新市场、关注经济形势是否回暖，从而弹性制定采购政策和生产指标。

　　4.3 强化存货流程控制

　　基本规范第三十六条规定，企业应当根据内部控制目标，结合风险应对策略，中和运用控制措施，对各种业务和事项实施有效控制。

　　先来解决存货的计量和盘点问题。必须采用适当的办法对石油焦和在制品进行计量。石油焦是通过火车运到公司厂内的，需要物流人员先卸车然后在厂内运输到存放地点，新的解决方案是石油焦的计量可以选择卸货前先装车过磅然后再卸货到货场，这样可以实时取得来料数据。另一种办法也可以砌墙做隔断，堆砌成规则形状并计量。这样既可准确计量来料和月末盘点。另外对石油焦的质量规范必须进行检查，以测定含水量。在这个过程中，仓储人员能否按照要求去做，是否会因为额外增加工作量而敷衍了事是整个过程成败的关键，所以严格控制来料检验流程很重要。仓库主管应仔细核对每次石油焦的来料数据，和供应商发货单、发票进行对比，发现差异及时分析，重大差异及时汇报采购部，连续供应商补货；同时应通知财务，暂停付款或扣除一定额度。这个环节主要是控制来料短缺风险、计量失误风险、质量风险、账实不符分析。

　　对于水分车间储存罐的碳化硅计量，应本着成本效益原则，适当增加密度测试，根据密度换算产品质量。生产车间应尝试联系储存罐的生产厂家，每个容器都有计量的对照表，车间可以根据测量的深度和密度结合对照表进行计算。

　　罐和罐相连的管道，只要付出一次努力既可以计算出全部的缓存量。最重要是对存货盘点的重视程度，只有足够重视了才能认真做好。

　　CMU 公司从以下几个方面加强对存货的控制。

　　1） 审查存货调整

　　须通过财务部门证实制定和批准的程序对任何调整进行验证，调整将执行第二级的控制。

　　2） 财务模块和存货管理模块的核对

　　出现任何实际存货往来的，须尽快进行会计输入，会计部门应每月至少一次地会核对库存管理系统（或库存管理模块）和会计系统（或财务模块），以验证库存中的任何已记录的变动。对于已查明的错误，应立即进行调查和解决。

　　3） 批准库存水平管理的参数

　　公司已建立一个优化库存水平、指导供货的系统，用以避免缺货、限制库存过剩和过时。库存/物流经理须每年至少一次地审查和批准该系统的参数（最小值、最大值、后备库存、重新供货水平等）。未经物流经理授权，不得改变参数。

　　4） 盘点的程序和时间表

　　有可靠的长期（距交割日两个月）库存时，于交割日左右进行实地盘点，须清点于盘点日当日库存的所有物品。公司有正式的实地盘点程序，该程序经财务部门批准，已分发给所有相关人员。该程序特别规定：存货时间表；实地盘点的组织；盘点时的变动规定；盲盘和重新盘点规定；损坏或损毁存货的确定方法；如何验证和检查盘点的全面性如何储存存货清单、盘点表和调整项；5） 盘点后批准调整库存量。

　　库存经理应证明、记录和追踪任何重大盘点差异。财务部门应授权和批准任何调整（在全球范围内，通过产品系统或物品）控制-循环盘点。

　　6） 循环盘点程序

　　年度盘点可由循环盘点取代，前提是公司拥有为库存的存续和所有权提供保证的、可以检测库存及其轮换水平质量的可靠的循环盘点程序。在这种情况下，循环盘点程序由事业不的物流部门、财务部以及外部审计员验证。如没有，则循环盘点可作为年度盘点的补充使用。在任何情况下，循环盘点的程序均须遵守控制 21 规定的的原则，并且：通过货物类别、按其轮换水平、价值和数量确定盘点频率；明确说明用于选择盘点的物品的统计方法。财务经理应每年至少一次地确保遵守上述程序，其主要控制：每年对所有物品至少盘点一次；选择盘点的物品的方法已正确适用；盘点文件已存档。库存经理应每月至少一次地监测循环盘点的进展，以确保根据既定的规则每年仓库的所有物品均被盘点至少一次。

