IT项目管理关键要素研究

　　4 IT项目管理关键要素研究

　　4.1 IT项目管理特点

　　IT项目具有非常明显的特点：独特性、紧迫性和不确定性。

　　（1）独特性IT项目的独特性在IT服务领域表现得非常突出，IT厂商不仅向用户提供产品，更重要是根据其要求提供不同的解决方案。即使有现成的解决方案，也需要根据用户的特殊要求进行一定的客户化工作，因此可以说每个项目都有区别。项目的这种独特性对实际项目管理有非常重要的指导意义。项目管理者必须在项目开始前，通过合同（或等同文件）明确地描述或定义最终的产品是什么。如果刚开始要提供什么没能定义清楚，或未达成一致，则最终交付产品或服务时，将很容易发生纠纷，造成不必要的损失。即便是定义清楚了项目的目标，但是用户仍然会经常调整实现指标，这种变更很难控制，这就需要项目组与用户有良好的沟通渠道，否则改来改去，变更永无止境。

　　（2）紧迫性IT项目的紧迫性决定了项目的历时有限，具有明确的起点或终点，当实现了目标或被迫终止时，项目即结束。随着信息技术的飞速发展，IT项目的生命周期越来越短。有的项目时间甚至是决定性因素，因为市场时机稍纵即逝，如果项目的实施阶段耗时过长，市场份额将被竞争对手抢走。在开始一个项目前，项目经理就必须明白项目的时间约束。具体到每个人、执行项目中的每一个任务都必须明确时间要求。一旦没有按照进度完成，必须要有充分的客观理由，否则就要追究相关人员的责任。

　　（3）不确定性IT项目的不确定性是指项目不可能完全在规定的时间内、按规定的预算由规定的人员完成。这是因为项目计划和预算本质上是一种预测，在执行过程中与实际情况可定会有差异。另外，在执行过程中还会遇到各种始料未及的“风险”,使得项目不能按原有的预测来运行。针对不确定性，在项目管理中就要注意制定切实可行的计划。还有一种不好的做法是过度计划，即将项目中非常微小的事情都考虑清楚才动手，但如此“详细的计划”其实是在试图精确地预测未来，也是不切实际的，在执行中会发现难以与实际一致，而不得不频繁地进行调整。具体问题具体分析，尽管有项目计划，执行过程中仍会碰到各种各样意想不到的问题，且往往没有现成的处理方法，这就要求项目经理必须掌握必要的工具方法，掌握整体过程和关键要素，灵活面对，妥善解决。

　　4.2 IT项目成功的关键要素分析

　　如果不重视IT项目管理，通常IT项目的失败率很高，因此，实施IT项目的企业不得不对之慎重对待。企业IT项目成功的因素概括总结如下：包括了项目的目标、范围是否明确；项目可行性研究和计划是否完整和适当；项目的组织是否健全、稳定；是否获得组织领导和项目干系人的积极支持；是否建立了有序的、有效的、良好的沟通渠道；是否具有有效、全面的项目进度管理，严格的变更控制；是否具有合理的项目风险控制手段。

　　（1）需求识别好的开始是成功的一半。一个项目的成功，亦是如此。IT项目的成果，无论它是一个实体产品，还是一个软件或是一项服务，其最终目的都是为了企业的利润。企业为了实现利润，新产品就需要得到市场和用户的认同和拥护。而设计人员的主要误区之一就是，过于关注产品本身的技术，而忽略了产品的使用性（客户需求）。设计人员往往为了产品的性能而设计产品，出于职业上的习惯，设计师经常容易将其所负责的产品项目看作自己的一件艺术品，很容易陷入对产品的性能追求“完美主义”的陷讲，却忽略了用户的真正需求，不能充分考虑产品在市场上的价格性能比和商业受欢迎程度。事实上，功能最齐全、性能最好的产品往往并不是市场上最畅销的产品。

　　准确地需求识别能力是IT项目成功的首要因素。也只有这样，项目才可能有明确的目标和范围，目标是企业在市场这个大海里航行的明灯。

　　（2）项目可行性研究和计划“凡是预则立，不预则废”,在进行项目立项之前，应该做好充分的调研工作。同时，项目计划的制定对于整个项目运行来说，无疑十分重要。一个完整的项目计划应当包括以下内容：清晰的目标、资源、成本、质量、时间进度、完成标志、任务名称、层次及其分解、上层任务的约束、下层任务的配合、阶段里程碑。

　　（3）团队组建“有什么样的开发团队，就有什么样的新产品。”人，无疑是项目运行中最重要的因素。许多项目最终的失败，就是由于项目缺乏有力的领导，没有得到高层管理者的支持，团队协作不力等人力资源因素造成的。

　　（4）沟通管理沟通在团队工作中的重要性不言自明。除了企业要制定好沟通计划安排，定期根据项目各相关利益主体的信息需求、沟通的要求进行进度交流、绩效报告和信息处理以外，企业还应当重视与客户的沟通。产品的最终使用者和评价者是客户，不论它是一家企业，还是广大的消费者，保持有效的沟通渠道，是保证项目按正确方向行进的有效方法。沟通中纠缠于细节，是十分不明智的，有时这样的沟通成本非常昂贵。企业应当鼓励多从大局出发，多考虑客户真实需求的沟通文化，并建立一支高效的沟通团队。

