做好公安档案开发利用工作应注意处理的几个关系

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　　【题目】公安档案信息资源的开发利用探究
　　【第一章】公安档案开发使用的困境分析绪论
　　【第二章】公安档案开发与利用的不足之处
　　【3.1  3.2】完善公安档案开发与利用的保障系统
　　【3.3 - 3.5】鼓励多种形式的公安档案开发利用
　　【第四章】做好公安档案开发利用工作应注意处理的几个关系
　　【结束语/参考文献】公安档案应用问题及完善对策结束语与参考文献

        第4章做好公安档案开发利用工作应注意处理的几个关系
　　
　　4.1公安档案开发利用工作与公安业务工作之间的关系
　
　　4.1.1正确认识公安档案开发利用工作与公安业务工作之间的关系。
　　
　　公安工作是我国人民民主专政政权工作不可缺少的有机组成部分，它是在党和国家方针政策和法律法规的指导下开展保卫国家和维护社会治安的特殊工作。公安机关在开展工作中以全力为人民服务为根本出发点和落脚点。主要任务是：在国家法律法规授权的范围内，为实现某种特定的目的而展开工作，其主要的工作内容包括：维护国家安全和社会治安稳定、保护公民人身安全与自由、保护公共财产安全、保护公民个人合法财产收入、预防、制止及惩治违法犯罪等。其工作的具体内容分为以下几大类别：治安行政的管理工作、刑事侦察工作、公共秩序的管理工作、特种行业管理工作以及保卫工作等方面。
　　
　　公安档案开发利用工作就是充分挖掘和发挥公安档案价值的过程，开发利用公安档案的目的就是为了更好的服务于公安业务工作，公安档案部门保存的各种刑侦案卷、政治案卷、劳改劳教案卷以及大量的户籍档案对公安工作的开展、政审外调以及为民服务能提供大量帮助。做好公安档案的开发工作能提高公安机关工作效率和工作质量，能维护公安机关历史真实面貌，同时是国家公共档案库不可或缺的关键环节。积极推进和完善档案工作，有利于改善公安档案作用的充分发挥，使其为公安事业的发展做出应有的贡献。实践中，利用公安档案可以为逮捕、起诉案犯提供依据，可以为处理案犯补充材料，也可以为破获案件提供重要线索。
　　
　　根据辩证法原理，公安业务工作与公安档案的开发利用工作是整体与部分的关系，整体和部分是辩证统一的。整体居于主导地位，统率着部分；同样部分又会影响到整体，甚至某一关键部分的功能及变化会对整体的功能起到决定性作用。这就要求在处理公安档案工作时既要在立足整体树立全局观念的同时，又要搞好局部重视部分的作用，充分掌握系统优化的方法。长期以来，受诸多外部因素的影响，有些领导在抓工作时往往存在着重打击与防范，轻基础工作，特别是档案工作的现象。由于档案工作属于隐性工作，本身不能直接解决难点、热点问题，不能直接产生经济效益和社会效益，所以位置被摆在了后面。然而目前的基层民警对于档案工作存在普遍认识不足的情况，对于文件材料以及案件卷宗的收集与整理工作没有注意，并且内勤中兼职的档案管理员普遍存在兼而不管的现象。在公安机关繁重的工作任务面前，公安档案开发利用工作只是其中的一小部分，但是有时候很多领导、民警容易忽视公安档案的保管及开发利用，这样不仅浪费了宝贵资源，很多业务工作也会因此而出错。
　　
　　下面我们以公安专业档案的形成发展过程为研究对象，具体分析这一问题，

         从上面的图表中我们可以看出，文件经过形成、积累等更多个部门和程序之后，在文件积累过程中涉及到多个流程：立案、破案、采取强制措施；检查机关批捕；法院判决等，之后才能完成公安专业档案的立卷归档。如果涉及的案件关系错综复杂，那文件在积累过程中的耗时就难以估计了，有时甚至要花费几年的时间。在文件形成的全部过程中，由于公安档案机构没有实际的参与其中，不可能对此类专业案卷的形成起到指导和监管的作用，很显然这是公安机关档案管理程序中的重大缺失，公安档案以至所有档案形成的过程是最重要的，其中最关键的步骤就是文件的收集阶段，试问一个缺乏专业档案监督管理程序的公安档案管理体制，如何可以确保公安专业档案的完整性、时效性。
