科研项目经费管理优化方案实施的保障措施

　　第 4 章 A 研究所科研项目经费管理优化方案实施的保障措施

　　4.1 强化运行保障条件。

　　（1）针对 A 研究院经费管理相关内容实际情况制定管理体系，明确组织构架，落实各个部门和岗位具体内容。另外，结合工作内容制定相应标准，并对工作步骤进行全面细化，加强绩效考核内部管理和控制。并且，还应重点对经费管理办公室和有关部门工作的具体职能进行明确。设立有经费管理办公室，并不能代表责任控制部门不需要承担研究院科研项目经费相关责任，而是表示其能够承担其中分离出的一部分交流责任，所以，责任管理和内部控制部门仍需要一些熟悉科研经费管理的工作人员，便于在第一时间发现日常管理工作中出现的一些弊端和重要问题，同时与管理联系人之间进行交流，有效解决这些问题。

　　（2）建立辅助的管理信息系统，这是科研经费全过程管理的有力保障。A 研究所现行的系统为 ARP 系统，它是目前 A 研究所统一的资源管理系统。因此，关于科研经费全过程管理的应用还不够完善，无法保障所提供的项目经费运行周期内信息的完整性与准确性、及时性。比如，预算模块和项目经费管理直接关联，但相应的管理信息系统还尚不能达到普及与应用的标准。对此，研究所及其垂直管理机构都必须引起重视，积极与各兄弟院所沟通协作，共同开发、改进管理信息系统。通过建立健全研究所内网办公系统来提高科研经费管理效率，节约沟通时间与成本。

　　（3）将经费使用情况纳入项目科研绩效考核内，从而增强管理效力。一是要将项目科研经费使用的考核成绩直接与项目负责人及其团队的科研绩效挂钩。因此，必须制定健全的科研经费使用考核机制，保障能公平、客观的反映出科研经费使用过程中出现的问题。二要制定科学合理的考核指标[60].经费管理委员在考核上应遵循公平、公证原则，并在院所内公示考核结果。在经费的全过程管理中要将考核结果记录下来并归档。三要制定完善的奖励和惩罚体系。奖励和惩罚体系能够在一定程度上显示出考核质量。制定这一体系能够提升项目责任人和科研项目团队对科研经费的重视程度，进而让他们树立经费管理意识。当然，绩效考核仅仅是一种检验方式，倘若项目责任人及科研团队能够自觉按照相关经费管理要求开展工作，同时遵守预算开支相关规章制度，这样才是科研经费全过程管理的最终目的。

　　（4）对管理体系内组织机构及个人进行年度绩效考核时，要将经费管理情况作为参考指标之一。对科研经费过程管理体系有关部门开展评估考核，重点落实在绩效考核上。负责考核并进行总结汇报的主体是经费管理委员会，而考核的主要对象则是项目责任人，针对课题组长及相关负责人进行随机抽查，针对考核年度相关项目的管理实施状况进行考察。对科研经费全过程管理考核工作主要内容为内部控制体系、管理体系、执行力度、达标情况、反馈机制以及优化情况等。针对这些内容制定科学考核标准，并针对考核结果制定对应奖励或惩罚体系，最大程度上调动人员积极性，推动组织机构中全体人员积极努力，不断创新，进一步提高管理水平[61]
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　　4.2 加强与各部门机构之间联系。

　　强化与科研项目经费管理机构或部门之间的联系，提高政策学习，并针对其中存在的问题提出相关建议。当前，我国经费管理相关部门也逐渐开始重视研究所科研项目经费资金管理外部环境的优化，并且针对科研项目资金配置和进行全面统筹和分类管理，在一定程度上提升了经费监管强度。另外，在相关规章政策制定出炉后，为科研项目经费管理提供了较好的政策环境，使得国家科研项目经费管理政策在顶层设计上实现科学可行。在经费管理相关政策推广及试用时期，A 研究所作为众多科研机构中的一员，有权利、有义务且有责任针对科研经费在实际管理中存在的问题及政策实施弊端提出意见，这样有助于出炉政策在合法性的前提条件下，结合研究所特点进行适当修正，使其更加贴合研究所实际管理情况。但是，任何规章制度都不能完全实现可行性，在实行的过程中需要上下级之间共同努力，而研究所在这种形势下必须要提升自己主体观念，提出一些具有针对性的实际检疫，促使我国整个科研管理体系能够变得更加全面。

