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浅谈基层财政部门档案管理现状及问题

来源:办公室业务 作者:魏健军
发布于:2020-03-20 共3284字

  摘要:档案管理工作在基层财政部门的发展中起到了重要作用,其可以为财政部门各项工作的开展提供参考依据。基层财政部门与地区经济的发展有着密切关系,想要促进财政部门的作用发挥,一定要做好财政档案管理工作,对档案管理的重要性有一个正确的认知,采用科学的管理手段对档案资料进行管理,提升管理质量和水平,为基层财政部门的各项决策提供有效依据,为国家经济的有序发展奠定基础。

  关键词:财务部门,档案管理,问题与对策

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  一、财政档案管理

  当前是信息化时代,档案在社会经济发展中的作用愈加凸显。从财政档案中可以了解地区经济的发展情况,为领导人员作各项决策提供有效参考。财政部门档案资料的内容比较多,形式也存在着较大差别,主要有电子档案、图片资料和各类文书等,财政档案管理工作在开展期间,内容主要是对档案资料的收集、整理、分类、保存和将财政档案资料应用在合理地方,属于一个系统化流程。这项工作的质量关系到国家财政部门的发展,对财政工作的开展效果也会产生一定影响,这就需要加强对这项工作的重视,对财政部门档案工作进行科学管理,对该项工作进行深入研究,通过科学管理来促进财政档案资料作用的发挥,实现档案资料的高效应用,为国家财政工作的有序开展打下基础。

  二、基层财政部门档案管理存在的问题

  (一)重视程度低。

  许多基层财政部门在发展期间,都比较注重经营工作的开展,而缺乏对单位的有效管理,不了解财政档案管理工作的重要性,认为财政部门档案管理工作只是对相关资料进行收集和整理,认为财政档案管理工作对单位的经济发展没有直接关系,所以在开展这项工作的过程中也只是敷衍了事,没有投入较多的精力和时间。同时,由于对财政部门档案管理工作的重视度不高,无法为单位各项工作的开展提供有力支撑,影响各项业务的经营发展,制约了国家经济的进一步发展。另外,财政部门领导人员对财政档案资料的安全管理不到位,保密意识较为薄弱,没有根据档案管理工作制定完善的安全管理制度,没有对各项档案资料进行全面审查,资料的安全性无法得到保证,同时也容易出现财政档案资料泄露的情况,这会给单位造成严重损失。

  (二)档案内容单一。

  许多基层财政部门对档案管理工作没有一个正确的认识,在开展档案管理工作的过程中,只进行会计凭证、财务账目等方面的资料收集,对其他方面档案资料信息收集较少,档案内容较为单一。而且对于一些比较重要的、需要永久性保存的文档,如年报、大事记等,都缺乏相关资料收集,在实际进行档案管理的过程中,比较注重业务内容方面的管理,而缺乏对文书档案的重视,不利于财政部门档案管理工作的发展。

  (三)档案管理制度不健全。

  基层财政部门往往存在“重实际工作,轻档案管理”的倾向,认为档案管理只是做做表面工作,导致管理制度不健全,无法实现对档案管理工作人员的管理和约束。信息化水平在不断提升的过程中,档案资料的储存形式也发生了变化,电子档案数量不断增加,而财政部门还是应用以往的档案管理机制,无法实现对电子档案的有效管理,不能满足当前形势的发展需求。

  (四)工作人员的素质水平参差不齐。

  传统档案管理工作只是对档案资料进行收集和整理,整体的工作内容比较简单,财政部门一般都会安排年龄较大的职工来进行档案管理作业,而且聘请的工作人员不是专业的档案工作人员,在进行档案管理现代化建设的过程中,档案工作人员需要熟练应用计算机设备和技术软件,这对于年龄比较大的工作人员来讲存在一定的难度,而且由于受到传统工作理念的影响,很难接受新鲜事物,这就会对档案管理工作的现代化建设造成影响。

  (五)档案资料管理条件比较差。

  大多数基层财政部门都会将档案资料放在办公室库房中进行保管,没有建设独立的档案储存室,无法实现对档案资料的科学管理。还有一些财政单位虽然建设了档案库,但是由于资金缺乏,内部的档案管理设施不完善,无法对档案资料进行规范化管理,影响整体的管理质量和效率,不利于后续档案资源的应用。

