第 3 章 F 公司研发中心文档管理存在的主要问题及原因分析
3.1 F 公司研发中心简介
F 公司是目前国内大型汽车制造商之一，汽车制造历史起步比较早至今已有 60余年的历史。研发中心作为 F 公司的产品研发机构，可以说发展的历史同 F 公司是同步的，是集合了几代汽车研发人员智慧所形成的，如今已经是行业中比较成1F 公司研发中心主要担负有商用车产品和乘用车产品及相关总成、零部件的自主研发工作，承担部分国家和 F 公司关键技术开发任务。形成了从技术预研、车辆技术开发与试验、产品工程开发等完整的组织体系；产品开发和技术开发的能力比较完备。
F 公司研发中心现有部门 23 个，主要分为研发管理部门，研发业务部门，研发保障部门，负责 F 集团的产品研发工作。F 公司研发中心的文档管理核心部门是研发管理控制部，下辖科室中主要负责文档管理和制定的是文件科，管理企划室，标准科，分别对应产品图纸文件管理，体系文件管理，标准文件的管理。
3.2 F 公司研发中心文档管理的现状
F 公司研发中心经过六十多年的发展，积累了一套文档的管理方法，进入市场经济时代，逐步完善现代企业制度，按照 GB/T19001,ISO/TS 16949 的质量体系要求制定了各种类型文件的管理程序和办法，初步形成了对体系文件、产品技术文件、标准文件等的控制和管理。
3.2.1 体系文件的管理
中心的体系文件主要包括管理文件、技术文件、行政文件、标准文件、记录等，如图 3.1.质量手册主要指规定研发中心质量管理体系的文件，即概要描述研发中心方针和目标、组织机构、管理职责、业务程序（流程）和活动过程之间关系的文件。程序文件指为进行某项活动或过程所规定的途径，当形成文件时，就是程序文件。
管理办法是指为进行某项活动或过程所作的内容与要求，是程序文件的支持性文件，包括管理规定、管理细则等。技术规范主要规定产品、过程或服务应满足的技术要求的文件，包括设计规范（方法）、试制规范（方法）、试验规范（方法）等，这些规范也可以形成标准，但是要经过标准的管理程序。作业指导书阐明岗位具体图和操作的指导性文件。记录是在质量体系活动或过程中产生的原始凭证、记录、模板、试验大纲、报告等用于阐明所取得的结果或提供完成后的的证据文件。
为了确保体系文件的充分性与适宜性及各相关场所使用有效的文件，研发中心制定了有关体系文件的控制程序。主要是有关于研发中心文件的策划、编制、审核、批准、发放、修订及日常管理，见图 3.2.
在职责上，研发中心的主任负责质量手册，质量方针等的制定和批准。研发管理控制部管理企划室主要负责体系文件的策划、编制、审核、批准、发放、指导、检查、修订及日常管理。其他各个部门负责本部门的体系文件的策划、编制、审核、批准、发放、修订、实施及日程管理。
体系文件的策划由管理企划室根据中心质量体系要求（年度工作纲要、组织机构变化、标准变化、产品结构变化等），策划并组织编制中心级体系文件，编写《年度体系文件编写计划》，并确定《文件编号管理办法》、《文件编写模板》，经主管领导批准后组织相关人员编写。
体系文件编制、审核、登记编号、批准由体系文件由使用部门根据《年度体系文件编写计划》等文件编写，填写《体系文件签署单》，使用部门领导根据文件相关的标准、法规，在《体系文件签署单》签署审核意见，并确定会签部门，会签部门在《体系文件签署单》签署意见，反馈给编制部门处理。
中心级体系文件编号由管理企划室统一按规则进行。部门级体系文件及记录由各部门授权专人按部门分类编号。为明确研发中心各种文档的分类与编号规则，指导文档的管理，研发中心除产品文件（图纸、技术文件）、研发中心对外合同/协议、各类标准、中心级体系文件/程序文件、中心行政管理文件以及特殊业务范围的文件以外的所有文档都要进行统一编号。
文档分类采用业务模式与文件类别相结合的分类方法，尽量接近日常工作的习惯，便于档案及信息系统的管理，如下表 3.1.
