我国社保档案管理的特点、问题及改进建议

　　0 引言

　　在我国建设大力推进和谐社会建设的今天，社会保障作为维护社会稳定、促进社会和谐发展等方面有着十分重要的意义。社会保障档案管理作为社会保障体系建设的基础性工作是建设规范化、制度化社会保障体系的重要内容，对实现我国社会保障体系的整体化、共享化、信息化发展有着重要的推动作用。要对当前社会保障档案管理中存在的问题进行深刻的分析，采取措施优化社保档案管理工作，使其更好地发挥基础性作用和参考性作用。

　　1 我国社保档案管理的主要特点

　　1.1 高度的社会性 社会保障的核心内容就是为人民、为社会提供更好地保障和服务，关系到全社会公民的利益，因此社会保障档案具有高度的社会性。随着相关制度的不断完善，参加社会保障的人越来越多，社会保障项目日益丰富，社保档案的类型和内容也日益增加，社保档案的社会性内涵和水平也随之不断提高。

　　1.2 档案数量多 虽然目前我国的社会保障体系还不甚完善，但是现有的保障业务范围也几乎涵盖了人们生活的方方面面，如常见的医疗、养老、生育、意外伤害、工伤保障等等，每一个社会保障项目都包含很多的业务环节，如保障申请、保障等级、缴费等等，这些都让社保档案的数量不断增加。另外，参加社保的公民在相关业务的开展过程中，还要提供大量的相关证明、凭证，这些也增加了社保档案管理的工作量。并且随着人们参保意识的增强，社保档案的数量持续不断的增加。

　　2 目前我国社保档案管理工作中存在的主要问题

　　2.1 对社保档案管理工作的重要性缺乏认识 在思想意识方面，对社保档案管理工作对于社会发展、人民利益等方面的重要性认识不足，导致社保档案管理工作无法为社会保障工作的进一步发展提供有利的支持。首先，政府相关部门没有认识到社保档案管理工作的重要性，政府的业务开展大都围绕着提高参保量的工作上，长期忽视社保档案管理，大部分情况下，只有在迎接上级检查或者是出现问题时会对社保档案管理工作给予一点认识。其次，社保档案管理工作人员没有认识到自身工作的重要性，工作不认真、糊弄了事，档案管理理论知识不足，也不注重提高自身的业务水平，社保档案管理的总体水平和质量不高。

　　2.2 缺乏相应的社保档案管理制度 社保档案管理制度不健全主要表现在两个方面。一个方面就是缺乏统一的社会保障档案管理标准，每个省市的标准虽然大同小异，但是在归档的范围、管理的形式和档案交接流转等方面存在脱节现象。另一个方面就是社保档案管理的借阅、保管等制度不健全，在归档文件的时效性、完整性等方面存在较大缺陷，并且经常出现借阅忘记归还、档案严重损坏、信息丢失等问题，并且当问题出现后，由于相关工作人员工作不认真、不负责，后续的补救措施没有跟上，导致社保档案的参考价值大大折扣。最后，由于社会保障工作涉及到各个方面的内容，形成了当前社保档案管理工作存在多头管理的现象，各个相关部门之间的信息不对称，并且管理制度和管理办法不统一，导致社保档案管理机制混乱的问题出现。

　　2.3 社保档案管理的手段落后 随着信息化时代的到来和办公信息化水平的提高，各个地区的社保档案管理工作也应当向信息化、电子化方向发展，但是由于受到地区发展水平、负责人员对社保档案管理的重视程度、相关工作人员的能力水平不同等因素的影响，在我国仍然有许多地区的仍然采取传统的纸质档案管理模式，人工手写、人工管理、人工目录检索仍然是社保档案管理工作的主要手段，社保档案管理手段较为落后，无法很好的满足日益增长的社保项目管理和参保人员档案管理要求，影响了社保档案管理的工作效率和档案管理的有效性。

　　2.4 社保档案的利用率较低 从目前社保档案的利用主体来看，主要是相关机构的工作人员、参加社会保障的公民以及第三方只能机构等等，社保档案服务对象的范围较小，档案利用的人员也相对较少，这与社保档案日益剧增的数量存在较大的反差。大部分的社保档案都是放在档案柜里的或者是存在电脑里，利用率非常低，导致了社会保障工作的信息交流频率较低、针对性不强、服务能力和服务功能缺乏等问题的出现，这对我国社会保障事业的进一步发展是极为不利的。

　　3 改进社保档案管理工作的建议和措施

　　3.1 加强社保档案管理工作重要性的思想意识建设加强社保档案管理工作重要性的思想意识建设是改进社保档案管理工作的重要基础。首先，要在决策者和管理层方面加强对社保档案管理的重要性认识，要成立专门的工作小组、派专人负责，并将社保档案管理工作纳入到决策者绩效考核的指标体系中，提升社保档案管理工作的地位。其次，要提高社保档案管理工作人员对自身工作重要性的认识，让他们认识到自身工作对社会发展、人民生活的重要保障性，促使他们积极的投入到工作中，注重自身能力水平的提高，创新工作方法，为社保档案管理工作奠定良好的人力基础。

　　3.2 健全社保档案管理标准和管理制度 由于不同地区的经济发展水平、社会文化氛围等存在较大的差距，因此在社保档案管理标准方面存在许多不同，但是在社会保障工作的一般性业务方面，还是可以做到统一标准的。统一标准能够为档案的流动交接工作提供良好的制度支持，这在当前人员流动性巨大的今天具有十分重要的意义。因此，需要在国家层面、省级部门层面就社保档案管理的规范性、制度性等内容建立标准，进行统一，为档案的流动交接和社保工作的进一步发展提供良好的制度支持。其次，在社保档案具体管理制度方面，要根据实际工作情况，对档案资料的收集、鉴定、归档、借阅、销毁等业务内容制定明确的规定，保障社保档案的科学性和社会性。

　　3.3 提高社保档案管理工作的信息化水平 通过上文分析可知，与其他档案管理工作相比，社保档案管理具有数量大、工作量大的特点，并且随着办公信息化水平的普及，社保档案管理工作需要对传统的工作方式进行创新，将计算机技术、数据库技术、统计技术等运用到社保档案管理工作中，提高社保档案管理工作的信息化水平，这样不仅能够节省档案管理成本，保证社保档案管理工作的科学性、有效性，而且能够提高社保档案的利用率，让社保档案管理工作为改进社保保障工作提供更好的支持。

　　4 结束语

　　社会保障工作促进社会安定和谐的重要举措，而社保档案管理作为社会保障工作的重要组成部分，对保障人民利益、改进社保工作有着重要的意义。长期以来，我国的社保档案管理工作存在着重视程度不高、相关制度不健全、管理手段落后以及资源利用率低等问题，需要采取措施对这些问题进行改进，促使社保档案管理工作朝着科学化、规范化的方向发展，为我国社会保障工作的进一步发展提供有利的支持。

　　参考文献：
　　[1]姚丽，李晰彬.社会保障档案管理的思考[J].办公室业务，2014（1）：239.
　　[2]高丽华.浅谈社会保障档案管理工作[J].办公室业务，2014（9）：95.
　　[3]李建东.加强社会保障档案管理工作之浅见[J].黑龙江档案，2014（3）：105.
　　[4]祝青.社会保障档案管理工作中存在的问题及对策[J].山东档案，2011（3）：18-19.
　　[5]白雪香.刍议社会保障档案管理问题[J].现代交际，2012（9）：73.