物业档案管理的作用及必要性分析

　　摘要：随着我国房地产市场的迅猛发展,物业管理作为房地产开发建设的延续和完善,正在逐步发展壮大,物业管理是以经营为手段,为业主提供优质服务为宗旨,但在物业管理中供需矛盾日益突出,物业档案管理的必要性也就逐步显现出来。本文从物业档案管理的现状、建议等方面阐述物业档案管理的重要意义。

　　关键词：物业,档案管理,必要性

　　随着经济的发展和社会科技的进步,当前物业管理企业和物业管理部门已经针对专门的历史记录进行了相应的参考,因此为了将物业档案管理进行高级的优化,就必须要通过针对物业档案管理的特性和物业管理的质量进行全面分析。

　　1物业档案管理的现状

　　物业管理服务过程就是服务效果的最大化,而物业管理档案是物业管理服务这一产品的说明书,在物业管理过程中做好物业文件与档案的收集、整理、归档、利用等工作,是物业企业的基础工作之一。当前物业档案管理有以下几点现状:

　　1.1管理制度不规范

　　很多物业企业在档案管理中制度不健全、不完善,工作缺乏制度化。主要表现在:(1)档案收集不及时,有遗漏现象,管理中存在口头发布指令,记录情况较少,导致原始数据缺失;(2)档案管理人员在整理档案过程中未按照档案规范要求及文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较严重,既不符合要求,又不利于查找利用;(3)档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还,也未按制度严格执行,甚至在档案目录上没有记载,以致无法追查责任人。

　　1.2制度执行不到位

　　有些物业企业虽然制定了档案制度,但在管理执行上不到位、不落实,严重影响了档案管理工作的制度化、规范化。其主要表现在:(1)物业档案管理领导重视不足。在日常的物业管理过程中,往往关注的是服务质量,对物业档案管理工作重视程度不够,造成了没有专门的物业档案库房,档案管理设施设备不全,档案信息资源利用率低,档案管理意识浅薄;(2)物业档案管理人员素质偏低。由于领导的不重视,档案管理人员往往由其它人员“客串”,即使有专门的档案管理人员,因平时缺乏专业知识的学习和培训,对物业档案流程、步骤不熟,加上对档案工作重要性和责任心认识不够,造成档案管理人员思想观念和管理水平严重滞后,缺少创新能力,管理水平一直停留在以往的经验上。

　　1.3资料收集欠齐全

　　物业档案是通过收集等手段逐步积累起来,并经过整理、归档转化而来的。目前大部分物业企业的档案都是自行管理,档案调动和借阅的过程中很容易造成档案流失或档案不全的现象,在利用时无法查到,同时也会给物业管理工作造成一定的麻烦,直接影响到当前物业管理档案的分配资源的效果性以及各项系统化调整,因此会造成非常大的损失,所以在后续的工作中就应该尽力的调整物业档案。

　　1.4档案整理未分类

　　目前许多企业的档案管理和档案分配,都是以核心的资源分配为主要内容。在进行物业档案的延迟和物业档案的全面管理时,也要根据其内部的物业档案文件和物业档案分布系统来进行专门的划分,根据管理费和管理效果来进行相应的范畴使用,保证管理企业本身的档案使用率能够达到最高,加强当前物业管理档案的效果性和准确性。

　　2物业档案管理的建议

　　物业档案管理成效的高低直接影响到物业管理工作,也是物业管理考评的重要指标。物业服务企业应该将物业档案管理工作列入部门工作目标考核内容,完善管理制度和评价制度,切实有效推进物业档案管理工作。

　　2.1规范档案管理制度

　　物业企业应该按照现有的法律法规和部门行业规章,严格建立物业档案的归档、利用、保密、保管等各项规章制度。并设立由专人集中负责物业档案管理工作,明确档案管理人员的职权,同时遵循档案管理的普遍规律,建立动态业务管理机制,明确作业流程、员工职责以及工作记录,并按规定填写和移交档案管理人员,确保档案管理工作有章可循,促进档案管理工作制度化、规范化。

　　2.2严格落实档案制度

　　(1)领导重视物业档案管理工作。

　　建立健全物业档案管理制度,按期组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》,加强档案管理和档案资料保护的宣传及责任落实工作,不断强化依法治档意识,提高对档案工作重要性的认识。

　　(2)全面提高物业档案管理人员素质。

　　物业档案管理工作是一项长期性、细致性的工作,要提升物业档案管理水平,确保档案资料的完整性、及时性,关键在于员工意识和素质的提升。首先,必须将档案管理的重要性作为首要任务,及时、准确、动态的档案管理十分重要,如档案的真实性大打折扣的话,将失去其应有的作用;其次,熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求,积极参加各项档案业务培训,与其他企业的档案管理人员相互交流工作方法和经验,不断学习,不断提高;最后,从入职培训开始抓起,统一档案管理人员自觉树立爱岗敬业精神,完善收集归档范围,保存有价值的文件资料。

　　(3)严格执行档案规章制度。

　　档案管理过程首先要保证严格性和计划性的进行,档案管理的过程中首先要进行签字,以及相应的资料检查制度,保证档案资料的完整性,一旦出现严重的责任,一定要进行相应的考核。物业的档案管理已经因为其内部的传统设备检修和设备使用保管范畴出现了一定的更新效果,因此在后续的发展过程中就更应该做到各项防火防潮等工作保证电子档案完整性。

　　3全面提升现代化管理水平

　　随着信息技术的发展,物业档案管理手段也越来越先进,物业人员在进行日常资源的分配和日常资源档案的管理过程中,还是要本人结合系统软件的实施模式和实施过程进行使用,因为不同的信息化技术在进行检索的过程中也有一定的影响。

　　结束语

　　总之,物业档案管理是物业企业的一项基础性工作,贯穿于物业管理的全过程,为提升企业竞争能力,提高企业经济效益水平,必须加强物业档案管理。只有物业企业真正认识到这一点,在物业档案工作中提供精神上和物质上的支持,物业管理整体水平才能更上一个新台阶。

　　参考文献
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　　[2]端玲.浅谈物业档案管理[J].经济师(9):265-266.