　　
　　我们要做好公安档案开发利用工作，就必须了解和熟悉公安业务工作，而了解和熟悉公安工作的过程，两者必须紧密的结合起来，融合在一起，才能实现这一过程。公安档案开发利用工作必须与公安业务工作的发展紧密结合，公安档案的开发利用工作也要与时俱进，从公安工作宏观上进行规划，准确定位，从而积极有效地为公安业务工作服务，以适应公安业务发展。反过来，通过公安档案的开发利用工作，不仅有利于调动民警的积极性，使其主动地参与到公安档案工作中，也有利于提高民警们的档案意识，提高对档案的重视程度，从而把档案的开发利用工作放于重要的位置，使公安档案工作有更高的发展，形成良性循环。档案部门和档案人员要紧紧围绕公安业务工作，积极参与公安业务工作，将公安档案工作渗透到公安工作的各个方面中去，最终达到为公安业务工作服务的目的。
　　
　　4.1.2正确处理公安档案管理部门同其他部门之间的关系。
　　
　　公安档案部门可以为其他执行部门做好资源储备帮助其更好的开展业务，执行系统的具体执行案例可以丰富档案数据库，是档案数据库建立的基础。这就要求数据管理人员积极做好档案技术的改进和完善，使之起到应有的作用，还要和其他执行科室建立融洽的沟通，便于获取数据。因为档案部门不应该是简简单单的收集整理档案，更应该重视的是加强与各部门的合作与沟通交流，从而发挥档案最大效益和作用。如果不注重与其他部门的合作，容易出现以下问题：
　　
　　一是信息不灵。信息不灵就无法在第一时间了解公安业务工作的需求，更谈不上对档案进行指导和监管了，档案部门并不知道由哪些部分开展了哪些工作或者举办了哪些活动，这不仅严重妨碍了档案信息的采集，也会影响到档案的开发利用。
　　
　　二是资料不足。档案部门采集到的资料不健全，无法满足其他工作部门对资料的需求，这也将严重影响公安档案工作在开发和利用时的顺利开展。
　　
　　三是沟通障碍。部分部门在工作过程中，仅从近处着眼，未能考虑大局，结果在移交档案时存在疏漏，再加上档案部门的管理人员又没有立即沟通联系这些部门的负责人或兼职档案管理人员，这样极其不利于公安档案的开发与利用。

    为了让抽象的档案数据变成现实工作中可资借鉴的、强有力的武器，符合公安战线的实际需求，必须竭尽所能的实现全系统甚至全国范围内的资源共享和数据协同。目前，公安机关内部很多部门对公安档案工作认识不够、重视不够，不利于做好公安档案的开发和利用工作，当前公安档案部门的工作不再像以往那样简单机械的进行信息收集和处理，关键是在业务执行中大力协同各个相关科室，创新资源的管理和应用方式，实现各职能部门档案资源的共享，以实现公安档案效益和作用的最大化。
　　
　　目前的现状是不同部门的信息和案例没有统一起来，而是由各执行单位自行存储。这样一来，各种信息无法有效整合，因而用处不大，不能从整体上发挥档案资源应有的重大作用，同时也导致了各单位相关的人力和物力无法发挥有效作用。而且，科室系统内部只是纵向的要求信息收集和完善档案管理，无视跨部门的资源沟通和共享，造成档案体系的范围小、档次差，还给下级单位和人员增加了额外的任务，走入了档案体系改进的歧途。
　　
　　站在更高的视野看待档案制度，必须在更高层次上整体的设计本单位的档案管理体系，建立基于全局的信息中心，协同管理各个层级的设备和资源，将互相联系的各种具体单元整合起来，将全部的信息和数据存放在一起，以便减少人力物力的投入。经由信息的汇总、综合分析和增进全局各单位的信息协同，档案信息经过统一的制作，无需多次收集、保持长期稳定，才能达到在全局范围内的信息共享。如此一来，掌握全局资源的信息中心才可能为各个执行系统做好足够的支持，供应完整而准确的数据档案，有效的支撑各部门的各项业务要求。因此，档案部门员工要充分发挥主观能动性，主动和相关科室协同，取得尽可能多的资料，组成完整的档案体系，为全局工作的顺利实施尽到自己的力量。