文档的编号由四段组成，中间由“-”连接，具体为：第一段为文档的类别（两位）；第二段为科室代码（两位）；第三四段为年代码（两位）；第四段为文档序号（四位）。 举例如图 3.3 所示，表示为 D7 科室在 2015 年提交的第一份报告类文档。
中心级的管理文件由管理企划室打印一份纸质文件及《体系文件签署单》签署意见，报请中心相关领导批准，批准后将原件存档。部门级及专业级管理文件由各部部领导批准，涉及其他部门的需相关部长会签后，由归口部门部长批准。
体系文件的发布与实施分两级进行，中心级体系文件批准后，由管理企划室在中心信息网“文档管理”中按类别以电子文件的形式发布。部门及专业级体系文件批准后，原文件由各部门及专业存档。并在中心信息网“文档管理”部门级体系文件中发布，由于技术保密要求可只发布目录，文件的目录报管理企划室备案。集团公司管理文件由管理企划室按程序接收，转发中心网，并加盖中心专用章，填写《文件发放登记台账》、编号，并报请中心主管领导审批，公布后原稿存档。
体系文件以中心网发布的电子版本稿示为有效文件。部门查收文件后如果需要以纸介质文件发放，兼职管理员要建立发文台账，编号发放，确保文件受控，且需要保证每个使用单位都能得到相应的有效文件。文件发布后，由文件的归口管理部门根据需要组织文件涉及到的部门进行培训，其培训方式由归口管理部门自定，管理企划室负责培训的监督和配合工作。确保文件遵照执行，文本管理清晰有序。
体系文件的监督、管理由管理企划室按季对文件文本及其内容执行情况进行检查，并填写《流程检查记录》，并汇总检查情况报研发管理控制部季度考核。
管理企划室及各部门对体系文件进行动态管理，及时更新作废的体系文件，以确保中心信息网体系文件为有效版本。体系文件属于中心的内部资料，任何人没有权力私自外借、外传中心体系文件，如有需要，需要向管理企划室提出申请，管理企划室经中心领导批准，方可外借、外传。外来文件（包括与其管理工作有关的政策、法律法规、标准、规范等）须由接收部门识别其适用性和重要性。确定传阅、转化内部文件、作为资料保存、直接使用等。需使用的重要文件需报请中心领导批示，同时填写《发文登记表》，向相关部门转发；一般管理文件由分管部领导批示。向相关部门转发或处理；各部门要定期检查所执行的国家及地方有关法律、法规性文件的有效性。
体系文件的评审、修订、作废（销毁）过程是每年底管理企划室组织中心体系小组对体系文件进行一次评审，确定体系文件的适应性，是否修订、换版及作废，维护其有效性。如由于组织机构、产品重大调整等因素导致体系发生变化时，增加评审次数。体系文件的修订、换版，程序与新文件发布实施程序相同。体系文件作废时，管理企划室在中心信息网发布《现行有效管理文件清单》，及时替换作废文件。如各部门以纸质形式发放的文件作废时，管理要人要按照登记台账编号的使用点追回作废文件，及时销毁。各部门为积累资料需要而保留的作废文件，应有“作废保留”印迹。
3.2.2 产品技术文件的管理
研发中心的产品开发工作最主要的输出文件就是产品有关的技术文件，包括各种图样、技术条件、明细表、产品设计计算书、试制试验报告以及其他产品设计输出文件等，传统的设计工作主要都是通过纸制文件来完成的，但是目前的工作电子文件的应用越来越广泛，数量越来越庞大，且有专用的产品数据管理系统，为了有效的管理纸制文件和电子文件，确保技术文件的完整、统一、准确、清晰，对技术文件的编写、审批、发放等活动有总的编写及审批原则，适用于所有文件，另外针对电子文件在产品数据管理系统中的管理还有专门的管理方法。
1）产品技术文件的编写及审批的总原则：
