浅谈档案管理的技术保护

　　一、前言

　　在科技不断发展的新时代,以计算机科学为核心,各领域的信息化建设在不断加快,与此同时,档案管理也逐步进入了信息化管理,档案信息已经很少采用纸质的形式进行保存,更多地是以电子文档的形式作为存储的方式.在进行档案管理的时候,由于各因素存在着较大差异,因此在技术保护层面要进行更深层次的探讨,以使档案数据得以更好地保护,同时进一步促进档案管理技术保护的新发展.

　　二、档案管理的意义

　　众所周知,档案信息对于国家、企业单位而言都是非常重要的,假如在管理过程中稍有不妥而造成档案损坏或者丢失,那就导致很多业务难以开展.当然,以电子文档方式存储的档案一方面是很大程度地降低档案丢失、损坏的机率,但是由于信息化的档案管理起步较晚,难免有技术上的不成熟、人员上的操作失误,这些都给档案管理带来了一定的负面影响.因此,对于档案管理应该做好充分的保护工作,已达到损坏率最小、使用率最大的效果,切实地保护好档案的完整,这样才能发挥其真正作用,更好地提供相应的信息,以便更好地促进各项业务的发展.

　　三、档案管理的技术保护

　　科学在发展,时代在进步.档案管理的信息化建设也逐步成为业务工作的重心,对于电子档案而言,其是以电子文档的形式进行存储,减少了纸质档案所占据实际空间,另外也节省了查找数据的复杂程度.但是存储电子档案的设备并不能持续完好,往往容易出现故障,这就需要相关人员对档案数据进行相应的备份,主流的备份技术有:硬件备份、软件备份以及新兴的云备份等等;应用相应技术对档案进行保护,才能真实地保障档案的安全.

　　1.载体差异下的档案管理

　　以前,常用的档案都是纸质形式,因此在档案管理时对于纸质的耐久程度有着很高的标准,后来逐渐发展起来的电子档案,硬盘、光盘、磁带等也成为了新的档案存储介质.载体的差异下,档案管理也不尽相同,在档案的硬件备份中,光盘、磁性物质等作为主要的载体,各载体之间是存在差异的,磁性物质容易产生静电反应,那么会影响到其本身磁粉的掉落,从而容易丢失所对应档案的信息,甚至于造成无法恢复的严重后果;对于光盘,在存储电子档案上算常用载体,但也会由于性能的不稳定而出现一定的问题.总而言之,载体的差异都会对档案管理带来多多少少的影响,因此,我们应该结合档案管理的实际情况,采用相适应的保护技术对档案进行合理的管理,以确保更有效地保护档案.

　　2.环境差异下的档案管理

　　载体的差异,从而使得档案管理也存在着各式各样的保护技术,然而载体差异的重要原因主要是来源于环境的差异,温度的高低、湿度的大小都是会对载体的性能有着不同程度的影响.载体发生的反应可能会因温度、湿度的不同而发生一定的差异,从而对档案的损坏也有一定程度上的差别.温度过高、过低,都是不利的环境因素,都有可能成为电子档案存储媒介膨胀或收缩的原因.因此,在档案管理时,应该严格地控制好一定的温度、湿度,以减少外界环境对于存储介质的影响,以延长档案使用时间.

　　3.技术保护差异下的档案管理

　　档案的信息化管理,不仅与载体、环境之间有着密切的关联,在技术保护上也存在很多的区别.目前,对于电子档案常用的管理方法主要是建立相应的备份机制,备份主要有完全备份、增量备份、差异备份三种形式,而每种备份都各有千秋,在档案管理的技术保护上都有很大的贡献.例如:完全备份主要是对于档案进行完整性的复制,可以形成一份档案的副本,在档案数据缺失的情况以最快速度成功还原档案信息;而增量备份的侧重点主要是在档案数据发生变化时才进行,其虽不能一次性还原所有数据,但是却可以大大地减少了备份过程中的时间;最后是差异备份,差异备份与增量备份极为相似,仅仅不同的是差异备份针对上一次完全备份的,可以说是既改进了完全备份和增量备份的不足,又充分地发挥备份的效用,是一种很灵活的档案保护技术.

　　四、档案技术保护的建议

　　纸质档案逐步成为电子档案的取代物,这是历史发展必然的结果,那么相对的,电子档案技术保护也必然是一个继承与发展的过程.在档案管理过程中,如何采取相应的技术保护,也是众多研究者讨论的问题,以下针对档案保护提出两个方面的建议,以供相关人员参考.

　　1.完善档案技术保护措施

　　不管是纸质档案还是电子档案,在档案管理上都同样存在着如何保护的困难,特别是电子档案这一新型存储方式的保护更加成为研究的重点.电子档案的便捷、灵敏都使得有利于各项业务的顺利开展,因此在档案技术保护措施上,相关人员也在不断地研究新的技术,新的方法,以完善档案技术保护措施,进一步强化档案管理的建设.

　　2.培育专门档案管理人才

　　由于档案信息化建设的到来,信息化技术更新之快更想而知,而对于新型档案管理问题的出现,除了有相应的技术作为基础,另外专门的档案管理人员也是必不可少的,因为这方面人才的缺乏会导致档案信息化管理的滞后,所以加大力度培育专门档案管理人才,让他们都投身于档案管理与保护的工作中去,这让会使得档案管理取得更好的成效.

　　五、结束语

　　如今,电子信息化时代在飞速发展,电子文档型的档案也在慢慢地取代纸质档案,因此在档案管理的时候,更应该加强电子档案的保护力度,主要是避免档案信息出现损坏、丢失或者篡改等情况,另外也要对突如其来的故障采取应急预案,应用成熟的技术对丢失的档案进行保护.与此同时,鉴于档案主要是存储在计算机上,也可以通过防火墙技术或者是数据加密手段来对档案进行保护,对于电子档案这一新型的档案管理手段,要保证对其进行有效保护的同时,也要避免保护的质量,这无疑是一项艰巨的任务,而随着技术的发展,相信档案管理的技术保护会不断更新,更高质量、更高水平的保护技术将成为新一轮档案管理的主流.

　　参考文献

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