　　
　　4.2公安档案开发利用同保密工作之间的关系
　　
　　公安档案作为一种重要的信息资源，在公安工作中的作用越来越大。在做好公安档案开发利用的同时，做好保密工作对于安全、准确、迅速、有效地利用公安档案具有极其重要的意义。信息时代下，对公安档案保密工作提出了更高的要求，同时也增加了相当的难度：一是公安工作对档案信息利用快速高效的要求，使得保密工作的控制难度加大；二是档案信息的形成部门多，涉及面广，涉密渠道多；三是计算机、复印机等现代高科技产品的广泛使用，使得公安档案在开发利用过程中，更容易发生泄密；四是人们可以利用现代办公设备轻而易举地获取档案信息资料，使得档案如何不外泄的难题显得愈发棘手。
　　
　　4.2.1加强档案制度建设中的信息保密性。
　　
　　档案制度在为公安工作服务、为群众服务、为社会服务过程中，既要放开搞活，又要认真研究新形势下档案保密工作的新情况、新特点，落实针对措施，避免失泄密事件的发生。在充分保证数据保密性的前提下，改进服务方式，为高层政策制定提供参考，为实际业务提供支持，为民众提供信息。尤其要对重要的资料严格保密，但是不能矫枉过正，保密是为了能更加合理的发挥作用，要合理定位保密的具体维度，决不能严格到无法调用，那样资源就是无效的，也违背了档案制度的初衷。反之，高度机密的信息需要有条件的使用，设定的条件过于宽泛会造成信息的外泄，严重的甚至会给国家带来负面影响。所以，在档案制度设计时，必须权衡好保密和使用的界限，根据信息的机密程度采用差别化的使用方式，同时仔细辨别使用者接触信息的目的。如因案件等需要，特别是公、检、法机关需要查证档案与社会各界查印档案的，我们档案管理人员就要发挥科学思维能力，确保档案的正确利用，避免为公安工作造成影响，也避免给自己带来麻烦。
　　
　　公安部门要加强对档案资料使用的监督，快速的识别、控制和弥补有可能的和正在发生的泄密行为，一方面使庞大的信息资源得以有效的发挥作用，另一方面不至于泄漏任何重要信息。为实现这一目的，需要考虑如下的因素：
　　
　　一是加强系统设计。通用的档案管理制度从保密审查、借阅、调用、拷贝等方面制定了相应的规则。依据各部门的特点，限定各级使用者差别的使用权限，加以基于使用者级别的区别报批程序，用完善的规章制度规范实际的工作，在保证工作正常运转的前提下，确保重要信息不泄露，整体系统保持完备。制度设计时要保证相关条款逻辑完整、组织有序，不能存在明显漏洞，同时要贴合实际、易于推行，在持续的工作中要注意发现实际实施中问题，以改进制度体系。
　　
　　如上级公安机关要经常进行保密执法检查：一是检查各地、各部门是否严格依照法定程序确定密级、变更密级和解密，是否严格执行保密法规所规定的各项保密制度，是否严格执行有关奖惩规定，特别是对违反保密法规制度、泄漏档案秘密和警务工作秘密的行为人及其他责任者是否依法依纪处理等等。二是检查专职档案管理的民警遵守保密法规制度、履行保密义务情况和具体行为是否符合保密法规制度的要求。
　　
　　二是加强人员培养。具体开展档案管理工作的一线员工既是具体规章条文的实施者，也是设计制度方案时最有发言权的一方，尤为重要的是，他们是档案保密工作的责任人，担负着信息保密的重任。现在基层单位的资料管理工作，大部分只有县局有专职档案管理人员，各派出所大多都是内勤人员兼职管理，在一定程度存在管理力量薄弱问题，应明确具体领导分工，指派专人负责，同时要不断提高档案专职管理人员的素质。首先是过硬的政治觉悟，要热爱自己的工作，具有主人翁意识，优秀的政治敏感性和伟大的服务意识；其次是业务过硬，综合掌握理论体系，又精通具体的工作业务，和了解相关的法律知识；还要积累广泛的各领域的文化知识，具备发现不足的能力和分析问题的能力，从具体的工作中不断改进方法、提高效率；除此之外，还需要细致的观察水平和优秀的业务水平，具备解决工作中遇到的各种困难的信心和实力。
