大数据视角下事业单位档案管理工作的创新

　　摘要：大数据时代的到来, 信息化、智能化快速发展, 电子信息化档案管理开始进入了一个新时代, 事业单位档案管理面临着全新的机遇和挑战, 尤其是电子档案的出现, 传统的档案管理模式已经很难适应, 档案工作人员的业务能力也有待提升, 因此, 只有不断强化事业单位档案管理工作的创新思路, 制定全新的管理理念, 革新档案服务手段, 才能够与时俱进, 真正适应大数据时代的到来。文章主要是在对大数据概念和特征分析的基础上, 提出了大数据给予档案管理工作的重要作用, 进而从三个方面提出了事业单位档案管理的创新思路。

　　关键词：大数据; 事业单位; 档案管理; 创新;

　　档案管理工作作为事业单位管理不可或缺的重要组成部分, 其运行的好坏在很大程度上决定了事业单位的发展快慢。档案管理是一项专业性、机密性、政策性较强的工作, 需要强化重视力度。尤其是在大数据时代, 档案管理发展迎来了全新的机遇, 创新档案管理模式势在必行。
 

　　1 大数据的概念及特征分析

　　1.1 大数据的概念

　　大数据用英文表示为Big Data, 也可以称为海量资料或者巨量资料, 指的是很难在一定时间之内用常规软件工具进行管理、处理和捕捉的数据集合, 通过对数据的合理分析和整理, 从而为企业经营、社会发展决策提供主要的依据。大数据不仅是一种数据的集合, 同时也是一种信息资产的集合。

　　1.2 大数据的特征

　　其一, 大容量。所谓大容量就是数据的存储量非常巨大, 大量的人工或者自动的数据通过互联网进行聚集, 形成了“大数据之海”。其二, 多样性。多样性指的是数据的内容、格式等变得日益多样, 不仅包括图片、音频、文本, 同时也包括视频、模拟信号等, 同时, 数据的来源也越来越多样。其三, 速度快。大数据的速度快主要体现在两个方面, 数据产生快、数据处理快。其四, 真实性。数据的重要性就在于对决策的支持, 数据的质量保证。

　　2 大数据对事业单位档案管理工作的作用

　　2.1 有利于破除档案信息化难题

　　事业单位档案管理是一项服务性较强的工作, 长期以来存在效益滞后的问题, 档案信息化工作很难得到有效推进。随着大数据时代的到来, 数字资源日益丰富, 计算机处理信息的能力也不断提升, 档案信息化的开展就有了强大的保障, 进而促进了档案信息化的发展, 更加高效地为事业单位的管理和经营决策服务, 凸显档案管理在事业单位发展中的价值。

　　2.2 促成了档案概念的泛化

　　随着大数据时代到来之前, “电子档案”的概念就已经非常普遍, 但是在具体的档案管理中, 还是沿用纸质档案的分类和鉴别方法。大数据时代来临后, 数字存储变得越来越方便, 许多不能存储的信息都能够被有效保存下来, 从而产生了巨大的价值, 传统的档案概念严重泛化, 尤其是在事业单位, 档案管理得到了越来越多的重视。

　　2.3 提高档案资源利用效率

　　大数据时代的高效性决定了档案管理工作的高效率, 大数据时代档案管理模式的特征是档案资源利用效率的提高。在大数据时代运用网络科技的技术特点下, 通过归纳、分析、整理、总结等方式, 档案管理的利用效率会得到明显的提高, 事业单位档案管理工作的效率逐步提升, 从这个角度来说, 这种新型档案管理模式的建立对于人们在未来的生活与工作中更好地利用档案打下了一个良好的基础。

　　3 大数据背景下事业单位档案管理工作创新的思路

　　3.1 顺应大数据, 优化信息管理手段

　　大数据时代的到来, 社会资源变的日益信息化, 事业单位也产生了大量的电子文件和纸质文件, 档案管理的难度和复杂程度逐步增大, 这就需要顺应大数据的发展趋势, 不断优化信息管理手段。首先, 制定合理的档案工作规划, 从事业单位发展的具体实际出发, 制定完善的档案服务模式, 从宏观的角度规划档案管理每个步骤的具体方案, 其次, 建立关于档案管理的专门网站, 在大数据发展的背景下, 档案电子化的趋势越来越强, 这就有必要建立一个与事业单位档案管理相关的网站。一方面可以为员工提供档案的查询;另一方面也可以及时发布关于最新档案管理的要求。这样让员工能够随时对自己的档案进行填报和修改, 真正实现事业单位档案管理工作的高效性, 更好地实现社会资源的共享。最后, 对事业单位的档案进行电子化的数字处理, 信息化时代的到来, 档案电子化的趋势加强, 传统的纸质版档案已经无法适应新形势的发展, 这就需要建立相关的档案数字化网络, 要相对档案进行电子化整理, 整理之后进行系统的存储, 通过建立电子内容网, 对电子文档进行有效的控制, 并且可以对电子档案数据进行随时处理。

　　3.2 与时俱进, 提高档案管理的服务水平

　　档案管理工作本身就是一种为民众提供服务的工作, 具有很强的服务性, 尤其是在大数据发展的背景下, 事业单位对档案工作的要求越来越高, 必须提高档案管理的服务水平。首先, 培养事业单位档案管理者的创新思路。在档案管理工作中, 创新思维的培养非常重要, 它不仅是档案管理工作开展的重要保障, 同时也是档案管理工作服务能力提高的抓手。管理人员要有大数据和信息化思维, 不断创新管理理念, 高度重视事业单位的档案管理工作。其次, 实现档案管理的创新服务转型, 在信息化时代的引领下, 当前的档案管理开始由内部的资源体制向共享型体制发展, 必须要提高与社会发展适应的能力, 坚持更好、更超前的服务意识, 为事业单位发展提供更加完善和优质的服务, 凸显信息服务在档案管理中的能力和质量。最后, 优化档案管理工作的服务流程。要真正体现档案管理工作的服务性, 一定要对服务的流程进行明确, 这样不仅可以提高档案管理的效率, 同时也能够让服务变得更加有章可循。

　　3.3 自我提升, 提高档案管理工作人员的整体水平

　　随着大数据发展背景下档案信息化的发展, 事业单位档案管理工作越来越需要全方位的人才, 这就需要对档案工作人员的专业水平进行提高, 真正适应新形势的发展变化。首先, 加强高素质档案管理人才的引进力度。单位应该加大对人员的引进力度, 尤其是引入一些学档案管理专业的专门人才, 真正实现档案管理工作的有序开展。其次, 加强对档案管理人员的培训力度。不仅要引进一些高素质人才, 而且对于在岗的管理人员在各方面也要进行提升, 通过对在岗管理人员的一些培训, 以及学习考察等, 使在岗管理人员的接受更多的先进的理念, 适应信息化时代的要求。最后, 加强档案管理工作人员的日常交流。要鼓励工作人员走出去, 多交流、多沟通, 与其他兄弟单位互通有无, 实现经验和资源的有效共享, 为档案管理工作的开展奠定重要的基础。

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