医师档案管理工作的不足与优化措施

　　摘    要：　在现实生活中, 医师档案的管理工作实施起来存在着很多的不足, 会耽误医院开展很多工作, 比如无法快速地评价医师的技术水平、知识水平和实际工作能力。而且相关部门的负责人对该项工作的不认可和不支持, 导致医师档案管理工作难以实施, 在一定程度上影响了医院的医疗质量。本文对医师档案存在的问题进行分析, 并就如何解决该问题进行探究。

　　关键词：　医师档案; 档案管理; 问题及对策分析;

　　在传统的医师档案管理模式中, 往往都是通过人工进行整理。在这个过程中, 庞大的数据量往往影响了档案管理的质量和效率。工作人员的工作量大, 文件存放杂乱无章, 信息统计分散程度大等, 导致医院管理层人员难以对医师资料进行审核, 影响医师的评优和评职称等工作。其次医师难以通过往年的病例进行总结, 优化自己的医疗水平和治疗技术。而且绝大部分的工作环节需要大量的人工操作才能完成, 其完成情况受工作人员数量、熟练程度等因素的影响较多, 并且在需要进行各部门间的协同工作时, 其配合程度较差, 这大大降低了工作的效率[1]。因此医院应该尽快引进信息技术, 使得医师档案管理信息化。医师档案管理信息化可以大大地减少了工作人员的工作量, 提高工作人员的办事效率, 同时有效的信息系统还能快速地读取医师档案, 将档案信息清晰地呈现出来。

　　一、医师档案管理工作中存在的问题

　　(一) 对医师档案管理工作缺乏正确认识

　　目前很多医院在日常管理中忽视了医师档案管理的重要性, 觉得医师档案信息多但可利用价值不高, 从而导致医师档案管理工作在整个发展过程中处于劣势地位。在一定程度上使得医师档案管理工作人员在工作中对档案管理缺乏正确的认识。在医院里面, 各个工作人员的工作内容都特别杂多, 但由于医院领导人员对档案管理没有正确的认识, 所以很多医院档案管理的工作人员不重视档案管理工作, 导致档案的内容缺乏规范性, 此外没有明确的档案书写标准, 导致很多资料与信息记录不全、不规范, 在实际运用的时候难以起到档案的效果[2]。因此在医师档案管理工作中, 领导的重视是很重要。如果部分领导只是关心医院的收益和提升, 没有注重医师档案管理, 可能会导致医师的评优只是应付式的, 因为没有从医师多年的工作经验和手术病例等方面进行评估, 从而导致不公平。而且部分医院的领导对档案管理工作缺乏重视, 没有制定适宜科学可行的规章制度, 使得整个档案管理工作没有达到规范化、科学化, 影响了整个医院的医疗水平和质量。

　　(二) 缺乏健全的医师档案管理制度

　　医师档案不同于医院的人事档案, 是记录医师的执业信息、医疗水平、医疗技术、专业水平的档案。医院的很多工作都是按照制度有条不紊地进行的, 一旦出现突发情况也可以快速地处理。并且有据可行的规章制度可以对医师、护士等所有工作人员的工作行为起到明确的约束作用, 可以规定每个人的职责和权力, 一旦出现工作失误, 可以直接落实到个人。但是在医师档案管理工作中缺少这种明确的规定。缺少了健全的医师档案管理制度, 使得各个部门之间的数据没有很好地进行交互, 导致工作人员对待工作不认真、不用心、不负责。造成了该项管理工作失去完整性和连贯性, 使得医院在调用医师档案时, 漏洞百出。

　　(三) 现代化医师档案管理水平有限

　　近年来, 很多医院为了加强医院的医疗水平, 加大了医疗设备、新的住院楼等投资, 投入了整个医院的大部分人力财力物力。但是在医院医师档案管理方面却是另一种现象, 医师档案部门的资金设备申请不成功, 医师档案管理的工作人员身兼数职, 这些都在一定程度上导致医师档案管理工作难以顺利开展, 影响了医师档案管理工作的进度。医院里面医师数量在上升, 医师开展新技术不断增加等情况, 使得医师档案管理工作人员需要整理汇总的数据多而杂;此外目前部分医院的医师档案整理工作的技术尚欠发达, 医师档案工作人员对医师档案管理只是应付式地完成简单的收集和整理工作, 导致数据没有得到归纳总结, 无法实现真正的医师档案管理信息化, 这些使得医师档案管理工作难以开展。这一问题的解决需要医院给予大力支持。实现医师档案管理的现代化、信息化在一定程度上可以缓解这一现象。因为传统的方式, 各个科室各个医师的档案都是非常繁多的, 不利于分类保管, 也不利于档案室纸质存档。此外一些劣质的设备管理会导致医师档案的丢失, 无法恢复, 造成更加大的损失, 这是最差的结果, 所以需要医院重视档案管理工作, 特别是医师的档案, 引入先进的高级的设备, 保护这些数据, 使得这些数据更加安全和稳定、完整, 而且在医院需要某项数据时, 可以快速地从档案信息库里面调用数据, 提高医院的管理水平。

