档案管理工作中的普遍问题及其规范化

　　档案管理工作看似非常单调、枯燥，但是档案管理工作非常严肃，它记录了某个单位走过的路，见证了与时俱进，只有将档案管理工作做好才能更好的为单位发展服务，满足市场需要。但是，在实际工作中，档案管理工作仍然存在很多问题，不仅在认识上存在误区，在实际管理还缺乏严肃性。因此，在新的形势下必须使档案管理工作规范化，科学化、法制化，适应时代发展需求，促进企业、单位健康发展。

　　1 档案管理工作的重要性

　　正是由于档案具有记录历史的性质，因此，档案能够还原历史的真实面目，展现事件的原貌，具有真实性，成为各个部门以及各个行业的首要参考资料。档案的形成要经过时间的沉淀，在社会发展以及各种事件碰撞中逐步形成，不是人类有意为之，更不是凭空捏造出来的，档案是时间的脚印。档案的存在类型会有所差异，例如，一些人所记录的事件手稿，当事人将发生在自己身上或者亲眼目睹的事件加以记录，也有可能是某些领导关于某件事件的批示。如何切实提高档案的真实性，保证档案的具有史料价值成为相关部门的工作重点，这对档案管理工作者提出更高要求，同时需要档案管理工作更加规范化。

　　随着我国经济的发展，档案管理工作进入新的发展时期，例如，我国的建设工作重点逐渐从社会主义物质文明向社会主义精神文明，精神文明的建设工作依赖历史、依赖传统文化，由此可见档案管理工作的重要性。在精神文明的建设中档案成为人们还原历史，汲取精神养料的第一手材料，正是由于我国重视历史，所以，档案法已经生成并颁布，档案管理工作也有了法律依据。有了法律的保障，档案的宏观调控力度增强，各个领导机构要增加参与管理的程度，让档案管理发挥作用，促进社会健康发展。

　　2 档案管理工作中普遍存在的问题

　　2.1 档案管理人员的专业素质低

　　档案管理人员认为档案管理工作只是各种资料的收集、整理或者各类资料的分类，档案管理工作人员对档案管理的认识存在误区，并没有发挥档案管理工作人员的作用，而是实践着物件管理员的工作，认为保证档案数量以及损坏程度就完成了工作的全部内容。档案管理人员长期处于在这样的工作环境下，慢慢养成懒惰、懈怠的情愫，不对档案管理工作进行创新，不对管理工作进行改革，使档案原有的价值难于发挥，浪费了大量档案资源。

　　2.2 档案室中的基础设备过于陈旧

　　根据调查现实，很多行业的档案室基础设施完全达不到管理标准，甚至管理方式、管理手段还停留在原始阶段。例如，档案管理以手抄方式为主并没有过渡到计算机管理模式。另外，企业或者公司对档案管理的重视程度不够，资金投入不足，这使得档案管理工作很难展开，基础设备不全，没有必要的管理设施，档案室的建设标准达不到国家的法定标准。又如，一些公司只招募少数计算机人才，并不能满足档案管理工作的需求。

　　2.3 档案管理工作队伍更换频繁

　　档案管理工作是一项持续性工作，如何档案管理工作队伍更换频繁，队伍素质差就会造成档案管理工作稳定性差，工作质量不高等问题。随着我国经济的发展，人们不仅对档案管理工作的质量要求提高，对档案管理工作队伍的工作质量也提出了更高要求。但是就目前档案管理工作的现状来看，档案管理工作队伍并不能满足工作要求。

　　例如，年龄偏大的档案管理工作人员接受新事物的能力差，但是仍然被分配到档案室，其他部门的工作人员被分配到档案室工作，没有工作经验以及相关的专业知识。这样的状况导致档案管理工作无法达到当代的档案管理要求，档案管理工作的整体质量差。

　　3 档案管理工作规范化的措施

　　3.1 不断提高档案管理工作人员的专业水平

　　正是由于档案管理工作是一项连续性的工作，这就需要不断提高档案管理工作人员的专业水平，以此来满足档案管理工作的需求。

　　例如，企业提高档案管理工作人员的入职门槛，提高专业素质要求，如，档案管理工作人员的政治面貌必须良好、工作责任心强、具有耐心和热情，最好为中国共产党员。档案管理工作人员必须有一定的档案管理工作经验，或者一定年限的教育经历。企业要定期对档案管理工作人员进行培训，增加其知识储备以及技术含量。

　　3.2 对档案做全面调查

　　为了实现档案管理规范化，首先要对档案做全面调查，对档案室中的所有文件、资料实施有序管理，并做一定的选取，符合收管价值的留下，没有管理价值的要给予剔除，以此来保证档案的价值。其次，对档案进行编码、排列，避免档案重复，为将来计算机管理档案做准备。再次，对一些厚重的档案重新整合，对一些混杂的档案加以分类，将有联系的档案归置一类。最后，填写档案中缺失的页码，重新排列档案的顺序，对档案一一编码，提高档案的搜索效率。

　　3.3 不断强化档案管理人员的管理意识

　　档案大致可以分为普通档案和机密档案，机密档案对于公司、企业发展具有重要的作用，为了保证档案的安全，必须断强化档案管理人员的管理意识，避免档案信息泄漏，造成企业经济损失。针对这样的情况企业应该组织专门的管理人员进行管理，制定安全措施，例如，档案室防火、防潮、防盗、避光等。对于一些稀有文件，需要开发其价值，这就需要档案管理人员非常熟悉档案，熟练掌握档案管理工作的各个环节，档案内容的利用比例。在实际工作中档案管理人员要做到细致、耐心，及时发展问题，及时解决问题，并在工作中总结经验，促进档案价值的发挥。

　　综上所述，在新的形势下，档案的价值不断提升，档案管理工作对企业发展的作用不断提升，档案管理工作的规范化成为一种必然。

　　这就需要企业投入足够的关注力度，足够的资金支持，配备足够的高素质管理人员，使档案价值得到发挥，档案得到更好的利用，通过档案管理规范化使静态的档案成为动态的财富。

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