当前人事档案管理中的不足与提升方法

　　人事档案是人才信息的重要载体 , 是人才的主要信息源泉 , 是社会公共信息非常重要的一个组成部分。它历史地、全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息 , 在人们的工作生活中扮演着重要的角色。它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹 , 是学习经历、工作经历的记录 ; 是知人善任、选贤举能的重要工具 ; 是人事工作不可或缺的基础性工作。可以说 , 人事档案是可靠的人事资料 , 具有一定的客观性、真实性和完整性 , 对于人事工作而言 , 发挥着独一无二、不可替代的重要作用。

　　1 当前人事档案管理中存在的不足

　　1.1 人事档案材料内容质量不高

　　随着我国人事制度改革的深化，人事档案理应发挥越越来越重要的作用。但是由于人事档案的质量不高 , 不能适应新时期人事工作的需要，导致人事档案的作用在减弱，其中主要表现为：第一，材料补充滞后。目前一些单位的人事部门不注意及时补充新材料 , 所保管的档案多为“过去时”而缺乏反映最近的业务工作进展及学习和培训等。第二，鉴定审查把关不严 , 内容失真。真实性是人事档案的生命 , 是人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提 , 目前一些单位的人事部门在审查材料时 , 把关不严 , 甚至根本不检查 ,使一些虚假材料顺利地进入个人档案，给管理工作带来了许多麻烦[1].

　　1.2 人档分离严重

　　其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案。由于人员主管机关变动与档案的流动未同步进行、转递工作不准确、以不正当手段进入接收单位，手续不规范等原因就造成人与档案的脱节。使得人事档案管理面临重重困难。

　　2 针对不足，如何提高人事档案管理的方法

　　2.1 提高认识，进一步加强对档案工作的领导

　　领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程[2].

　　2.2 抓住人事档案管理的难点问题，重点预防和处理

　　为了防止“无头档案”的产生 , 各单位人事档案管理部门必须健全制度 , 堵塞漏洞 , 通常可采取以下措施 : 人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度 , 及时获得人员工作和职务变动的准确信息 , 包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等 , 然后及时将档案转入该人员新的主管部门 , 使档案与人员流动同步进行。

　　2.3 注重人事档案材料收集

　　提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

　　2.4 加强人事档案管理工作的现代化和信息化建设

　　人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享.

　　我们相信 , 通过人事档案工作者在实践中的不断探索和档案学研究人员的努力 , 在未来一定能够改变人事档案工作中存在的不足 , 建立更适应市场经济发展需要的人事档案管理模式、管理方法 , 更好地服务于社会。

　　参考文献：
　　[1] 刘琴 . 人事档案管理的问题与对策 - 从事业单位工作人员收入分配制度改革谈起 [J]. 档案学通讯 , 2007（5）： 67-70.
　　[2] 范少丽 . 干部人事档案管理中存在的问题及对策 [J]. 山西档案 ,2009（S1）： 41-42.
　　[3] 蔺芳 . 浅析新时期人事档案管理存在的问题及对策 [J]. 黑龙江史志 , 2009（3）： 48.