3.3 F 公司研发中心文档管理存在的主要问题
研发中心在文档的制作、流转和利用等环节的效率都比较低，这主要体现在，部门级文件利用率低、文件更改流程效率低。部门级文件利用率低，研发中心每年的工作都会积累一定数量的体系文件，对于中心程序、管理办法和中心级的技术规范等文件，基本上不同专业的人都是通用的，在中心信息网上查找起来还比较方便的，但是部门级的体系文件，尤其是细分专业的体系文件（如各种分析报告、研究方法、流程规范类等），这些文件的数量比较多、专业性较强，对于有跨专业查找需求的人来说难度还是很大的，往往需要逐个文件查找或者打电话咨询相关人员，比较费时间，查找的文件也不一定会准确，部门专业级的体系文件的利用率比较低。
文件更改流程效率低，文件更改的流程比较复杂，专业组内的更改往往不需要进行总布置专业的审批，经过这一层审批之后，时间变长，效率变低。
3.3.2 部分重要文件的管理失控
研发中心在工作中经常使用的文档中有几种是处于约定俗成的状态，或者一事一办的状态，部分对于研发工作来说比较重要的文件处在失控的管理状态，主要体现有设计过程文件管理的失控、记录的格式不统一、样式繁多，外来资料标准较多分散在个人手中。
设计过程文件管理失控，目前的管理方式是将 PDM 系统中的文件分成设计过程文件和设计交付数据两类，规定设计交付数据要存放在产品库中，执行审批流程，设计交付数据主要是指图纸文件，而其他技术文件容易被遗漏。另外，一个产品相关的专业非常多和复杂，数据文件的格式和种类也不相同，仅仅笼统的归到设计过程文件是不足以满足使用需求的，部分格式的数据存储管理不完善。
记录的格式不统一，工作中经常会用到的一些表单，报告等文件格式不一致，有时不同部门上交的同一种文件格式也不同，这就给文件的管理工作带来了麻烦，.有的记录有更新，许多部门在使用的时候不知道，还在沿用以前的版本。
工作中涉及到的外来标准，目前标准科没有统一管理，绝大部分都由设计人员自行保管，这对标准化工作来说是资源的浪费，不利于企业知识的积累。
3.3.3 文档管理的流程和职责不明确
对于目前文档管理中有一些具体环节的流程和职责还不是很清楚的，到哪一步了该由谁来负责还缺乏明确的规定，这就给文档管理工作带来了不便，主要有标准文件在审批的过程中职责不清，标准文本在使用过程中的职责不清，产品技术文件设计确认阶段门之后的文件更改过程也不明确。
在标准的审批环节，不同种类、级别的标准所对应的审批人员不清晰，技术领导、行政领导往往分不清楚，尤其是集团级的企业标准只有一项技术审核，对于这一项的审批职责目前没有清楚的规定。
标准科将中心标准库中的文件组织发布在在中心标准网上，供设计人员查询和使用，但是由于工作中经常有需要纸质版本的标准文件的需求，还由于标准的更新，中心标准网上的文件需要更新，针对这两种情况的管理流程还不完善。
另外，对于设计确认阶段门之后的产品更改目前没有有效的管理，迟迟不能给出更改结果，客户的抱怨比较大，一般都是专业组根据用户所反映的问题进行更改，涉及到专业之间协调配合的问题就会比较复杂，整个过程的多个环节都没有明确的责任划分。
3.3.4 电子文件容易流失
在研发中心的工作中，包括党务工作、行政事务、管理工作、产品开发、科学研究、内外事、知识产权、规划计划、财务、信息、成本等，都有可能会涉及到国家秘密事项和商业秘密事项。因此，研发中心将日常工作中经常产生、传递、使用和管理国家秘密事项的部门；制作、存放、保管秘密载体的专门场所；重要密品研制、试验、装配的专门场所确定为保密要害部门。在工作范围内接触、传递、制作、使用、保管和处理国家秘密和商业秘密的人员均定义为涉密人员。
涉密的载体也多种多样，包括以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载涉密信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品；以光、电信号等其他方式记录和传输涉密信息的载体。