　　
　　三是做好档案监督。在具体的工作中，必须辨别各种档案借阅者的性质，对特别的人员采取更加审慎的监督手段。应该在档案存放机构设立监控仪器，避免动机不纯的借阅者为了个人目的而盗窃或者损毁文献资料；也可以及时发现并改正那些有意无意在资料中做标记的行为和玷污资料的行为。为了做好档案监督工作，工作人员必须力争在三个方面做到勤奋：首先，勤于沟通，广泛的告知借阅者档案管理的规章和条款，并且通过与借阅者的沟通了解其接近档案文件的目的；其次，勤于观查，对每位借阅者的行动做到心中有数；还要勤于思考、勤于动手，经常思考借阅者的目的和动机，仔细核实被借阅的文件，时刻注意查实外借资料的记录和归还。避免借阅者走后才发现相关的资料和数据被破坏，无法有效的追责。对于破坏的情况要在相关记录上详细说明来龙去脉。对于恶劣的破坏事件，不能隐瞒相关情况，必须第一时间上报，迅速采取措施将负面影响降到最低。
　　
　　四是按照相关规程做好文献解密。文件的机密性是随时变化的，如果保密的条件不再存在，那么该文件就可以公开给大众。此时这些资料就可以按照公开文件进行管理。所有像社会各界开放的档案必须是到了相应时限的文件。公民要在遵守国家基本法律的基础上执行这项工作，如果某项机密文件可以向公众公开，那么当初负责该项事物保密工作的单位或者领导机关必须迅速执行相关的程序。同时应该区分档案资料借阅者的级别，根据级别确定开放权限，制定相关的规章制度。在充分共享档案资料的原则下，做到不失密、不泄密，维护公安档案的完整与安全。
　　
　　4.2.2公安档案开发建设中民众知情权和个人隐私的保护。
　　
　　档案就是过去和现在保存的关于个人，组织，或者国家的历史有价值的不同形式的记录，在公安档案的开发和利用中，不仅要牵涉到机密文件信息的隐藏和公布，而且还关系到社会大众对机密文件的审阅。公安档案的利用工作不仅有对信息需求者开放机密的义务，也有保护好当事人秘密的基本责任，因此使信息需求者和机密当事人的对立达到一种完美的平衡才能使公安档案的作用充分发挥。
　　
　　（1）民众的信息知情权

     公民拥有公平的使用公共档案资源的法定权利。相关法规规定，公民出示可以证明身份的文件，能够借阅公共档案机构拥有的、存放日期超过三十年以上的各种文献和资源。档案利用权的概念表明了人类文明意识的进一步增强，也表明政府和社会更加关注民生、照顾到公民的各项合法权益。不断健全和完善的民主法治体系建设，充分保障了公民合法的权利，健全了广泛的公众监督体制，确立了“公正、公开、公平、透明”的法制工作观念。具体到公安机关的档案管理机制，公众的知情权主要是对公安机关有记载的、与公民个人利益关系紧密的公民资料的知情权。依照相关法规，民众可以询问或者调用存储在公安机关的公民资料。在公安机关过去的业务实践中，重点放在了便于自身业务的使用，忽略了对社会民众使用相关资料的诉求。在具体的程序上，忽视了充分保护公民的利益诉求，极少把业务重点放在切实的保护公民的想法和要求上。比如说，民众需要查询个人信息，但是出于各种考虑（有合理的考虑也有不合理的考虑），公安部门不愿向公众提供这种服务，即便这些信息的提供有时十分有必要。随着时代的发展，人民基本的生存需求问题解决之后，开始关注更广泛的社会权利。而由于档案资料准确详实的提供了公安机关工作的具体流程、目标、领域、方法和理念等，民众可以借此监督各单位的工作和活动，这是个非常好的机会督促公安机关规范工作职责、提供改善和提高的合理建议，以改善公安部门的业务能力和服务效率。
　　
　　为建立健全档案管理机制，逐步实现民众的利用权，制度设计应从以下几方面考虑：
　　