产品开发技术人员进行技术文件的设计/编写；专业组长、主管设计师负责技术文件的校对；室主任、主任工程师进行技术文件的审核；总布置相关人员进行技术文件的审查（只适用于产品图样和技术条件）；标准相关人员进行技术文件的标准化审查（只适用于产品图样和技术条件）；非金属材料类零件及总成的技术文件需经非金属材料专业人员进行审查（只适用于产品图样和技术条件）；部门领导或专家进行技术文件的批准（试制图样和技术条件不须进行批准）。
技术文件归档后的保密及管理工作按照相应的档案管理程序进行。
技术文件中的图纸编号按照《汽车零件总成编号规则》、明细表编号按照《产品明细表的格式表号与填写规则》
2）产品技术文件在产品数据管理系统中的管理
技术文件除了有传统的纸制文件外，随着业务的拓展也有大量的电子文件，在工作中，纸制文件逐渐退出历史舞台，取而代之的是电子文件，为了能确保各种产品的协同设计的顺利完成，这些电子文件目前是统一纳入到产品数据管理系统（简称 PDM）中进行管理，它们在数据格式和产品相关性上是有区别的，对他们的管理也是根据这些区别来进行的。
这些电子版本的产品数据文件专指由各种设计 CAD 软件及办公软件所生成的设计模型数据、二维图纸及技术条件，因此这些数据的格式都不相同，有些是原始格式数据（指各种 CAD 设计软件及办公软件直接生成的专有格式的数据文件），还有一些是中性格式数据（指原始格式数据经过其他软件转换过的、且无法用原始格式软件进行编辑的数据文件）。
在 PDM 系统中除了数据的格式相同之外，不同的产品之间也是有关联的，主要有指相关产品、封闭总成。
相关产品：不同产品之间经常发生零部件相互可借用的情况（标准件除外），这样的产品可认为是相关产品，如：中重型车、客车、轻型车产品相关；轻型车、微型车产品相关；微型车、轿车产品相关；电动客车、客车、中重型车产品相关；电动轿车、轿车、微型车产品相关。
封闭总成：产品结构完全封闭且同专业设计、其内部零件与外部的其他零件没有结构上的关系，这样的总成称之为封闭总成。
PDM 系统中的产品技术文件主要有设计过程数据和设计交付数据，两者分别存放在不同的位置，对不同的设计人员按照产品数据文件的生命周期状态不同赋予不同的管理和操纵权限，以达到协同设计和方便审批的目的。
在管理上，设计过程数据文件，按照项目要求，存放在相应的存储库（按项目创立）中，用于各专业间的协同设计；设计交付数据文件，需从协同设计存储库中移动到相应的产品库专业文件夹中，并执行审批流程。
在权限控制上，相同专业（不同部门）的设计工程师可以相互读取查看在PDM 系统中的全部处于设计完成、试制、前准、生准、生产状态的相关产品的数据文件的原始格式数据，用于产品设计。不同专业的设计工程师及非设计专业（部门领导、试制、试验、验证、工艺、材料、成本）的工程师允许读取查看 PDM系统中处于试制、生准、前准、生产状态的产品数据文件的中性格式数据，用于工作。整车总布置专业设计工程师允许读取查看相关产品的产品数据文件的原始格式数据，用于产品设计。PDM 系统中处于工作中、且在协同设计存储库中的产品数据文件仅限于本项目团队成员设计工程师读取查看原始格式数据，具体权限由存储库经理根据项目要求确定。PDM 系统中处于重新工作、审核状态的产品数据文件，仅限于本部门本专业的设计工程师读取查看原始格式数据，审签过程中的审签者除外。整车总布置专业设计工程师对于原始格式数据的读取一般仅限于与整车总布置设计、拆装、校核的相关专业的零部件，而不涉及封闭总成（驾驶室总成除外）内部的总成零件。产品规划部门工程师按其所负责的产品，允许读取相关产品的产品数据的原始格式数据，用于工作。其他部门的员工因工作需要可以通过系统中的借阅流程，查阅产品数据的原始格式数据，用于工作。
3）产品技术文件的更改