　　4.3 对科研体系进行有效整合。

　　针对科研院所科研体系进行有效整合，同时逐渐摒弃课题组制模式。在科研院所最初成立时，课题组制发挥了重要促进作用，使得科研所在很长一段时间能维持着高质量、高水准的运行状态，课题组制之间存在的竞争在一定程度上加快了科研所的前进脚步。但是，伴随着国家经济水平的迅猛发展，在当前这个知识遍地的文化时代，课题组制的队伍相对来说显然较为单薄。针对经费使用效率角度上进行分析，科研所内部课题组之间存在着较强的独立性，因而难以有效实现资源的共享，在实际工作中还存在重复购置仪器设备及资源材料的问题，这在一定程度上造成了科研项目经费的浪费。所以，A 研究所作为科研项目执行的主体，也呼吁国家体制进行相应的改革，针对科研项目不确定性很大的特点，逐步取消项目预算编制制度，逐步放开对任务书中各项经费之间严格的界限划分，取消对剩余经费的回收。A 研究所也应针对其自身体制进行全面整合，加强研究所与上级研究院之间的资源共享，并深入研究针对课题组进行全面整合的详细实施过程，并在最大程度上杜绝研究所铺张浪费现象的存在。

　　另外，A 研究所在针对体系整合上还应进行全面探讨，找出最适合研究院所发展的方向，然后整合研究所内力量集中向着新方向迈进。如果说以往课题组的作用如同一杯水的功用，那么经过全面整合后的研究所便如同一片汪洋大海，能够在最大程度上满足以往研究所难以实现和难以完成的科研目标。

　　4.4 成立专门监察审计部门。

　　明确研究所研究项目经费管理相关部门职能角色定位，能够充分体现出审计职能重要作用，有效确保 A 研究所内审计部门工作的独立性。本文研究的观点是，结合研究所自身经费管理具体特点来设置审计机构。另外，所办公会作为 A 研究所中能够行使最高行政权利的机构，在其下依附的审计部门也应当具备有较高的监督权利，这样可以在最大程度上彰显出 A 研究所内科研项目经费管理内部审计工作的独立性，从而确保审计工作能够遵循公平性、公正性、客观性和真实性。

　　4.5 注重科研经费管理宣传。

　　重视宣传工作，提高重视力度，加大研究所科研项目经费管理。以往，很多研究所并不重视科研项目经费管理工作，科研人员也缺乏良好的经费管理意识，因此研究所应从研究苏主管领导到基层每位工作人员，都必须加大科研经费管理宣传，促使他们建立经费管理意识。

　　（1）针对国内及国外研究机构经费审计工作中存在的问题进行搜集整理，并开展相关知识宣传。依照我国科学研究总院对各类研究所经费管理进行检查后提出的实施意见对自身进行审查，由研究所财务及审计部门针对研究所内部经费管理风险进行全面调控，并针对其中与风险较高内容相关工作人员进行专业培训，使其能够深入了解存在风险的原因，建立风险控制意识。

　　（2）从研究所领导人开始着手，联系各个责任管理和控制部门一同印制并发放《A研究所经费管理手册》，手册内容主要包括与科研经费管理具有重要联系的质量管理、实物资产管理、人力资源管理、财务核算以及合同管理等。同时，手册的内容还应包括 A 研究所科研经费管理工作重点。并且，手册的印制还应做到内容涵盖全面、重点项目突出、使用查找方便，使其能够切实符合工作人员实际工作需求。

