数字化档案管理的内涵及其实现

　　当前我国的科学技术有了非常显着的发展，同时在档案管理方面也产生了非常大的转变，档案的数量大大的增多，但是因为多种因素的影响，其损坏的程度也在不断的加深，所以也出现了很多的新及位置和存储设备。当前人们获取信息的方式也产生了非常大的变化，所以传统的管理方式已经无法很好的满足人们对档案工作的需要，必须要采取现代化的手段对其予以管理。

　　1 数字化档案管理的内涵

　　信息化建设的过程中，非常关键的一点就是要对信息进行共享，同时还要对其予以合理的利用，档案资源是一种非常重要的信息资源，其在管理的过程中主要是借助网络技术对文书资料和光盘等采取数字化的手段对其予以管理，这样就可以很好的管理，对于那些有重要价值的信息进行适当的加工，同时在这一过程中也可以使用数字化信息技术对这些信息资源进行有效的管理，使用者可以通过网络对相关的信息进行检索和查询，同时还可以在这一过程打破空间和时间的限制，为人们利用信息提供了诸多的便利。

　　2 数字化档案管理的发展趋势

　　很长时间以来，人们一般都是通过书本或者是其他的一些载体去获取自己想要的知识或者是信息，最近几年，我国的计算机技术有了非常显着的发展，同时这也使得信息存储和查阅的方式发生了非常大的变化，电子存储设备和传统的介质相比有了非常明显的价格优势，同时在安全性和数量上也有着非常显着的优势当前各国的他档案部门都在寻找适合当今时代发展的档案运行模式，这样一来也可以不断的提升其在网络社会发展过程中的竞争力。从而其在发展的过程中也可以为读者提供更加优质的服务，而在我国，很多的档案馆都进行了自动化的改造，而以后档案馆的发展方向应该是数字化。

　　数字化管理系统实际上就是一个电子信息数据库，所以该管理系统可以在运行的过程中存储非常多的信息，用户在应用该系统的过程中可以借助网络的方式去登陆和使用该系统，在应用的过程中，其应用的领域主要体现在三个方面。一个是数字化档案管理信息系统数据库，一个是档案 Web 站点群静态页面存储，最后一个是多媒体教学资源的存储和应用。

　　3 数字化档案管理建设的建议

　　3.1 树立现化管理意识必须要转变重视设备的改进，但是却不重视服务研究的情况，在这一过程中还要树立开放和创新意识，这样才能更好的保证档案工作可以从传统的模式向现代化的模式转变，这样也就使得档案工作可以为档案的利用提供更多的便利条件，同时也可以给社会的发展和变化提供更好的平台，不断的提高服务的质量，完善服务的性能，这样一来也使得管理工作的水平不有所提升。

　　3.2 建立档案管理数字化技术标准档案管理工作中计算机技术的应用使得档案管理工作朝着更加规范化和标准化的方向发展，档案信息的质量和数据的质量有着直接的关系，所以在这一过程中，我们必须要从设置数据格式的正常标准，同时还要颁布一些规范和标准，当前我国的档案工作中出现了大量的新载体性的档案，所以针对这样的状况，我们必须要不断的完善档案管理业务所创建的业务标准，只有这样，才能更少的为档案数字化管理工作提供相应的指导。

　　3.3 突出数据库建设计算机对被加工的档案数据要求很严，必须做到正确、科学、规范。因此，在数字化档案管理系统构建中，数据库建设就显得尤为重要。它要求每一个档案工作部门必须做到以下几点：一是制定着录规则和细则；二是掌握标引工具并熟悉档案；三是对获得的数据进行多次审校等。在搞好传统载体档案数据库建设的同时，加强对电子档案的管理，一方面有计划有步骤地对重要、珍贵、易损、利用频率高的纸质档案进行数字化着录标引；另一方面根据上级业务部门的要求，开发规范、统一的档案管理软件，并加强对电子文件积累、鉴定、着录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。

　　4 数字化档案管理的技术措施

　　4.1 建设系统工程档案数字化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。由于日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储，高速扫描仪集中扫描，光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。

　　4.2 制定数字化管理规章制度根据数字档案特点，制定特定的、完整的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为种特殊的文献资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。

　　5 结论

　　数字化档案管理将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动。数字化档案的管理、研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。今后，随着计算机网络的进步发展，信息高速公路的进一步拓宽，这样的情况下，数字化档案管理将会得到更好的发展。

　　参考文献
　　
　　[1]安磊。实现数字化档案管理的必要性[J].科学之友（B 版），2008（9）
　　[2]刘佳音，杨永燕。数字化档案的形成和分类[J].兰台内外，2008（5）。
　　[3]李秀华，白岩红。数字化档案的形成和分类[J].兰台内外，2009（1）。