在 PDM 中，产品技术文件的更改是通过变更来完成的，且有完整的变更流程，变更流程的管理包含的主要对象有：
问题报告：描述了问题、问题的表现或建议，也就是变更建议。
变更请求：对某个项目的变更申请。
变更通告：指明了实施变更所要完成的任务，对哪些具体的部件、文档进行变更。
变更通告任务：对产品数据执行具体的变更动作。
变更对象之间的关系是这样的，系统中一个最基本的变更流程需要的变更对象有：变更请求、变更通告以及一个或者多个变更通告任务，而问题报告不是必需的。设计师可以根据情况决定是否将其纳入变更流程中。变更请求是所有变更对象中的核心，其他变更对象与它相关联。变更请求应详细说明纠正问题或提供改进所需的变更，使相关人员可以作出具体的业务决定，确定如何处理提议的变更 .变更请求可以和一个或者多个问题报告关联，也可以不和任何问题报告关联。变更请求可以包含一个或者多个变更通告，一个变更通告又可以包含一个或者多个变更通告任务。变更请求与问题报告的关联关系需要用户手工创建，而变更请求与变更通告、变更通告与变更通告任务的关联关系是系统自动创建的。变更通告和变更通告任务不能脱离变更请求而独立存在，也就是说变更通告和变更通告任务必须隶属于某个变更请求。在变更的选项卡下没有变更通告任务的查询入口，变更任务需要通过变更通告进行搜索。
变更的流程控制为保证系统中产品数据的及时、正确、有效性，在产品数据进入一轮试制状态后，数据的变更必须执行变更流程，如图 3.4.
4）产品技术文件发放和使用的管理
为了加强对产品技术文件接收、发放、使用、复制和失效等环节和过程进行控制，保证产品技术文件的安全保密和有效使用。研发中心制定了产品技术文件的接收、复制、发放和使用规定。
产品技术文件入库和出库的程序，设计完毕的产品技术文件，由设计人员填写《产品文件入库清单》，入库产品技术文件以组为单位在《产品文件入库清单》上逐张填写，并不允许有涂抹现象，一张文件填一个序号。文件科文件接收人员按《产品文件入库清单》对文件进行核对、登记，压边后送底图库。图库管理人员接收文件后编制流动卡，入库保管。产品设计过程中产生的评审技术文件、贯标文件、上公告文件等由项目负责人按项目向文件科归档。
产品技术文件的发放的程序，文件科依据公司有关部门下达的工艺路线和文件发放制度为路线单位和固定用户晒制发放产品技术文件。文件科依据项目管理室下达的《试制晒图指令单》晒制发放试制类产品技术文件；依据采用指令晒制发放生产准备类产品技术文件；依据报毕指令晒制发放生产类产品技术文件；依据研发管理控制部下达的《生产晒图指令单》确定的文件和份数晒制发放试验、复验等所需产品技术文件；依据各级领导批准的指令确定的文件和份数晒制发放其它产品技术文件。文件科对所发产品技术文件要填写《发图通知》，收图人员验收签字。
向研发中心以外提供电子文件须经中心主管领导批准，由信息系统室提供，接收方验收签字。针对 PDM 系统与下游各系统的数据发布，原则规定只发布中性格式产品数据，用于使用者查看。对于有系统支持的生产用户（工艺人员），需要使用原始格式数据进行工装、冲模设计时，车身覆盖件模型的原始格式数据，可以按照工艺路线单位进行系统之间的数据发放。对于无系统支持使用的生产用户（工艺人员），需要登录研发中心 PDM 系统查看产品数据时，可以根据路线单位授权查看或下载原始格式数据文件（仅限于车身覆盖件）。对于外部协同设计用户使用研发中心 PDM 系统时，其权限可根据项目管理需求，临时设定权限。对于外部单位需查阅其相关的生产车型、总成、零件的产品数据时，原则上只允许查看 PDF 格式的图纸数据及相关结构 BOM,严格按其所生产的车型、总成、零件授权。各部门接收的产品电子文件一律交文件科归档。