　　（3）建立管理联系人制度，并对其进行培训。每个课题组选派指定人员，并设置管理联系人岗位，专门负责和各个管理部门之间的沟通，进行日常管理工作。另外，相关部门还可以通过讲座、会议、交流等方式，定期对管理岗位人员开展工作内容培训，确保岗位人员工作技能能够满足实际工作业务需求。

　　4.6 加强科研经费管理监督力度。

　　要想进一步提升研究所内部管理部门执行工作的有效性，必须要加强经费管理监督的力度，实现研究所科研项目经费管理由形式管理到落实监督过程在改变。对于一些规模相对较大的研究所来说，其规模越大便代表其在项目研究开发过程中所需的经费、资源等投入越多，因而导致研究所经费管理部门出现工作量增多、岗位编制少、管理工作流于形式等问题出现。要想有效解决 A 研究所存在的这一系列问题，必须要加强科研经费管理监督体系的建立，使得管理审批等相关事宜工作能够贯彻落实。

　　（1）注重实物财产管理。针对研究所内材料仓库管理人员进行培训，加强物品验收、出库、入库、清点等各个流程进行管理。同时，在研究课题实物财产管理上重视管理职能的融入，并建立一套健全的实物验收体系。并且，进一步加强实物验收管理质量，确保实物验收工作能够切实落到每个步骤当中，从而有效避免实物虚报或漏报等问题的出现。

　　（2）注重财务审核管理。A 研究所财务部门应制定一套健全的内部财务核算制度，强化财务审核力度，完善财务工作相关流程步骤，以便于能够及时有效地解决财务管理过程中存在的一系列问题。同时，还应强化对预算的审核、财务审批步骤、合同监察以及其它经济事项的管理，针对其中较常出现的一些问题进行总结归档，并将其纳入到财务档案管理体系当中，从而实现财务工作具备一定的理论资料支撑。

　　（3）注重内部审计管理。A 研究所应每隔一段时间就对研究所内部经费执行相关步骤开展审计，并将审计结果报告给上级管理阶层，针对其中存在的问题进行分析，将造成问题出现的原因落实到每个部门、每个人头上，并借助惩罚机制对相关人员进行处分，将责任落实到具体岗位。同时，结合这个存在的问题对内部结构进行优化，制定出切实可行的整改方案，从而有效解决这些问题。

　　4.7 构建激励奖惩体系。

　　将 A 研究所项目经费管理具体执行内容纳入到绩效评估体系当中。针对研究所经费管理执行中预算执行率、预算执行内容和执行结果进行科学评估，并将其列入到与科研项目研究一样重要的地位上。并且研究所领导人员还可以结合评估结果质量制定相应的奖励或惩罚制度，对于科研经费管理工作完成质量较高的团队进行一定物质和精神奖励，而对于一些完成较差的团队采取对应的惩处，以此来确保 A 研究所科研项目经费管理工作能够实现科学可持续发展。

　　本章对 A 研究所制定科研经费全过程管理面临的一系列问题展开了全面总结分析，指出了造成 A 研究所科研项目经费管理存在问题的主要原因，其中包括国家科研经费管理部门对研究院经费管理程序的混乱，国家政策和研究所之间存在的差异性，对 A 研究所支撑条件了解不足的经费管理体系问题，研究院本身重视科研项目研究、轻视经费管理思想的存在，另外还有研究院绩效考核体系、奖励和惩罚体系的欠缺。

　　通过针对这些存在问题进行总结分析，并提出针对性的解决对策，主要是加强与过节科研项目研究经费管理部门的沟通、对科研体系进行有效整合、成立专门监察审计部门、注重科研经费管理宣传、加强科研经费管理监督力度、构建激励奖惩体系等。希望以此能够对 A 研究所经费管理改革起到一定借鉴作用，加强国家、政府以及社会对研究所的重视程度，从而促使研究所所科研项目经费管理体系能够得到全面完善，有效提升研究院经费管理质量和效率。