　　首先，改变档案管理人员的工作理念，树立新形势下为人民服务的宗旨。在档案资源公开的课题上，公安机关掌握着主动，只有我们主动及时的将手中的信息公开，才能说民众真正拥有了该项权利。所以档案公开的具体范围、公开的时间等等条件不仅仅是档案管理单位自己的事情，还关系到广大民众的合法权利的实施和信息的获取。从这个意义上来讲，相关单位的管理者们必须要改变观念，抛弃陈旧的工作作风和工作方式，正视广大人民群众的合法权利和知识需求，解放思想，转变观念，将档案管理的原则由封闭转变到公开，充分考虑民众的切身利益。其次，要依法规范档案公开和使用的程序和方法。如何放开、放开的范围、时间、程序等等问题都要立法加以规范和界定。所以在实施信息公开之前，法制建设和制度建设要先行，以便使档案管理部门有法可依，积极稳妥的开展相关工作。此外，各级单位必须健全和改进档案资料公开和使用工作的严格监督办法，设立相应机构开展核查和评定，尤其对那些特殊性的文件，以及难以界定公开范围的资料，必须特别加强监督，严格考核接触者。为了及时的推进信息公开体制，应该明确考核办法，对改进不力的单位和员工严令其限期整改，对较为恶劣的行为参照相关制度依法惩处。
　　
　　（2）保护公民隐私权

     公民隐私权在档案公开事务中的体现，特指对文献资料中牵涉到的个人私密信息依照相关法律法规享有的不应该被随意公之于众的权利。这些信息是在公安机关从事具体的业务中为了了解案情、寻找犯罪人员等过程中积累起来的。因此多数的文件中必可避免的隐藏着一些公民信息，某些资料中可能有大量的相关信息。经常出现在档案文件中的信息有某人的名字、身高、性格爱好、健康情况、亲属等基本信息，以及职业、行踪、历史、文化、成绩、犯罪记录等信息，甚至个人的图片、作品、影像资料等。如果将这些信息毫无掩饰的、未经过本人同意的情况下公开给大众，是一种违法行为，严重侵犯个人的隐私权。而一旦公开了这些数据，那么公安机关的档案部门从业者，以及文献资料的借阅者都涉嫌侵犯人权，将会形成复杂的法律问题。如果由于档案管理人员的不慎、或者资料借阅者有意无意的散播别人隐私信息，给他人带来心理的危害，那么这种行为就侵犯了别人的隐私权。
　　
　　因此，除了有关国家安全或者进行中的案件审理的资料需要保密之外，那些包含公民信息的文献的公开同样需要仔细甄别。在很多情况下，档案管理人员对前者有着清醒的认识，但对后者，缺乏足够的重视度，也没有接受过系统的训练，改进的空间还很大。时至今日，还缺乏客观准确的实施办法应对涉及个人信息的文献资料的公开管理制度，各个单位信息公开的深度、范围和流程不尽相同。因为主管机关公开范围的过于宽泛，超出了公开的限度，导致公民人身权利受到侵害，或相关单位、人员利益受损的案例也时有发生。所以，必须对涉及个人机密的档案公开提起重视，从理念上要加强如下几方面的措施：
　　
　　①要在使用时间和使用权限上限制涉及公民信息的相关档案。相对于普通的解密文件，它的保密期限要延长至两倍。而在解密之前，需要严格限制接近该文献的人员的数量，无特殊情况不能使用；确需调用的，需通过严格的审核，将接触人数降到最低，严防信息外泄。
　　
　　②管理单位对涉密文件设立综合的使用原则，以此原则为基准，依照单位管理的实际情况，设计出周密的、实用性强的档案公开时间表，然后将这种制度用法律或者规章的方式固定下来，全体人员需要严格依法办事，使出现问题的时候有规可依，也可以大大减少相关人员调用私密文件的不规范行为，确保公安机关档案管理工作的有序展开。
　　
　　③审慎使用电子化方式和计算机技术应用于涉密文件，在不能确保绝对安全可控的情况下，尽可能使用传统的、稳妥的办法处理私密文件。对于已经实现电子化的档案数据库，一定要加强安全管理，设定加密程序或严格规范使用权限，以免造成涉密电子文件外泄。
　　
　　④再健全的法律、再完备的体制也不可能完全覆盖所有的情况，尤其是所有人的隐私并不都是一样的，某个人十分在意的信息另一个人可能就不会认为是秘密。而且可能包含公民隐私信息的各种文件资料浩如烟海，涉及面非常广，所以在公开的档案资料中无法避免的会出现一些私密的信息。因此在规范档案管理体制的同时，必须要改进管理人员的思想观念，增强其法律观念和安全观念，尽可能的减少个人信息的泄露。