产品技术文件的复制审批程序，整车和关键总成（关键总成主要是指发动机总成、驾驶室总成、变速器总成和驱动桥总成等）试制产品技术文件复制由项目管理室主任或主管计划员下达《试制晒图指令单》，一般总成和零部件试制产品技术文件复制由项目管理室计划员下达《试制晒图指令单》。发采用产品技术文件复制，由项目管理室主任或主管计划员下达《发采用文件指令单》。产品试验、复验等所需产品技术文件由使用部门提出申请，研发管理控制部主管领导审批。
公司各部门因各种原因需要补晒产品技术文件，由研发管理控制部部长审批。公司和研发中心各部门因文件破损无法使用时，由文件科主任核对后以旧图换发新图。研发中心外各部门申请提晒整车、整机全套产品技术文件，由研发中心主管领导审批。
3.2.3 标准文件的管理
在汽车产品的研发过程中，标准是一类非常重要及特殊的文件，是设计人员在工作中的重要依据之一，由企业标准、行业标准、国家标准和外来引入的标准等组成，汽车产品的研发必须符合这些标准的规定才可以上市销售，而有一些标准涉及到企业的核心技术机密，不可以外泄，因此研发中心对标准的管理极其严格，有专门的标准管理系统，企业标准全部加密不可打印，其他标准的种类也比较全面，查阅也相对方便。
中心制定有标准文件的管理流程，对标准的系统性、适用性及标准的制度、实施和监督进行管理和控制。研发管理控制部技术标准室负责对中心标准体系做出规划、标准制定计划进行管理、参与制定行业标准、标准技术审查、发布实施及标准文本管理。
1）标准体系规划、计划编制
技术标准室依据集团公司、研发中心、部门级项目需求等组织标准体系规划工作。各个部门根据各自专业的特点，在明确专业核心标准现状的情况下，针对关键技术、关键零部件、关键方法提出专业标准体系的发展规划。技术标准室汇总部门意见后，制定标准体系发展规划，组织研发中心标准专家进行评审，评审后报研发中心主管领导批准，批准后，标准体系规划开始实施。
技术标准室依据标准体系规划制定年度标准制定计划。在此之前，研发中心各部可以根据部门的专业特点和发展要求提出本部门的标准制定计划为技术标准室在制定标准年度计划提供参考。标准制定计划要报研发中心主管领导批准，批准后年度标准制定计划开始实施。标准计划运行后，技术标准室根据项目和部门对标准制定的其他要求，定期进行计划调整。
2）标准编制、审核、批准
标准由标准制定部门根据计划起草初稿，并编写编制说明和填写《标准签署单》。标准制定部门应进行校审和技术审查，部门领导根据标准的技术内容和指标以及相关的标准、法规，在《标准签署单》签署审核意见。标准制定部门负责标准的意见征求及处理。标准报批之前，制定单位向各相关单位发出标准征求意见表。在征求意见表返回起草单位后进行汇总和处理，并填写标准征求意见汇总处理表。标准起草部门将各单位意见汇总处理后对标准初稿进行相应修改，经部门领导审核后形成标准送审稿。征求意见相关文件要在技术标准时存档后标准文件送中心主管领导批准。
3）标准的发布、实施、发放
标准经研发中心主管领导审查批准后，由技术标准室组织编号、发布、印刷、验收入库并填写标准登记台账。根据各部门对标准的需求，技术标准室负责标准的发放，同时建立标准发放登记表，领取单位需签字，存档。
4）标准的监督、管理与改进
技术标准室向研发中心提供现行的有效的标准清单，负责研发中心标准库内标准的新旧更替和标准文本的有效性，完整性。同时负责对研发中心的各部门标准使用情况监督。各部门指定专人领取和管理标准，建立领用情况台账，标准制定部门负责标准的持续改进，标准的修改、修订按《质量内控标准管理规则》执行。对于标准制定的过程，技术标准室要建立制标档案。
3.2.4 档案的管理
