事业单位档案管理的问题与优化路径

　　摘    要：　事业单位的档案管理工作表现出了一定的专业性，针对性。在档案管理活动中，由于事业单位所储备的信息资源数量庞大，档案类型复杂，往往要面临更为严格的档案管理要求。做好档案管理工作，对于维持事业单位的正常发展，保障人力资源的正常调动有着不可忽视的现实意义。本文针对事业单位档案管理活动的相关特点展开论述，探讨企业档案管理短板问题的同时，提出相应的优化方案，希望能够提升事业单位档案管理工作的有效性。

　　关键词：　事业单位; 档案管理; 有效性; 提升策略;

　　档案是事业单位发起建设活动的决定性因素，做好档案管理工作，能够帮助事业单位处理人员调动矛盾、资源分配矛盾、单位生态矛盾等问题，保障单位建设活动的稳定推进。在当前事业单位所发起的档案管理活动中，档案管理工作整体呈现无序化、公式化的特点，落后的管理制度与过低的人员素质并不能满足档案管理工作的相关要求。如何在解决档案管理矛盾的同时优化档案管理制度，保障有关档案的可用价值，这是事业单位发起建设活动的过程中必须思考的问题。

　　一、档案管理工作的建设价值

　　随着市场经济不断发展，事业单位的工作职责正在向着多元化，立体化，科学化的方向发展。在这一过程中，边摸索边前进的建设方式已经无法满足飞速发展的经济形势，落后的自我建设机制不允许有关事业单位及时完成相关建设活动。在这种情况下，档案管理工作的引导价值与建设价值自然而然地展现出来：一方面，形式多样的档案中包含着丰富的单位建设经验，不同的建设经验整合起来对单位的生产活动管理活动人员活动进行约束，并向当前的建设活动导入更为丰富的建设经验。依靠档案的协助，相关人员能够重新确立事业单位的管理方案，解决事业单位的积弊问题、盲点问题，对当前的单位发展活动进行约束。另一方面，有关档案直接对人员素质、工作条件、管理条例作出了明的规定，档案内容与单位实际生产活动相互配合，领导者与决策者更为清晰地发现单位建设活动中的短板，实现物尽其用、人尽其用的高级管理目标，解决人浮于事的消极问题。通过对档案的及时管理查阅，有关人员能够对人员素质、单位建设特点产生一个明确的管控，并结合单位的管理确定新的管理方案直接干预单位的未来建设，为事业单位的发展提供新的支持。
 

　　二、事业单位的档案管理问题

　　（一）管理制度落后，管理实效性低

　　各个事业单位在建设活动中都必须发起档案管理工作，档案已经成为事业单位建设及发展的见证对象。在现阶段的档案管理工作中，档案类型是否完善、档案信息是否准确、档案管理是否科学这三大问题直接影响事业单位建设活动及人员从业活动的未来发展。针对不同的管理需求，事业单位应落实不同的档案管理计划，结合事业单位的内部的生产特点、管理特点、人员服务特点确定对应的档案管理方案。但结合当前的档案管理工作来看，事业单位的档案管理工作正在向着公式化、套路化、模板化的方向发展[1]。不同的事业单位在社会活动中承担着不同的建设任务，其内部职能不同，人员配置不同，综合竞争实力不同，所提出的档案管理方案也应随之进行调整，从而根据实际生产需求确定科学的档案管理制度。但我国的档案管理工作起步较晚，大部分事业单位采取“效仿式”的管理方式。

　　其忽略了单位自身的档案建设特点与未来应用需求，生搬硬套既有的档案管理论。部分事业单位管理结构单一，服务人员基数较小，相关档案管理制度并不会与档案管理工作发生冲突。但对于大型事业单位，其管理职能复杂，社会引导价值极为明显，在不假思索的套用现成的档案管理制度之后，原有的档案管理工作反而受到影响。在这种情况下，档案管理制度并不能为档案管理工作提供任何实质性支持，由于管理观念的错误，反而引发了“管理工作迁就管理制度”的尴尬问题。

　　（二）管理质量较低，管理意识较差

　　部分事业单位的行动能力较差，档案管理积极性较低，在档案管理活动中以落后、低效的方式发起档案管理工作。由于对档案的建设价值缺乏重视，部分领导者认为档案管理工作的要求仅仅在于记录档案，保存档案，忽视了答案的变动性，客观性以及可用性。档案管理活动应该由档案更新、档案记录、档案调动、档案删除、档案修整等内容组成，其包含了档案从建立到消除的整个过程。针对这一特点，有关单位应针对档案管理活动中所包含的不同要求落实档案管理计划，保留档案管理工作的实效性。但回顾事业单位的档案管理工作，部分事业单位对于管理认知不够全面，认为在档案入库之后便已经完成了档案管理任务，从而忽视了后续的档案管理活动。在这种情况下，档案管理工作无法发挥其指导价值，在档案入库之后其长期处于封存状态，由于缺乏相应的管理机制，针对档案所发起的档案调动、档案修整等活动并不能得到保障。