　　(四) 缺乏经过专业培训的医师档案管理工作人员

　　医师档案管理工作是很重要的, 也是很繁琐、需要加密的一项工作, 需要专业的人员进行操作, 不是一般的文件汇总和文件打印复印的工作。很多医院的医师档案管理工作人员应该在上任之前进行签订相应的协议, 保证数据不会泄露, 同时应该参加医院安排的岗前培训, 具备相应的技能之后, 才可以真正进行医师档案管理工作。同时医师档案管理工作人员需要和各个部门的人员进行沟通, 不能随意地销毁数据文件, 不能随便将文件乱丢一处, 不随意与他人讨论和公开议论医师档案的内容。因此医院在招聘医师档案工作人员的时候, 应该注重应聘者的学历和工作能力、沟通能力、办事效率, 最好是专业对口, 而且应聘成功后, 不能给医师档案工作人员分配多职, 应该让该人员专职完成医师档案管理工作。

　　二、针对医师档案管理工作中存在问题的对策

　　(一) 加强档案工作队伍建设

　　由于档案的安全、真实、准确等性质, 医院需要选择思想端正, 工作上有责任心的人员担任该项工作, 定期对该类工作人员进行培训。而且医院领导应该关心他们的生活和工作, 给予医师档案工作人员积极支持, 鼓励医师档案工作人员认真工作, 帮助医师档案工作人员解决遇到的问题, 最大地发挥档案工作者的主观能动性。一个医院的医师档案管理质量容易受医师档案工作人员的工作态度和工作能力影响, 所以医院应该对医师档案工作人员进行专业培训, 不断地提升工作人员的各项技能和能力, 让其学习科学管理的原则和方法, 从而提高工作办事效率。

　　(二) 强调医师档案工作人员的服务意识

　　医师的工作是很忙碌的, 医师档案工作人员需要具备一定的服务意识, 理解医师的工作特点, 做到不影响医师工作的情况下获取医师的档案。所以工作人员需要明确自己的服务方向, 树立服务意识, 端正服务态度, 因为服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度, 也是档案能否发挥作用的重要环节, 发挥好档案信息资源的作用, 使其充分地为医院管理建设服务, 是医务档案工作者义不容辞的神圣职责[3]。

　　(三) 建立完善的医师档案管理制度

　　由于医师档案可以用于评优考核, 具体的考核形式和内容需要制定详细的规章制度, 使得规范化, 同时各个部门如门诊部、护理部、人事处等需要根据制度提供医师的相关准确数据, 使得医院可以根据考核指标得出每个医师的考核结果。这就要求职能部门量化评价指标, 并反复沟通, 进一步在指标规范化上达到要求。

　　(四) 档案管理工作信息化

　　由于传统的档案管理工作存在工作人员工作量大, 数据会失去真实性, 查找速度慢等缺点, 新技术的加入可以弥补这些不足, 使得档案管理工作更加优化。医院应该引入新技术设备, 使得数据可以快速地检索, 而且在一定程度上可以保护医师的档案, 使得医师档案不会因为纸质文件的丢失而缺失, 影响医师的评职称等工作。最后, 医师档案信息化有利于医院的各个部门进行交流, 有利于医院管理层可以快速浏览医师的信息, 定时检查医师的个人情况和医疗水平, 有利于医师个人总结和评优。其次, 信息化的过程中, 增加大数据技术, 更加便捷地对整个医院的医师水平进行归纳总结, 查找不足, 自我完善, 提高医师的治疗水平和医院的医疗质量。

　　(五) 建档时应该注重与医师的交流

　　不能直接拿着医师的所有档案就去开始管理工作, 应该抽空与医师进行简单交谈, 得知哪些档案需要重点保护和整理, 哪些属于一般档案, 但是不能影响医师工作, 尽可能取得医师的同意, 每天或者每周固定好时间与某个部门的负责人进行交接档案, 避免当着其他人员的面询问档案中涉及医师隐私的问题, 尊重医师隐私及意愿, 与医师进行简单的交谈。

　　三、结束语

　　为了更好地提高医院的治疗水平和保护医师的档案数据, 医院应该重视医师档案管理工作, 做到专人负责, 保护数据的可读性和安全性, 使得后期需要的时候, 可以快速地读取相关医师的档案资料。其次, 在工作人员管理医师档案过程中, 应该使用高科技的技术, 使得整个医师档案管理过程信息化, 快速地、准确地检索数据, 减少工作量, 更好地保证了数据的准确性和真实性。

　　参考文献：

　　[1]李燕.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国社区医师, 2016 (5) :195-195.
　　[2]朱海民.医院档案管理存在的问题及对策探讨[J].中国卫生产业, 2015 (6) :145-146.
　　[3]田晓光.档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外, 2015 (5) .