　　
　　除此之外，法律规定，为了国家安全或公众福祉而需要调用个人隐私信息，无需征求本人的意见，这并非是对个人隐私的侵犯，而是为了从根本上保护个人的合法权利。这样的情况有：因为案件需要，配合其他政府单位调用档案中的个人资料；用于国家统计目的的公众信息；用于人事部门、安保部门的审查重大安全事项的公众信息；用于资料馆等公共信息记录单位的个人信息等。
　　
　　综合来说，没有绝对的公开，任何资料和文献的公开都不是绝对的，要讲究时间、讲究场合，不能无限制的完全公开。档案管理制度的最终目的是维护公众的利益，这不仅表现在公开一部分档案供民众借阅，也表现在将不宜公开的文献严格保密，不让别有用心的人得到事关国家安全、企业经济利益和个人隐私的信息。必须合理界定公开的界限，一方面确保公民隐私不至于外泄，另一方面将有益于社会大众的信息及时公开，使民众得以行使充分的知情权。
　　
　　4.3公安档案开发利用与其他档案开发利用之间的关系
　　
　　4.3.1公安档案特有的性质。
　　
　　我们要正确认识公安管理活动自身存在的“个性”,它是由于公安管理活动的特殊性形成的，我们要根据公安档案在形成、来源、内容、形式上的特殊性，采取特定的开发利用方式，科学进行开发利用，从而充分发挥公安档案的特有作用。
　　
　　单元性。公安机关为了维护社会治安秩序进行的打击违法犯罪活动都是针对某些特定的案件、事件、组织团伙或集团、人等来进行的。这样一个个小的中心客体很规律的构成了无数个文件整体。这就使得公安档案实体保持了实体保管单元，类似于一个个独立的小客体卷宗。
　　
　　现行性。档案是由使用过的非现行的文件转化过来的，随着文件的归档，它变基本上完成了现行的功能，以后的主要用途便转化为用于历史考查，相应的利用率也会逐年递减。但是公安档案却没有遵循这样的规律，公安机关有很多的文件材料在刚一形成的时候就是以档案的形式加以保管。这些文件的归档使得这些文件进入了一个保管与利用的特殊事件阶段，即档案利用活跃期。这也是公安档案和其他普通档案的重要区别之一。
　　
　　情报性。与其他专业系统所不同的是，公安系统内的档案与情报在存在形式、本质特征上都存在着同一性，甚至表现为两者互相融合、合二为一。如：公安机关保存的指纹档案、人像档案，或者犯罪人员的相关档案，损失物品的档案等都是以情报的形式出现的，并且是由刑侦部门的情报中心根据它们的自身结构、形态特征等进行分类整理存储的。这些材料既是情报，又是档案。另外，很大一部分档案资料的价值恰恰体现在通过为执法、行政人员提供情报，帮助解决实际的问题，通过综合分析情报信息，发现犯罪行为的特点，加强认识，增加了行动的准确性，也利于从源头上杜绝犯罪行为。因此，相对于其他类型的档案资料，公安档案独一无二的有利条件就在于它的情报特性。
　　
　　滞后性。一般的档案资料记载的，都是事实上已经发生的案例，而且是和案例的进展基本同步的。作为实践行为的支脉，档案资料伴随着社会经济水平的发展而一起发展。文献资料之所以准确可信，就是因为它符合了实践发展和转变的普遍的规律，人民可以借此认识以往的各种实例和现象的深层次的本质。但是在某些方面，完整的档案资料的完成往往严重落后于事情的发生的时间，比如刑侦案例、道路交通违法、社会治安案例等。这些事件的共同点就是其发生、进程和结果都有很大的突然性，没有普遍的规律可循，无法有效的进行预防，所以具体的行政执法人员难以对这类事情的发生事先预防和有效应对。甚至在有些案例中，表面的现象距离事情本质还有很长的路，而初期的档案资料并非是事实的真相，只有在执法人员经过充分取证、汇总资料、缜密分析、去伪存真的艰苦工作之后，才有可能认识到部分或者全部事实的真相。档案资料逐步完善的过程中，行政执法人员在采集第一手的数据时，不可能做到完全客观，总会受到公众情绪、自然环境、政治经济形势等各方面因素的影响，事情发生的现场可能已经被有意无意的损毁，某些重要信息无从寻找，关键涉案人员出于各种考虑不配合调查。因此，不同于其他单位档案资料的准确性，公安机关档案中关于某个个案的过程、结果的资料，可能并非事实的真相，但这就是本单位档案工作的独特之处。考虑到这种特点，公安机关的档案资料根据信息的真实性的不同被归为正副两卷。