　　三、事业单位优化档案管理工具的具体策略

　　（一）建设线上管理制度，提升管理效率

　　在信息时代，事业单位应依靠现代技术建立全新的档案管理制度，依靠线上平台优化档案管理工作，展现信息技术高效、精确的特点，为档案管理的发展提供硬性保障[2]。

　　有关单位应根据要求建立对应的线上档案管理平台，针对档案类型、档案内容做好档案分类管理工作。在档案管理数据库中，有关事业单位可根据单位的建设活动发起建档存档工作，并根据活动过程与活动内容及时调整档案内容，发挥档案的记录作用。线上档案库的建立应该以文本档案所记录的相关内容为基础，为保障线上档案的使用价值，有关单位可根据档案内容增添不同的记录材料，如表格、数据、图片、语音等，保留档案的真实性。

　　值得一提的是，线上档案的建立并不意味着文本档案的废除。在线上档案管理活动中，事业单位仍需做好文本档案的调动与修整工作，在出现档案管理问题时，依靠文本档案修正档案管理短板。在条件允许的情况下，事业单位可在文本档案库里建立对应的线上档案库，在加快档案的转化效率的同时保障档案的精确性，为未来的档案应用工作做好铺垫。

　　（二）严格约束管理行为，保障管理质量

　　部分事业单位缺乏科学管理、严格管理的良好意识，在档案管理活动中，档案管理工作往往由内部人员兼职担任，部分事业单位甚至没有指派专业的档案管理人员。当有关人员的管理素质与管理要求出现矛盾时，档案管理活动中所展现出来的弊端问题变得更为明显：一方面，调用档案的有关权限开始向着“普遍化”的方向发展，在“人情”“权威”等因素的影响下，大部分事业单位服务人员都能够获得查阅并调用档案的权利[3]，档案管理工作的管理质量很难得到保障。另一方面，过低的服务素质并不能保障档案管理活动的科学性，有关人员的管理能力并不能帮助其解决档案管理问题。

　　事业单位应从档案建设、档案修整、档案管理三大角度入手，做好档案的管理工作。事业单位应根据自身的活动特点组建不同类型的档案。在档案建设活动中，除创建人员信息档案、单位建设档案等档案外，还要积极做好其他档案的记录工作，以简明扼要为第一标准，保障档案的实用价值与参考价值。事业单位必须杜绝千篇一律的档案管理与建设理念，根据自身的活动特点确定相应的档案管理方案，发挥档案的监管作用。在完成档案建设工作之后，应根据档案类型做好线上、线下保存工作，根据相关档案的调用需求选定不同的档案储存方法，或是二者选其一，或是两者兼备。事业单位应建立平等的档案管理制度，为事业单位的有关人员提供查阅档案的机会，但一定要保障档案管理条例的严格精确，确保其能够对所有工作人员发起监管作用。对于等级较高的相关档案，事业单位应建立相应的档案管理权限，对结合事业单位的自身的情况落实档案管理条例，保障档案管理活动的科学性、有效性。

　　管理条例中必须包含严格的责任制度，在工作人员查阅档案之后，如果出现档案损毁问题，一定要严格追究有关人员的责任，保障档案的完整性。对于私自破坏档案、修改档案的相关人员，必须秉承公平处理的平等原则，依靠强制性制度保障档案管理活动的科学性。

　　（三）引入档案管理人才，提升管理水平

　　人才是保障档案管理工作顺利落实的重要因素。在全新的档案管理要求下，仅具备单一技能的档案管理人员已经无法满足档案管理需求，有关事业单位应做好人才的引入、培养与应用工作，不断提升人才的服务质量，建立高素质的人才储备机制，依靠人才技能提出可行的档案管理方案，保障档案管理活动的实效性。

　　在档案管理工作中，有关事业单位可在单位内部抽调学习能力出色、服务意识强的相关人才，要求其学习档案管理知识，学习计算机网络技术，并根据单位内部的管理特点建立相应的档案管理方案，保障档案管理的正面价值。事业单位也可在上级单位或社会环境中选择相应的档案管理人才，以高素质、多技能为基础要求，落实人才管理计划，保障档案管理质量。在有关人才进入岗位之后，事业单位应定期发起档案排查活动，一方面，对相关人才的管理实效性进行检测，根据档案管理工作的质量确定相应的档案管理制度。另一方面，对有关档案进行检测，避免因人员管理能力而引发的档案遗失、损毁等问题。事业单位应建立科学的人才培育机制，依靠人才的支持保障档案管理工作的稳步推进。

　　四、结语

　　在全新的档案管理要求下，档案管理工作应该从档案管理制度、档案储存制度、人才管理制度三大角度展开。事业单位应结合档案管理要求建立相应的档案管理模块，在保障管理质量的同时，依靠人才与制度相互配合，解决档案管理问题，消除档案管理矛盾。

　　参考文献

　　[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报,2011(20):198.
　　[2]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用,2013(03):290.
　　[3]李万刚.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].办公室业务,2017(09):99.