随着电子计算机的普及，办公电子化程度越来越高，涉密的电子文件也越来越多，主要指在计算机系统中生成、存储、处理的机密、秘密和内部的文件、图纸、程序、数据、声像资料等。
研发中心针对保密工作有严格的规定，在中心层面设立有中心保密委员会、保密办公室、定密工作领导小组等部门计划统筹管理保密工作，在部门层面设置有保密负责组，科室保密负责人等来管理涉密事项，明确了职责和工作流程。然而，针对电子文件的涉密管理，目前管理限于中心层面计算机设备和网络的维护，具体部门层面涉密文件还疏于管理。
对于客户单位有对电子文件需求，而又不能登陆 PDM 系统时，设计部门就需要想办法向其提供数据，这一流程的管理没有相应规定，各专业自行拷贝数据，并发送给客户单位，对于研发中心的产品数据安全是很不利的，容易造成产品数流失，泄密。
3.4.原因分析
根据上文中笔者对 F 公司文档管理存在的问题的阐明，笔者将在该部分对该公司文档管理之问题产生的原因进行分析。
3.4.1 文档分类缺乏合理的统筹规划
对于体系文件的分类没有将分类细致到专业级别，尤其是报告类、研究方法类和流程规范类这几种文件，应该详细按专业划分并设定专业代码，在编号上要做出详细的规定，方便查阅和使用。对于产品技术文件，也要详细的规定设计交付数据和设计过程数据，明确文件的种类和格式，根据不同种类的文件制定适合的管理办法，完善访问权限和有效性的管理。
3.4.2 文档管理流程和管理职责缺乏规范性
根据文章第二部分的分析，我们可以得知文档管理是一个一体的、动态的系统，涉及到的过程多，人员多，专业跨度比较大，因而需要对文档管理工作进行规范化，从而使文档管理的各个部分和环节能够充分发挥其效用，实现部分之和大于整体之效果，从而实现效益的最大化和效果的最优化。而 F 公司恰恰缺乏对文档管理流程和职责的规范性，因而使得后续的诸多管理环节出现问题，使工作效果大打折扣。主要有，变更流程比较复杂，缺乏适合专业组内部更改的简化流程，不利于协同设计。对于设计确认阶段之后的产品更改，需要明确流程及职责。
产品电子文件的发放需要强化管理，以改变过去松散的状态，加强对文件发放过程的管控。对于标准文件，按照研发中心级标准、质量内控标准、集团级企业标准三类规定审批职责，明确对外来标准的管理流程，明确标准文本的使用流程。
3.4.3 文档管理没有制度化
制度是协调文档与工作人员之间关系的规范，是工作人员进行文档管理的依据，通过制度来规定工作人员的行动规则来确定文档管理的流程，可以更好地有利于文档管理工作的开展，使得文档与工作人员之间的关系具有一定的稳定性和可预期性。在设计相关制度时要对文档管理工作的实际情况进行分析，还要综合考虑现有的文档管理制度，然后设计出管理制度的架构，最后完善管理制度，而 F 公司的文档管理制度设计不健全。
一套完善的文档管理制度应当包括文档归档制度、文档管理制度、文档借阅制度、文档利用制度、文档鉴定制度、文档统计制度、文档保密制度等，而 F公司的制度建设并没有完整的包含这些方面。研发中心没有对体系文件的模板文件建立管理制度，对不同种类的产品技术文件也没有分别设计管理制度，变更流程和产品电子数据对外发放也没有明确的流程制度，对于标准文件的管理，审查制度欠缺、外来资料及标准文本也缺乏相应的管理。
3.4.4 电子文档保密管理不够先进
可以说在当下的网络化时代，信息的传递方式多种多样，便捷快速，电子文件的使用既方便了我们的工作也给工作带来了风险。在网络还不是很普及的时代，可以通到限制外网权限等方式保证资料不外泄，显然这种方式已经不能满足当今时代的需求。由于电子文档在产生、形成、归档、传送、保存及其保密等管理方法均与传统的纸质档案有很大的不同，但是在研发中心目前的电子文档管理中，电子文件在使用环节还缺少更加严格的保密措施和手段，因此必须完善对研发中心电子文件的管理制度，尤其是产品文件电子发放的管理；完善中心的保密制度，制定相应的保密策略。