  三、加强财政部门档案管理的措施

  (一)加强对档案管理工作的认识。

  提高财政部门档案管理工作水平要加强对档案管理工作的认识。要提升领导人员的思想意识,使其对档案管理工作的重要作用有一个正确的了解,确保可以规范化开展这项工作。首先,要加强档案管理工作相关内容的宣传工作,通过多种方式和渠道让组织领导对该项工作进行清晰了解和认识,提升档案管理意识,将档案管理工作放在重要位置,营造良好的工作范围,为档案管理工作的有序开展提供保障。其次,要对档案信息资源的应用价值进行宣传,让职工对档案工作的重要作用进行了解,这样才能积极参与到档案管理工作中,确保档案管理工作的规范化开展。

  (二)健全档案管理制度。

  要以《档案法》等档案管理法律法规为主要依据,兼顾《会计法》《政府采购法》等财政领域法律法规对档案管理的特殊要求,结合基层财政工作实际,制定和完善的基层财政档案管理机制。同时,要严格按照相关制度进行操作,需要保证制度的有效落实,用管理制度来约束档案管理工作开展期间的各项行为,实现工作的规范化开展,保证财政档案的管理质量。另外,财政档案的种类有很多,在对相关档案资料进行收集和管理的过程中,要实现对不同财政档案的细致化管理,保障财政档案管理工作的有效性。

  (三)提升档案管理人员的素质水平。

  基层财政部门档案管理工作涉及的内容比较多,是一项较为复杂的系统化工作,不仅要求档案管理人员熟悉了解档案管理知识,还要求其具备一定的财政业务知识。要提高财政档案管理水平,必须加强档案管理队伍建设,对档案管理人员的专业能力和素质水平进行培养,让档案管理人员在掌握专业知识的同时,学习现代化技术,还要掌握相关政策,抓住发展机遇,对档案管理工作进行创新和完善。档案管理人员要对自己的工作负责,保证档案资料的真实性,避免资料丢失或者泄露,要定期开展业务培训工作,根据财政档案管理工作人员的实际情况,制定业务培训计划,保证档案管理工作的顺利开展,并实现现代化信息技术的有效应用,提升管理水平。

  (四)加大投入力度,完善基础设施。

  财政部门在开展各项工作的过程中,一定要保证资金、人力、物力充足,做好财政部门档案管理工作的预算,对需要的设备和资金进行全面掌握。档案管理工作的有序开展离不开资金上的支持,基层财政部门在发展的过程中,需要将档案经费纳入预算范围,保证档案管理工作开展期间各项经费充足,同时也要加强档案管理工作的基础设施建设,建设专门的档案资源储存室,为档案管理工作的开展提供基础支持,保证档案室中的通风和采光良好,并做好各方面的防护工作,提高财政档案的保管质量和效率。

  (五)强化领导组织能力。

  财政部门档案管理工作在开展的过程中,想要提高整体的实效性,则需要将该部门领导干部和职工的职能充分发挥出来。领导干部主要起到组织和引导作用,领导的行为和思想会对职工产生较大影响,其对财政档案工作管理效果的提升有着重要作用。这就需要强化领导组织能力,提升财政部门领导人员的思想意识。首先,加大对财政档案管理相关内容的宣传工作,特别是国家出台的政策和方针,积极开展宣传工作,采用多种方法和途径进行宣传,让领导人员对这项工作的重要性有一个正确的理解。其次,将财政部门档案管理工作纳入单位的日常管理工作中,并根据单位的发展制定发展计划,重视档案管理工作的开展,将该项工作在财政部门发展中的重要性凸显出来,让单位职工对这项工作也有一个清晰认知,并给予足够的支持。

  结语

  在当前的发展环境中,信息化、智能化水平在不断提升,财政部门档案管理工作也受到了一定影响,为档案管理带来了新的挑战和机遇。想要提高财政档案管理效果,将档案资料的作用充分发挥出来,则需要对目前财政档案管理工作中存在的问题进行了解,并采取有效的对策来开展这项工作,加大投入力度,提供足够的资金,并给予充足的技术支持,保证档案管理工作的规范化开展,创新管理方式和手段,提升财政档案管理的现代化水平。

  参考文献
  [1]继禄.财政档案现代化管理工作存在的问题及对策[J].好家长,2018(12):241.
  [2]马玉美.基层单位档案管理工作存在的问题及对策分析[J].兰台世界,2012(S4):66.

作者单位:河北省平泉市财政局
原文出处:魏健军.基层财政部门档案管理问题与对策研究[J].办公室业务,2019(24):139-140.
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