选煤厂文书与档案管理的一体化办公实践

　　随着我国经济发展进入到一个新的阶段，我国的煤炭企业面临来自内外部的双重挑战!在这种情况下，煤炭企业纷纷通过机构改革、压缩成本、产品结构优化等等措施提高生存能力。人力成本作为企业成本的重要一支，是煤炭企业优先考虑的整改方向，合岗并岗，一人多岗的劳动组织模式成为煤炭企业的新宠。永煤集团股份有限公司顺和选煤厂率先士卒，走出了一条生产流程高度自动化，劳动组织高度简约化的精简高效之路。在传统科室配置中，文书文秘工作和档案管理是各自独立的，而顺和选煤厂将这两个岗位合二为一，这就为文书与档案管理的一体化办公提供了得天独厚的有利条件。

　　文件是依照固定格式制作的具有现实效用的文字材料，是企业生产经营管理活动的重要记录、管理工具和交流媒介。

　　文件管理是选煤厂文书日常工作的一项重要内容，优质高效的文件管理可以良好的辅助企业的生产经营和行政管理活动。档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。文件是档案的重要来源，它们本是同根生，是同一事物在不同时期的不同称谓。在实际的工作中，文件管理和档案管理的工作一般由文书和档案管理员等多人完成的，而这样的工作方式不仅增加人力资源成本，而且使档案收集与管理不同步，标准不统一，重复劳动，不利于工作效率的提高。为了提高工作效率，“文档一体化”的管理方式应运而生，并且被越来越多的企业单位所接受。

　　所谓一体化就是“通过对文件与档案管理流程的重组,达到两者在管理上的无缝化和程序一体化,从而最大限度地消除两者在衔接上由于组织结构因素造成的真空地带和减少重复性作业。”传统文书工作除了文件的上传下达外，文件整理与归纳也是一项重要工作，包括单位发文台账、上级来文台账及文件学习台账等等台账的填写，这些台账的整理消耗掉文书工作的大量时间。

　　档案工作中文书档案的工作量占到了所有档案管理的70%，文书每年收集的文件进入归档阶段时，才算正式移交档案管理，由于分类方式、整理方法不同，文件移交档案室后需要将文件进行重新装订、分类、登记、装盒、归档、入库，耗时、耗力、重复劳动。

　　文档一体化就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，将其分类方法进行规范化、统一化，文件在文书日常的整理、归集过程中，就按照档案管理中文书档案的归档要求进行操作，边整理边归档，年度结束直接归入档案室，节时省效，事半功倍。其中一体化工作包括实物整理与电子版目录录入整理。笔者认为文书在日常的文件整理时，应严格按照档案的装订要求，包括要用专业装订线，装订边距宽度统一尺寸等等，这样年底文书档案归档时，不用重复整理。文书电子版的发文记录表、上级来文记录表和学习文件记录表也要进行改进，要按照文书档案的归档文件目录表的表头格式填写，文件装盒按照文书档案的“年底-保存期限-部门”分类方式装盒。笔者经过两年的工作实践，发现使用此种一体化管理方式，能比老模式可以节约至少一到两个月的工作时间。

　　为了更好地做好文书和档案管理，在“文档一体化”的管理背景下，必须强化“文档一体化”意识，在实际工作中，要树立“文书处理工作与档案管理工作一体化”的指导思想，切实做好实现档案管理工作规范化工作。

　　总之，档案作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用；文书对推动机关工作，提高工作效率和质量具有重要作用，使企业上下通达，左右联系，互相协调，运转自如，政令畅通。文书是档案的前身，档案是文书的最终归宿，文书工作不仅直接影响到文件的质量，同时也必然影响到档案的质量。增强对文档一体化管理的认识，才能使档案管理适应新时期要求。实施文书与档案工作的一体化办公，才能实现精简高效的企业目标，把文件管理和档案管理整合为一个系统，才能使之更好的服务于企业管理。