　　7） 异常情形的审查

　　须每月至少一次地对没有价值的数量、没有数量的价值、以及任何负值或数量进行调查、监测或纠正8） 账目库存、库存管理系统库存和实际库存的核对会计部门应按月查证存货账，核对：会计系统（或财务模块），库存管理系统（或库存模块），盘点结果，如适用对已查明的差异，须在一个月内进行调查和解决9） 存货折旧备抵的计算。

　　须查明可变现净值低于账面价值的所有存货，该等存货应根据集团规则折旧，财务部门应配合销售经理和存货经理，以存货折旧备抵，以确保账面净值不超过可变现净值。

　　10） 根据集团政策，保护存货、仓库、储藏室免遭盗窃、火灾和恶劣天气的影响。仅限于经授权的人员进入。

　　11） 应适当确定和存储敏感物品（价值、失窃风险、危险性）敏感库存物品清单应不断更新。仅限于经授权的人员查阅。应每月控制该等存货的数量。经营场所经理应确保所有产品的存储符合集团的环境健康安全政策。

　　12） 检测供货 CMU 公司建立一个系统，以识别未于预计日期（或早或晚）交付的订货。检测系统特别有交付时间表做支撑，该时间表载有供应商的交付日期和预期数量。实地交付、提货单和订购单的核对。收货后，输入系统前，仓库工作人员应：系统第检查提货单上注明的订单号与系统中的订单号相符。检查收到的数量与订购的数量相符，如不能做到这一点，则应对收到的数量进行补偿控制（例如：收到的数量和发票的数量相符）；检查货物的包装状况和/质量13） 交货的误差管理。

　　所有收到的货物须以相关订单号记录下来。任何交付误差未经库存经理的批准不得接受。未经下订单而收到货物须视为例外情形，并由授权人签字。该等货物应由未参阅库存管理的人员定期检查。

　　交付和库存系统输入项的核对每天库存经理应确保交付的货物被正确输入库存管理系统，应尽快查明、调查和解决任何错误。如系统允许负库存，须每月至少一次地对系统进行查明和纠正。

　　14） 将产品输入库存系统

　　实际输入库存的任何产品须与申报的产品相符，对于已经查明的任何差异（废弃、不合规等）须进行调查、解释/解决，存货有第三方管理时，收到的存货的数量须得到确认并于生产的数量相符。如主要由于现有的组织结构和系统原因而未遵守上述程度，则须进行补偿性控制（验证申报的产品、检查收益、损失率等）15）控制-出货，发货的实地检查。

　　负责发货/出货的人员应在承运人或客户提走获货物前系统第检查包装是否符合提货单的要求。实地发货和存货外流的核对所有发货/出货应附有提货单，反之亦然负责发货的人员应系统地查明未执行的任何预定发货和出货。物流/运输经理或客户服务部门应被告知上述事项，以确保采取一切必要措施（将货物重新入库等）库存经理应确保所有存货外流都记录在系统中，与实地发货/出货相符。

　　4.4 为制度打开执行通道

　　有效的落实从沟通开始。管理工作离不开沟通，加强在工作中的有效沟通，最佳的沟通方式是面对面，或是组织会议进行讲解或传达。建立完善的沟通制度，为制度打开执行通道。

　　CMU 公司每个星期举行生产例会，各个部门也参与。会上生产会将遇到的问题，突发的状况，遗留的难题，或将来的任务等都在生产会议中做以陈述，并请大家集思广益，共同参谋，谋求解决办法。

　　全方位，多途径的沟通，倡导不拘泥形式的良好沟通环境，使管理不再只是局限于办公室。例如邮件往来沟通，电话会议沟通，生产现场沟通会，总经理主持的每月经济分析会。

　　在流程的执行过程中，严格监督过程是执行力的体现。越是严格的，没有例外的严控，越是执行力的有力保障。在 CMU 公司最需要加强的就是监督过程的严格控制，很多想钻空子，想半途而废的人都将被剃掉。过程的严控，不仅仅提现在流程的执行过程中，包括后期的分析过程，已经解决方案的实施过程，也必须严格控制，一严到底，没有例外。

