IT项目沟通管理过程

　　5.4项目沟通管理过程

　　5.4.1项目干系人管理

　　在本项目中，项目的干系人包含以下角色：项目投资方、项目发起人，项目指导委员会，项目管理办公室，关键用户、最终用户和项目实施团队。从本项目的特点看出，项目的发起人，也是企业的高层领导，对项目相当重视和支持。无数项目管理的案例告诉我们，这是项目成功的第一要素，无疑，本项目具备了这个成功的要素。同时，这个项目的需求来自于多个部门和多个经销商，涉及到企业的决策层、管理层、执行层这3个层次的项目干系人，不同层面的项目干系人对项目的理解差别很大，项目经理必须通过项目干系人的识别和管理，明确项目沟通范围，采取有效的沟通方式，才能使众多项目干系人在明确项目目标前提下，统一和规范项目需求，并防止需求蔓延。

　　结合前面本项目案例，项目经理应当先进行项目干系人分析和识别，列出所有项目干系人，并进一步做出类似表5.3的项目干系人支持度分析表。以上表格我们列出了所有项目干系人，并且了解到他们在项目中的角色，重要程度以及对项目的期望，并提供了相应的管理建议。干系人识别的主要目标是让项目经理，更清晰了项目干系人的上述信息，并实施干系人管理。在进行完项目干系人分析之后，要建立一份项目干系人通讯录（如表5.4），作为项目文档内容单独输出，也可以作为项目章程的一部分。
　　
　　5.4.2项目沟通计划

　　L集团公司的IT项目管理实施中，在沟通管理计划中，最重要的内容是制定一份合理的沟通计划。制定沟通计划的前提是，首先要明确沟通范围和沟通方式。

　　（1）沟通范围

　　项目应确立沟通范围：沟通网络将包括所有项目所有干系人，包括：项目投资方、项目指导委员会、项目发起人、PMO、项目实施团队成员、关键用户和最终用户；
　　
　　（2）沟通方式

　　通常的IT项目管理，应当采用以下几类常用的沟通方式：

　　会议：项目会议必须按照规定的频度和时间准时执行，会议必须提前准备，安排主持人和记录员，并做好会议纪要（如表5.5所示），注意会议纪要重点是会议决议内容，会议之后应该以正式的电子邮件形式发送给所有会议参与者和项目干系人，会议纪要是项目后续推动的一个重要依据和手段。具体会议形式包括周项目例会、项目启动会、里程碑汇报会议和专题或临时会议等。其中，周项目例会一般审查总体状况、项目时间表和状况报告中提到的未决问题，提出问题，可能的话解决问题。追踪问题，风险，和依赖条件。确定下周计划分工。里程碑汇报会议，需要每月或根据项目计划情况安排会议时间，面对面会议或电话会议，更新项目状态，追踪项目问题，风险，和依赖条件。对项目提出建议，或解决方案。

　　专题会议或临时会议，包括了项目启动会，或针对某一问题或主题，与相关人进行讨论和确认，以期得通过沟通促进问题的解决，推进项目进展。表5.5提供了项目会议纪要表模板。电子邮件：电子邮件可以有效提高沟通效率、降低项目成本，项目实施中应视邮件沟通记录与纸质记录具有同样的作用。

　　直接交谈：按需要组织会议进行沟通，或直接与相关人员（不限于项目组成员）进行讨论，注意记录沟通和讨论结果。

　　电话或电话会议：对于异地或者涉及非项目实施地点人员的沟通以电话或电话会议为主，此类电话或电话会议视为与面对面会议同等的作用，注意记录沟通和会议结果。

　　报告：主要指项目进展状态报告和项目里程碑报告，项目经理将与项目开发团队一起工作，编制项目状况报告，分发给客户和项目管理层。表5.6提供了项目进展状态报告模板。
　　
　　（3）沟通计划

　　确立了以上沟通范围和沟通方式，就可以进一步制作一份项目沟通管理计划，如表5.7所示。【1】