档案管理程序主要是针对研发中心的各类文件的归档、保存、管理、提供利用和鉴定、销毁进行控制，确保归档文件材料的完整、齐全、准确，充分发挥文档的作用。
1）档案主管单位
文件科是负责研发中心科研、产品、工艺、材料、基建、设备仪器、文书、财会等各类档案的归口管理，对各部门文件材料的归档工作进行指导、监督、检查，并接受集团公司档案馆的指导、监督与检查。
2）工作程序和要求
各业务部门按其职责，将应归档的文件材料及时移交文件科。电子文件归档，凡进入 PDM 系统和中心信息网的不可更改的文件材料视为已归档，但具有依据和凭证作用的文件材料应同时向文件科归档一份纸质文件；凡不能进入 PDM 系统和中心信息网的文件材料，归档人应刻录成光盘后向文件科归档。引进技术文件材料，在转化或处理完毕后，向文件科归档。其他具有保存价值的磁盘、光盘、磁带等，由载体持有人向文件科归档。归档的时间严格来说，管理类和财会档案应在下一年第二季度内完成归档；产品、科研、工艺、材料、基建、设备仪器、试验装备、情报或其它有保存价值的文件材料，在文件编制人或持有人向所在单位领导审定后随时归档。
3）归档要求
研发中心的各个业务部门将文件材料的归档工作纳入部门和项目的工作流程中，做好各项工作文件材料的搜集、积累、整理工作。凡归档的文件材料，要完整、齐全、审查（审批、审核、校对）手续完备，制成材料优良，格式统一、字迹工整，图样清晰，装订牢固，采用法定计量单位和规定标准，使用碳素或蓝黑墨水书写或打字。归档的文件必须是原稿（定稿），重要档案应归档若干份复印材料；与外单位合作的项目形成的文件材料要求全部归档，项目因故停止或移交外单位，或部门撤销、合并机职能变更时，负责人要写出相应报告，连同文件材料一并归档。各类应归档的上级文件原件，在文件处理完毕后，各业务部门会将文件原件退回办公室，不能私自保存。具有保存价值的文件都必须要归档保存，应归档的文件材料没有归档，项目不能进行鉴定和申报奖励。
4）档案的整理、保管
档案的分类编号按两级类目划分，一级类目为党群工作、行政工作、生产技术管理、经营管理、产品、科研、基本建设、设备仪器、工艺工装、会计档案、人事档案、声像档案、荣誉档案、其他；党群工作、行政工作、生产技术管理、经营管理等管理类档案不设二级类目，产品档案按照车型设置二级类目，科研档案按课题设置二级类目，基建档案按工程项目设置，设备仪器、工艺工装档案按功能设置，会计档案按报表、账本、凭证、其他设置，人事档案按人员设置，荣誉档案按获奖级别设置。
档案按照一定的原则进行组卷、编目、装订、登记后要按照严格的保管条件进行保管，包括对温度湿度等环境的要求，防尘、防潮、防虫、防火等基本要求，库房设置专人看管，巡查。
已经归档的文件需要修改或补充时，要由项目的负责人提出申请，附更改补充的文件材料，经所在单位领导签批后交文件科。对损坏和变质的档案，档案管理人员要及时提出报告，经主管领导批准后，采取补救措施。
5）档案的利用档案向本单位内部人员提供借阅服务，文件科设阅览室，借阅时需要在《档案借阅登记簿》上登记，借阅时间一般为一周，超期使用要办理续借手续。对于有需要的外单位人员需经中心主管领导审批才可以借阅。借阅的档案，借阅人有义务妥善保管，不得在档案上填注、涂改、抽页、拆卷或污损，归还时，管理人员需仔细检查，出现上述问题的，视情节轻重给予处理。
文件科根据中心的发展规划和年度计划，积极开发档案信息资源，积累、总结利用好档案资源，为中心各项工作服务。对于超过保管期限的档案，由文件科提出鉴定意见交主管领导、业务部门分责任和档案管理人员组成的鉴定小组进行鉴定，根据其利用价值确定销毁或延长保管期限。同时，技术文件时还要做好档案的统计工作，保证资源合理利用。