　　
　　本单位文献资料的滞后性并非说明这些资料毫无价值，反而是符合公安机关办案的特点的。虽然这些资料的完善速度不能完全跟上事情发生的节奏，大部分是事例完结之后才制作完成的，这些资料依然拥有巨大的价值，他们是事后了解该案情的最接近的、最准确的、最完整的记录，是公安单位掌握的最直接的信息，在准确性、参考性上都是独一无二的。也是公安单位人员了解案情、总结经验教训、设计预防措施和应对方案的关键背景资料。
　　
　　为了尽量改善和弥补这种滞后性的影响，档案工作对公安行政执法人员赋予了额外的任务：办案警察在接到报警后，必须尽快到达现场，争取尽量完整的还原事情的本末，惟其如此，收集到的信息才会比较接近事情的真相，信息的范围和来源才能比较广泛，利于还原事件的本质，从而确保随后建立的档案资料的准确性。
　　
　　主观能动性。公安系统在维护社会稳定发展中起着关键的作用，具体来说，一方面预防和制止社会上的违法行为，另一方面对职责范围内的事项为公众提供服务。对应的两方面的档案管理工作的特点也不相同。对于前者，资料的收集整理落后于事件发生的时间，带有很明显的滞后性的特点。而后者的特点则是主观能动性，要积极主动的、提前对相关资料进行整理和分析。尤其是随着经济的发展，计算机技术的广泛利用，信息极大丰富，档案管理人员必须提前对各项社会服务信息进行精密的整理。所以，要求相关的档案管理与时俱进，主动的完善、整合数据库资料。在这个意义上讲，档案工作的作用远远超出作为附属地位的传统看法，应该上升到公安系统中一个极为重要的、对其他工作影响极大的主要职能之一。各单位的档案管理能力，也基本能够判定其日常工作是否扎实、业务能力是否达标。
　　
　　机密性。公安系统很多业务都是秘密进行的，不能告知民众，以保证能够有效的了解、预防、制止危害社会甚至危及国家安全的违法犯罪行为，那么涉及此类事务的档案资料也必须保持机密性。比如刑事案件中，在分析辨别犯罪嫌疑人的过程中，需要收集广泛、全面、细致的个人信息，建立档案。然后综合分析这些数据，依据相关标准排除无关人员、选定重点对象。在建立此类资料时，为了保证资料的机密性，必须和其他资料分开，单独存放和使用；调用者的范围主要是具体负责的刑警，其他部门的同事只能做一些辅助的管理工作。这种高度机密的文件，势必在管控上异于其他类型的资料，也限制了公安系统档案资料数据未来的应用领域。
　　
　　4.3.2公安系统档案开发利用可以参考其他单位已有的成熟做法。
　　
　　公安档案是“机密资料大家族”的一员，同样适用于档案开发利用的一些共性原理，因为无论是公安档案还是其他档案，都是国家各种企事业单位，政府机构，各种团体以及自身在军事、管理、经济、教育、科研、农业等发展的过程中逐渐积累的对他们所经历的历史有意义的信息保存，这种信息包含文字的记述，各种影像声音的记录，他们是历史进程的公正反映。档案利用服务简单地说就是人们对档案的利用，是国家各机密单位通过不同的途径和方式，利用手中的机密材料，为社会提供有用的机密信息，来满足社会对这方面的需要。档案利用的一般工作有：知悉机密储藏室收集文件的方式和特点，会通过不同的查询方式和不同的工具来查询档案信息；评估和研究人们对机密文件的特殊要求以及未来搜集整理档案的方向；专业地向信息需求者说明档案储藏室中各种文件的内容，积极的向人们做好解释等服务；向机密需求者提供有效的档案信息。
　　
　　有效区分公安档案与其他档案的“共性问题”和“个性问题”,有助于在公安档案开发利用过程充分借鉴其他档案开发利用的经验，取长补短，发挥公安档案的最大作用。