做好事业单位档案信息资源开发利用工作的途径与方式

　　一、互联网对事业单位档案资源开发与利用的影响

　　事业单位是国家机构的重要分支，承担着重要的社会职能。档案管理工作是事业单位发挥职能、服务社会的保障。事业单位档案记载了事业单位在长期发展过程中形成的诸多文字资料、声像、图片等资源。

　　随着事业单位的不断发展，事业单位档案管理的重心越来越向档案资源的开发和利用过渡。互联网的出现给现代人生活提供了方便，同时也大大提高了办公效率。互联网时代，档案资源主要以电子档案的形式存在，利用很小的空间就可以存储大量的档案信息，大大提高了档案资源的存储量，存储密度也比纸质档案高出许多倍，同时也减少了档案管理成本。从档案资源开发和利用的角度看，互联网的发展为事业单位档案资源开发提供了便捷条件，互联网的出现为档案信息开发提供了全新的技术支持。所谓档案信息开发是指档案管理部门利用各种档案管理手段和方法，将档案资料中有价值的信息挖掘出来，满足社会或者信息使用者对信息的需求。网络时代的到来，档案管理部门可以将海量的、有价值的档案信息发布在网站上，任何个人只要拥有计算机网络均可以对信息进行查询和浏览，大大提高了档案信息开发和利用的效率，满足了信息使用者的要求。
　　
　　二、事业单位档案信息资源开发与利用的问题

　　互联网具有使用方便、快捷以及成本低特点，对事业单位档案资源开发利用具有重要作用。但在其发展的过程中也存在诸多的弊端，影响了档案资源开发的价值和有效性。

　　1. 电子档案安全性日益凸显

　　网络如同一把双刃剑，在给我们带来巨大便利的同时，也蕴含着极大的不安全因素。与传统的纸质档案相比，电子档案存储于计算中，容易受到外界的侵入和干扰，造成档案资源的破坏或者丢失，尤其是一些重要资料被窃取，对国家经济安全带来巨大的威胁。而我们相关的网络安全制度建设并不完善，档案工作人员的档案安全意识淡薄，缺乏有效的网络信息保护手段和措施。

　　2. 档案管理信息化程度不足

　　信息化时代，事业单位档案中的电子文件越来越多，传统的信息保管载体无法满足海量信息资源的需要，于是一些先进的网络技术，例如扫描技术、光盘技术、缩微技术等不断出现，为档案管理工作提供了巨大的便利。但是在一些事业单位中，档案管理信息化程度比较低，档案管理信息化、数字化成为一句口号，纸质的档案资料依然占有很大比例。随着时间的推移，很多纸质资料不可避免的出现磨损、损害，一旦损毁很难进行修复，资料渐渐失去应有的价值。给档案管理工作带来巨大的安全隐患。

　　3. 档案管理人员信息素质不高

　　互联网时代的档案资料资源开发与利用需要一批既熟悉档案管理工作，又精通计算机网络的人才队伍。目前，事业单位档案管理人员的素质和能力不能满足新时期档案管理工作的需要。一些事业单位不重视档案管理人员的选拔，没有把好入门关，从其它部门临时抽调一些人员来负责档案管理；有的单位甚至让离退休员工或者职工家属来担任，这些人员没有档案管理的专业背景，也没有档案管理的工作经验，缺乏档案信息开放、交流、共享的观念，缺乏对馆藏档案信息资源进行深层次开发的能力，不能满足新时期知识密集、技能要求高的信息化发展要求。

　　4. 档案信息资源利用效率较低

　　一是盲目展开数字化工作，浪费了人力物力，增加了基础设施建设的负担；二是档案信息检索入口少、功能差；三是档案部门对档案信息资源宣传力度不大、深度不够广，制约了档案信息资源的利用率，社会公众对档案信息的认知度不高。

　　三、做好事业单位档案信息资源开发利用工作的途径与方式

　　1. 加强宣传、增强档案信息服务意识

　　档案管理是事业单位工作的重要组成部分，如果没有档案管理部门，事业单位的所有档案将散落于各个部门，不能被很好的利用，服务能力大打折扣。而事业单位领导对档案管理工作的重视程度关乎到整个档案开发的有效性。因此应该着重提高领导的档案意识，事业单位可以组织关于档案工作的讲座，邀请各部门领导参与，让领导正确认识档案工作的意义，增强信息观念和信息敏感度。把档案工作作为一项重要的日常管理工作狠抓不放，在实际工作中，要明确档案信息资源开发利用是档案工作的主导，在人、财、物等方面给予倾斜，保障档案资源开发与利用工作的顺利进行。

　　2. 运用信息技术手段，加强档案管理的信息化建设

　　随着信息化时代的到来和信息技术水平的不断提高，档案管理已全而进入信息化管理时代。一是利用数码照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，实现档案数字化存储，快速及时地进行档案的处理调整，加强档案信息的规范性，并有效地减轻档案工作者的劳动强度，提高工作效率。二是通过建立档案信息数据库和管理系统，同时建立由编研成果目录、专题目录、档案目录等组成的索引目录数据库，实现信息的海量存储、长期积累和有效更新，并保持档案的动态性。为职工培训计划、实施绩效管理以及领导决策支持提供有效的依据和帮助。

　　3. 创新服务手段，提高档案利用效率

　　事业单位要树立用户第一的观念，逐步建立贴近用户需求的网络化服务体系。这就需要事业单位深入职工群众中去，了解大家的信息需求，根据信息需求者的要求，有针对性地开发档案部门所控制和管理的档案信息资源，形成能够反映和满意用户需求的各种信息产品。同时，尽量简化用户利用手续，在档案查询上加强电子检索，实现相关信息的快速检索与查询，缩短用户的查找时间，使更多人可以在最短的时间内查到有用的信息，多层次全方位地满足用户的档案需求。另外，在实施档案信息化的过程中，档案管理人员要做好电子档案的保存工作，档案资料采集要做到采集真实、管理规范，将每一类档案的密级程度划分好，确保档案的安全。

　　4. 加强研究型、开发型人才队伍建设

　　档案资源开发与利用是一个专业性很强的工作，需要从业人员具备扎实的专业知识基础。而且随着网络信息技术的不断发展，新的档案管理方式、方法不断涌现，档案管理工作者不仅要懂得档案管理的知识，还要具有一定的计算机网络技术知识。因此，事业单位要加强对档案从业人员的培训力度，不断更新档案从业人员的学习理念和学习方法，重点加强互联网相关的知识的培训，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，不断提升档案管理水平。有条件的单位要积极招聘网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才等，通过实施现代化的档案管理方法和手段，使机关档案工作走上标准化、科学化的道路。

　　总之，在信息化时代，电子信息技术的不断发展和网络的日益普及，为事业单位档案资源的开发与利用提供了契机。档案管理人员要充分认识到档案工作的重要性，积极培养自己的网络意识和技术，为互联网时代档案资源的开发与利用做出应有的贡献。

　　参考文献：

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　　[3] 唐明利 . 浅议网络时代的档案管理 [J]. 科技情报开发与经济 , 2006( 23)