　　（5）时间管理时间管理是项目管理中的一个关键职能，也称为进度管理，它对于项目进展的控制至关重要。在范围管理的基础上，通过确定、调整合理的工作排序和工作周期，时间管理可以在满足项目时间要求的情况下，使资源配置和成本达到最佳状态。进度是计划的时间表，应该按计划安排进度。计划决定需要做什么、谁去做、花多长时间、成本是多少等问题。项目时间管理由下述5项任务组成：活动定义、活动顺序、活动时间的估计、项目进度编制、项目的进度控制。在时间管理中，“项目里程碑”的制定十分重要。项目里程碑要确定的一个关键点就是“交付物”.到某个阶段，项目组要拿出实现定义好的“交付物”.企业及时对交付物进行评审，确认前一个阶段的工作，才能继续下一阶段的工作。这对于项目时间和质量控制来说，都是十分重要的。如果在一定阶段，没有明确定义的“工作成果”,会对项目会带来莫大的风险，因为任何工作没有得到评估和肯定，以后一旦出现反复，不但会浪费时间，还会影响员工士气，直接导致延误项目的进度，超时、超支情况的发生。

　　（6）风险管理在项目管理中，对于风险的定义是“能够影响项目一个或多个目标的不确定性”.这里，想强调的就是相关性。那些与目标不相关的不确定性，应该被排除在风险管理过程之外。把风险和目标相联系，就可以确保风险识别过程关注于那些起作用的不确定性，而不要被不相关的风险分散了宝贵的精力。风险识别以后，我们就应当考虑这种不确定性会导致的后果。我们可以假定不确定性的几种情况，分别分析它们会导致的结果，这就是“情景分析”方法。然后，企业就可以为各种情况制定应对措施。根据项目风险特性、项目组织抗风险能力、可供选择的风险应对措施和办法、机遇和威胁等因素，采用购买保险、制定应急计划、从外部获取各种资源、设立应急的不可预见费用、制定可代替的项目总体方案或具体实施方案等等。风险的控制和管理对于及早识别项目的风险，努力避免风险事件的发生，积极消除风险事件的后果，充分吸取项目风险管理中的经验与教训来说，十分重要。

　　从以上IT项目管理成功要素的分析，我们可以看出，IT项目管理的成功，除了在需求识别和时间管理方面，分别属于需求管理和进度管理范畴以外，其他的项目管理成功要素，跟项目集成管理、沟通管理、风险管理有着莫大的关联，因此，后续章节将着重从这个3个方面分析和论述IT项目管理要素。4.3项目集成管理要素做一个项目，本质上是一群跟项目相关的人，通过组织分工，一起协作来完成一项工作。那么在项目启动之前，我们就要明确以下问题：（1）跟项目利益相关的是哪些人？（2）大家要做一件什么事情？ （3）为什么要做这件事情？目标是什么？（4）做这件事，每个人的角色和职责是什么？

　　本文认为在项目管理的启动阶段，作为一个项目管理人员，必须最先明确这几个问题。在经典项目管理理论的项目启动过程组中，这几个问题分别对应了项目干系人识别、制定初步的范围说明书、制定项目管理章程、组建项目团队并明确职责这几项管理活动。在完成了这几个管理活动之后，项目才可以正式启动。可以说，在项目未启动之前的这些准备工作，决定了项目未来走向，其重要性不言而喻。

　　项目启动之前，要进行如下关键管理活动，如图4.1所示。【1】

　　
　　项目千系人识别，本质上是了解所有项目利益相关者对项目有不同的期望和需求，以及分析他们对于项目的影响程度，参照分析结果，来确定项目团队以及明确职责。由于严格意义上，项目干系人识别，在项目启动阶段，属于项目沟通管理中的项目干系人管理范畴，将在本文项目沟通管理要素中做详细阐述。

　　（1）项目团队组建在这个过程中，需要正式组建一个项目团队，从项目干系人中选择合适的人选，作为项目的核心团队，并明确项目团队每个人的角色和职责分工。

　　（2）创建初步的范围说明书为了使项目干系人了解项目充分的初步范围和获取反馈，要制作一份初步的范围说明书。范围说明书是指用于创建和确定项目范围共识的文件。它对项目中要开展的工作进行了细化，同时也用来防止范围蔓延一一项目范围持续扩大的倾向，像项目章程一样，范围说明书也因项目的不同而不同。同时，也可以采用范围分解的方法，把过大的项目范围，分解成多个较小的里程碑或把项目分成几期来完成。这样做的好处是能够有效的控制需求范围，合理的制定项目计划，并且能更快的体验项目的阶段性成果。

　　（3）制定项目章程为了使项目干系人，得到一份正式的、书面的批准项目启动的文件通知。要制定一份项目章程，确定项目正式确立，项目经理被授权，项目的整体目标，项目团队和职责等信息。项目章程的目标是让项目干系人明确项目章程内容，并达成一致。根据PMBOK指南，项目章程应该包括如下的主要部分：1）概括性的项目描述，包括项目的总体范围和总体质量要求。2）可测量的项目目标和相关的成功标准。3）项目的主要风险，例如，可以列出项目的主要风险类别。4）总体里程碑进度计划。5）总体预算。6）委派的项目经理及其职责和职权。7）发起人或其他批准项目章程的人员的姓名和职权。