　　信息沟通是及时准确、完整地收集与企业经营管理的各种信息，并将这些信息传递给公司相关的管理层、有效沟通和必要反馈、正确应用的过程。是实施内部控制的重要条件。信息与沟通主要包括信息的收集机制及在企业内部和外部有关方面的沟通。

　　信息与沟通的要件主要包括：信息质量、沟通制度、信息系统、反舞弊机制。

　　（1）信息质量

　　在企业生产经营的过程中，和企业生产经营相关的信息十分重要。企业要对这些信息进行收集和整理，并对其中有用部分进行传达和充分利用，因此信息质量也非常关键。去伪存真，筛选掉无关信息，整合、梳理以提高可利用性。

　　内部信息可以通过公司会议，公司邮件，内部刊物，内部网络，财务报表等方式进行传递。外部信息可以通过广播、电视、报纸、网络、行业商会、上市公司报表或专业的调查公司取得。内部信息的传递有利于指导企业的生产经营和销售等日常管理，外部信息有利于指导企业的发展战略。错误的信息也可能给企业带来误导。例如，石油焦的采购，通常有很多渠道传播石油焦的供应量不足，很多企业也为就信息真伪进行鉴别，盲目跟风，最后大家都去抢购石油焦，造成火车皮紧张，铁路压力大，企业原材料库存一路升高，企业大量现金流出，甚至出现银行资金池透支。

　　（2）建立有限沟通制度

　　一个好的企业一定要有好的机制保证各项行为的顺利进行。建立沟通制度就是要通过制度的方式保证信息掌握的各个部门坐在一起，交换或交流信息。

　　只有这样才能使管理者或内外相关人员的进行沟通和信息反馈。例如，生产企业每周的例会制度，各个部门和生产部一起将生产面临的各种问题，以及和各个部门之间协调过程中遇到的情况开诚布公地谈谈，发现问题，提出问题，改正问题。管理层也会通过管理层会议，向各个部门经理下达经营任务，利润指标，或者协调各个部门的配合。关于董事会制度，更是管理层将企业经营情况如实汇报给董事会的良好途径。供应商管理大会，公司将自己的管理方式，结算要求，管理理念通过大会的方式一同传达给供应商，使得大家共同努力，协调一致，共同发展，实现双赢的局面。

　　（3）搭建信息共享平台

　　集团化企业通常由自己的内部网络，通过内部网络能够搭建信息平台，充分传递信息，集团的政策、管理文件、内控流程、重大新闻、企业的发展战略等都能使集团的每位员工在同一时间共享信息。还有些在线培训、在线问卷调查，在线查询等。外企还有邮件中心，可以实现很多人共享信息。只要 IT 部门能够在数据存储、保管、维护等方面做好，就可以实现不分地域、种族、不分行业，大家都能在同一时间得到相同的信息。外企在这方面完全领先于国内企业。

　　（4）推行反舞弊机制

　　反舞弊，是一项长期、艰巨的任务，只有将之纳入企业日常管理机制中才会很好地推行下去。建立反舞弊机制，需要明确敏感事项、关键环节、重点领域、可能的操作手法以及相关机构在反舞弊工作中的职责权限。规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。例如：很多外企都在推行"合规性"的学习和例行检查。圣戈班也在做大量的工作推行"合规性"的学习和推广。

　　组织全体员工学习和讨论合规性，什么是腐败、什么是舞弊，什么是违法行为，什么事违纪行为。如何通过公司层面的管理来规避、减低、减少舞弊事件发生的可能性。每年的例行报告也就如实反映实际发生的舞弊案例，下发给集团各个子公司予以警示和告诫。

　　针对反舞弊机制，企业应当相应地建立举报投诉制度，给内部全体职工以自由举报的空间，并且确保举报人的信息得以保密，保护举报人不受打击迫害。

　　还要有相应的处理程序和处理部门，更重要的是要有处理结果。

　　过程监督，过程不等于流程；对过程监督就是为了保证流程实施过程中不会出现偏差、疏漏、忽略、折扣，从而达不到应有的控制目的。过程监督，最佳效果是外部监督，即实施部门以外的部门进行监督，例如：财务部门月末监督生产部门盘点。即对盘点过程进行监督。